电气总公司科技档案管理制度模版.docx

电气总公司科技档案管理制度第一章 总 则第一条 为了明确电气总公司（以下简称总公司）科技档案管理的管理职责和适用范围，进一步规范科技档案归档范围、保管期限、归档要求以及借阅、鉴定、销毁、统计等环节，根据电气总公司档案管理制度，结合总公司实际情况，特制订本制度。第二条 本制度适用于总公司所属各单位。第二章 职 责第三条 总工程师职责 （一）负责传达贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法规与上级主管部门的规定、办法与工作要求；（二）负责制订总公司的档案工作发展规划、管理办法、规定；（三）负责总公司档案馆地建设，使档案管理现代化与单位管理现代化同步发展。第四条 科技军工部职责（一）负责对总公司所属各单位科技档案工作进行宏观管理、监督、指导与检查；（二）负责参与上报、实施上级主管部门安排的科技档案有关工作；（三）负责本单位科技档案的日常管理。第五条 其他各单位职责（一）文件形成或承办部门领导及项目负责人对本单位或项目归档的科技文件材料的完整性和系统性负全部责任。（二）文件形成或承办部门领导及项目负责人负责收集、积累科技文件材料，并对归档的科技文件材料的齐全、准确和形成质量负责。（三）文件形成单位领导负责本单位文件材料归档计划与要求的实施，并完成科技军工部安排的有关档案管理工作。 第三章 科技档案归档范围与保管期限第六条 军研、产品档案归档范围与保管期限序号名称分数期 限备 注1技术协议书130年2委托合同书130年3补充技术协议书130年4项目责任书130年5用户提供的样品测试报告130年6研制模底报告110年7初样用户报告110年8正样用户报告130年9标准评审确认证书230年10设计定型1.用户使用报告130年2.鉴定试验报告1永久3.设计定型申请表1永久4.技术总结报告1永久5.产品图纸130年6.产品标准1永久7.工艺文件130年8.主要工艺装备等清单130年9.试验报告130年10.标准化审查报告130年11.工艺审查报告130年12.质量审查报告110年13.成本分析报告110年14.设计定型鉴定证书1永久11合同验收1.用户使用报告130年2.验收申请表130年3.验收结论1永久4.科研经费使用报告110年5.财务分析报告110年6.报告申请表130年7.GF国防科学技术报告1永久12七专产品1.产品例行试验报告130年2.产品交收试验报告130年3.产品筛选报告130年4.产品放行证明130年第七条 科研、技改项目文件归档范围与保管期限序号名称份数期限备注1项目申报材料130年2项目批复材料130年3可行性研究报告130年4项目协议书1永久5竣工验收总结报告与请示文件1永久6竣工验收批复文件1永久7产品图纸1永久8工艺文件1永久9检测报告1永久10项目验收证书 1永久11科技成果申报与登记表及附件 1永久12奖励证书与批件 1永久13著作与专利申请、受理证书 1永久14推广应用方案、专利证书 1永久15技术转让合同、协议书1永久16成果应用中形成的技术文件与总结1永久第八条 设备档案归档范围与保管期限序号名 称份数期 限备注1出厂合格证130年2出厂检验单、装箱单130年3开箱验收单130年4使用说明书130年5维修说明书130年6安装调试启用单130年7设备检修单130年8精度检验记录130年9事故报告单1永久10封存启用单130年11改进改装完工单130年12报废单130年13自制设备底图1长期14自制设备使用说明书1长期15自制设备验收证书1长期16设备图册1长期17设备购销合同1长期18设备购买发票1长期 第九条 建设工程文件材料归档范围与保管期限序号名称份数期限备注1综合厂区平面图、地下管线图 永久2前期准备1.可行性研究报告、方案论证永久2.申请报告、批复文件永久3.建设用地申请与批复、规划许可证及附件；选址申请与选址意见书 、红线图；建设工程规划许可证及附件永久4.国有土地出让合同、划拨合同、土地使用证；征地协议永久5.勘察、测绘、设计及审批文件永久6.工程地质、水文地质勘察报告永久7.自然条件、地震调查报告30年8.有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、市政等）批准文件或协议，政府部门施工图的审批文件永久9.勘察、设计、施工及工程监理投标中标文件与合同30年3 项目建设1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要30年2.施工组织设计，施工方案、计划、技术与安全措施、施工日记30年3、建筑结构地基处理记录、设计与图纸变更单、技术核定单、材料代用审批单永久4.工程测量定位记录、地质勘探永久5.原材料合格证及实验报告（钢材、水泥、砖、焊接、防水等)永久6.砼试块与砂浆试块抗压强度及实验报告、砼配比报告、砂浆配比通知单30年7.隐蔽工程验收记录、技术复核记录永久8.沉降、位移、变形观测记录永久9.单位、子单位工程质量评定与资料核查记录永久10.安装记录，给排水与电气安装文字材料、安装质量评定永久11.水、暖、电、气、通讯、排水供应协议与原料、材料、燃料供应协议永久12.监理规划、监理实施细则、监理报告、永久13.监理工作总结、专题总结、月报总结30年14.质量控制、质量事故报告及处理意见30年15.造价控制、设计变更、洽商费用报审与签认30年16.工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理永久4竣工验收:永久1.竣工验收总结报告、工程概况、验收结论永久2.竣工验收会议纪要永久3.竣工验收记录永久4.财务决算表永久5.竣工地形图永久6.工程竣工图：建筑、结构、给排水、电气、暖气 、通风、装饰、室外地下管线永久第四章 基本要求第十条 凡总公司“新产品鉴定”、“技术改造”、“项目验收”、设备开箱”与“基建工程”验收，必须有档案管理人员和档案主管领导参加。 第十一条 归档的科技文件材料必须完整、齐全。交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续、各留一份以备查考。第十二条 归档的科技文件材料的载体、字迹、装订应符合档案保护要求。第十三条 归档文件一般一式一份，重要的、使用频繁的可适当增加份数。 第十四条 非纸质文件材料应与其文字说明一并存档；具有保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第十五条 归档文件材料应为原件，必须签署完备。 第五章 科技档案利用 第十六条 凡总公司在岗人员因工作需要借阅科技档案时，须持本单位证明，办理相关手续后方可借阅。第十七条 借阅涉密档案必须严格遵守保密档案管理有关规定。借阅涉密档案须持借阅国家秘密载体审批表（见附件1），复制涉密档案须持制作、复制国家秘密载体审批表（见附件2）；档案室方可办理。第十八条 底图、底稿一般不予借阅；需要更改时，须持本单位文件更改通知单，方可办理有关手续；底图、底稿的复制、更改仅限于本产品研制单位。第十九条 借阅一般科技档案、资料应在两周内归还；涉密档案一周内归还；超期还须利用者，可办续借手续。不按此执行者，档案管理人员有权收回。第二十条 凡借阅者每次借阅不得超过两本，借阅者须在放长假（春节、国庆）之前到科技档案室清理、归还所借阅的档案。借还档案当面点清，发现问题及时处理。第二十一条 借阅者对所借阅的科技档案应负安全保密责任，不得转借、复制、污损、失密、圈画、勾画、抽页、拆散档案；涉密档案不得改变密级与保管期限。第二十二条 凡丢失、泄密、损坏和抢窃科技档案者，按中华人民共和国档案法有关规定给予罚款、处分，丢失密级档案须在总公司保密委员会备案，情节严重的按有关规定给予制裁。第六章 科技档案鉴定与销毁第二十三条 成立由科技军工部、专业技术人员与档案管理人员组成的科技档案鉴定小组，负责确定科技文件保管期限和到期科技档案的鉴定。第二十四条 科技档案保管期限应根据文件对本公司、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。第二十五条 科技档案保管期限一般分为永久和定期两种。凡是反映本公司主要职能活动和历史面貌，对本公司、国家和社会有长远利用价值的文件列为永久保管。永久科技档案是公司的核心档案。凡是反映本公司一般工作活动，在一定时间对本公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管可根据查考利用价值分为30年与10年。第二十六条 科技档案鉴定小组应定期对已到保管期限的科技档案进行鉴定。经鉴定，对仍须继续保存的科技档案重新划定保管期限；对保管期限已满确无保存价值的科技档案登记造册，一式两份，经总工程师批准后实施销毁。第二十七条 销毁科技档案应有专人负责，二人以上监销。销毁清册归档案室永久保存。第二十八条 销毁清册首页应填写销毁方式、销毁时间、地点、销毁人与监销人姓名，销毁机关应填字盖章。第二十九条 档案管理人员在对应的帐卡上注明变更后的保管期限；销毁的档案应注明“已销毁”及“销毁单号”与“销毁日期”。第三十条 档案室若保存有底图或原图，对失去使用价值的副本或重份文件，编制销毁清册，经主管领导批准，方可销毁处理 。第七章 科技档案统计第三十一条 科技档案管理人员应及时、准确地填报科技档案工作的年度报表及有关统计报表。第三十二条 科技档案管理人员应建立科技档案统计台帐，主要包括：档案库藏情况；年度出入库、档案利用情况；档案专兼职管理人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。第三十三条 科技档案统计工作应保持连续性。 第八章 附 则 第三十四条 本制度解释权属总公司科技军工部。第三十五条 本制度修改权属于总公司总经理。第三十六条 本制度自颁布之日起实施。附件1：借阅国家秘密载体审批表申请单位申请人秘密载体名称密 级申请理由借阅起至时间年 月 日 至 年 月 日借阅单位意见 年 月 日档案管理部门意见 年 月 日保密办意见年 年 月 日保密委员会 意见年 年 月 日归还检查情况本档案于 年 月 日，经检查，（有无）发生违规使用行为检查人： 年 月 日备 注年 月 日附件2：制作、复制国家秘密载体申请表申请单位意见申请人制作（复制）秘密载体名称密级制作（复制）数量制作（复制） 地点制作（复制）秘密载体理由 年 月 日单位领导意见 年 月 日主管部门意见 年 月 日 保密办意见 年 月 日保密委员会意见年 月 日