机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究.pdf

2023.5业务一、电子档案管理概述电子档案使得档案的使用不再依赖于时间和距离，这大大提高了档案的可用性，在降低人力资源成本的同时，为文件信息的存储、访问和排序带来极大的方便，从而有效地提高了档案管理的效率。但同时电子档案的独特性给传统的档案管理带来了新的挑战，对环境条件有很高的要求，如温湿度、防磁等。实施电子档案管理显然已成为必然的发展趋势，这种档案管理方法具有高密度、高速度、高交换等许多突出特点，可以更好地满足电子档案管理工作的需要。电子档案给档案管理带来的变化主要包括：传统的档案存储介质主要是纸张，电子档案是对机关事业单位文件介质的改造，存储形式以数据、硬盘、光盘等为主，档案分类会更加彻底、更加科学、更加规范；传统的档案存储主要依靠文件柜，由档案管理员识别和归档。电子档案的接收和存储也发生了变化，主要存在于虚拟介质中，如果档案管理员不积极参与文件的形成和储存，则在使用文件档案时难以快速实现识别、存储、编目；传统的档案使用主要是到馆使用，电子档案使用克服了时间和空间限制，可以实现在线使用，全过程充分体现了高效率和低成本的特点。二、机关事业单位档案管理中的电子档案管理的优势1.具有更高的密度、速度和交换性，提高了使用效率文/马 倩档案管理直接关系到档案的使用，但传统的档案管理在电子档案的变化下并不能满足其发展需要。电子档案使得档案数据的收集渠道增加了，档案媒介的数量增加了，档案存储设施得到了丰富，档案的使用也有所增加。以目前的形势，需要不断完善电子档案的信息化管理，树立电子档案管理理念，提高档案管理的整体信息功能。本文讨论了机关事业单位档案管理的发展，分析了档案管理实际工作的不足，提出了实施电子档案管理的建议机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究分享文/马 倩502023.5业务与传统的档案管理模式相比，电子档案使用先进的信息技术将档案管理提升到一个新的水平。如今，档案管理更多地依赖于高质量的多媒体技术检索和使用，展示了应用的巨大潜力，并将文件功能发挥到了极致。在利用计算机网络技术的背景下，档案信息的输入方式多种多样，形式和特点不断变化，通过计算机系统进行快速、有效、多方面的组合，信息的搜索变得更加准确和方便。用户可以根据需要对信息进行组合和分类，并且由于信息环境的变化，使信息的搜索更加准确和方便。相同的信息文件可以在计算机网络上的多个端口上运行，这有助于改善信息的使用。2.更容易储存，携带和使用，节约了空间和成本传统的档案管理是利用人力来管理纸质文件，工作量很大，内容复杂，容易出错。电子档案可以显著降低纸质档案的存储成本，文件的访问变得更加准确、高效、便捷。档案信息的存储方式正在发生巨大变化，档案管理的数字化转型已成为不可阻挡和不可避免的趋势。基于管理计算机文件的工作，省去了物理空间的需要，只需要存储在便携式电子设备中，就可以随时请求和检索1。充分整合了人力、物力、财力，实现经济效益最大化。同时，也使得档案数据收集渠道的增加、档案介质的增加、档案存储方式的丰富和档案使用的增加。因此，必须对档案进行现代化改造，并以电子方式对其进行管理，并促进档案材料的使用和开发。在新时代，这同样适用于机关事业单位收集、传输、整理和分析数据，有助于各部门各司其职有序地开展工作。3.具有多种安全方式，可以更好地保护档案安全在数字时代，数字通信和电子媒体的出现刺激了信息安全和技术共享的创新。随着电子档案的使用，档案信息的保存也在发生变化，建立标准、独立、保密、高性能的归档数据网络，确保电子档案在归档与评估、整理与编目、数据分析与处理、共享与分发、存储管理、归档管理、隐私管理等方面的原始数据和参考信息的完整性尤为重要。首先是制作更多的备份用于存储、使用和异地存储；其次，保持其恒定性并防止电子信息的丢失，将电子化作为只读文件使用和储存，避免随意更改。第三，对电子文件档案进行标注，工作人员会对每个文件进行备注，以更好地区分类别。记录在光盘介质上的信息可以通过技术进行处理，例如加密，如果不了解加密和解压缩的方法，就无法读取信息。这样可以确保有关文件的信息是真实的，保证信息的可靠性和有效性。三、电子档案管理面临的问题1.对档案管理重视不够，资金投入不足充足的资金投入是各项工作顺利完成的主要保障，但现阶段仍有许多部门不重视档案管理工作，影响了电子档案管理的效率。一方面，由于管理者不完全了解档案管理工作，将其称为保管工作，并且不知道档案管理工作与单位工作之间的关系，档案管理工作的资金投入较少，无法满足电子档案管理的要求；另一方面，单位对此项工作重视不够，电子档案管理意识不强，投入资金不足。2.档案管理人员对计算机软件操作系统不够熟练，业务水平不高目前，我国从事档案管理的人员中只有一小部分接受过培训，因此专业技术水平有待提高，许多基础操作不能满足工作要求，对电子档案管理发展产生了负面影响2。特别是基层档案管理人员，严重缺乏高精尖的人才。同时，档案管理人员的知识应用和观念更新速度落后于信息推广的速度，个人的专业素质不能满足电子档案管理的需要。电子档案管理和人工管理有很大的区别，目前档案管理人员仍然坚持传统的操作模式在信息化的环境中实施管理，因此工作质量和效率无法得到有效提高。3.档案管理系统不完善，管理软件类型太多目前，许多机关事业单位已经实施了电子档案管理系统，档案管理系统是共享档案管理资源基础，也有效促进了档案管理软件的现代化。但由于不同机关事业单位系统设计用途不同，软件的开发环境不同，导致不同机构和地区的软件类型过多。过多的档案管理软件给电子档案管理的规范化管理工作带来了很大的困难，也会对信息交流产生一定的影响，无法适应信息化建设的发展趋势。特别是，很多档案管理系统的不完善，表现为文件系统不能完全覆盖档案管理的日常工作，复杂性不够。这主要是由于档案管理系统在工作过程中没有对档案管理流程的全面覆盖，因此档案管理系统脱离了现实。4.电子档案的安全性和保密性不高，缺乏强有力的技术手段科技的发展也带动了其他领域的工作创新，但技术创新暴露出电子档案管理中存在的一些问题，安全性成为电子档案管理中的一大难题。在计算机网络便于文件交换和传输的同时，各种计算机病毒、木马等恶意程序也对档案的保密性构成问题。尽管很多部门已经建立了信息保护网络，但仍然难以避免发生数据泄露。四、机关事业单位加强电子档案管理的对策1.提高信息化建设意识，投入资金加强电子档案管理首先，为了加强电子档案管理，必须在管理人员的支持下，为档案管理部门提供资金和技术支持。在此基础上通过充分宣传电子档案管理的效益，树立新型信息服务业的良好形象，提高电子档案管理的意识。其次，事业单位档案管理建设支出大多来自财政预算，要扩大资金渠道首先要从预算入手，在当地电子政务建设计划上获得更多的资金支持3。但是，这种方式得到的资金支持仍然有限，档案管理部门也应充分调动社会力量，使档案信息工程建设多元化。例如，通过与当地电信部门的沟通、交流和协作，在网络技术中获得支持，并寻求与大型IT公司合作，获得其资本、技术和资源服务。2.提高档案管理人员的专业技能，高度重视人才队伍建设档案管理正在逐步从纸质工作转向分享512023.5业务电子档案管理，对档案管理人员的要求除了传统的档案管理知识外，对数字化技术能力的要求也越来越高。因此，在更新档案管理设备和软件的情况下，还需要定期培训管理人员的基本技能，将档案管理专业知识和数字技术专业知识相结合。特别结合实际情况针对人员技术水平不足的问题加强职业培训，在学习过程中建立一个循序渐进的技术考核体系，只有通过考核才能回到岗位上参与工作。由此，员工的积极性得到提高，实现从传统档案管理向电子档案管理的快速过渡。3.完善档案管理系统，提升档案管理水平完善档案管理系统是提高部门电子档案管理标准化能力的重要途径，着力完善档案管理系统。档案管理软件需要具有足够的市场稳定性和区域适应性，以及满足实时更新的需求。基于应用标准的前提，了解软件应用所在区域的本地性能特征，确保其匹配局域网、政府网络、互联网的飞速发展，适应网络运作。比如：OA系统中的电子信息需要完成后续的归档和信息管理工作，在软件的独立版本和OA之间创建专用的数据接口。但是，在此阶段，许多档案管理部门使用的许多信息管理软件都不具有此高级功能。主要原因是缺乏现代化的软件与设备，一些单位在日常工作中只在纸质电子档案转型中使用计算机，缺乏信息共享，难以提高工作质量，这不符合现代社会对档案管理的要求。要成功实施电子档案管理建设，就必须推广在线档案管理软件4，创建管理文件、信息的网络平台，逐步引入网络化电子档案管理，使多个档案部门能够通过网络连接起来，最大限度地发挥档案的作用。档案管理系统应以档案信息平台为有效保障，利用信息数据库的功能逐步实现档案管理和文件共享软件的进一步发展，不断提高档案管理的效率和水平。档案管理信息平台系统应包括以下几个方面：一是主要用于档案文件处理的文件处理系统；二是文件存储系统，由于文件和档案的数量比较多，内容比较复杂，所以需要利用计算机功能及时创建文件档案数据库；三是文件档案的保密系统，在文件和电子档案信息化过程中，最重要的问题是工作的保密性，是衡量其一个非常重要的指标5。4.注意档案管理的安全性，避免信息泄露由于档案信息的电子管理具有一定的技术性，因此有必要在技术措施上做好工作，以确保信息安全。特别是涉及国家安全、商业秘密和个人秘密的文件，应特别注意此类档案的安全性。如有必要，应在不同位置备份相应的文件。首先，加强防盗监控系统，形成完整的通信系统，及时应对突发事件。因此，必须及时更新预警系统所涉及的设施，以确保其敏感性和准确性，同时确保安全和对环境的保护；其次，加强档案系统本身的安全防护等级，利用内联网执行各种档案管理和使用任务，加强档案存储的稳定性，确保档案信息的安全。最后，不同的档案具有不同的功能，有些档案是开放的，有些档案是保密的，这就要求对不同的人设置不同的访问权限，只有相关人员才能查看对应的文件。对于机密档案，还必须对其进行加密，必须妥善存放档案介质，如光盘、移动硬盘等，个人计算机每天在本地备份数据，所有计算机数据库每六个月同步一次，以保持每个数据库的数据一致性，并防止因硬盘故障和无法恢复而导致的数据丢失6。数字化图像记录在 DVD 上的两个副本中并存储在防磁机柜中，而所有存档数据和数字化图像都存储在便携式硬盘驱动器上。综上所述，电子档案管理带来了全面变革，使档案管理摆脱了人工劳动的特点，进入了现代智力管理的阶段，在一定程度上也反映了档案管理未来的发展方向。然而，目前，我国各地区的电子档案管理仍面临诸多挑战。因此，还需要不断研究实践过程中需要解决的问题，以便全面提高档案管理的质量和效率，加强现阶段档案管理信息化、规范化，有效提高档案部门的整体效率，不断加强现阶段档案管理制度和方法，以更好地完成档案管理工作。（作者单位：铜川市军队离退休干部服务管理中心）参考文献1 张夏阳.论事业单位档案管理中现代化方式的运用 J .现代国企研究，2018（06）：49.2 张海洋.城管单位档案管理现代化和电子化发展探索 J.纳税，2018，12（21）：123.3 韩伟.事业单位档案管理的现代化和电子化 J.黑龙江科技信息，2017（13）：252.4 楚天舒.浅谈事业单位档案管理的现代化及电子化发展 J.才智，2017（16）：244.5 张晶.医院纸质档案电子化的重要性与推进策略 J.办公室业务，2017（04）.6 鲁绪波.医院实现档案电子化管理过程中存在的问题及相关建议 J.现代国企研究，2017（04）.分享52