报销制度相关文档.doc

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报销制度相关:
第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。
第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。
第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“用款申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“用款申请单”后方能执行。
第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。
第六条：应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）
第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。

报销流程相关：

部门现金限额相关:
①各部门单项支出在1000元以下的，先用备用现金开支，然后汇总填制“备用金支付单”，将取得合法的发票单据附在后面，经本部门负责人签批后，到财务部门办理审核报销手续，由会计填制“付款凭证”，凭此到出纳处领取现金，以补充部门备用金。
②各部门单项支出在1000元以上的，不能在备用金中支付。应由用款部门填制“请款单”，经规定的负责人签批后，到财务部门办理预支款手续，由会计填制“付款凭证”(或以“请款单”第二联代“付款凭证”)，凭此到出纳处领取支票或现金。

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报销种类相关:
1、采购预付款应先填写支付证明单和采购请款单，材料名称，规格型号，数量，价格，金额，运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)，支票、电汇方式的须附上供货单位银行帐号资料（加盖供应商公章），并附上采购订单、报价单（须有总经理签字认可），并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计审核交财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等)； 
2、采购货到付款应先填写支付证明单采购请款单，材料名称，规格型号，数量，价格，金额，运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)，支票、电汇方式的须附上供货单位银行帐号资料（加盖供应商公章），并附上采购订单、报价单（须有总经理签字认可）、仓库进仓单，并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计审核交财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理付款手续 (现金或支票等)； 
3、采购部借款采购部分，采购完成后采购员应在三天内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出，收据、发票必须是正本，并加盖对方公章，复印件、白条将不予受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票，交回财务部，以便财务做账。 
4、 借款报销流程 
因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单和签报单，借款单中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借款单表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款。 
一、借款人将部门经理签字后的借款单交由财务会计审核后再交总经办确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。 
二、财务部出纳员看到签批手续齐全的借款单后，方可付款。如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。 
三、借款人需保证在借款之日起一周内报账还款(出差人员则在回公司后一周内结清，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按每逾期1天，扣除报销总额的5%，超2天10%，依次类推。结算方式：以现金归还或报销单抵扣。 

5、 日常费用报销流程 
一、因工作需要购买物品，需先填写签报单(办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划)、财务会计、总经理审核同意后方可采购； 
二、购买物品后需先填写报销单并附上之前已审批完毕的签报单(确保提供正规发票等)，经部门主管确认、总经办审核、财务会计审核、财务总监审批，并由总经理签字同意，方可向出纳支取款项。 
三、出差人员回公司后，出纳应及时提醒、督促报销。一周内必须完成报销工作。 
报销内容：按出差管理制度执行。有关请客送礼需预先报请财务总监确认，然后由总经理签字方能实施。 
报销单和签报单填写：写明出差时间、报销内容、金额等，并由部门经理签字确认。 
6、差旅费用报销流程
差旅费是指员工因公到外地出差发生的交通费、住宿费、出差补助、其他费用等
员工出差首先需要填写“出差申请单” 。 其次，报领导批准：一般员工出差由部门主管批准，部门主管出差由分管副总批准，副总出差由总经理或董事长批准。
差旅费报销标准
（1）交通费标准：员工出差可以乘坐汽车、火车、轮船。
Ø 乘坐长途汽车凭电脑打印票报销，短途汽车需注明起止地点和途径地点凭定额车票报销，公交车票凭定额票报销。
Ø 乘坐火车，从当天20时至次日7时之内在车上六小时以上，或连续
乘车时间超过12小时的，可购同席硬座卧铺票，符合条件购卧铺票购硬座票的，按本人实际乘坐硬座票面金额的50%给予补贴。
Ø 乘坐轮船凭三、四等舱位船票报销。
Ø 乘坐飞机、动车、高铁、的士需事先申请，事后审批，经批准后方能报销，未经批准的飞机、动车、高铁按同等卧铺（下铺）报销，未经批准的的士票不予报销。
Ø 住宿费标准：一般情况下，员工到公司有驻外机构或驻外租房的客户处出差不报住宿费，其他住宿费标准如下表：
Ø 在报销差旅费时，在标准之内的凭票据实报销，超过标准的，凭票按标准报销，若有特殊原因需要超标准报销的需要总经理签批。
Ø 3）出差补助
Ø A、员工长期滞留出差（在同一公司停留3天以上）、投宿于公司驻外机构、投宿于公司驻外租房处、外派学习，每天补助30元生活补助，生活补助不分职务和地区；
Ø B、除“A”种情况外出差途中每天补助40元生活补助，生活补助不分职务和地区，按实际出差总日历天数减1计算（实际出差总天数3天内的除外）；
Ø C、供应物流部运输车辆驾驶员出车补助每人每天50元；
Ø D、出差途中，招待客户进餐的，不再报销出差补助。
7、招待费报销流程 
.招待费是指因业务进展需要招待客户等发生的费用。
2.招待费申报程序
Ø 公司招待费实行定额管理，由公司领导事先核准招待费额度 。
Ø 额度内的招待费由部门主管批准，特殊情况发生的招待费由总经理或董事长批准。
Ø .招待费报销单的填写
Ø （1）员工报招待费需要在电子版日程表内详细备注，备注的内容包括招待对象、招待目的和陪同人员。
Ø （2）报销时需填写纸质版“费用报销单”报销单只需简要填写，报销进餐费必须附相同金额的菜单。
Ø （3）报销时如需要付款，按付款金额填写“用款申请单”。
Ø 6.招待费的报销流程

8、 电话费报销流程
Ø 　　(一) 费用标准
Ø 　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，原则上在规定额度内,实报实销,超出部分自己解决,具体标准见下表。
序号
职务
通讯费标准
备注
1
事业部总经理
实报实销
提供通话清单
2
项目经理
500元/月
额度上限,据实报销
3
现场经理
300元/月
额度上限,据实报销
4
采购经理
实报实销
提供通话清单
5
专业工程师
200元/月
施工期间
6
资料员等
50元/月
施工期间
Ø 　　2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费,不允许员工在上班期间长时间(15分钟以上/次)打私人电话。
Ø 　　(二)报销流程
Ø 　　1、 事业部每季度第一月初（10日前）将上季度员工手机费执行标准（含特批执行标准）提交工程总监部审核,最后提交财务部。
Ø 　　2、 财务部通知员工于每季度第一月月底按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
Ø 　　3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
Ø 　　4、 员工到财务部出纳处签字领款（每季度第二月10日前领取上一季度的）。
Ø 　　5、 固定电话费由事业部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报CEO批示处理办法。
9、 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程：（1）每月20日由人力资源部将本月经公司CEO审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转交财务部；（2）事业部总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资；（6）每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
　　（二）临时工资支付流程同工资支付流程。
　　（三）社会保险支付流程：（1）由人力资源部将由CEO审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
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