2013年抚州永宸置业岗位设置以及部门职责.doc

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2013年抚州永宸置业岗位设置以
及部门职责
一、总纲
根据公司整体发展需求，为提高抚州公司的整体管理水平，建立一个流程清晰、制度明确、权责分明、人员精简、办事高效、正规化运作的公司。本年度将调整组织架构，以便更好地配合项目开发，保证人才的合理运用，细化各部门分工，明确各部门职能。
公司架构具体构想如下：
2013年抚州永宸置业发展有限公司组织架构图
董事长总经理理理理理
副总经理
办公室
开发部
财务部
计划合同部
设计部
销售部
工程部
招商部

物业后勤部

二、架构人员设置
董事长兼总经理1人：全面主持公司日常管理工作，兼管行政人事部、开发部、计划合同部、财务部、工程部
常务副总经理1人：分管公司策划、销售、设计、物业后勤部、招商部
开发部1人：经理1人
财务部5人：经理1人、会计2人、出纳1人、现场收银1人
设计部2人：经理1人、设计师1人
计划合同部2人：经理1人、预算员1人
工程部6人：经理1人、土建工程3人、水电工程师1人、现场资料员1人
办公室5人：经理1人、行政专员1人、司机3人
策划部:经理1人
营销一部8人：经理1人，内勤1人，外勤1人，样板房保洁1人、业务员4人
营销二部15人：经理1人，内勤2人，外勤1人，业务员11人
物业后勤部13人：经理1人：厨师2人、采购1人、洗菜工1人、保洁4人、保安4人。
招商部2人：经理1人、招商专员1人
总人数：62人
三、部门岗位职责
（一）开发部：
1.部门职能概述
建立报建流程更加明晰、责任更加明确、机制更加灵活、协调能力全面的开发部；
① 协助公司领导处理好抚州市高层领导的公共关系；
② 全面负责项目的报建工作；
③ 负责项目的规划验收工作。
2.职能分解
① 新项目的立项并办理各种手续
● 使项目建设规划方案获得规委的审批，获取《建设工程规划许可证》。负责办理建设用地规划许可证、发改委立项、环评、园林、消防、人防、气象、配套、市政等各部门审批意见。
● 负责取得施工许可证。
● 负责市政报装上下水、道路、煤气、电（包括永久用电、临时施工用电）、施工临时用水等手续，并与市政各个部门进行关系协调。
② 协助公司领导处理好抚州市高层领导的公司关系
● 与当地政府部门密切沟通，配合项目用地各项协调工作。
● 配合相关部门进行公关活动的策划和实施。
③ 负责项目的规划验收工作、
● 负责规划验收、项目销售预测、竣工后实测、消防验收、人防验收、园林验收等各项验收的组织协调工作。
（二）财务部：
1.部门职能概述
加强对个人贷款，公司商业贷款的公关，与各银行间的关系，内部税务系统处理，账务处理，资金调配；
① 负责公司财务核算与管理；
② 财务审计与监督；
③ 负责向集团部门上报财务数据的上报工作。
2.职能分解
① 制定财务规章制度
● 编制财务管理规章制度、会计制度和内部财务控制管理制度，报公司领导审批后执行；
● 定期或不定期对财务管理的规章制度的执行情况进行检查。
② 组织会计核算
● 组织会计核算；
● 及时向领导和相关政府部门上报会计报表。
③ 融资管理
● 根据公司领导的指示，协助有关部门做好公司的资金筹集、供应和使用管理工作；
● 与有关的金融机构保持密切联系，积极开拓融资渠道，为公司建立有效的融资途径。
④ 财务计划
● 统一组织编制公司财务计划；
● 做好各项财务收支计划；
● 落实、检查和分析年度预算的执行情况，并上报公司领导。
⑤ 财务分析
● 定期进行财务综合分析和预测；
● 针对问题，及时提出财务控制措施和建议；
● 对新投资项目进行财务预测与风险分析，供领导决策。
⑥ 财务监督
● 严格执行有关规章制度，严格监督各项财务收支；
● 对违反财务纪律的事件及时处理，发现重大问题及时上报公司领导并提出处理意见。
⑦ 税务工作
● 及时了解、掌握国家有关税务政策，搜集有关信息并及时向公司领导汇报；
● 组织公司的报税工作。
⑧ 其他日常工作
● 负责有关款项的审核以及费用的报销等工作。
（三）设计部
1.部门职能概述
对总体设计方案的管理，进行设计方案中的成本控制，对滨湖世纪城整体品牌建设、总体规划设计梳理、定稿。
① 设计方案管理
② 设计合同管理
2.职能分解
① 设计方案确认
● 对设计单位提交的建筑设计方案进行确定；
● 对园林设计单位提交的园林设计方案进行确定；
● 对精装修设计单位提交的精装修设计方案进行确认；
● 负责设计变更的审批。
② 设计合同管理
● 负责公司领导指定的部分设计合同的起草（招投标）；
● 经公司领导授权，签订设计合同，备份后交行政办公室归档管理。
（四）物业后勤部
1.部门职能概述
负责公司的后勤生活保障和公司日常安全保障，与物业公司对接监督好物业公司的日常经营管理。
2.职能分解
① 后勤保障服务
● 负责公司售楼部管理；
● 负责工作用餐管理；
● 负责公司的安全、保洁、绿化、水电、消防方面的事物。
② 物业公司管理
●物业公司日常管理的监督；
●物业公司的帐目清查；
●物业维修工作牵头协调和业主意见的收集反馈；
（五）计划合同部
1.部门职能概述
负责公司工程项目的预决算与造价管理，负责工程成本的控制；配合工程部进行现场签证；
负责工程施工合同及材料采购合同的制定与管理。
2.职能分解
① 工程项目预决算与造价管理
● 根据部工办审定的工程设计图纸组织编制工程项目预算；
● 审核造价咨询公司预决算成果；
● 根据工程现场进度，对每月上报的工程量统计表进行审核；
● 配合工程部及时办理现场签证；
● 根据工程验收单和施工承包合同为承包商办理结算手续；
● 确认项目使用的工程劳务定额、材料使用定额、设备台班定额等；
● 进行劳务、工程材料、设备台班价格的调查；
● 在工程款结算时，控制劳务、材料、设备的数量和价格；
● 审核合同供应材料的采购计划，进行数量和价格的把关；
● 工程竣工时，编制工程决算方案；
● 为工程承包商、材料供应商进行最终决算；
● 进行最终的决算与预算的成本差异分析，并向公司提出工程成本报告。
② 材料采购及合同管理
● 掌握和执行国家颁布的有关建筑材料标准、使用和供应的法律法规，为公司决策提供依据；
● 根据工程部提出的材料、设备品牌以及性能等指标，参考预算部提供的材料、设备价格信息以及工程部提供的用料计划，编制相应的采购计划，并根据工程进度的调整和材料供应的动态变化及时调整采购计划；
● 根据采购计划拟出采购资金计划，报公司领导审批后执行，并报财务部备案；
● 跟踪了解材料市场动态，掌握市场行情及价格浮动情况，进行市场询价与比价，掌握供应商的第一手资料并能够依托北京成本控制中心数据加强品牌管理，供应商管理；
● 经公司领导授权，组织重要、大宗物资和设备的招标活动，通过招投标选定供应商；负责重要、大宗物资和设备的采购合同的签订，采购合同的签订要规范合法并及时向行政办归档；
● 负责购到的材料和设备验收和移交（移交工程部，工程部材料员签收，工程部经理负责监督）；材料、设备的验收、移交必须有书面手续并妥善保管。
③ 其它管理活动
● 参与公司项目可行性研究，投资论证，提供各项经济技术基础数据；
● 对监理单位资质进行审核；
● 为财务部等其他相关部门提供有关数据；
● 配合财务部门向公司领导提出企业经营效益分析报告，并提出改进方案。
（六）工程部
1.职能概述
负责项目工管理，加强对总包、分包队伍管理的责任心，现场协调解决工程管理问题；
负责工程施工合同及材料采购合同的制定与管理。
2.职能分解
① 施工现场管理
● 组织审查合同方的施工组织设计或施工方案，主要工序设有明确的工期控制点；
● 对施工现场布局、现场的标识牌进行管理。
② 项目进度控制
● 随时掌握工程项目施工质量和进度；负责审核监理单位提交的监理费申请报告、施工单位提交的工程进度款申请报告并签字确认；
● 负责督促施工单位、分包单位做好材料及成品进场计划，协助计划合同部完成采购工作；
● 组织有关部门（如开发部、设计部等）实施分部工程、单位工程验收（包括各隐蔽工程）以及配合开发部进行规划验收，并在规划验收通过后，负责组织项目工程的竣工验收工作，取得（竣工备案表）。
③ 项目质量控制
● 掌握合同要素、施工单位组织管理体系基本情况和施工计划，熟悉施工图内容，掌握施工工艺及流程，及早发现问题、解决问题，避免事后返工浪费；
● 参加设计交底（施工图纸会审）会，对施工图会审提出的问题及问题的处理意见（措施）逐条审查落实，签署审核意见；
● 负责处理业务投诉的工程问题，协调质量回访保修工作。
④ 项目成本控制
● 参与设计变更和工程洽商，负责对计划变更、工程洽商内容的可行性、合理性、经济性签署意见；
● 编制工程用料计划，为计划合同部编制采购计划提供依据；
● 严格控制材料的收发计量，妥善保管材料收发的书面单据。
⑤ 安全管理及文明施工
● 参加监理例会，检查、协调建立单位和施工单位工作，确保施工安全；
● 组织、协调施工单位认真做好治安保卫和治安综合治理工作；
● 和合同方一起建立健全防火责任制和群众性的义务消防组织，定期进行消防教育和检查，防止消防事故发生；
● 负责督促施工单位文明施工，负责协调、处理施工扰民和民扰施工的纠纷。
⑥ 负责工程的其他事务性工作
● 熟悉项目规模和项目设计特点，为开发部办理开工前的各项证件提供技术支持；
● 负责组织、协调与建委、城管、环卫、质监站、治安等执法单位的联系，办理有关手续（如督促或协助施工方办理暂停手续等）；
● 办理工程施工需要工程部办理的手续（如散装水泥、红土砖押金退还手续等）。
（七）销售部
1.职能概述
对市场的把握到位，加强现场销售能力，销售合同管理更加规范，同时能够对产品设计提出反馈意见，加强对已成交客户的维护管理（客户活动、客户维护）
2.职能分解
① 正确掌握市场
● 定期组织市场调研，收集市场信息，分析市场动向、特点和发展趋势；
● 收集有关行业的信息，掌握市场的动态，分析销售和市场竞争发展状况，提出改进方案和措施；
● 负责收集、整理、归纳客户资料，对客户群进行透彻的分析。
② 确定销售策略，建立销售目标，制定销售计划
● 完成公司下达的销售任务为目的，确定销售目标，制定销售计划；
● 监督计划的执行情况，将销售进展情况及时反馈给董事长；
● 完善营销策划方案，制定执行系统并监控执行结果。
③ 管理销售活动
● 制定销售管理制度、工作程序、并监督贯彻实施。
● 营销队伍的组织、培训与考核。
● 客观、及时的反映客户的意见和建议，不断完善工作
（八）办公室
1.部门职能概述
负责公司行政事物管理以及人事管理。
2.职能分解
① 制定行政管理制度
● 起草公司有关行政管理的规章制度和管理方法，报领导审批后执行；
● 定期或不定期对行政管理制度的执行情况进行检查。
② 文书以及档案管理
● 规范行政公文和档案管理。负责收发文的相关工作，集团下发的文件进行年度文件编码，对集团的行政文件进行年度文件编码，对集团的行政文件进行登记、管理；
● 负责公司文件、档案（包括纸质档案和电子档案）的整理、归档、调阅等工作。
③ 对外联络
● 负责与其他外部单位的联系及来访接待事宜。
④ 会务、印章以及证照管理
● 公司办公会议的组织，记录、整理会议内容，并及时印发相关领导和部门；
● 公司的印章以及证照的保管和使用；
● 负责公司工商登记、年检、变更以及其他证件的办理和协调工作。
⑤ 办公设备、低值易耗品管理
● 依据各部门办公设备、低值易耗品的需求，经公司领导批准，统一协调、购买；
对办公设备进行登记、盘点、造册。
⑥ 车辆管理
● 负责公司行政车辆管理与调度，确保公司领导和员工正常工作用车；
● 负责车辆的保养和维修；
● 驾驶员的日常管理。
⑦ 人力资源管理
● 负责公司人力资源管理工作。人员招聘、薪酬方案的拟订、执行，人员培训计划的拟定、推行和员工的绩效考核等工作，组织公司企业文化建设和相关行政费用的管理。
（九） 招商部
1. 职能概述
● 负责商业部分的前期规划、楼面布局、品牌布局。
　　● 负责公司市场调查与市场分析,建立公司业务信息库。
　　● 负责后备品牌的储备、引进。
　　● 负责收集商户信息，对其经营状况进行分析预测，为做好品牌、品牌商的优化管理提供科学的依据。
　　● 负责公司租赁合同文本的制定。
　　● 负责制定公司的招商政策、合作方式。
　　● 负责制订公司业务谈判程序及组织实施。
　　● 负责各项业务合同的保管、查询、建立合同档案。
　 ● 负责编制市场变化分析报告，为公司发展起到知彼之作用。
● 负责各项业务合同的签订、变更、执行、终止。
　　● 负责品牌商和品牌的优化管理。
　　● 负责品牌的清退和撤柜工作。
　　● 负责品牌装修形象设计图纸的审批。
　　● 负责商户装修、形象整改的监督、协调。
　　● 负责大型促销活动方案和措施的策划、落实和协调
2013年2月19日
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