医药公司(连锁店)质量管理体系文件编号规定模版.doc

质量管理体系文件的制度及编号规定
编制人：吴新斌 编制日期：*.11.12
审核人：陈杰 审核日期：*.11.15
批准人：柯云峰 批准日期：*.12.10
分发部门：公司各部门、各分店 执行日期：*.12.10
1、目的：为使公司内部文件的制度及编号统一，格式规范，类别清楚，保证每一文件具有一个唯一的编号，以便于文件控制和管理，特制定本规定。
2、适用范围：本规定适用于本公司内部所有质量管理体系文件的制度及编号。
3、职责：质量管理员负责起草制定公司药品质量管理制度、各岗位职责、工作程序及记录表格等，由质量负责人审核，经公司总经理批准执行。
4、内容：
4.1、文件编码结构：
4.1.1、文件编号由5个英文字母与3位阿拉伯数字的序号加4位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图：

公司代码 文件类别代码 文件序号 年号
4.1.2、公司代码：本公司代码取“**”三字用英文字母“DSL”表示。
4.1.3、文件类别
4.1.3.1、文件类别划分：本公司内部文件划分为管理制度文件、工作程序文件、岗位职责文件、质量记录文件、其它管理文件等5个类别。
4.1.3.2、文件类别代码：
管理制度——ZD
工作程序——CX
岗位职责——GZ
质量记录——J L
其它文件——QT
4.1.4、文件序号：按文件类别分别排序编号，编号用3位阿拉伯数字，从“001”开始顺序编码。
4.2、编码管理
4.2.1、质量管理体系的每一个文件，均应由公司质量管理人员在各该文件编写与修订时赋予一个文件编码。
4.2.2、文件编码按《标准文件管理程序》进行审核、批准、登记后，即成为该文件编号随文件正式启用。
4.2.3、文件编号应标注于各该文件封面或“文件头”的相应位置。
4.2.4、质量记录文件“文件序号”后不加年号。
4.2.5、质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改。如需更改或废止，应按《标准文件管理程序》进行。
4.2.6、本规则执行前已生效执行的文件一般不必按此规则重新编号，但若纳入本次质量管理体系的文件，则依据《标准文件管理程序》进行修订时，进行统一编码。
5、相关支持性文件：《标准文件管理程序》
6、相关记录： 《文件编号登记表》