信用业务档案管理办法模版.doc

信用业务档案管理办法第一章总则第一条 依据有关证监会关于证券公司融资融券业务内部监控指引、*股票质押式回购交易及登记结算业务办法和商定购回式证券交易及登记结算业务办法的要求和公司有关制度的规定, 为了建立健全客户资料文件资料管理体系,完善信用业务的内部监控机制，规范公司对信用业务客户资料文件资料的统一管理，特拟定本管理办法。本办法所指的客户资料文件资料仅适用于纸质的客户资料文件资料及除 E 柜通系统以外有关信用业务系统造成或产生的客户资料文件资料的管理。通过 E柜通等系统造成或产生的无纸化客户资料文件资料管理，系统将自动归档至新意影像系统，从其规定，不适用于本办法。第二条 客户指所有在本公司开展信用业务的投资人，客户档案及客户资料文件资料指客户在办理信用业务时所有有关资料文件资料。第三条 信用客户资料文件资料管理办法由公司信用业务管理总部负责制订，监督各营业部实施，并依据有关有关规定或实际运行情形进行修订。信用业务管理总部没有规定的，参照运营管理总部和其他部门的有关规定执行。第四条 各营业部应由专人负责详细的档案归档工作并指定至少是运营总监级别以上的管理人员作为信用客户资料文件资料归档的第一责任人负责督办客户资料文件资料归档工作，C类营业部按公司有关规定执行第二章 营业部信用客户档案管理第一节 营业部融资融券客户的档案管理第五条 客户档案资料文件资料的主体管理部门为营业部，营业部对客户资料文件资料的真实性、合规性和完整性负责；信用业务总部负责融资融券协议的用印管理和总部联的保管；营业部应在系统账户协议审批通过后及时寄送信用业务管理总部办理协议用印手续。第六条 营业部客户影像资料文件资料的录入、入库、调阅、保管依照*证券客户影像资料文件资料管理系统业务指引的规定执行。 第七条 所有客户档案按性质分为 A、B、C、D、E五大类。A类：协议签署及终止类此类资料文件资料包括融资融券协议及风险揭示书、融资融券终止协议与销户申请表等协议签署或终止资料文件。B类：业务申请及账户类资料文件资料客户在办理开户、征信、评级与授信业务过程中提交的有关资料文件资料，如：1、融资融券业务申请文本以及有效身份证明资料文件复印件（或机构客户的法人有效身份证明资料文件（如营业执照等）、组织机构代码证、税务登记证原件及加盖本单位公章的复印件；经办人即被授权人的有效身份证明资料文件及复印件；法定代表人证明书、法定代表人授权委托书；法定代表人有效身份证明资料文件及复印件）、对账单、其他征信材料。专业机构投资者开户时提交的材料，包括（但不限于）：基金协议、托管协议、基金备案有关证明资料文件、基金管理机构身份证明资料文件；法定代表人身份证明书及身份证复印件；账户资产对账单、管理人对产品及委托人的情形申报及承诺、经管理人盖章确认的委托人名单（新增）、资金账户自律管理承诺书。2、客户办理评级授信调整业务过程中提交的征信补充材料、信用级别调整申请表、授信额度调整申请表等材料。3、客户在融资融券协议存续期间办理账户资料文件资料变更及所有业务的凭证和协议等资料文件资料。如：客户资料文件资料修改、密码修改、指定与撤销指定、第三方存管三方协议等与信用证券账户、资金账户开立的有关业务凭证等。C类：投教留痕、证券划转与交易类资料文件资料1、投资者教育的留痕资料文件资料，主要包括：投教资料文件资料受领签字留痕、培训课程签到签字留痕、业务知识测试卷留痕等；2、客户进行证券划转的有关资料文件资料，如证券划转委托单以及处理业务所需的有关凭据。3、客户进行结息业务的有关资料文件资料，如融资融券结转利息费用申请表以及处理业务所需的有关凭据。4、客户在信用账户中进行融资融券交易类业务的有关资料文件资料，如：买入委托单、卖出委托单、撤销委托单及其他融资融券业务的纸质交易委托单据或 客户签字的电脑回单。D类：财务会计凭证资料文件资料此类资料文件资料包括与客户信用账户有关的资金存取凭单、票据存款通知书、票据取款通知书、外币汇款申请书等财务需留存的凭证。E类：特殊业务及其他资料文件资料除以上 4类以外的资料文件资料，如：所有特殊业务有关的特殊业务操作审批表和业务指令资料文件资料等；公、检、法及证监会调查账户留存的介绍信、工作证复印件等。第八条 A类资料文件资料保管方式1、资料文件资料的管理。采用“依信用客户号保管”的方式管理。A 类客户资料文件资料按信用客户号管理，以本为单位，按信用客户号顺序放入档案袋。2、资料文件资料的扫描上传和邮寄归档。A 类资料文件资料营业部须所有进行扫描上传，原件营业部留存归档；其中融资融券协议及风险揭示书一式三份，在电子申请审批通过后邮寄到信用业务管理总部，信用业务管理总部加盖协议专用章及骑缝章后直接留存一份归档, 一份寄还营业部留存归档，另一份交还客户。3、定时比对清理：营业部应在每月度终止后的 5个工作日内对之前审批通过的申请数量与邮寄的协议数量、信用业务管理总部寄回协议数量比对清理一次，对于晚寄、漏寄的及时补寄，邮寄过程中遗失的应要求客户补签。融资融券业务协议签署、邮寄、客户签收情形表营业部：协议签署日期系统审批通过日期客户寄出日期寄回日期客户签收签收日期号12345运营总监/融资融券专岗签章:C类营业部负责人签 章:4、资料文件资料的装盒。A 类资料文件资料按信用客户号升序排序的规则归档，按一户一档制存放，由专人负责整理，每十的整数倍数的客户账户资料文件资料为一盒（如每十位：0000100010，0001100020，），档案盒正封面和侧封面可手写或粘贴标签注明档案类别、册号、信用客户号区间等，方便查找调阅。第九条 B类资料文件资料的保管方式。1、资料文件资料的管理。采用“依信用客户号保管”的方式管理。此类客户资料文件资料按资金账号管理，以本为单位，按资金账号顺序放入档案盒。2、资料文件资料的归类。客户信用账户开立和变更、融资融券三方存管业务开立和变更、资料文件资料修改业务申请表、业务授权书以及客户留存的复印件等客户资料文件资料，必须与融资融券业务申请文本一并存放。3、资料文件资料的粘贴、登记。其他补充协议或表格采用粘贴方式粘贴于融资融券业务申请文本的粘贴页面上，并在开户资料文件的粘贴客户资料文件资料处的备注中加盖粘贴经办人员名章。4、资料文件资料的扫描。B 类资料文件资料均应按要求扫描上传信用业务管理总部并存档，存档后的电子资料文件统一存放在营业部的服务器上供柜台人员查看，存放目录加设密码并做好站点限制。扫描资料文件资料只供查看，营业部必须通过技术手段禁止对资料文件资料进行修改、删除和下载。扫描的资料文件资料必须定时备份，封存于保险柜内，并设立“电子开户资料文件资料交保管登记表”。变更资料文件资料只能新增至对应的扫描目录中。扫描操作详细要求，比照扫描系统有关规定要求执行。5、 资料文件资料的装盒。由专人负责整理，每十的整数倍个客户账户资料文件资料为一盒（如每十位：0000100010，0001100020，），档案盒正封面和侧封面可手写或粘贴标签注明档案类别、册号、客户资金账号区间等，方便查找调阅。第十条 C、E类资料文件资料的保管。1、该两类资料文件资料采用按“依时间顺序”的方式管理。每月 15 日前必须保证上月凭证资料文件资料所有归档完毕，未归档的凭证资料文件资料必须加锁妥善保管。不允许资料文件资料散页单独存放，不允许自行设立上述类别以外的档案。2、资料文件资料的归类。客户的柜台委托等有关资料文件资料属于该类资料文件资料。 3、资料文件资料的装订。由专人负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。4、资料文件资料的存放。营业部指定专人负责该类档案的管理，由装订经办人与档案管理人员办理交接手续。5、资料文件资料的扫描。融资融券阶段，E类资料文件资料也需要进行扫描存档。第十一条 D类（财务会计凭证资料文件资料）档案资料文件资料的保管。1、该类资料文件资料的整理采用按依时间顺序，并依照财务有关要求的方式管理。2、资料文件资料的归类。客户资金存取及与之有关的凭证或审批资料文件资料都属于该类资料，业务票据及存取款通知书必须附在资金存取凭证后，业务审批表必须附在资金存取凭证后。单笔业务授权书要装订在该类档案中，总的业务授权书原件应该按 B类资料文件资料保管，复印件交财务人员保管。3、资料文件资料的装订。由财务人员依照财务要求专人负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。4、资料文件资料的存放。财务部是该类档案的详细管理部门，由装订经办人与财务档案管理人员办理交接手续。请营业部依照计划财务部要求及时做好移交，每年4月前移交完毕。第十二条 客户档案整理人要按类别对各种客户档案按要求的装订方式装订、保存，以保证客户档案的连续性、完整性，装订成册的资料文件资料或者整理入盒的封面必须加盖装订人名章和运营总监（指整理期间的）名章。客户档案需存放于加锁的资料文件柜或者专门的资料文件资料室中保管，以确保客户档案的保密性。运营总监负责客户档案的日常检查工作。第十三条 客户档案在部门内部调阅时应经过运营总监的批准，其他部门或营业部以外的人员调阅时应经过运营总监及营业部总经理的批准。档案管理者应做好客户档案交接、调阅、对外提供的记录，并妥善保管。营业部客户档案调阅表日期客户客户档案名称类别册号保管人签字调阅人签字审批人签字号 第十四条 A类、B类客户资料文件资料必须长期保存，其他类资料文件资料客户档案保存期至少 20年；客户资料文件资料电子化要求请营业部依照*证券客户影像资料文件资料管理系统业务指引进行处理。超过保存期客户档案的销毁须经过营业部申请报信用业务管理总部批准同意，并做好销毁记录。第十五条 营业部应设立专门房间用于存放客户档案资料文件资料，房间内应采取相应的措施保持适宜的湿度，防止有害气体、灰尘、霉菌和虫害等对客户档案资料文件资料的损害。第二节 营业部质押、约购、行权融资业务的客户档案管理第十六条 其他信用业务包括股票质押业务、商定购回业务、股权激励行权融资业务等，按不同类别的业务分为 Z、Y、Q类单独建档，分开存放。Z、Y、Q类客户资料文件资料均采用一户一档制建档，同一年份依客户号升序排序的规则归档存放；不同年份的同类档案可以按年份依次存放。办理上述业务以外的其他信用业务时，应当依照该项业务的制度和流程，扫描上传客户资料文件资料，原件作为单独类别归档存放。第十七条 营业部办理股票质押业务时，应当将以下客户资料文件资料扫描上传至新意影像系统，交易协议书、交易协议书补充商定条款（如有）、业务协议及风险揭示书、业务协议及风险揭示书补充协议（如有）、担保协议（如有）需邮寄总部用印外，原件由经办人负责整理，作为 Z类客户资料文件资料归档存放。1、开户资料文件资料：个人客户：个人身份证明，个人其他身份材料，个人履历，最近 1年个人所得税完税证明，债务状况及证明材料，婚姻状况证明，央行征信中心个人信用报告，规则、协议及风险讲解记录，个人收入证明，其他业务申请材料，其他征信材料，其他信用机构的信用评估证明。机构客户：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表证明书、法人授权委托书、法人及代理人的身份证、公司章程、审计财务年报及最新月报、其他银行等金融机构信用评级报告（或有）。2、业务协议：协议及风险揭示书封面（两方），业务协议文本第一页（两方）， 客户业务协议签署页（两方），风险揭示书客户签署页（两方），协议及风险揭示书封面（三方），客户协议文本第 1页（三方），客户业务协议签署页（三方）,协议及风险揭示书补充协议（如有）3、交易资料文件资料：交易协议申请表，客户资质调查材料提交清单，资金用途及还款来源说明，交易客户需求申请表，客户尽职调查报告，交易协议书，交易协议书补充商定条款（如有），标的证券处置申请表（如有发生），客户履约保障申请表（如有发生），提前/延期回购申请表（如有发生），违约处置结果通知书（如有发生），担保协议（如有）。第十八条 营业部办理商定购回业务时，应当将以下客户资料文件资料扫描上传至新意影像系统，除业务协议需邮寄总部用印外，原件由经办人负责整理，作为 Y类客户资料文件资料归档存放：1、个人开户资料文件资料：身份证。2、机构开户资料文件资料：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表证明书、法人授权委托书、法人及代理人的身份证、公司章程、审计财务年报及最新月报、其他银行等金融机构信用评级报告（或有）。3、交易资料文件资料：交易申请表、风险揭示及协议书、交易协议书、标的证券处置申请表（如有发生）、客户履约保障申请表（如有发生）、规则、协议及风险讲解记录、提前/延期回购申请表（如有发生）、违约处置结果通知书（如有发生）、场外了结通知书（如有发生）、其他业务申请材料。第十九条 营业部办理股权激励行权融资业务时，营业部应当将以下客户资料扫描上传至新意影像系统, 除业务协议需邮寄总部用印外，原件由经办人负责整理作为 Q类客户资料文件资料归档存放：1、开户资料文件资料：个人身份证明，个人其他身份材料，个人履历，最近 1年个人所得税完税证明，债务状况及证明材料，婚姻状况证明，央行征信中心个人信用报告，规则、协议及风险讲解记录，个人收入证明，其他业务申请材料，其他征信材料，其他信用机构的信用评估证明。2、业务协议：股权激励行权融资业务协议及风险揭示书、股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书的封面、第一页和签署页。3、交易资料文件资料：股权激励行权融资交易协议书、股权激励行权融资股票质押 交易协议书第二十条 营业部应当在公司自有资金出资的质押业务办理完毕后 5个工作日内将下列协议、协议书邮寄至信用业务总部用印：1、股票质押业务协议及风险揭示书，担保协议（如有），交易协议书；2、商定购回业务协议及风险揭示书，交易协议书；3、股权激励行权融资业务协议及风险揭示书，股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书，交易协议书。4、有关制度规定的其他协议、协议。营业部应当在资管产品出资的质押业务办理完毕后 5个工作日内将上述合同、协议书先邮寄至资管用印，然后再由资管移交至信用业务总部用印。营业部收到总部寄回的客户联和营业部联后，客户联交给客户并办理签收手续，营业部联按一户一档制存入相应的客户档案内。第二十一条 营业部在办理上述信用业务客户资料文件资料移交归档时，经办人应列出客户资料文件资料移交清单，经办人和保管人应该在移交清单上签字。第三章 信用业务重要空白协议及空白凭证管理第二十二条 融资融券的重要空白协议及凭证主要包括：融资融券协议及风险揭示书，业务申请文本、客户信用资金银行存管协议书。质押业务重要空白协议和凭证包括：股票质押式回购交易业务协议书及风险揭示书（两方或三方）约购业务重要空白协议和凭证包括：商定购回客户协议及风险揭示书股权激励行权融资业务重要空白协议和凭证包括：股权激励行权融资业务协议及风险揭示书，股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书。第二十三条 融资融券协议及风险揭示书和业务申请文本由信用业务管理总部负责征订、统一印刷、集中配送，融资融券协议及风险揭示书实行编号管理，印刷、配送时，信用业务管理总部联系人须登记印刷、配送资料文件资料数量、协议编号区段及配送单位等信息。客户信用资金银行存管协议书由各分公司组织征订、印刷和配送，由分公司登记印刷、配送资料文件资料数量、协议编号区段及配送单位等信息。 营业部接收后需要在登记表上确认。对于空白融资融券协议及风险揭示书，营业部要指定专人保管，做到领用登记，定时回收。第二十四条 融资融券协议及风险揭示书、业务申请文本、客户信用资金银行存管协议书等空白文本的出入库、作废、遗失、销毁等管理事项，参照*证券股份有限公司经纪业务客户资料文件资料管理办法第四章“重要空白协议及空白凭证管理”的规定执行。第二十五条 股票质押式回购交易业务协议书及风险揭示书（两方或三方），商定购回客户协议及风险揭示书，股权激励行权融资业务协议及风险揭示书，股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书由信用业务管理总部负责征订、统一印刷、集中配送；上述协议与凭证实行编号管理，但印刷及配送时不统一编号，由营业部在协议书上手工填写，编号规则为“客户号+年月日(八位）+业务序号（1-9）。第四章 信用业务管理总部档案管理第一节 总部融资融券业务档案的管理第二十六条 信用业务管理总部负责融资融券客户留存的融资融券协议及风险揭示书（A 类资料文件资料中的协议签署类）的保管，采用电子协议进行签署及审批的，在系统中保管；负责管理和指导营业部对融资融券客户资料文件资料的档案管理工作。第二十七条 信用业务管理总部应当将客户柜台授信审批签字页等作为 F类资料文件资料归档保存。第二十八条 信用业务管理总部应当将信管会的会议议案、会议决议及其签字页，作为 G类资料文件资料归档保存。第二十九条 信用业务管理总部应当将平仓预案、平仓报告、以及相应的审批建议或意见等作为 H类资料文件资料归档保存。第三十条 融资融券协议及风险揭示书（A类资料文件资料）的保管信用业务管理总部对于留存的融资融券协议及风险揭示书，按“依时间顺序”的方式管理，按批次登记归档，档案盒正封面或侧封面可手写或粘贴标签注明档案类别、归档时间、信用客户号区间等，方便查找调阅。” 第三十一条 F-H资料文件资料的保管1、F-H 类资料文件资料采用按“依时间顺序”的方式管理。定时由有关处室向档案管理员移交一次，必须保证移交日之前履行交易的凭证资料文件资料所有归档完毕，未归档的凭证资料文件资料由业务部门妥善保管。2、资料文件资料的整理装袋。由业务部门专人负责整理装袋，每袋的首页列明袋内的资料文件资料清单，注明档案类别、客户号、办理时间等。3、资料文件资料的存放。F-H 类档案，由经办人与档案管理员依据交接清单办理交接手续，由档案管理员注明档案类别、客户号、办理时间区间等，方便存放和查找。第二节 总部其他信用业务档案的管理第三十二条 质押回购业务档案的管理（Z类）质押回购业务档案依照以下类别分别建档：1、协议类（Z1类）：业务协议及风险揭示书*、业务协议及风险揭示书补充协议*2、初始交易类（Z2类）：交易协议书*、交易协议书补充商定条款*、股票质押回购交易审批资料文件）*、保证协议(如有) *、营业部意愿申报表（含总部回复建议或意见）、营业部需求建议或意见。3、质审会有关材料（Z3类）：质审会投票表决表*、质审会会议纪要*、有关项目尽职调查报告（尽调人签字）。4、其他审批类（Z4类）：提前/延期购回申请表*、提前/延期购回审批表/公文*、交易要素变更审批资料文件*、部分购回审批资料文件*、部分解质审批资料文件*。其中*为必要资料文件，其他为可选资料文件。第三十三条 商定购回业务档案的管理（Y类）商定购回业务客户资料文件资料归档范围：商定购回协议、交易协议书及审批、内部审批表。第三十四条 股权激励行权融资业务档案的管理（Q类）：股权激励行权融资业务归档范围包括：股权激励行权融资业务协议及风险揭 示书，股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书、交易协议书。第三十五条 办理上述业务以外的其他信用业务时，应当依照该项业务的制度和流程将客户资料文件资料归档保管。第三十六条 交接与保管方式股票质押业务、商定购回业务、股权激励行权融资业务档案依照信用业务总部协议收发用印及档案入库流程交接、入库。其中 Z1、Y、Q类档案按不同类别，均采用一户一档制建档装袋，“依时间排序”规则分类装盒存放；每盒的首页应列明盒内的清单，封面注明档案类别、时间区间等。Z2、Z3、Z4类档案“依时间排序”规则统一归档装盒，单独存放；其中 Z2按一笔一档、Z3按一会一档、Z4 按一月一档装袋；装袋；每袋及每盒的首页列明该袋、盒内的资料文件资料清单，封面注明档案类别、时间区间等。档案管理员经清点无误后签收归档；然后在登记簿中登记入库时间、档案柜号，并入库存放。不同年份的同类档案可以按年份依次存放。第三十七条 影像档案质押回购、商定购回、股权激励行权融资业务的开户资料文件资料、业务协议和交易资料文件资料（详细范围见第十七至十九条）由营业部通过影像系统扫描上传，信用业务管理总部可通过影像系统进行调阅、审核和保存。第三节信用业务档案的保管和调阅第三十八条 保管部门设立专门库房用于存放客户档案资料文件资料，库房内应常年保持适宜的温度和湿度，防止有害气体、灰尘、霉菌和虫害等对客户档案资料文件资料的损害。存放于保险柜或加锁的资料文件柜中保管，顺序排列整齐，档案柜应当符合相关档案管理要求，以保证客户档案的保密性。档案管理员应不定时检查，确保档案资料文件资料的完整无缺，发现问题应及时处置并报告。第三十九条 对于营业部上缴总部的电子影像档案，总部档案管理人员通过设置存放目录加设密码等电子化方式进行管理，方便存放和查找。第四十条 客户档案作为重要档案资料文件资料不得随意查阅、调阅，切实防止丢失和泄密。客户档案在查阅、调阅时应经过部门领导的批准，由保管部门专人协助配合查阅并由查阅、借阅人签字。档案管理员应做好客户档案交接、调阅的记录，记 录本须妥善保管。第四十一条 内、外部门人员查阅客户档案均应登记“客户档案调阅表”，并注明查阅日期、客户档案名称、类别及册号、查阅人员、批准人，对查阅内容做出详尽记录。*证券信用业务管理总部客户档案移交清单客户号客户名称客户档案类别关键要素交方签字收方签字注：不同类别客户档案可依据有关业务需要增加项目。*证券信用业务管理总部客户档案查阅、调阅表客客户档案类型类别册号查保查阅/调阅人签字批归归还户号阅/管人准人还调签签时签阅字字间字第四十二条 A 类、B 类、Z1 类、Y 类、Q 类客户资料文件资料必须长期保存，其他客户档案保存期为二十年以上。超过保存期客户档案的销毁须由公司办公室批准同意，并做好销毁记录。第四十三条 本办法由信用业务管理总部负责说明、修订，自下发之日起执行，原办法同时废止。12 / 12