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电子文件和电子档案管理规定

第一章 　总 则
第一条　为使企业电子文件和电子档案信息资源达到有效利用，实现企业档案网络资源共享,根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本单位具体情况,特制定本规定。

第二章 术 语
第二条　电子文件是能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网上传送的数字代码序列。
第三条 电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持产品软件、硬件说明和相关数据。

第三章 一般规定
第四条　电子档案的管理由档案室负责,电子文件形成部门提供协助和支持。
第五条 档案室应明确企业电子文件和电子档案的管理规定,以保证电子档案的质量和可利用性。

第四章 电子文件的管理
第六条　电子文件形成部门应指定专人负责电子文件的形成、收集积累、鉴定、写入光盘、归档。
第七条 电子文件的收集范围为在企业管理、工程项目、科研、会计核算等活动中采用计算机技术的电子文件,除按《企业资料归档范围》的有关规定执行外，还包括相关的支持软件。
第八条　记录了重要文件,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的，形成部门利用计算机全文处理时,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。
第九条 在”无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件保留。其收集积累要求是:
1、文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
２、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，收集时应转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。
3、用计算机辅助设计或绘画等获得的图形电子文件,收集时注明软硬件环境和相关数据。
４、用视频设备获得的动态图像文件,应同时收集相关软件。
5、用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
6、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确,数据完整。
７、通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换通用型电子文件；如不能转换,则收集时必须连同专用软件一并收集。
8、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
第十条 电子文件的整理,应按年度、机构、问题等因素相对集中整理;以盘为单位填写”电子文件目录登记表,附表1”;　每份电子文件均填写”电子文件登记表,附表2”；电子文件登记应与电子文件同时归档;
第十一条 电子文件归档鉴定工作，应按其基本技术条件进行检测,其内容包括:硬件环境有效性、信息记录格式、有无病毒感染等。
第十二条 电子文件的归档要求。将管理权从网络上移交档案室;集中拷贝到耐久性的载体上,一式２套，一套封存，一套供查阅使用。
第十三条 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年以后再删除。

第五章 电子档案的管理
第十四条 电子文件归档后按有关规定移交档案室保管，作为电子档案由档案室设专人进行集中管理。
第十五条 档案室应配备满足电子文件进行读取处理的设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均接受检验,检验项目为:
１、有无划痕；
２、有无病毒；
3、核实电子档案的完整性、有效性;
４、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
５、将检查结果填写电子档案接收登记表,附表３,不合格的退回形成单位,重新制作。
第十六条 移交手续执行档案管理相关规定。
第十七条 电子档案的整理方法:
1、代号用”K”表示；
2、按载体分别区分排序,用阿拉伯数字表示；
３、将电子文件目录登记表和电子文件登记表装订成册。
第十八条 电子档案保管除应具备纸质档案一般要求外，还应符合下列条件:
１、选用适用载体的档案装具;
2、不得擦、划、触摸记录涂层;
3、存放时应注意远离强磁场。
第十九条 一年后，对电子档案涉及的形成单位和档案室与电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记,设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
第二十条 对磁带、磁盘载体上的电子档案满2年进行一次抽样机读检验,每４年转存一次。
第二十一条　对光盘载体上的电子档案满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
第二十二条 定期检验结果要有记录。
第二十三条 电子档案封存载体不得外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案;利用者只能使用拷贝件；利用时要遵守保密规定，对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时,必须符合国家、企业有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施；利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
第二十四条 电子档案的鉴定销毁，参照企业档案鉴定销毁的有关规定执行。
第二十五条 档案室应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定情况进行统计。

第六章 附 则
第二十六条 局直属各单位及各子公司参照以上条例执行。
第二十七条 本办法由局科技部制定并负责解释。
第二十八条 本办法自颁布之日起施行。

表1 　 　 　 电子文件目录登记表(案卷级)
编号
题名
形成时间
文件类别代码
保管期限
备注

表２　 　 　　 　　 电子文件登记表(文件级)
文件题名

文件字号

文件特征
形成
部门

设备环境特征
硬件环境
主机

完成
日期

载体
编号

联系人

软件环境
操作系统

文件记录特征
文件
载体

数据库系统

总字
节数

应用软件文字处理平台

记录字符及图形文件格式

制表审核
填表人:　 　 　 　 年　 月 日
审核人: 　　　　 　 　 　 　　　 　 　　 　 　 　 　年 月 日
备注

表3 　 　 电子档案接收登记表
接收单位

外观检验

病毒检验

有效性检验

完整性检验

登记表、软件、说明资料检验

备注