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理工大学口述档案管理办法

第一条 为规范我校口述档案的收集、管理和利用，根据《中华共和国档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》等规范要求，制定本办法。
第二条 本办法所指口述档案，是指利用录音和录像等现代技术手段，记录我校历史发展的当事人或目击者的回忆而整理、鉴定、归档形成的档案。是为研究利用学校历史发展而对个人进行有计划采访的结果。形式通常为录音、录像、录音逐字记录。
第三条 口述档案可以补充纸质档案、照片档案的历史空白，改善和充实档案馆的馆藏，更好地发挥档案馆的存史与文化和服务功能。
第四条 口述档案由档案馆负责收集、整理、统一管理和提供利用，在条件具备时，按专题结集出版。
第五条 口述档案的归档内容
访谈计划，访谈的原始录音、录像，访谈现场的笔记及其手抄稿、整理成文字的打印稿，受访人的文字说明及签字，受访人对口述资料的处理意见及授权证书，受访人的日记、笔记、手写的教案、书稿文稿、科研成果、简介、传记材料、照片、信件、证书、有纪念价值的生活、学习和工作用品，以及亲人或学生的回忆录等。
第六条 口述档案的受访对象
凡我校历任党政领导、教职工及毕业生（校友）在国内外享有较高的学术地位和知名度、对学校和社会发展具有突出贡献、对学校和社会有较大影响的个人，均为口述档案受访对象。对于重要的人物以及已经去世的人物，还要访谈他们的助手、学生、徒孙（其所开辟的科研领域及实验室的继承人）、朋友、老伴、子女等周围的人。
第七条 口述档案的收集方法
1、档案馆将有计划地对受访对象进行调查研究，分期、分批通知其本人及所在部门进行采访。对于重要人物，为了更好的体验其成长环境，还要寻访其出生地、上过的小学、中学、大学及科研教学的场所等。
2、访谈计划由档案馆业务指导组和信息开发组共同研究制定,经馆务会讨论同意之后，根据时间和工作需要适时开展。
3、口述档案工作由业务指导组和信息开发组分工、协作完成。信息开发组负责录音、录像、制作访谈视频资料并刻录成光盘移交业务指导组。业务指导组负责记录、审定访谈稿，并进行接收、整理口述档案材料、归档，移交保管利用组。
第八条 口述档案的整理
以个人为单位建档，每人一个独立的档号，归档材料按接收的先后顺序进行排序。
第九条 口述档案的编号
在二级类目下，直接以个人的姓名为标识，逐件编号，编号模式为：全宗号-年度-类目号-保管期限-受访人流水号-起止件号，在每份文件材料的右上端加盖归档章，并填写相关内容。如：2013年采访戴永年院士的口述档案编号为7-2013-KS12-Y-1-1——N。
第十条 口述档案的受访人及所属部门，有权优先利用其档案，并随时补充新产生的归档材料。
第十一条 口述档案的提供利用
根据受访者的授意，口述档案可以提供给第三方利用。利用时，只能在档案馆内查阅、观看，不能拷贝和复制。档案馆对口述档案的开发利用工作，可通过举办展览、编写史料、编纂著作等方式进行，并且注明出处。
第十二条 学校有关部门和档案馆为开展口述档案工作提供必要的工作条件和设施。
第十三条 本办法由档案馆负责解释。

档案馆
2013年12月28日

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