前台文员岗位工作流程(修改)20131030.doc

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前台文员岗位工作流程

一、对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员的接待 2
二、公司每月各项报表收集汇总及提交 3
三、负责公司各类信息的发送以及各类文件表格的收集、存放及归档等工作 4
四、公司车辆管理及员工外出监督 5
五、会议室管理以及协助做好会务安排 6
六、订制员工生日蛋糕、订购车票、打字、复印及传真等日常行政工作 6
七、及时更新公司通讯录，并发送相关人员 7
八、制作每月店面获奖物品名单，每月行政月度费用的提交 7
九、完成部门内部会议的书面记录、整理 8
十、公司办公环境维护 、负责公司废旧物品的变卖 8
十一、完成上级交办的各项工作 9

一、 对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员的接待
1、 对外接待
1）、 公司来访客户的日常接待流程：
客户上门—引导接待入座（询问来源）—倒水—安排相关人员接待
2）、 治疗客人来访流程：
问明来访缘由—如等人，可引导接待入座—倒水—拿杂志
3）、 推销人员来访流程：
推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人—倒水、沏茶—留下产品资料及名片—转交至采购部或行政
4）、 面试人员接待流程：
热情接待—安排入座—倒水—发公司宣传册及面试申请表及测试题—指引面试人员填写—收取面试申请表及测试题—批改测试题—提交招聘负责人
2、 接听电话：
听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，富隆投资管理中心，我是XX，请问有什么可以帮您”。对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求。
1）、 咨询业务
留下对方电话号码，由专业人员进行回复，网络部、企划部或运营部。
2）、 推销产品
与公司关联的业务则转接相关部门相关人员，无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司。
3）、 找人
问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。
4）、 留言
记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员。
5）、 其他
熟记各部门电话分机及店面电话；不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。
二、公司每月各项报表收集汇总及提交
1、 每月收发报表统计表

日期
报表名称
发送部门
上交人员
上交时间
1日
第3个10天报表
行政部
各店店长
1日18:00前
各店店长Excel数字工作总结
各店店长
1日18:00前
各部门负责人月总结计划
总经办
各部门负责人
1日18:00前
2日
每月考勤
行政部
各店店长
2日18:00前
3日
全体员工每月工作总结和计划（完整版）
各店店长/ 部门负责人
3日18:00前
10日
好点子好案例
各店店长/ 部门负责人
10日18:00前
11日
第1个10天报表
各店店长
11日18:00前
15日
读书笔记
各店店长/ 部门负责人
15日18:00前
21日
第2个10天报表
各店店长
21日18:00前

2、 报表收发流程图：
前台文员需提前一天通过QQ及微信的方式通知相关人员上交报表科目及截止提交时间
前台文员必须在报表收集截止日期次日上午12点前将报表发送至总经理及运营总监邮箱，同时上报未交人员名单

行政部在报表收集工作结束次日，发布关于迟交或未交报表人员的处罚通知
月底由行政部统计出当月未交/迟交报表人员汇总情况，并交给财务部
由部门负责人/店长统一收齐各自员工的报表发至报表收集者，同时提交未交人员名单（注：外区报表由外区人事行政专员收齐后统一交前台文员）
报表收集者无需再收集迟交人员的报表，由其自行将报表发至总经理及运营总监邮箱
财务部根据统计情况，结合行政制度对相关人员进行罚款。

三、负责公司各类信息的发送以及各类文件表格的收集、存放及归档等工作
1、 各类信息的发送
频率
信息来源
名称
通知对象
每天
运营总监
富隆快讯
全员
每天
网络部编辑
好案例分享
全员
1日、11日、21日
总经办助理
富隆战报
全员
1日、11日、21日
网络部编辑
网络部统计
全员
不定期
行政部
富隆通知
不定
员工生日
行政部
生日祝福
全员
员工转正
人力资源部
转正信息
全员
注：需检查各类通知的内容，确保及时准确的将各类信息发送给指定人员。
2、 各类文件表格的收集、存放及归档等工作
1）、 红头文件的上传以及存档
a）、 前台文员需将人力资源部、行政部、总经办发来的红头文件，调整为统一格式，并检查文件中是否有错别字等问题，检查无误后，上传至群共享，并编辑短信通知下发全员。
b）、 将上传过的红头文件打印并由总经理签字审核之后，分人字、行字、总字归类存档。
2）、 应聘相关表格以及宣传册的装订、发放。
3）、 内训会等活动签到表格的收集。
4）、 各类报销单、快递单的储存。
5）、 常用行政类表格的储存。
四、公司车辆管理及员工外出监督
1、 公司车辆管理
1）、 出车流程：
外出用车人员需提前告知前台文员，并填写出车单后统一派车。
2）、 各项费用管理
负责车辆油卡、洗车费、停车费、过桥费的监控和管理。
3）、 违章的查询
每月末负责查询公司车辆是否有违章记录，并督促行政司机尽快消除违章。
查询网址：
车牌号：陕A850DL
发动机号：D3009639
4）、 车辆的不定期检查
根据《车辆日常情况点检表》对公司车辆进行不定期检查，并督促行政司机改善车辆卫生等情况的不完善之处。
2、 员工资料录入、外出监督
1）、 管理中心新员工入职，协助人事专员为其录制指纹，进行指纹打卡
2）、 规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。
五、会议室管理以及协助做好会务安排
1、 公司员工使用会议室需在前台处提前预约登记（各部门例会无需预约，但须登记）
2、 若公司826会议室已被预约，可到616金元奥会议室找人事部任主管进行协调（金元协调的会议室需在使用之前再次确认会议室是否可用）
3、 需留意每场会议是否按照预定时间进行，是否有迟到人员，并做相应记录。
注意：总经理会（每月两次），需在开会前收掉各参会领导手机，并分类存放。在会议期间接听并记录各领导的重要电话，并在会后将记录以及手机归还。
六、订制员工生日蛋糕、订购车票、打字、复印及传真等日常行政工作
1、 订制员工生日蛋糕
1）、 员工生日名单确认：
每月月底确认次月过生日的员工名单。其中广州、南京的由广州、南京人事行政专员提供确认版名单；西安的由前台文员自行确认。
注意：随时更新员工生日信息，避免漏掉新员工生日。
2）、 微信提示
员工生日前一天用富隆微信提示张总、程总监以及部门经理。
3）、 预定蛋糕
a）、 御品轩预定电话：84500354。
b）、 所有转正员工可预定御品轩蛋糕（提前关注员工是否当天有休假，如遇调休或假期，须提前预定生日蛋糕）。
4）、 发送祝福信息
生日当天，用富隆ＱＱ群及富隆微信给公司全员发送祝福短信。
5）、 费用报销
c）、 每月月初要求御品轩负责人将上月蛋糕单据以报销收据的形式送至管理中心。报销时管理中心、咪咪、光知美瑞祥店、光知美金沙店以及丝悦需独立开具收据。
d）、 采取月结的形式，每月10号之前将上月蛋糕费用打到以下账号。（公司名称：陕西振彰食品有限公司；开户银行：招行南大街支行；账号：2920 8320 7710 001）。
2、 订购车票、水票
1）、 确认为公司出差工作人员进行火车票、机票预定，首先到财务处进行“借款申请单或付款申请单”填写支取相关费用，或用行政备用金先行垫付随后报销。
2）、 水票由前台处保管，在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购，并保证公司饮水正常供给。及时定纯净水，电话：88888889。
3、 打字、复印及传真等日常行政工作
七、及时更新公司通讯录，并发送相关人员
八、制作每月店面获奖物品名单，每月行政月度费用的提交
1、 制作每月店面获奖物品名单
1）、 每月8日制作内训会获奖物品名单交至财务部
2）、 每月25日到财务部领取西安区域获奖物品
2、 每月行政月度费用的提交
每月4日向行政部经理提交当月生日蛋糕费用、车辆费用的行政月度报表。
九、完成部门内部会议的书面记录、整理
1、 本周行政部例会，负责完成部门会议记录，并及时发送行政部全员。
2、 本周行政部例会之前，将上周工作完成情况的整理，发给行政部经理。
十、公司办公环境维护 、负责公司废旧物品的变卖
1、 卫生监督
1）、 总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、座椅清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。
2）、 前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。
3）、 负责办公室其他部门卫生环境的监督。
2、 办公室花卉，经常浇水、换水
1）、 大厅竹子每两周换水一次，期间每隔3天加水一次，在换水时加入2滴营养液，摇匀后插入竹子；
2）、 绿萝每4—5天浇水一次；
3）、 办公桌花草：
a）、 浇水：每次最多至花瓶2/3处，提醒大家自己控制浇水时间，不能让瓶中水干了。
b）、 15天-20天每个花瓶滴1滴营养液
c）、 在绿植生长的过程中会出现最底部叶子干枯的现象，属于正常，可自行将干枯的叶子减掉。
3、 负责公司废旧物品的变卖
十一、完成上级交办的各项工作

附：各类通知模板
1、 运营部
富隆快讯：“没有做不到，只有不敢想。”恭喜我们广州佛山店、西安阳明店均完成本月销售目标；南京大行宫店开业9天完成本月考核指标；光知美瑞祥店昨日完成1万4佳绩。亲们，目标刻在岩石上，方法写在沙滩上，用行动获得力量！为我们团队，加油！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：西安咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：阳明店 51％；第二名：北郊店 50％；第三名：百盛店 46％；第四名：高新店 37％；第五名：小寨店 34％；第六名：西大街店 32％。治疗师业绩排名前三名：第一名：王伟丽 35443元；第二名：任贵平 27715元；第三名：张笑 23871元。"好业绩的建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！ 【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：广州咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：佛山店 125%；第二名：世贸店 38%；第三名：珠江店 36.8%；第四名：昌岗店 36.6%；第五名：天河店 29%。治疗师业绩排名前三名：第一名：曾意 20734元；第二名：陈瑜枫 19438元；第三名：王琴 14977元。"好业绩的建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！ 【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：南京咪咪10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名：虹桥店28%；第二名：金轮店20%。治疗师业绩排名前三名：第一名：张艳娉13860元；第二名：刘珊 9107元； 第三名：张璇7470元。"好业绩的建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！ 【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：咪咪治疗师10月1日-10日比基尼完成排名：第一名，王伟丽4人；第二名：张笑3人；第三名：任贵平、王亚维、曹艳维、曹晓妮2人。“成功决不容易，还要加倍努力!”姐妹们，加油！！！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：四大区域10月1日-10日本月业绩完成率排名：第一名，西安咪咪41%；第二名，广州咪咪37%；第三名，南京咪咪23%；第四名，光知美26%。“成功决不容易，还要加倍努力!”姐妹们，加油！！！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：光知美10月1日-10月10日本月业绩完成率排名：第一名：光知美金莎店84%；第二名：瑞祥店58%。治疗师业绩排名前三名：第一名：姚梦娟41972元；第二名：张艳16224元；第三名：陈佩佩14159元。“用心血铸就辉煌的明天！”姐妹们，加油喽！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
富隆战报：网络营销部10月1日-10日业绩完成比率排名：第1名：胡碧航： 完成比率：3%；第2名：袁雯:  完成比率：2%。"好业绩的建立，不在能知，乃在能行。"亲们，加油喽！ 【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
2、 人力资源部
亲们，“如果方向对了，剩下的就是坚持！”很荣幸的通知大家今天又有新伙伴正式加入了，她是行政部经理李娇。恭喜她通过公司的各项考核，正式转正，希望她再接再励，为公司做出更大贡献！！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
3、 网络营销部
网络部统计：本月截止10月10日，微信转发量和新客关注量统计。转发量 --- 西安地区：百盛71、小寨48、高新50、赛高70、西大街51、 阳明18；广州地区:世贸32、天河25、昌岗27、珠江40、百花2；南京 地区：金轮36、虹桥25。新客关注量 ---西安地区：百盛69、小寨47 、高新50、赛高68、西大街50、阳明18；广州地区： 世贸27、天河19、昌岗23、珠江34、百花2；南京地区：金轮30、 虹桥14。【富隆（ 香港）投资有限公司】2013-X-X
金泰丰龚荣辉：客人周梦婕，年龄很小，但是很有能力，小小年纪就开了公司，是一个很有思想的女孩，第一次入店，做的腋下体验，咨询中，了解到客人更在乎的是面部的毛发，就让客人做了前额，前发际，唇部，第二次入店后，我知道这样的客人不适合不停的开发，她看到了效果，自然就会信任我们，果然，在治疗中间，客人自己提出了要做颧颊，络腮，我仔细帮客人查看相关的部位，看到了客人的颧颊毛发是偏重了些，但是络腮的毛发真的很绒，所以就给客人建议，做个颧颊就好了，络腮的毛发做完后可能效果不是很明显，客人听到很表现的很诧异，接着客人就说，你们咪咪就是不一样！这句话，让我感动了好半天！
4、 行政部
1）、 各类报表通知模板：
每月1号交：
各部门负责人们：收工作总结和计划啦！请各部门负责人最晚于明天（X月1日）下午18:00前发至总经办助理杨灵芝邮箱（165320484@），文件统一格式为：部门+中文名+文件名称，统一版本为word2003版。请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，届时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们的工作！【总经办】2013-X-31

各位店长们：收X月第3个10天报表及X月份工作总结啦！请各店长最晚于明天（X月1）下午18:00前提交，西安的店长/部门负责人请发到富隆QQ邮箱（QQ：2926398603），广州的店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：907366694）,南京的店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：2327627327）。文件统一格式为：店名+月份+报表名称（例：高新店X月第3个10天报表/高新店X月工作总结）请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，届时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们的工作！【行政部】2013-X-31

每月3号交工作总结和计划：
亲们：收工作总结和计划啦！请大家将工作总结和计划提交至各店长/部门负责人，由店长/部门负责人收齐后统一交行政部，需最晚于（X月3日）下午18:00前提交，如果逾期未交，我们将不予接收，烦请自行提交相关领导。请相关负责人提交时注明未交人员名单。西安的店长/部门负责人请发到富隆QQ邮箱（QQ：2926398603），广州的店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：907366694）,南京的店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：2327627327）。文件统一格式为：店名+中文姓名+文件名称（例：高新店林红X月工作总结及X月计划），统一版本为word2003版。请大家务必按要求提交哦！【行政部】2013-X-2

每月10号交好点子好案例：
亲们：收好点子及好案例了啦！请大家将好点子及好案例提交至各店长/部门负责人，由店长/部门负责人整理到统一模板后交行政部，模板已上传至群共享，请自行下载。需最晚于明天（X月10日）下午18:00前提交，如果逾期未交，我们将不予接收，烦请自行提交相关领导。西安的店长/部门负责人请发到富隆QQ邮箱（QQ：2926398603），广州的店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：907366694）,南京的店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：2327627327）。文件统一格式为：店名/ 部门名+ 文件名称（例：高新店10月好点子及好案例），统一版本为Word2003版。请大家务必按要求提交哦！【行政部】2013-X-09

每月11、21号交十天报表：
各位店长们：收X月第X个10天报表啦!请各店长最晚于明天（X月X日）下午18:00前提交，西安的店长/部门负责人请发到富隆QQ邮箱（QQ：2926398603），广州的店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：907366694）,南京的店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：2327627327）。文件统一格式为：店名+月份+报表名称（例：高新店X月第X个10天报表）。请注意：务必注意报表格式并按时提交，如格式不规范或未按时提交，我们将不予接收，届时烦请自行交给相关领导！请大家配合我们的工作！【行政部】2013-X-X

每月15号交读书笔记：
亲们：收读书笔记啦！请大家将读书笔记交至各店长/部门负责人，由店长/部门负责人收齐后统一交行政部，请相关负责人提交时注明未交人员名单。需最晚于明天（X月15日）下午18:00前提交，如果逾期未交，我们将不予接收，届时烦请自行提交相关领导。西安的店长/部门负责人请发到富隆QQ邮箱（QQ：2926398603），广州的店长请发到广州人事行政QQ邮箱（QQ：907366694）,南京的店长请发到南京人事行政QQ邮箱（QQ：2327627327）。文件统一格式为：店名+中文姓名+文件名称（例：高新店林红X月读书笔记），统一版本为word2003版。请大家务必按要求提交哦！【行政部】2013-X-14
2）、 各类通知模板：
会议通知：
温馨提示：亲爱的富隆伙伴，公司西安区域10月内训会时间定为：10月6日早09:00，会议具体地址为：子午路校区（小寨十字向西300米路南皇家公馆6层多功能教室），请自备笔记本、笔、口杯和上月购买的书籍按时参会。祝亲们工作愉快！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X

亲们，会议通知：9月24日早上9:30-11:00，瑞祥店长会，参会人：张总、张锐、郭彩丽、徐嘉萍。会议内容：汇报本月工作进展，交流未完成的工作内容，下周工作计划。请各位亲按时参加，收到请回复！

读书通知：
重要通知：本月阅读书籍：一：运营部、拓展部---《羊皮卷》，本月阅读第四、五、六章；二：网络营销部---《社交红利》，作者：徐志斌，北京联合出版公司出版；三：人力资源部---《冰鉴》，作者：曾国藩，中国画报出版社出版；四：行政部---《思想的星空》，作者：周国平，人民文学出版社出版；五：企划部---《奥美观点》，作者：奥美公司，中国市场出版社出版；六：财务部---《高效能人士的七个习惯》，作者：[美]史蒂芬•科维著，高新勇译，中国青年出版社出版；七：总经办---《卓有成效的管理者》，作者：彼得.德鲁克 ，机械工业出版社出版；八：光知美---《揭发女明星不老秘密高科技美容》，作者：李秋涛，辽宁科学技术出版社出版；九：富隆新入职员工阅读----《我是职业人》，作者：周永亮，机械工业出版社出版。注：所有新员工入职后阅读的第一本书均为《我是职业人》，请各部门负责人及时告知，并引导其阅读。【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X

红头文件上传通知：
富隆通知：富隆的亲们，《关于小寨店治疗师蔡敬娅的处罚通报》已上传至群共享，请查阅。【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
3）、 生日提示、祝福模板：
XX，您好。
温馨提示：
明天（X月X日）是人力资源部招聘主管毕晓莹的生日。

富隆的亲们：今天是光知美瑞祥店初级治疗师雷珍的生日。悠悠的云里有淡淡的诗，淡淡的诗里有绵绵的喜悦，绵绵的喜悦里有我们深深的祝福。祝你生日快乐！【富隆（香港）投资有限公司】2013-X-X
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