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银行个人授信业务档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范银行(下称“我行”)个人授信业务档案管理，建立个人授信业务档案管理运行机制，确保业务档案的安全性、完整性及有效性,依据有关《中华人民共和国档案法》等法律法规、行政规章、监管规范以及我行有关规定，拟定本办法。
第二条　本办法所称“个人授信业务档案”是指我行在办理个人授信业务过程中形成的,记录和反映个人授信业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程的重要资料文件和凭据,主要由有关契约和凭据、借款人及担保人的基本资料文件资料以及银行内部管理资料文件资料等组建。
第三条　本办法所称“个人授信业务档案管理”是指对我行个人授信业务档案进行收集、整理、建档、立卷、归档、保管、调阅、外借、提取以及销毁的过程。
第四条　个人授信业务档案管理应遵循“统一领导、集中管理、逐户建档、不断充实”的原则，即:在总行统一领导下，各经办机构及总行各有关部室指定专人负责集中收集、整理、移交、接收和保管我行的个人授信业务档案。
第五条　本办法适用于我行各类个人授信业务档案的管理。
第二章 部门职责

第六条 经办机构职责:
(一)对本机构所经办个人授信业务的档案资料文件资料的真实性、有效性、合规性、保密性、及分别向总行授信审查部门和放款审核部门和信贷管理部门移交前的资料文件资料的完整性负责；
（二)收集（含补充收集)、整理本机构经办的个人授信业务档案并移交总行;
（三）档案管理关于的其他规定。
注：对有个人授信业务放款权限的机构，需在权限范围内履行放款前的所有档案收集、整理、分类、装订等工作并直接移交总行档案管理部门。
第七条　授信审查审批部门职责:
（一）接收并审核各经办部门所移交的授信调查资料文件资料的完整性、合规性;
(二)对经总行批复同意的授信客户的授信调查资料文件资料、审批有关资料文件资料及时向放款审核部门移交;
（三)档案管理关于的其他规定。
第八条 总行放款审核部门职责:
(一)接收、整理授信审查审批部门和经办机构所移交的个人授信档案，整理过程中若发现档案内容存在效力瑕疵等情形，应责成经办机构补正；
(二）对履行放款的授信业务档案进行整理装订并向总行档案管理部门移交,负责移交前的档案的合规性、完整性；
（三)档案管理关于的其他规定。
第九条　总行信贷管理部门职责：
(一)接收各经办机构所移交的个人授信业务授信后档案并审核档案的完整性、合规性；审核过程中若发现档案内容存在效力瑕疵等情形，应责成经办机构补正；
（二）整理各经办机构所移交的个人授信业务档案并向总行档案管理部门移交；
（三）负责拟定、完善个人客户授信业务档案管理有关规章制度、政策规范。
(四）依据有关管理需要适时对全行个人客户授信业务档案管理工作进行监督检查。
第十条 档案管理部门职责:
（一)接收放款审核部门及信贷管理部门所移交的个人授信业务档案资料文件资料;
(二）对接收的个人授信业务档案进行编制案卷号、编制案卷目录、逐卷装盒,并入库上架保管,对入库后的个人客户授信业务档案的安全、提供利用、销毁、保密等负责。
(三）档案管理关于的其他规定。
第十一条　结算运行部门职责：
（一)依照业务库日间管理规定对抵质押权证原件办理入库和寄存库管理；
(二)档案管理关于的其他规定。

第三章 档案分类及内容

第十二条 个人授信业务档案归档分类。
为便于个人授信业务档案管理和利用，个人授信业务档案分为综合管理类档案、权证类档案、合作项目类档案。
综合管理类档案是指办理个人授信业务过程中形成和收集的与客户关于的基本资料文件资料和我行调查、审批、放款、贷后管理等有关资料文件资料。
权证类档案是指能够证明我行对采用抵押、质押等担保方式的授信业务的抵质押品享有处置权等权利的有关资料文件资料。
合作项目类档案是指办理个人授信业务过程中形成和收集的与我行个人授信业务发展建立合作关系的企业（包括（但不限于)房地产开发企业、汽车经销商）的基本资料文件资料。
第十三条　个人授信业务档案内容
（一)综合管理类档案包括（但不限于）：
1.借款人及有关人员身份证件复印件;
２.借款人及有关人员居住证明、收入证明或职业证明、婚姻状况证明;
３.借款人及有关人员个人征信资料文件资料；
4.借款人经营资料文件资料及经营场所证明资料文件资料;
５.借款申请表或申请书；
6.我行内部授信审批流程的有关资料文件资料。主要包括:调查报告、审查报告、授信审查审批表、授信批复;
7.授信业务有关契约及凭证类资料文件资料。主要包括:各类授信业务协议(协议书)、担保协议、个人贷款凭证;
8.放款及支付的有关资料文件资料。主要包括：放款审查审批表、放款通知书、证实资金支付背景的协议及发票、信贷资金支付审批表、受托支付委托书及支付凭证(如是受托支付)、用款计划表(如是自主支付)；
9.贷后管理类资料文件资料。主要包括：授信资产质量分类、信用评级资料文件资料,风险预警资料文件资料及报告，结清凭证,贷后检查报告,到逾期授信催收通知及回执，法律诉讼、仲裁、判决、强制执行等形成的资料文件,依法处理抵(质)押物等形成的资料文件；
１0.各环节授信档案交接清单；
１１.我行要求提供的其他资料文件资料。
(二)权证类档案包括（但不限于):
1.抵（质)押物(权）评估报告或作价依据;
2.抵(质)押物所有权、使用权证或证明资料文件;
3.已办理抵（质)押登记的他项权证或关于证明资料文件;
4.抵(质)押登记办理核实人声明；
5.记账用的抵（质)押物清单;
６．权利质押中的各种有价单证；
7.抵(质)押物保险单;
8.保费付费凭证;
9．其他能够证明抵(质）押权有效的有关资料文件
(三)合作项目类档案包括(但不限于):
1.合作机构准入申请；
2.企业法人营业执照(或失业单位登记表）、组织机构代码证、税务登记证(或三证合一的有效证件),开户许可证,机构信用代码证复印件；
３．企业法人注册资金验资报告；
4.公司章程以及变更登记关于资料文件的复印件;
５.企业财务报表;
６．有关的经营资质证书或资质资格/资质、执业证书复印件;
7.合作机构内部审批流程的有关资料文件资料。主要包括:调查报告、审查报告、授信审查审批表、授信批复；
8.法定代表人或授权代理人身份证复印件及签字样本;
9.项目类资料文件资料。主要包括：合作协议，项目立项批文及土地出让金缴交凭证复印件,建设用地规划许可证复印件,建设工程规划许可证复印件,施工许可证复印件,商品房预售许可证复印件,项目竣工验收合格报告复印件，项目户型平面图复印件；
１0.我行要求提供的其他资料文件资料。
上述个人授信业务档案原则上应存放原件,如只能留存复印件,经办机构客户经理双人与原件核对无误后加盖与原件核对一致章并签字确认。

第四章 档案的收集与移交

第十四条 收集授信业务档案。个人授信业务各环节经办人员受理授信业务后,对于每笔授信业务都应将受理、调查评估、审查审批、发放、贷后管理、清收等各环节资料文件资料整理形成个人授信业务档案。
第十五条　个人授信业务档案移交从阶段上分为前期移交和将来移交。各次移交均应严格履行交接手续,各移交当事人应在移交清单上签名,《个人授信业务资料文件资料交接清单》（见附件1）一式两份，移交人保留一份，接收人保留一份。
第十六条 前期移交以放款审核完毕为标志，包括授信业务发放申请资料文件和发放审核资料文件,其中抵质押物权证要件应同时移交原件和全套复印件。放款审核通过后，放款审核人员应于当天营业终了前依照业务库日间管理有关规定将抵质押物权证原件与结算运行部门办理入库手续。对于其他授信业务档案及抵质押物权证复印件,放款审核人员应进行整理、分类、打码、按类编制目录、装订，并于30个工作日内向总行档案管理部门进行移交。经办人员、审查人员、放款人员、总行档案管理部门档案管理人员在移交接时均应严格履行交接手续。
第十七条 将来移交指从授信后管理起至回收阶段形成的将来档案。详细移交程序为：各经办机构经办人员实时移交信贷管理部门，不便于实时移交的档案可以批量移交，但最迟应在有关档案或凭证发生后15个工作日履行移交，移交应严格履行交接手续。信贷管理部门应定时整理授信业务档案,每半年批量移交总行档案管理部门,并严格履行交接手续。
对于核销档案将来补充材料，参照将来移交要求办理。
五8888828２2２２2２2222882822２28222228282228２8２２２22２822888２282222２8222882222222２822２222228222222882822２28２228２22822２2２282２２282228２2２２第十八条　档案装订前应去除卷内资料文件的金属物，档案资料文件资料文件资料如有破损,纸张过大、过小,或装订线外有有效内容的,都应进行裱贴、折齐。字迹已模糊扩散的应复印后与原件一起装订。案卷装订要结实、整齐,便于保管和阅读。
ﻫ228228２２28228２288222228２82828２28882２282282２8888２228２2288282822２2２２22２888882２22222２8２2２２222２22282２２28２2888228882２88288822222228２六半年 事长、么向华副行长、刘双全副行长、闫保228828２２228822２282288888222２288828282228828２２２222288822２28２2２2２2222２２2222282288822888２2222２8288882888828２第十九条　总行信贷管理部门负责审核职责权限内个人授信业务档案的完整性及合规性,整理后移交总行档案管理部门保管，并在《个人授信业务档案移交目录》上注明已审核无误。
第二十条　总行档案管理部门档案管理人员对接收的个人授信业务档案,必须核准《个人授信业务资料文件资料交接清单》上的档案的卷数与实际移交档案的卷数是否一致,同时负责个人客户授信业务档案入库后的整理、上架排放和日常管理工作。
第二十一条 对于新发生的个人授信业务,信贷管理部门每年应将授信业务台账与移交至档案管理部门的档案进行核对,确保个人授信业务档案应交尽交、账实相符。

第五章 档案的建档、立卷和归档

第二十二条 个人授信业务档案依照一笔一卷的原则排列、存放。单笔档案资料文件资料依照权证类资料文件资料、综合管理类资料文件资料、合作项目类资料文件资料进行排列归档。
个人授信业务涉及合作项目的,如多笔授信业务共用相同的合作项目类资料文件资料,则合作项目类资料文件资料与第一笔授信业务一起归档、存放。
第二十三条 个人授信业务档案案卷号的编制应采用“经办部门序号-客户序号-授信业务发生年份-档案类别-档案盒编号”的原则,即“aa-bbbb-cｃcccｃ-ｄd-e”。案卷号要求用阿拉伯数字形式编写，ａa为经办部门的编号(数字);bｂｂb为客户编号，即为该经办部门的第bbbb家客户(数字);ｃcｃｃcc为授信业务发放年份及本年度该户第几笔业务（数字）;dｄ为档案类别编号（数字）;e为授信业务档案分卷号(数字）。
对于合作项目类贷款，如多笔授信业务共用相同的合作项目类资料文件资料,则合作项目类个人授信业务档案以项目为单位编制档案案卷号,编制规则同上。
第二十四条 建档、立卷工作要在收到移交档案之日起15个工作日之内履行。在同一经办机构业务范围内，个人授信业务档案资料文件资料要按户建档，专栏保管,摆放于固定区域,标明客户全称。对同一客户同一笔业务的档案，按档案类别立卷,其中01为权证类、02为综合管理类,0３为合作项目类。
第二十五条 编制档案案卷号后，总行档案管理部门档案管理人员应填写个人授信业务档案盒封面。档案盒封面详细填写内容和要求如下：
(一)案卷编号:依照编定的档案案卷号填写；
（二）机构名称：填写经办机构名称；
（三)客户名称：填写客户全称。
第二十六条　立卷履行后,对于授信业务从发放至授信本息结清或信贷业务执行完毕期间由总行信贷管理部门将来移交的归档材料,总行档案管理部门档案管理人员应定时进行补充归档。
第二十七条 总行档案管理部门档案管理人员还应建立档案台账，以便查询。目录应包括：经办机构、客户名称、档案案卷号等。
第二十八条 信贷管理部门于每年度(后)30日内出具《个人授信业务档案状态变更清单》（见附件３），由总行档案管理部门依照清单加盖明显标志(结清章、核销章等）于档案盒。

第六章 档案的调阅、外借和提取

第二十九条 “调阅”是指利用人员在档案管理部门现场利用档案。调阅个人授信业务档案必须严格履行调阅手续。利用人员调阅个人授信业务档案,应当填写《个人授信业务档案调阅单》（见附件4)，须经利用人员部门负责人、信贷管理部门负责人以及总行档案管理部门负责人签字同意后调阅；公、检、法等有权部门人员调阅个人授信业务档案,须持本人有效证件和单位公函,由总行档案管理部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监签字同意后并由信贷管理部门工作人员陪同调阅。调阅人对所需的档案可以复印，但不得将原件抽走。
第三十条“外借”是指利用人员将档案借出档案管理部门。个人授信业务档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外借审批手续。
未借出我行工作范围的,利用人员需填写《个人授信业务档案外借单》(见附件5），经利用人员部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、总行档案管理部门负责人及其主管总监审批同意,原则上应当天归还。
借出我行工作范围的，利用人员需填写《个人授信业务档案外借单》（见附件5),经利用人员部门负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、总行档案管理部门负责人及其主管总监、总行行长审批同意。外借人员在外借个人授信业务档案时需与总行档案管理部门核对外借档案内容，并在《授信业务资料文件资料移交清单（目录)》签字。外借人归还档案时,档案管理部门工作人员应认真审核外借人归还档案是否与我行留存的《个人授信业务档案移交目录》内容一致，若完全一致则接收归还档案,若缺失档案则依照我行档案管理办法及我行职工或员工违规、违纪有关规定进行处理。
第三十一条 “提取”是指授信业务部门将客户的权证资料文件资料从保管部门提出归还客户。权证资料文件资料的提取须严格履行审批手续，业务终了时，由业务人员(客户经理)持会计部门贷款本息已收回凭证和收押凭证,经业务经办机构部门负责人、信贷管理部门负责人及其主管总监签字同意,方可办理提取。
第三十二条　我行个人授信业务档案的利用人员主要包括我行内部人员、监管部门人员、外部审计人员及公、检、法等有权部门人员，以上人员利用我行授信业务档案需严格履行审批手续并依照总行档案管理部门要求进行登记。
第三十三条　个人授信业务档案资料文件资料利用人员在档案调阅、外借期间,应保证资料文件资料的有效性、完整性、安全性和保密性,不得在授信业务档案资料文件资料上勾划、涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开。对因资料文件资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失，我行可要求其承担相应责任。
第三十四条　总行档案管理部门档案管理人员不直接针对客户或系统外人员办理个人授信业务档案的调阅或外借。

第七章 档案的保管及销毁

第三十五条 总行档案管理部门档案管理人员要对个人授信业务档案妥善保管并遵守保密制度，不得违章借出个人授信业务档案或透露档案内容。依据有关保存个人授信业务档案的种类和数量,应设置必备的专用库房和柜架。库房要坚固，并备有防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠和防虫等设备。档案管理部门对个人授信业务档案应每年进行一次全面检查，对保存年限较长的档案,发现破损、虫蛀等问题,应及时修补或补救，并对档案检查情形作书面记录归档保存。
第三十六条 个人授信业务档案保管期限分别为：
(一）有授信业务关系的档案永久保管；
（二）结清所有授信业务的个人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的*＊月1日起，保管五年；
(三)核销档案永久保管;
(四）销毁清册永久保管。
第三十七条 保管期满的个人授信业务档案要依照以下程序销毁：
(一)总行档案管理部门提出销毁请示，同时编制《个人授信业务档案销毁清册》(见附件6）;
(二)总行档案管理部门负责人及其主管行领导、信贷管理部门负责人及其主管行领导对档案销毁请示进行核准,并在《个人授信业务档案销毁清册》上签署建议或意见；
(三)总行档案管理部门、信贷管理部门、安全保卫部门、审计稽核部门、纪检监察部门共同派员监销,监销人在销毁个人授信业务档案前,应依照销毁清册上所列内容清点核对。档案销毁工作必须要有档案管理人员、信贷管理部门工作人员共同参加,销毁后，销毁人要和监销人一起在销毁清册上签字确认，监销人要将监销情形以书面形式报告信贷管理部门和档案管理部门主管行领导。

第八章　　 罚 则

第三十八条 授信业务经办人员和档案管理人员有下列行为之一，情节轻微的,通报批评或扣减绩效收入;后果或情节严重的，给予警告至撤职的处分或解除劳动协议。
（一)违反本办法规定,个人授信业务档案资料文件资料未及时收集、整理、移交、建档、立卷和归档的;
（二)档案库和档案保管存在隐患，不及时报告或采取措施的；
(三）擅自对外公开个人授信业务档案和有关资料文件资料,以及因档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为；
（四)违规销毁档案的;
(五)违规调阅、提供档案的;
（六）其他违反档案管理规定的。
第三十九条 故意篡改、毁坏、伪造、变造档案资料文件资料的，给予记大过或撤职处分;情节严重的，解除劳动协议。
第四十条　因工作需求,需更换档案管理员时，应由档案管理部门负责人组织办理个人授信业务档案的交接工作,填写《个人授信业务档案交接表》(见附件7）。因交换手续不全致使档案资料文件资料损毁、散失的,要查明情形并追究关于人员的责任。

第九章 附则

第四十一条 本办法由我行总行负责拟定、说明和修订。
第四十二条 本办法自印发之日起执行，原《*商业银行个人授信业务档案管理办法》(**商银发〔＊〕２01号)同时废止。

附件：１.个人授信业务资料文件资料交接清单
2.个人授信业务档案移交目录
3．个人授信业务档案状态变更清单
４.个人授信业务档案调阅单
5.个人授信业务档案外借单
6．个人授信业务档案销毁清册
7.个人授信业务档案交接表
ﻬ附件1
个人授信业务资料文件资料交接清单
移交部门： 　 接收部门: 　　 　 　移交地点: 　 　　 移交日期:
序号
经办机构
客户
名称
发放日期
档案种类
数量(本)
备注
权证类
综合
管理类
合作
项目类

合计

1.交接清单一式二份,交接各方各存一份。
2.以上档案所有由移交人整理装订,交接各方按本交接,中间内容真实性、完整性由移交人负责。

移交人: 　 　 　　 　 　　 　 接收人: 　 　 　监交人:

附件2
个人授信业务档案移交目录
档案盒编号:
****档案资料文件资料
机构：　　　　 　 　 　
借款人: 　 　 　 　
保证人： 　 　 　
抵押人：　 　 　 　　　
质押人:　　　 　 　 　 　 　 　
序号
资料文件标题
页数
是否原件
备注
1

2

3

４

5

6

7

8

９

1０

11

12

13

１4

1５

已审核无误
移交人： 　　 　接收人:

说明:1.用作“综合管理类”、“权证类”、“合作项目类”资料文件目录时,须填写所有项;
　 2.页数填写方式为如０0５-0０8；
附件3
个人授信业务档案状态变更清单
序号
经办机构
名称
发放日期
收回日期
档案原状态
变更后状态
备注

部门审批建议或意见

　 　 　　 　　 　 　 签字：
　 　 　　 　 　　 　 　 　 　 　 　 　　 　 日期:
说明：档案状态为存量、结清、核销等。

附件4
个人授信业务档案调阅单
调阅单位

调阅人

调阅日期

调阅档案内容

调阅原因及用途

调阅单位
负责人签字

　 年 　 月 日
信贷管理部门陪同人签字

年 月 　 　日
信贷管理部门负责人签字

　 年　 月 　 日
信贷管理部门主管总监签字

　 　　 　年 　月　 日
档案管理部门
负责人签字

　　 　 年 　　　月 日 　
档案管理部门
主管总监签字

　　 　　 年 　 月 　日 　 　 　
归还人签字

　 　　 年 月 日
陪同人签字

　　 　 　 年　 月 日
注:调阅档案须经调阅单位、信贷管理部门、档案管理部门负责人签字同意方可调阅。

附件５
个人授信业务档案外借单
外借单位

外借人

外借日期

外借档案内容

外借原因及用途

外借单位
负责人签字

　 　 年 月　　 　日
外借单位
主管总监签字

　 年 　　月 　 日
信贷管理部门负责人签字

　 　 　 年　 　月　　 日
信贷管理部门主管总监签字

　 　　　 年 月　 日
档案管理部门
负责人签字

　　 　 　年 　 月 　日 　 　　 　
档案管理部门
主管总监签字

　年 　 月 　 日
总行行长（或牵头
主持工作负责人)

　 年 月 日
归还人签字

　 　 　 年 月 日
注：未借出我行工作范围的，须经外借单位负责人及其主管总监、信贷管理部门负责人及其主管总监、档案管理部门负责人及其主管总监签字同意方可外借;借出我行工作范围的，除须经上述人员签字同意外,还须经总行行长审批同意方可外借。
ﻬ附件6
个人授信业务档案销毁清册
经办机构：
名称：
序号
档案编号
卷数
授信结清年度
应保管期限
已保管期限
备注

档案管理部门
审批建议或意见

签字：　 　 日期：　 　 　
档案管理部门
主管行领导审批建议或意见

签字: 日期: 　
信贷管理部门审批建议或意见

签字:　 日期: 　　
信贷管理部门主管行领导审批建议或意见

签字: 日期: 　
监销人签字确认
部门：

　 　 　 　　 　 　 签字： 　 日期: 　

附件７
个人授信业务档案交接表
序号
档案编号
卷数
是否完整
缺少资料文件资料
备　注

以上授信业务档案经核对无误,现办理移交。
移交人: 接收人: 　 监交人:

移交时间：