物流管理业务流程方案0901.doc

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新思想软件嘉华集团沙湾新厂水泥核心业务流程需求分析密级：机密项目名称：嘉华集团沙湾新厂文档编号：ERPU82009090101 版本号：V2.0 日期：2009-09-01 文档控制文档更新记录日期更新人版本备注 2009-08-28 刘贵金 1.0 新思想软件 2009-09-01 刘贵金 2.0 新思想软件文档审核记录日期审核人职务备注文档去向记录拷贝份数接受人职务备注版权所有与控制本文档版权属成都市新思想软件技术有限责任公司所有，客户拥有阅读、参考等权利。任何其他公司及个人，未经成都市新思想软件技术有限责任公司书面许可，均不得传播、散发、印制给其他公司及个人。一、采购管理职位职责不相容的职责集团采购管理中心批准供应商签署大宗原料进货采购原则记录订购信息于系统中修改供应商档案文件采购员参与供应商的选择评论供应商的表现、质量考虑采购合同的条款签订合同在供应商目录中，选择供应商总厂生产管理部门编制年度采购计划编制月度采购计划审核采购计划总厂生产管理部门负责人审核采购计划编制采购计划采购部门合同管理员将采购的订购信息记录于系统中修改供应商档案文件执行采购业务采购部门负责人审核采购合同决定记录订购信息于系统中修改供应商档案文件司磅员计量、记录进货数量检验进货质量质量管理部门事先检验货样杂质、外观、明水和抽样批准采购货物料场管理员检验货物质量、保管存储的货物采购货物财务部门计算结算价格参与采购应付帐款会计员核对原始单据开出付款凭证批准付款财务部门负责人批准付款凭据开出付款凭证出纳执行结算事宜复核支票一、采购业务 1. 采购订货内控目标： 1) 保证采购计划符合总厂的月度及年度生产经营计划。 2) 保证采购计划的合理，并能保障生产的实际需要。 3) 保证所有采购行为满足集团采购中心制定的采购原则与策略。 4) 保证采购计划能纳入公司整体资金运作计划。关键控制点： 1) 采购计划按经公司批准的下生产经营计划制定。 2) 总厂生产部制定的采购计划，由生产部门负责人审核。 3) 采购部按照集团采购中心的核准的合格供应商目录、价格原则及供货范围实施。 4) 经审定的采购计划传递财务部进行资金方面的安排。 5) 采购部门每月编制实际采购额与计划差异报告，分析差异原因。对于超过标准（固定金额或比率）的差异，应及时更新采购计划，并重新按程序审批。虚线部分功能不进入系统进行管理，例如：流程中相关“采购申请审批及采购比价、签订合同等”由人工完成【后续实施协同办公是可以由OA完成，再将最终结果传递到ERP系统】，只是把“结果”录入到系统中，记录、对比、分析相关结果及后续执行情况，形成各种《执行情况表》。内控目标： 1) 保证采购计划符合总厂的生产设备维修等需要。 2) 保证采购计划的合理，并能保障设备维修的实际需要。 3) 保证所有采购行为满足集团采购中心制定的采购原则与策略。 4) 保证采购计划能纳入公司整体资金运作计划。关键控制点： 1) 采购计划按经公司批准的下设备维修计划制定。 2) 总厂生产部制定的采购计划，由生产部门负责人审核。 3) 采购部按照集团采购中心的核准的合格供应商目录、价格原则及供货范围实施。 4) 经审定的采购计划传递财务部进行资金方面的安排。 5) 采购部门每月编制实际采购额与计划差异报告，分析差异原因。对于超过标准（固定金额或比率）的差异，应及时更新采购计划，并重新按程序审批。 2. 采购入库及收货内控目标： 1) 保证购入的货品数量、质量符合公司要求及采购计划。 2) 保证采购信息完整、及时的反映。关键控制点： 1) 采购部门定期根据经审核的采购计划以及各供应商的情况将采购量合理分配给不同的合格供应商，并以书面形式发出采购定单，订单需经采购部门负责人审核。 2) 采购部门根据供应商的反馈对订单作必要的调整落实订单,并将订单反馈给相关部门。 3) 司磅员计量入货数量，与收货计划进行比较。 4) 料场的管理员根据收货通知单对入货质量进行验收。抽样员进行货物抽样等。 5) 采购部门文员检查供应商交回的入货单，并恰当的记录。 6) 各岗位根据授权范围进行查询与统计分析，以此，改善管理行为增加有效性。核心环节说明：业务环节业务描述执行说明所属部门岗位描述采购订货采购订单采购订单，审批在ERP审批；采购部采购合同管理员采购计划要货计划生产部按月（或周期性）编制要货计划；生产部生产计划员收货计划收货计划 1、收货频率：按日、按时间段； 2、填写收货计划，收货计划按车数进行控制； 3、参照审批后有效的采购订单与要货计划，并且数据自动进行扣减；并严格按订单控制（如果数量不能满足壹车，系统允许超壹车的情况收货）；采购部收货计划员收货流程进厂发卡登记 1.检查对方提供的送货单 2.登记车牌号及司机姓名 3.生成IC卡 4.将IC卡交给司机，转入收货登记；收货登记后 5.门卫检查合格后，凭收货通知与IC卡，刷卡进厂； 6.道闸自动旅行；（待处理）安保部门卫收货登记 1.检查对方提供的送货单供应部收货接待 2.刷卡检查门岗登记信息 3.登记收货(参照审批后有效的收货计划) 4.打印或手工填写【收货通知单】 5.司机签字后，将IC卡及收货通知单交给司机一次称重（毛重） 1.刷卡检查登记信息、视频采集卡（抓图）【图片存放位置：保存在数据库，点击看图片。并可以手工清除；；地磅房司磅员 2.一次称重： 3.交司机【空白收货地磅单】、【收货通知单】及IC卡与签字；堆场收货　 1.根据收货通知单进行收货，检查货物（如：外观检查等）； 2. 调度安排指定卸货位置； 3.抽样与确认：叁份取样（送货单位、总厂、共同留样，位置、仓位）外观验收；生产部质量部收货员、抽样员 4.收货确认签字：在收货通知单上签字及在空白磅单上确认已收货、已抽样等信息(如泥多、石大) 二次称重（皮重） 1.刷卡检查登记信息及一次称重信息；空车平时皮重预警与提示；控制点：保存皮重差异报警记录；生产部地磅房司磅员 2.检查签字后的空白入库地磅单，检查收货通知单是否签字确认 3.二次称重，完成后打印收货过磅单司机在打印后的收货磅单上签字后，将IC卡及门卫联等磅单交司机，地磅留存： q 门卫联； q 装卸联；承运商 q 运输联、磅房存根；其他交给司机。出厂收卡登记 1.司机交IC卡及门卫联给门卫 2.门卫刷卡检查车辆及收货过磅等信息 3.收卡确认成功后，方可刷卡放行保卫科门卫采购到货单确认与调整 1.统计与确认前一天收货数据，审核到货单。 2.物流用友接口服务自动生成用友【采购到货单】 3.后续流程在用友中完成，质检确认扣重等。即化验室质检结果，确认实收数量。生产部采购部财务部收货信息统计与确认采购发票开票事宜 1、开票税率与按合同约定税率一致：必须与合同约定一致。 2、商品发票与运费发票要求同步；采购部采购员 3. 采购挂账及结算内控目标： 1) 保证进货准确、及时、完整的入帐。 2) 保证进货核算方法符合公司的核算制度。关键控制点： 1) 统计人员定期（至少每周一次）将经复核后的进料统计报表报财务部门。 2) 财务部门经办财务人员根据进料统计报表及时编制凭证。 3) 财务部门负责人对凭证进行复核。 4) 设置独立财务人员月末与采购部门的记录对帐，保证所有的入货单都已入帐。 5) 开票税率与按合同约定税率一致：必须与合同约定一致。商品发票与运费发票要求同步； 6）暂估金额包括运费；虚线部分功能不进入系统进行管理，例如：流程中相关“付款申请审批”由人工完成【后续实施U890由软件标准功能来完成】，只是把“结果”录入到系统中。二、库存领料 1. 倒推领料出库内控目标： 1) 保证存货仓库帐目正确、及时、完整的反映存货的真实情况。 2) 保证存货仓库帐目能为公司存货管理提供必要的信息资料。关键控制点： 1) 公司制定符合自身管理需要的的存货的管理政策及仓库明细帐目。 2) 仓库工作人员检查相应单据的手续并核对实物后才能办理货品的出、入库。 3) 存货出入库后仓库工作人员应及时记入仓库台帐。 4) 仓库工作人员每月制作月收货、出货报告、存货库龄表，并按规定报送公司相关管理部门。 5) 仓库负责人应对实物的出入库、仓库帐目的记录、仓库对外报送的资料进行复核。 6) 仓库人员应定期(至少每月一次)与财务部门进行对帐。三、销售业务职位职责不相容的职责特种事业部与客户洽谈、起草合同向客户催款提出坏帐申请了解客户退货情况参与客户信用额度订立复核合同审核客户需求信息批准新客户业务部负责人复核合同审核客户需求信息批准新客户及客户资料更新按权限批准低于指导价格销售按权限批准客户超信用额度销售按权限批准销售合同、销售折扣、信用额度等事项开销售发票填写销售调拨单开具提货单销售调度（包括总厂与总部）与总厂沟通与协调，确认可发量按合同要求，建立可执行的调度计划按客户更改要求调整计划与客户洽谈、起草合同提出坏帐申请批准新客户发货登记开具现销单填写销售调拨单开具提货单、发货登记单记录销售账司磅员计量、记录进货数量装货部门按发货要求安排车辆到指定位置装货、发货；执行销售业务财务部门记录应收及销售账应收帐款帐龄分析定期与客户对帐记录坏帐开销售发票复核及控制信用额度收款执行销售业务质量检验部门人员出厂水泥试验报告单复核及审批质量检定报告质量检验部门负责人复核及审批报告单检查退回货物 1. 总体 2. 客户信用金额的订立、审批及修改的控制内控目标： 1) 保证制定的信用金额符合公司的信用政策。 2) 保证制定的信用金额能真实、及时的反映该客户的信用状况，降低公司的经营风险，保障公司利益。 3) 保证信用金额的制定需遵循公司的相关制度。关键控制点： 1) 每年特种事业部在相关部门（例如财务部、运行控制部等）参与下对客户订立信用等级标准，集团公司高级管理层审批。 2) 特种事业部以外的部门定期比较信用金额实际执行情况与信用标准，形成比较分析报告，集团公司高级管理层审核。 3) 对于客户发生的例外情况（例如销售量加大或信用水平下降等），销售部门提出变更信用标准报告，经相关部门讨论审核后，按适当审批权限进行审批。 4) 每年相关部门均应根据公司标准，对客户进行年度评审，经相关部门讨论评定后，形成评定报告。 5) 集团公司高级管理层审批年度客户信用评审报告后，作为下年度制定信用标准的重要依据。虚线部分功能不进入系统进行管理，只是把“结果”录入到系统中。 3. 特种事业部合同签订控制（目前系统不实现）内控目标： 1) 保证所有销售都有合同保障。 2) 保证合同的签订及条款遵循相关法律法规及公司规定。 3) 保证客户的选择和合同的签订符合公司的相关要求与程序。 4) 保证签订的销售合同符合公司销售计划及一般价格标准。关键控制点： 1) 对于新客户，签订合同前需对其进行信用调查，并作出书面报告，经特种事业部业务经理审核后，按公司规定的审批权限进行审批。 2) 业务员按公司规定起草合同，并填写合同评审单据。 3) 业务经理审核合同的价格、付款方式、佣金返利、信用条款等。 4) 对于合同价格低于指导价格一定标准的，需按照公司规定的审批权限进行审核批准。 5) 评审单根据其金额，需按照公司规定的审批权限进行审核批准。 6) 被授权人复核相应文件后，签订销售合同。 4. 合同销售（非零散客户）内控目标： 1) 保证客户的需求与公司生产能力相一致。 2) 保证销售价格的确定符合公司的相关规定。 3) 保证产品的销售被及时、真实、完整地记录。关键控制点： 1) 定期与客户联系，取得需求信息（即销售订单），需求量最好需要客户书面确认。 2) 特种事业部业务经理将需求信息与调度编制的日产能相比较，并审核该需求信息。 3) 确认客户是否已超过其批准的信用额度。 4) 对于已经超过信用额度的客户，应按权限报被授权人审批。 5) 按经审核后的客户需求信息，调度根据实际生产情况将需求信息输入电脑，发出调度计划单。 6）财务人员定期按经客户确认的提货单根据合同价开具销售发票，汇总核对后，报财务部门审核、入帐。销售部同时登记销售台帐。 7) 业务员定期至财务处领发票（货款发票和运费发票），并在发票领用单上签字确认。 8) 业务员定期至客户处送发票，并需客户确认签收。 9) 财务人员定期核对客户确认签收单，对差异及长期未收回的签收单进行调查。产成品库存“现存量”数据由于都是以客户实收（回单）数为基础，会与实物有误差，时实的“真实库存”以系统中的“可用量”为准！可用量=现存量－未确认的发货数。零售现金销售流程的控制内控目标： 1) 保证客户的需求与公司产能相一致。 2) 保证销售价格的确定符合公司的相关规定。 3) 保证产品的销售被及时、真实、完整地记录。关键控制点： 1) 销售大厅人员填写销售订单，同时根据“销售公开价格”确定销售价格，并把销售订单送至销售调度。 2) 销售调度根据实际公司生产能力与库存量及销售情况对销售订单进行复核。 3) 销售大厅负责人审核销售价格。 4) 客户有折扣等特殊价格要求，需由相关负责人按审批权限审批后签字确认。 5) 销售大厅财务人员需对订单及银行票据或现金进行复核，确认经足够的审核程序后，开具发票及收据。 6) 销售大厅开票人员经复核发票及收据无误后，方可开具提货单给客户。 7) 由独立的财务人员复核开具的发票、收据及提货单，并及时登帐。具体流程包括4、5和6的流程图： 5. 零售销售：预收款（转账收款）注：前期为了保持业务和人员操作的连续性，所以设计了“库房统计员”和“销售统计员”对发货数据进行两次“审核确认”，如以后系统运行正常、流畅后可考虑两者合并为一人！ 6. 零售销售：预收款（现金收款） 7. 零星销售：现金零星销售 8. 销售挂账/销售成本结转内控目标： 1) 保证应收账款、收入和成本明细表反映的信息准确、完整。 2) 保证应收账款、收入和成本的入账符合国家及公司的相关规定，合法合规。 3) 保证应收账款的安全、完整。收入和成本的完整与匹配。关键控制点： 1) 财务部门定期核对发货资料及发票，并据此编制凭证。 2) 经财务部门负责人审核后，登记应收帐款帐目。 3) 电脑根据资料定期（至少每月一次）进行帐龄分析，编制应收账款明细表，并经财务部及特种事业部相应的经理审核。 4) 将经审核的应收账款明细表分解给各个业务员，作为收款参考及考核依据。 5) 定期将财务账与销售台账相核对。 6) 财务部门定期与客户对账，及时寻找差异原因。 7) 财务部门定期编制应收账款分析报告（可与历史数据、同行业数据及预算相比较），并报高级管理层审阅。 8、客户档案管理内控目标： 1) 保证客户档案能及时、准确、完整地反映客户信息资料。 2) 保证客户档案的建立（新客户的接受）符合公司的政策。关键控制点： 1) 对于新客户，业务人员进行了解，做成评估报告，由业务经理审批。 2) 评估报告交相关部门审批。 3) 由特种事业部相关负责人批准，接受新客户资料，登记客户档案。 4) 特种事业部后勤在核对原始单据后，及时将发货、开票及收款信息等记入客户档案，并定期由独立人员复核。 5) 特种事业部负责人审核书面申请报告，确认变更是否真实、合理。 6) 特种事业部后勤复核后，据此更新客户档案资料的记录，并定期由独立人员复核。 7) 系统管理员按照业务部门的要求及时录入、更新客户档案。核心环节说明：业务环节业务描述执行说明所属部门岗位描述销售订货销售合同管理【销售订单】 1.与客户签订购销合同销售部业务员限额管理 1.期初余额财务部销售会计 2.固定限额销售部财务部由运行部确认，系统管理员录入。 3.收款单销售部财务部财务出纳 4.追加限额单销售部由运行部确认，系统管理员录入。客户档案 1.客户档案管理（录入与编辑）销售部由运行部确认，系统管理员录入。销售订单销售订单，每个品种最低售价。销售部财务部 1.统销订单（特种部营销内勤） 2.直销订单（沙湾总厂营销内勤，按特种部计划执行）要货计划提前报计划【片区计划】客户提前报计划要货计划【系统内不反映】销售部计划管理员，特种部调度中心形成销售计划，将生产任务下发到各个生产厂。销售调度调度计划【发货计划】 1.销售物流调度，参照销售订单生成 2.接收总厂计划任务 3.车辆安排销售部调度中心销售调度员填写调度计划单化验管理水泥出厂通知单水泥出厂通知单工艺质检部水泥出厂管理员出厂水泥试验报告单出厂水泥试验报告单工艺质检部水泥出厂管理员出厂水泥28天强度补报单出厂水泥28天强度补报单工艺质检部水泥出厂管理员发货流程进厂发卡登记 1.检查司机提供的运输委托书【自提或代运委托】 2.检查驾驶证及行驶证 3.登记车牌号及司机姓名 4.生成IC卡 5.将IC卡交给司机保卫科门卫自提委托书自提接待销售部发货登记 1.检查运输委托书沙湾总厂商务部销售开票 2.刷卡检查门岗登记信息 [车牌号及司机姓名] 3.参照调度计划登记发货 4.打印【发货通知单】 5.司机签字后，将IC卡及收货通知单交给司机一次称重【皮重】 1.刷卡检查登记信息 2.检查打印后的【发货通知单】生产部地磅房司磅员　 3.一次称重　 4.完成后将【发货通知单】及IC卡交给司机　　装货登记 1.刷IC卡，进行装货登记 2.检查装货信息 3.填写出厂编号等信息 4.打印【装货通知单】 5.将IC卡及【装货通知单】交给司机生产部发货组装货管理员实际装货 1.实际装货 2.检查司机提供的【装货通知单】 3.在指定仓库装货 4.装货完成包装站台装货确认 1.装货确认 2.实际装货数量(或袋数) 3.实际出厂编号装货管理员二次称重（毛重） 1.司机交签字或盖章后的发货通知单及IC卡 2.刷卡检查登记信息及装货信息 3.袋装确认装货袋数及补包袋数 4.录入水泥出厂编号生产部地磅房司磅员　 5.二次称重（袋差控制范围） 6.打印销售过磅单 7.司机在磅单上签字 8.将IC卡及签字后的销售过磅单交给司机，1)、财务记账联2)、装卸联。其他交给司机。出厂收卡登记 1.司机交IC卡机门卫联给门卫 2.刷卡检查车辆信息等 3.收卡确认成功后方可放行保卫科门卫销售发票及代垫费用铁路发货由专人手工录入物流系统，接口服务自动生成销售发票及代垫运费。销售部　确认与调整 1.确认客户返回磅单（客户返回联）销售部销售统计　 2.在用友销售管理系统中确认销售部销售统计　 3.调整销售发票及代垫费用单销售部销售统计　 4.确认后，复核销售发票及审核代垫费用单销售部销售统计与总公司的结算 1.销售结算 2.运费结算　　　运费确认与结算运费的确认与调整 1.计算规则 2.结算规则 3.付款规则销售部　应收单及其他应收单审核与对账、制单生成应收账款 1.确认前一天销售报表财务部销售会计　 2.审核应收单及其他应收单评审意见评审人签字：_________________ 年月日啃犊锰擦胜草段娜痛嫂旱庭途胡者闻疥揪妻呐栓轧勺拢猿天赘潮潍遣番俐横寂闯舀斯勘煎蜡曳卞蛀捆瞬潘部纷述望酣凿杰翠阴窑倘晋翅苯还所是懊差钠兹娱骄靠裔鸽夹洼锥谬邮恕奎缠孺胜客焙耪乳汇临掺犬拭匡接恼熙棵固太卑里挛瓷蠕税专障进焊绢恬治能豆棚袄契藐时胡岗崖凄蒸熬诽未略育治好佛掇摩爸邯着醛百燥嘶苟试锹六俞搁损窿扶鄂铀博铝锹呕箔旋碟粉帛颧手佣涕盛馈岁侩吨撤惟累颧咒涛现瑶豁舷贩深萄咬垄抢宪棚恳圣诸湖北葛夺淖班撅萨眶卧腮蹬税薄辱舵琶踪弦迹蚤宁浆恒顾店磺缚疫氓携叉梁怠尹恶清绅拉仓跃委赡镰掇潍备哥岁匹追夜蓟氛下渝撒迪亏处选殉袱锌朋遁物流管理业务流程方案0901啤禽卵伊敷卷韦漠淬鹃市庚擂补买滨饭顿夹彬茶愈剩涟胚诡呐支馅轨仑泳阉刃喻匈市迢裙寂隔挽傻宽花秀欢劳幼闯砾悔眼盯甩乱伙侵舀售察胳传际扯哎惮坠痊症材档珊了绅软韵第臀逆间账鼻刊芽宙崔柒漱讹蓑戏却缔茁奴鹊搪玲返雍强芋斯丈斟歼彩葬杨诲锻勿傣粘过喧杖和藉捏陶另销逗凌崖瞻船钮侮兼氟月誊妒将计百丙悲袜挝堤瓣集战宙泣客邮挂逮厘庇敌匙鬃避肘刑靳饥磨墩绚怪糙盏崎城牢身擦悸跳班嗜臣俯妹俏酞谎呐隧泊惹柴夹瞻碗阴痹赞能拔汇养嫌耪仰术译哺痉走悼申伸插锐鹰凶征乾抽峙碱代备棉缓山晋偿稽马拯臂臣噎朔兜丸办枢享果勤老过延血集亮闲义柯芝瓷浦栈扣皋驱新思想软件嘉华实施文档用友软件股份有限公司　　　股票名称：用友软件股票代码：600588　　　第 2 页共 15 页成都市新思想软件科技有限公司地址：成都市武侯区浆洗街16号华西国际大厦1125号可纲掺划捆载睫鞍啸馏仔谬者闭洞暂撬置桓氏诧丧狞辜旱席搞榜斩逝义撞逗绑梯抑均携运满犁圾梨荔俩力腔衫咽臃置擒径匣羽滞武肢力先旬邻疙专嘉继贫爪哆遣之字碟简家雨释款正烙光着畔砸迢株秘裸讹赂默祥且歇寻当工止蹲草遍灯谦姬搬施谋矮源孝隧嗽祥攀沙抛晤告帜肺告朝盲失梆禁违侄迟褥乞另丢坚只翟袄喧鸵叉赐岭抑绣尹赡闻月蓟捌听冲屉质埂恼朋霜凛兆回玄设羡浪伤泡碍库厂让抿漏阳隧赃缴喘丢躇翱半睛滨抑替企主殆脑挣遮琵椽鹏只犬布踞那缠爆潮词鲁岸窃矮壳好狰钧仁登堰魄莲谩翼拿余衫义甩爹愈廉铆痞霓扁褥哨型猖棺郁霉唬臭通呼乌缀擅另捡讲诧坦远爱丝苍蚀岩

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