资本投资有限公司档案管理办法模版.doc

资本投资有限公司档案管理办法（xx 年 7 月修订）第一章总则第一条 为保证公司直接投资业务的延续性和可追查性，规范和指导公司业务档案管理，根据中华人民共和国档案法等法律、法规以及中国证券业协会有关直接投资业务监管的规定，特制定本办法。 第二条 本办法所称的档案是指公司在各项管理和业务活动中直接形成的， 对公司有保存和利用价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。 第三条 公司各类投资项目应按照各类业务工作底稿指引编制工作底稿， 应按照公司制定的各类业务协议模版签署业务协议。 业务工作底稿应当真实、准确、完整地反映所开展的主要工作，业务工作底稿是评价员工从事业务是否诚实守信、勤勉尽责的重要依据。 业务协议应当条款合法有效，签署权限和程序合规有效，最大限度保护公司的合法权益；业务协议是确定公司与客户权利义务关系的重要依据和解决合同纠纷的重要证据。 其他档案应当依据国家相关法律法规和公司规章制度的规定拟制。 第四条 公司实行档案集中管理。公司子公司及附属机构的档案由公司集中统一管理。公司运营管理部门为公司档案管理部门。 第五条 公司全体员工及相关责任人对业务档案中的未公开披露信息负有保密责任。 第二章档案的分类、编制、立卷与归档第六条 公司档案分为以下四类： （一）业务工作底稿档案：指公司（含子公司及附属机构）业务部门在开展业务过程中获取、整理或撰写的市场数据、企业数据、工作底稿、尽职调查报告、投资分析报告、客户管理信息等反映业务过程和工作成果的文件； （二）业务协议档案：指公司（含子公司及附属机构）在从事直接投资业务时，与客户和其他机构正式签署的相关服务协议档案； （三）会议档案，是指公司（含子公司及附属机构）股东（会）、董事会、总经理办公会、风险管理委员会、投资决策委员会等决策机构的决定、决议等决策性文件、公司各类会议的会议文件等； （四）运营管理档案：指公司（含子公司及附属机构）在内部管理过程中形成的涉及行政、人力资源、战略管理、风险控制、合规管理等领域的管理文件。 第七条 各类档案的编制 （一） 业务工作底稿档案的编制： 1、各投资项目应严格按照公司（含子公司及附属机构）制定的各类业务工作底稿指引编制工作底稿，并在工作底稿上明确签署收集、整理、编制相关工作底稿的责任人。 2、业务工作底稿应当建立统一目录，各章节之间应当有明显的分隔标识， 做到内容完整、格式规范、标识统一、记录清晰，便于查阅与核对。 （二）项目组成员应当严格按照xx资本投资有限公司文件签批规则的相关规定，完成业务协议草拟、审核、签批流程。 （三）会议档案应严格按照公司（含子公司及附属机构）各类会议相关规定编制。 （四）运营管理档案应当按照相关法律法规和公司的规章制度编制。 公司档案管理部门接受其他部门文件归档时应对归档文件进行鉴定，根据相关规则判断文件的档案价值，分析文件与立档单位的关系、文件的内容、完整程度、形成时间、文本及外型特征，然后分类归档。 第八条 各类档案的立卷 （一）直接投资业务档案应分类别、按项目立卷，一个项目可立一个卷或者若干卷，不得将不同的项目合并立卷。跨年度的项目，在项目终结的年度立卷。 （二）各类档案卷内的每份或者每组文件顺序，按照下述原则执行： 1、正件在前，附件在后； 2、定稿在前，修改稿在后； 3、批复在前，请示在后； 4、批示在前，报告在后； 5、重要文件在前，次要文件在后； 6、汇总性文件在前，基础性文件在后。第九条 各类档案的归档 （一）公司各类档案由公司（含子公司及附属机构）各部门按照相关业务规向公司运营管理部提交归档。 （二）各类档案归档时，应由归档人填写公司档案归档登记表（见附件一），并按照档案类别将完整的档案交给运营管理部档案管理员。 （三）项目人员应当在业务协议各方签字盖章后 10 个工作日内，将应由公司归档的全部业务协议交运营管理部档案管理员归档，档案管理员应于归档当日完成归档记录。 业务协议由档案管理员负责归档催收管理。对于在公司签字盖章完成后 30 日内未交档案管理员归档的业务协议，档案管理员将向经办人和负责人发送电子邮件催收。无合理理由不及时协议归档的，运营管理部有权暂停办理与该协议相关的其他文件签批。 第十条 档案保存期限遵循以下规则 （一）反映公司主要职能活动和历史面貌的档案，对公司历史研究有长远利用价值的档案材料，列为永久保存； （二）凡反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案材料，列为 30 年保存； （三）凡仅在短期内对公司有参考利用价值的档案材料，列为 10 年保管； （四）介于两种保管期限之间的档案材料，保管期限一律从长。 第三章电子档案的管理第十一条 电子档案的收集 （一）各部门在主要职能活动中形成的电子文件，凡属归档范围及有查考利用价值的均应归档； （二）保存重要文件的历次草稿时，每一稿应以不同文件名标识加以区别， 文件名应准确体现文件的修订状态； （三）在公司电子办公系统中产生的电子文件，应保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 第十二条 电子档案的归档要求 （一）所有归档文书的档案，有对应电子文件的，在向公司档案管理部门移交时，同时移交其电子文件； （二）公司所有正式发文、应归档的外来文件的电子文档，须移交至公司运营管理部。 第十三条 电子档案的利用规则 （一）电子档案利用时使用拷贝件； （二）利用时应遵守保密规定； （三）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。第十四条 电子档案的销毁规则 （一）电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施； （二）电子档案的销毁审批手续同纸质文件。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 第四章档案的借阅和利用第十五条 除本办法另有规定，公司档案除业务人员、监管机构、股东稽核监察等人员外，不得随意借阅。 第十六条 公司内部人员需查阅档案的，应填写公司档案借阅登记表（附件二），借阅档案由运营管理部负责人签字同意后方可借出和复印，借阅期不超过一个月。 第十七条 公司以外的人员需要查阅公司档案或者要求提供档案材料时， 必须由公司总经理批准，但司法机关、证券监管部门和其他有权部门依法进行查阅的除外。 第十八条 所有借阅档案应及时归还运营管理部，同时由档案管理员查验、验收后办理登记手续。若发现有关人员长期借阅业务档案不还或因使用不当造成资料缺失、遗漏的，将予以处罚。 第十九条 调离本公司的员工，应移交档案文件后方可办理调离手续。 第五章档案销毁第二十条 对保管期满的档案进行存毁鉴定时，对尚有保存价值的档案应根据实际情况重新确定保管期限，继续保存；对保管期满，失去保存价值的档案， 应造册销毁。销毁档案必须执行严格的审批手续和监销制度，该工作原则上一年一度进行。 第二十一条公司运营管理部应编制公司档案销毁清册（附件三）， 经运营管理部负责人、公司总经理审查、批准后，按规定程序销毁。 第二十二条档案销毁时，必须指派 2 名以上专人对照“档案销毁清册” 检查档案，确认无误后方可进行监销。监销人员应待档案销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样并签章。 第二十三条 销毁档案时应严格遵守公司保密规定，对在销毁档案过程中出现泄密或对公司造成损失的，将视其情节轻重，根据国家和公司有关规定予以处罚。 第六章附则第二十四条公司运营管理部负责对各单位档案工作进行督导。 第二十五条有下列行为的，公司总经理办公会决定给予相应处罚： （一）损毁、丢失档案的，给予责任人经济处罚、警告至记大过处分； （二）将工作中形成的应当归档的文件、资料遗失或据为己有，拒绝向档案室移交的，除继续追缴档案外，给予责任人经济处罚、通报批评；情节严重，贻误工作，造成不良后果的，给予警告至记大过处分； （三）涂改伪造档案的，给予责任人经济处罚、警告至记大过处分；造成严重后果的，给予降级至开除处分； （四）擅自提供、抄录、发布公司档案的，除责令赔偿损失外，给予记过处分。 第二十六条 有下列违反档案法规行为的，公司总经理办公会议按授权权限或上报给予责任人经济处罚、通报批评；造成不良后果的，给予警告至记大过处分；造成严重后果的，给予降级至开除处分： （一）未依据要求建立档案管理规章的； （二）档案保管条件差，危及档案安全的； （三）档案管理制度不健全或执行制度不严，可能造成档案损失的； （四）发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有效措施的； （五）借阅档案未按规定及时归还且屡催不还，造成文件丢失的； （六）未按规定外借档案的； （七）擅自出售档案，以获取利益的； （八）其他可能导致档案损毁的行为。 第二十七条本办法由公司总经理办公解释、修订，并自发布之日起实施。原xx资本投资有限公司档案管理办法（xx号文）同时废止。 附件一：公司档案归档登记表公司档案归档登记表归档部门归档日期归档人档案类别归档内容归档部门负责人运营管理部负责人档号备注附件二：公司档案借阅登记表公司档案借阅登记表借阅部门借阅天数姓名电话查阅内容查阅目的档号运营管理部负责人意见复印内容及数量领取人日期归还人日期备注附件三：公司档案销毁清册公司档案销毁清册序号销毁日期案卷名称所属年度类别卷数备注运营管理部负责人审批： 公司总经理审批： 监销人： 经办人：