采购档案管理.doc

采购档案管理一、目的：保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。二、适用范围：对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。三、归档范围： 企业采购档案的归档范围包括：（一）企业采购计划执行文件1.采购年度计划与月度计划（直接材料、间接材料、辅材等）2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档)3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告）4.每月到货情况统计分析表（到货达成率）（二）企业采购前期准备文件1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密协议，合同评审表；2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）。；4.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、 资料。供方提交的PPAP文件等。5.采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明，；6.购买采购物资、服务相应的合格供应商名单（经公司领导批准）；7.供应商资格审查情况报告；评审记录（三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等；2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录；4.开标一览表；5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录。5.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。(四）其他文件1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复；2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；3.采购过程中的音像录音资料;4.其他需要存档的资料。四、 收集管理：各采购部指定采购助理负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。采购框架合同，由经办人员或责任人次月10号前把上月与供方合作情况的相应资料收集整理后交档案管理人员归档。五、 归档要求：（一）采购档案内容齐全完整；（二）采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）（三）采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代（复印件需经部门主管签字备注原件用途）；（四）采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“采购档案目录”字样；便于保管和利用。（五）档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证采购档案的标识清晰有效，确保采购档案安全保管、存放有序、查阅方便；光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。 （六）计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档，档内档案材料按照采购工作流程排列依次为计划、计划执行文件、到货检验记录、每月到货情况统计分析表。 （七） 招标采购档案按照时间顺序进行编号归档，卷内档案材料按照采购工作流程排列，依次为项目发起执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。 （八）供应商档案按合格供应商名录编号进行归档，档内档案材料按供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、设备清单，供货产品商务协议、技术协议、质量协议，供货产品清单、图纸、PPAP资料。供应商供货绩效按月归档。 （九）采购档案（中标相关档案）的保存期限应从采购结束之日起不少于十年。非中标（成交）供应商的采购相应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年；采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质，电子介质交由公司统一保管；采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作内由采购单位相关负责人通知相关供应商自行领取或退回。六、档案使用：（一）采购档案未经档案管理人员登记并经采购部负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。（总经理以上职位可以直接找助理登记调阅。各部门部长经采购部负责人同意后可以查阅。采购部人员可查阅自己工作范围内的相关资料，经采购部负责人同意后可查阅其它资料）（二）档案使用部门应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。（三）采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经采购部负责人签字确认。七、档案销毁： 保管期满的企业采购档案，应按以下程序销毁：（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；（二）销毁意见报单位负责人审核报公司总经办备案；（三）销毁采购档案时，应邀请公司涉及到相应档案的同级部门人员参加现场监销；（四）销毁采购档案前，档案保管人员和现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。物业安保培训方案 为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3) 法律常识及职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。4) 工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落