公文管理制度.docx

公文管理制度1公文管理制度制定的目的及意义：为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据国家行政机关公文处理办法（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。 2适用范围：本制度适用于集团公司及下属所有子公司。3职责范围 3.1集团综合部3.1.1集团综合部是公司公文处理的管理部门。 3.1.2集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作。 3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作。 3.2集团其它各部门、子公司 3.2.1不得以集团名义自行对外发布公文。3.2.2负责按本制度规定执行 。4公文处理原则 4.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 4.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 5公文的种类5.1公文的定义公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。5.2常用的公文种类常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。5.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。5.3公文按照行文方向分为：5.3.1上行文是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文。5.3.2下行文是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。5.3.3平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。6公文格式6.1公文组成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门/机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门/机构、正文、附件说明、发文部门/机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门/机构、印发部门/机构和印发日期、页码等组成。6.1.1份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文份号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。6.1.2密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。6.1.3紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”“平急”。6.1.4发文部门/机构标志。由发文部门/机构全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门/机构全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门/机构标志可以并用联合发文部门/机构名称，也可以单独用主办部门/机构名称。6.1.5发文字号。由发文部门/机构代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门/机构的发文字号。6.1.6签发人。上行文应当标注签发人姓名。6.1.7标题。由发文部门/机构名称、事由和文种组成。6.1.8主送部门/机构。公文的主要受理部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。6.1.9正文。公文的主体，用来表述公文的内容。6.1.10附件说明。公文附件的顺序号和名称。6.1.11发文部门/机构署名。署发文部门/机构全称或者规范化简称。6.1.12成文日期。署会议通过或者发文部门/机构负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门/机构负责人签发的日期。6.1.13印章。公文中有发文部门/机构署名的，应当加盖发文部门/机构印章，并与署名部门/机构相符。有特定发文部门/机构标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。6.1.14附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。6.1.15附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。6.1.16抄送部门/机构。除主送部门/机构外需要执行或者知晓公文内容的其他部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。6.1.17印发部门/机构和印发日期。公文的送印部门/机构和送印日期。6.1.18页码。公文页数顺序号。6.2公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。6.3公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸张，其成品幅面尺寸为：210mm*297mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。6.4版面6.4.1页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm*225mm。6.4.2字体和字号无特殊要求，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以做适当调整。6.4.3行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。6.4.4文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。6.5公文的版式及具体格式要求参照按照党政机关公文格式（BG/T 9704-2012）国家标准执行。7行文规则7.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门/机构。7.3向上级部门/机构行文，应当遵循以下规则：7.3.1原则上主送一个上级，根据需要同时抄送相关上级部门/机构和同级部门/机构，不抄送下级部门/机构。7.3.2下级部门/机构的请示事项，如需以本部门/机构名义向上级部门/机构请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门/机构。7.3.3请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。7.3.4除上级部门/机构负责人直接交办事项外，不得以本部门/机构名义向上级部门/机构负责人报送公文，不得以本部门/机构负责人名义向上级部门/机构报送公文。7.3.5受双重领导的部门/机构向一个上级部门/机构行文，必要时抄送另一个上级部门/机构。7.4向下级机构行文，应当遵循以下规则：7.4.1主送受理部门/机构，根据需要抄送相关部门/机构。重要行文应当同时抄送发文部门/机构的直接上级部门/机构。7.4.2涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级部门/机构应当责令其纠正或者撤销。7.4.3上级部门/机构向受双重领导的下级机构行文，必要时抄送该下级部门/机构的另一个上级部门/机构。7.5除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 8文件编号8.1每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。8.1.1红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。8.1.2 会议纪要按年度顺序编“XXX集会纪2号”。8.1.3函件编号按年度顺序编“XXX集函2号”。8.1.4其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。9公文拟制9.1发文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。9.2公文起草应当做到：9.2.1符合国家法律法规和公司的方针政策，完整准确体现发文部门/单位意图，并同现行有关公文相衔接。9.2.2一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。9.2.3内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条例清楚，表述准确，文字精炼。9.2.4文种正确，标点正确，格式规范。9.2.5深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。9.2.6公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草部门/单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。9.3公文文稿签发前，应当由发文机构进行审核。审核的重点是：9.3.1行文理由是否充分，行文依据是否准确。9.3.2内容是否符合国家法律法规和公司的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。9.3.3涉及有关部门或者子公司职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。9.3.4文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。9.3.5其他内容是否符合公文起草的有关要求。9.4公文拟制通过OA系统流程执行。 10公文办理10.1行政管理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门各子公司负责本部门或本公司外来文件以及公司下发文件的处理。10.2公文办理的每一阶段，均要求办理的时效性。其中，普通件办理控制在72小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政管理中心反馈办理情况。11公文立卷、归档和销毁11.1公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司档案管理制度有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。12附则12.1本制度由集团行政管理中心负责解释，并修订完善。12.2本制度自发布之日起施行。