单证管理制度.docx

AEO进出口单证管理制度1、目的: 为进出口业务部的正常发展，减少工作出错率，根据中华人民共和国海关法、中华人民共和国海关稽查条例及有关规定，特制定进出口单证管理制度（以下简称本制度），作为公司进出口单证复核的依据。2、定义：业务单据：与公司业务有关的单据。报关单据：与进出口报关有关的单据。货运单据：与进出口货物运输有关的单据。单据种类单据名称业务单据进出口合同等报关单据发票、装箱单、进出口合同、报关委托书、商检委托书、通关单、许可证、进出口报关单/备案清单等货运单据订舱委托书、提单、分票明细等3、职责：进出口船务部：负责进出口报关有关单证的管理4、制度规定：4.1 进出口单证的统计和存档管理4.1.1统一编号 做好台账记录 按公司编号规定进行统一编号，制作进出口报关统计表4.1.2 统一归档，存档清单备查进出口单证必须根据公司统一编号，每月、每年进行存档管理。相关的单证资料应建立档案，装订成册，分门别类，妥善保存在专门档案柜；每个档案封存后需及时缮制进出口单证存档清单并置于袋里或粘贴于该档案袋封面。4.1.3 单证保存时间其他与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货物放行之日起保存三年。 4.1.4 电子存档管理必须与纸质存档同步进行归类存档，电子存档的文件名必须与照纸质文件的统一编码一致。电子存档保留至少三年。4.2 日常单证的检查管理4.2.1 每一项业务操作完毕，单证员必须在一周内整理留档资质进行存档。4.2.2 月末由部门档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作。4.2.3 进出口单证的检查，以季度为单位，由部门主管进行抽查，留档资料是否合格。4.2.4 每年度一次，将每年产生的全部留档资料进行归档并做好统计在册。4.2.5 留档工作作为业务操作部门业绩考核的一项内容。4.2.6 如有部门员工离职，需做好书面工作交接。4.2.7 档案柜的钥匙由专人管理。4.3 档案的查阅和借用管理查阅和借用档案，需填写进出口单证档案查阅/借用申请表，必须经申请部门主管及档案管理负责人批准。4.4 档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准并做好相关记录进出口单证档案销毁记录4.5 其他其他未尽事宜，在工作中不断补充完善。5、附件表单序号名称备注进出口单证存档清单进出口单证档案查阅/借用申请表进出口单证档案销毁记录表进出口报关统计表