房地产公司项目成本控制管理作业指引模版.doc

项目成本控制管理作业指引

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xx
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x.8.22

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xx

五号宋体

1. 程序概况

程序目的
为了有效地控制工程成本支出，规范材料采购和材料款、工程款的支出，以降低开发成本，提高公司经济效益，特制定本制度。
程序风险

程序范围
适用于惠州公司的财务预算管理。
定义

所涉及流程名称
财务预算管理
流程客户
内部客户

外部客户

流程参与部门

上游流程名称
下游流程名称
子流程名称

总则作业指引

管理范围及要求作业指引

管理流程作业指引

罚 则作业指引

流程KPI
责任部门/岗位
数据来源

流程关键点
关键点说明
支持文件

2.工作程序
2.1总 则
2.1.1 为了有效地控制工程成本支出，规范材料采购和材料款、工程款的支出，以降低开发成本，提高公司经济效益，特制定本制度。
2.1.2 本制度所称的成本控制过程中的财务管理，是对开发成本进行管理、控制、监督的财务管理规定。
2.1.2.1本制度所称的材料，为开发项目使用的主材、辅材及各种设施设备。
2.1.2.1本制度所称的工程项目，为开发成本的各种项目，包括前期工程、建筑安装工程、基础设施工程、公共配套工程等项目。
2.1.3 成本控制过程中财务管理与控制的重点：招标与采购的价格监控、工程签证监控、预结算监控。
2.2管理范围及要求
2.2.1 管理范围
2.2.1.1 成本控制过程中的财务管理包括项目预结算管理、材料成本中的财务管理、工程项目中的财务管理和对开发成本的日常财务管理事项四个方面内容。
A、项目预结算中的财务管理主要包括项目预算时寻求成本降低的办法，对项目预结算进行监控管理，同时对施工管理部门和成本执行部门的工作质量进行财务审计监控，防止漏洞及避免损失。
B、材料成本中的财务管理指材料价格管理。主要包括招议标价格管理、材料价格管理、材料款支付管理、材料价格信息管理、其他成本日常管理。
C、工程项目中的财务管理指工程支付管理。主要包括工程预结算控制管理、工程款支付、工程签证管理、建设过程中水、电等杂费管理、与物业公司衔接水电的财务管理等。
D、日常财务管理事项为财务管理中心对开发成本过程中的重点控制事项管理和对开发成本分析与调查。
2.2.2 管理要求
2.2.2.1 预结算财务审计管理
2.2.2.1.1 职能界定
A、项目部：负责预结算工程资料的提供，并对所提供资料的真实性、准确性、完整性负责；配合复审和三审预结算工作。
B、成本部：负责预结算的编制；按公司预算成本目标组织实施和控制；对工程管理实施全方位现场监控；配合复审预结算工作。
C、财务部：负责预结算复审，对项目结算质量的最终结果负责；对成本控制过程中的重要节点进行监控。
2.2.2.1.2 预结算及工程进度款

预结算及工程进度款（采购）支付流程

进入预算审批

项 目 部 成 本 部 财 务 部 进入结算审批
（采购与工程进度款）

进入工程支付程序
2.2.2.2 材料成本中的财务管理
2.2.2.2.1 采购过程中的财务管理
A、成本部在签订材料采购合同前，将材料采购合同审批单送财务部门审核，财务部应对材料采购合同中涉及到的数量、价格、合同金额、付款方式等进行审核并签字。
B、成本部在确定招标合同前，事先应将招标合同评审表送财务部进行审核；财务部应对招标涉及到的数量、价格、合同金额、付款方式等进行审核。
C、财务部在审核材料采购合同时，应做好价格咨询，咨询单位应不少于3家。对材料价格与市场价格相差较大（超过5%）的材料采购合同行使否决权，并有权对上道程序责任人处以罚款，如另经查实财务部核价人所核价格高于市场价格5%以上时，对财务部核价人处以双倍罚款。
2.2.2.2.2 材料价格信息管理
A、财务部应安排专人负责材料信息咨询管理工作，包括建立主要材料价格咨询台账或材料价格电子信息库。
B、材料信息咨询管理员每月不少于二次更换价格咨询台账或材料价格电子信息库，检查其价格是否与随市场行情变化，并每半月向公司报告主要材料价格行情。
C、采购和招标价格审核由财务部由材料价格信息员负责，材料价格信息员应在材料采购合同评审表上签署市场价格情况，如有更优替代材料，可提出意见或建议。
D、材料价格管理员跟踪研究新材料、新工艺。每季度提交一份报告或建议。
2.2.2.2.3 材料日常管理事项
A、项目部应将每天发出材料单据每星期五汇集送财务部。
B、财务部根据项目部填制的领料单分单位、分品种建立材料明细账，并于每月29日与项目部核对材料的收、领、存情况。财务部每月底应会同成本部清理施工单位领料情况，凡无合同约定的，一律从下月工程进度款中扣回材料款。
C、财务部每月29日会同项目部、成本部对库存材料进行一次盘点，3天内将盘点结果书面报告公司领导。
D、成本部对项目部提出的材料采购事项，应根据库存材料数量和工程进度情况于每月25日制定下月度采购计划并编制采购预算，并对采购的数量、规格、型号、质量负责。财务部对不合理的材料采购计划提出意见，有权向公司领导提出中止和更改不合理的采购计划的建议，以避免公司损失及过度占用资金。
2.2.2.3 工程项目中的财务管理
2.2.2.3.1 材料款支付管理
A、财务部应对材料入库单进行审核，审核入库单是否有项目部验收人员和成本部采购员签字确认；审核入库单内容是否和票据、合同内容一致（包括材料数量、质量、价格、规格、型号、厂家等）。
B、 财务部在审核材料采购资金使用申请单时，审核材料入库单、发票、合同是否相符并签名。在支付材料款时，一律按照材料款支付流程办理，在相关部门和公司领导签署同意付款意见后，才可支付，缺一环节，财务有权拒绝支付。
C、甲供材料的采购，财务部应协助成本部做好与乙方的结算，并在结算前全部扣回甲供材料款。
2.2.2.3.2 工程款支付
A、工程款支付原则上采用银行转账方式结算，确需使用现金方式支付的，应书面说明情况并经公司总经理、分管副总裁批准后方可采用现金支付方式。
B、在工程款支付时，存在以下情况之一的，财务部有权拒绝付款：
1、无工程款资金使用申请单的，或在工程款资金使用申请单上缺相关部门和公司领导签署同意付款意见的；
2、无工程进度表或工程预决算书的；
3、工程进度和工程预决算金额明显不符的；
4、未提供工程发票的；
5、不符合合同规定付款条件的；
6、其他不符合制度规定的；
C、财务部每月28日应会同成本部和项目部核实每一个工程项目的进度，如核实至本月止累计付款超过本月工程进度，财务部应在下笔工程进度款中扣除超付款。
2.2.2.3.3 工程款日常管理事项
A、财务部在支付工程款时原则上应根据施工单位提供的正式的建安发票才可支付工程款。施工单位如未提供正式的建安发票，财务部门有权拒绝付款，如属特殊情况，经公司领导批准后，财务应扣除相关税金后才可支付。
B、财务管理中心应根据合同金额、工程进度款、预决算金额、已付金额、已收发票等内容分单位建立电子台账。
C、施工进行到一定程度，如果有预付工程款、预付备料款等款项的，应由财务部根据合同约定将预付的款项逐步在进度款中扣回。
D、财务部每月3日前对上月工程签证单进行核对，以避免重复签证的现象。项目部或成本部必须无条件积极配合，提供工程签证单明细表、工程签证台账等。
E、签证管理中，财务部应建立工程签证台账。项目部每周星期五下班前将本周原始签证单送公司档案室存档并报财务部备案，每月3日前，成本部汇同项目部与施工方核对上月签证单，完毕后三方在核对清单上签字确认。每月5日前，财务部将上月所有工程签证与成本部或项目部提供的原始三方核对清单进行核对，核对完毕后，财务在三方核对清单上签字，原件一份留财务，一份由成本部在6日送档案室归档。
F、财务部一律凭成本部和项目部、监理公司总监签字认可的签证单作为工程款结算的依据。签证单项金额在30,000元以上的，成本部应通知财务部进行现场核实签字。
G、具备结算条件的项目，由项目部和成本部负责实施。经公司验收合格的项目才可办理结算手续。对不符合结算手续的，财务有权拒付工程款。
H、财务部根据成本部提供的《工程扣款通知书》进行编号管理并建立工程扣款台账，在每次支付工程款时，财务部应与成本部将工程扣款金额核对一致，并负责扣回应扣款项。
I、财务部门在支付工程尾款时，应会同项目部和成本部确定无质保金、无维修费、无代扣款，无工程扣款、和发票到齐等后才可支付。
2.2.2.3.4 建设过程中水、电等杂费管理
A、财务部根据成本部编制的施工单位用水电清单，复核其水电数量、金额，并分单位设明细进行核算。
B、在支付工程进度款时，财务部应扣除施工单位应承担的水电费。财务部每月根据公司成本部提交并经施工单位确认的水电费耗用明细原件进行扣款。
C、财务部每月5日前与项目部、成本部核对上月施工单位用水、用电情况，排查异常用水用电情况，并将检查情况报告公司领导。
D、每一个施工单位进场3个工作日内，由成本部根据合同金额、预决算金额等编制公司应扣施工单位各种款项明细表，并将此表送财务部一份，其表内容不少于甲供材料款、审计费用、维修费用、施工管理费用、定额测编费、副食品价格调节基金等。
E、财务部将应扣施工单位款项录入工程款账务管理电子台账，并每周向成本部反馈应扣回金额是否变化和是否存在遗漏项目，在支付每笔工程款时，两部门核对一致并扣回。
2.2.2.3.5 与物业公司衔接水电的财务管理
A、在楼盘交付使用前，财务部根据成本部编制的物业公司用水电清单，复核其水电数量、金额。财务部应将发生的水电费用在支付的前期物业管理费用中扣回，或根据前期物业合同列入公司成本费用。
B、在楼盘交付使用后5个工作日内，财务部应督促综合部办理该楼盘水电户名更名手续。在楼盘交付使用后，该楼盘水电费用由物业公司承担，财务部不得支付该楼盘的水电费用。
2.2.2.4 对开发成本的日常财务管理事项
2.2.2.4.1 财务部应做好以下成本控制重点事项
A、制定成本管理制度和相关细则、制定成本开支标准；
B、监控主要材料价格；
C、审核材料、设备、工程合同金额；
D、监督材料设备的入库验收；
E、监控审核工程项目签证；
F、控制审核工程项目结算。
G、参与审核工程项目竣工验收；
H、参与审核工程项目现场进度；
2.2.2.4.2 财务部应根据公司成本预算明细项目进行成本核算和控制，建立成本控制预警关键点，建立成本管理台账及时向公司领导和成本部反映成本是否突破情况，并每月编制成本预算执行情况表及分析报告报公司领导、送成本部。
2.2.2.4.3 财务部每月应根据成本部的需要，及时提供与成本有关的财务数据，以便成本部收集日常成本管理指标报表和对成本进行分析使用。
2.2.2.4.4 财务部每月应配合项目部、成本部、综合部等部门对成本项目进行检查和监督（检查和监督内容包括经济合同、工程进度、材料出入库、工程预决算、材料工程款支付流程等），编写成本检查和监督报告报公司领导。
2.3管理流程
2.3.1零星材料款（金额在 10000元以内）的付款流程
成本部申请付款 成本副总审核 财务部审核 总经理审批
财务支付
财务部审核内容：采购申请单、入库单、发票及明细附件是否齐全，金额、数量、规格型号是否一致。
2.3.2 大宗材料款（金额在额在10000元---100000元）的付款流程
成本部申请付款 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 分管副总裁审批 财务支付
财务部审核内容：采购申请单、入库单、发票及明细附件、合同是否齐全，金额、数量、规格型号是否一致，是否按合同规定付款。
2.3.3 招标材料款（金额在100000元以上）的付款流程
成本部申请付款 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 分管副总裁审批100万以上 集团资金管理委员审批 财务支付。
100
万
以
下
财务支付
财务部审核内容：采购申请单、入库单、发票及明细附件、招标合同是否齐全，金额、数量、规格型号是否一致，是否按招标合同规定付款。
2.3.4 工程款支付
2.3.4.1合同约定的按合同约定支付工程款。
2.3.4.2工程款的付款流程：
项目部申请付款 项目副总审核 成本部审核 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 分管副总裁审核 财务支付
财务部审核内容：工程进度报告书或结算书、发票、合同是否齐全。付款是否与工程进度、结算书、合同规定一致。
合同付款审批流程：
A、合同付款金额≤200万元时，项目部申请付款（营销部申请付款） 项目副总审核（营销总监审核） 成本部审核 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 分管副总裁审核 财务支付；
B、200万元＜合同付款金额≤1000万元时，项目部申请付款（营销部申请付款） 项目副总审核（营销总监审核） 成本部审核 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 财务总监审核 分管副总裁审核 财务支付；
C、合同付款金额＞1000万元时，项目部申请付款（营销部申请付款） 项目副总审核（营销总监审核） 成本部审核 成本副总审核 财务部审核 总经理审核 财务总监审核 分管副总裁审核 资金管理委员会 财务支付；
2.3.4.3按实结算工程按如下流程执行：
A、基本原则是有合同约定的，按合同约定支付。
B、每月28日前由乙方上报本期工程量，29日项目部完成审核。
C、每月3日前由成本部完成复核。完成后3日内将复核结果提交财务部。
D、按工程款付款流程完成付款手续后七个工作日内付出。
2.3.5 材料款 “付款条件”管理
成本部在签定材料采购和材料采购招标合同2个工作日内，将材料采购和材料采购招标合同中“付款条件”建立电子台账送财务部，财务部复核其电子台账并对“付款条件”形成一致意见。在每笔材料款申请支付审批表中，成本部应填写好 “付款条件”事项，项目、成本、财务部必须审核其“付款条件”事项，对不符合“付款条件”的款项一律不得签署同意付款意见。
2.3.6 工程款 “付款条件”管理
成本部每周星期一10时前将建立的分单位、分项目的工程进度及“付款条件”电子台账送财务部，财务部复核其电子台账是否与账面付款情况一致，如有差异，当天反馈给成本部。在每笔工程款申请支付审批表中，成本部应填写好 “付款条件”事项，项目、成本、财务部必须审核其“付款条件”事项，对不符合“付款条件”的款项一律不得签署同意付款意见。
2.4 罚 则
2.4.1 未按期将预结算移交到下道程序的，每延期一天，扣应移交部门负责人20元罚款。
2.4.2 预结算过程中，成本部在项目部的基础上审减5%（含）以上的，项目部负责人处以5%以上部分金额的2%的罚款。财务部在成本部审核的基础上审减3%（含）以上的，成本部负责人处以3%以上部分金额的4%的罚款。
2.4.3 签证管理中，未按时办理交送的，给予延期部门负责人20元/天的罚款，给予具体责任人40元/天的罚款。未按时核对的，按50%比例处罚。如有漏送的签证，单张10000元以下的给予部门负责人处以50元/张的罚款，单张10000元以上的给予部门负责人处以100元/张的罚款。手续不齐等不规范的报送签证，给予部门负责人100元/张的罚款。签证中查实有弄虚作假的，给予部门负责人10000元/张的罚款，当事人无论金额大小一律开除，给公司造成损失的，依法赔偿并追究法律责任。签证核对过程中，凡不配合的责任人给予500元/次的罚款。
2.4.4 成本控制过程中，在公司已定预算的基础上，提出成本节约合理化方案和建议并经公司同意后实施的，奖励公司认定节约金额的3－5%。
2.4.5 成本部未将合同评审表送财务部而签定合同的，成本部负责人每次罚款100元，经办责任人罚款每次200元；成本部将合同评审表送项目、财务部后，项目、财务部未审核材料合同的，项目、财务部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。
2.4.6 成本部未将招标合同评审表送财务部而签定合同的，成本部负责人每次罚款1000元，经办责任人罚款每次500元并降工资三级；成本部将招标合同评审表送项目、财务部后，项目、财务部未审核招标合同的，项目、财务部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。
2.4.7 在合同审核时，成本部和财务部各咨询单位少于3家的，成本部负责人罚款每次100元，经办责任人每次罚款200元，财务部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。对材料价格与市场价格相差较大而评审签署无意见的，成本部负责人每次罚款500元，经办责任人每次罚款1000元，财务负责人每次罚款500元，经办责任人每次罚款1000元。如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.8 财务部未建立主材和大辅材信息库的，财务部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。未按期上报主要材料价格行情的，财务部负责人每次罚款20元，经办责任人每次罚款40元。
2.4.9 招标和采购核价过程中，财务部核价人审核报价部门材料价格超过市场价超过5%的，对上道程序责任人处以罚款500元/次的罚款，如另经公司查实财务部核价人所核价格高于市场价格5%以上时，对财务部核价人处以1000元/次的罚款。
2.4.10 未认真核对入库材料，致使入库单与实物和票据、合同有差异的，项目部、成本部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.11在每次支付材料款时，对达不到“付款条件”而没有签署不同意付款意见的，项目部负责人、成本部负责人、财务部负责人每次罚款500元，经办责任人每次罚款1000元。如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.12对甲供材料的采购款未及时扣回的，成本部负责人每次罚款200元、财务部负责人罚款300元，经办责任人每次罚款500元。
2.4.13对施工单位应提供而未提供正式建安发票的，财务未扣除相关税金而支付款项的，财务部负责人每次罚款500元，经办责任人每次罚款1000元。
2.4.14在支付工程尾款时，成本部未确定无质保金、无维修费、无代扣款、无工程扣款、发票到齐等申请支付的。成本部负责人每次罚款100元，经办责任人罚款每次200元。项目部未按时提供成本部的，处罚相同。
2.4.15对施工单位、物业公司等单位用水电，成本控制部门每月28日未向财务部送各单位水电费耗用明细原件的，成本部负责人每次罚款100元，经办责任人罚款每次200元。
2.4.16在楼盘交付使用5个工作日内，综合部未办理该楼盘水电户名更名手续的。综合部负责人罚款100元，经办责任人罚款200元。
2.4.17在支付材料款、工程款时，财务部未按照材料款、工程款支付流程而支付款项的，财务部负责人每次罚款100元，经办责任人每次罚款200元。如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.18项目部、成本部未根据公司材料库存数量、工程进度的需要而进行采购致使公司损失的，或采购的规格、型号、质量为工程项目不匹配的，项目部负责人、成本部负责人每次罚款2000元，经办责任人每次罚款1000元。如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.19对已封园物业的工程项目，因客户投诉，营销策划部未组织认定质量责任方、未将《工程扣款审批表》送部的，营销部总监每次罚款50元，经办责任人每次罚款100元；如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.20对已完工但未封园的客户投诉项目，或对施工过程中出现各类问题的项目，项目部未组织认定质量责任、未将《工程扣款审批表》送成本部的，项目部负责人每次罚款1000元，经办责任人每次罚款2000元；如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。
2.4.21对营销部或项目部已将《工程扣款审批表》送成本部后，成本部未审定工程扣款金额，未将《工程扣款通知书》送施工单位确认，未将《工程扣款审批表》送财务部门审核的，成本部负责人每次罚款500元，经办责任人每次罚款1000元；如造成公司损失的，按罚款比例负责赔偿。

3.支持性文件
4.其他
5.1本程序未尽事宜，参照国家有关政策执行。