机关事业单位档案管理模式的创新分析.pdf

中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 35 机关事业单位档案管理模式的创新分析 齐小博 王大茹 杨建国 熊 铁 围场满族蒙古族自治县交通运输局，河北 承德 068450 摘要：摘要：随着现代社会科学与技术的快速发展，档案管理工作的开展也需要对其进行创新和优化。因此，机关事业单位可以对现代科学技术进行深度挖掘，以此为基础对档案管理进行创新，开辟档案管理工作的创新发展途径。基于此，本文针对机关事业单位档案管理模式的创新进行探索研究，通过具体的创新途径希望能助力机关事业单位档案管理工作能实现长效发展。关键词：关键词：机关事业单位；档案管理；模式创新；创新途径 中图分类号：中图分类号：D630;G271 单位内部的档案管理能够为机关事业单位的有序运行提供支持，现代社会的快速发展赋予了档案管理新的要求，需要工作人员重视自身思想建设，结合时代理念和技术创新档案管理工作模式，全面落实档案管理各项规章制度以及相关政策，通过档案的有效管理，推动机关事业单位实现长效发展。1 机关事业单位档案管理特征 1.1 管理更便捷 在以往的工作当中，通常以人工的方式对纸质档案进行管理，整体工作效率难以提升，也没有相应的技术作为支撑。现代社会是技术和科技快速发展的时代，能够推动现代技术和档案管理工作实现互相渗透，为档案管理工作效果的强化提供支持。将大数据、云端计算等新型技术应用在档案管理工作当中，可以为档案管理构建了新型数据库，使档案管理各个工作流程更具技术化和智能化特征，使工作开展更加便捷。1.2 载体更多元 传统档案主要将纸质材料，照片文件资料作为载体，在前期收集及后期检索利用过程中都比较繁杂，而且工作效率低。将现代信息技术以及各种技术和软件融入到档案管理工作当中，能够改变原有以纸质档案为基础的管理载体。将云端数据技术应用在档案管理当中，可以实现各类档案资料信息的云端存储，帮助工作人员快速查询并进行档案信息管理。数据分析，云端存储等多种技术的有效应用，推动档案管理向着多元化的方向发展1。1.3 归档更及时 传统的档案管理工作需要耗费大量的资源，而且需要为档案存储创建专门的存放室。随着单位业务数量的不断增多，档案资料以及使用需求也在不断延伸，导致各项工作开展缺乏实时性保障。随着现代信息技术以及网络技术的快速发展，档案管理的各项工作流程都可以通过现代信息技术和数据技术来完成，工作人员也可以使用办公OA系统对档案资料进行收集整理，使档案管理工作根据常态化特征，保障各项工作开展的及时性，同时还能够有效预防档案资料丢失问题发生。1.4 服务更人性 在以往的档案管理工作当中，部分工作人员过于重视档案资料的管理，却忽视了档案资料的有效利用，加之人员和技术条件存在限制，导致整体工作效率难以提升。现代技术与档案管理工作的巧妙融合，不断强化了工作质量和效果，还能全面凸显以人为本的服务特色。比如可以使用身份认证技术登录局域网系统，查询所需档案资料。在档案数据库当中也可以通过关键词搜索检索档案资料信息，从而直接下载并打印档案资料。2 机关事业单位档案管理模式创新途径 2.1 坚持推动理念创新 若要实现档案管理的创新发展，就需要对原有档案管理工作理念与思路进行优化和创新，确保各项职工作的有效落实。首先应当重视理念创新和意识强化。理念创新是进行档案管理创新的一项重要条件，没有科学且准确的思想策略将很难展现创新的实际价值2。现阶段，档案管理在实际开展过程中存在着各类问题，中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 36 比如缺乏创新型的技术手段等等，因此需要工作人员使用创新意识对其中的问题进行分析，掌握问题产生的实际原因，根据原因制定相应的解决策略，为档案管理的创新发展提供支持。其次需要重视自身全局理念的强化，为各项工作的落实提供支持。档案的有效管理能够为单位内部工作的开展提供强大的数据支持，使不同岗位的工作职能得到充分发挥。因此档案管理工作人员需要重视自身责任意识的强化，根据单位内部的整体规划，确定档案管理工作的核心，为工作模式的创新提供方向。最后工作人员需要强化自身的服务理念，为各项工作开展提供优质服务。将以人为本理念作为工作开展的基础理念，通过理念创新实现服务质量的提升和优化，为我国社会经济发展和人民群众提供服务，搭建优质的档案管理工作平台，为内部管理需求和外部工作提供有效服务，充分展现档案管理工作价值。2.2 勇于推进制度创新 基础工作是保障档案管理各项工作开展的首要条件，因此需要对档案管理相关制度进行创新和优化3。首先需要对基础制度进行完善，对档案管理制度中的问题进行科学分析和精准判断，结合现代理念与管理方法，对其中的问题进行整合分析，制定相应的解决策略，规范并完善档案管理现有制度。其次确定具体的管理标准，为档案管理工作的高效发展提供支持。标准化建设是基础管理制度的深度理解，在各项工作开展中发挥着重要作用。因此工作人员需要重视档案管理标准化建设，协同合作共同完善制度标准，能够推动档案管理工作实现进一步创新。一方面需要对机关事业单位档案管理工作特点进行深度研究，严格编制与档案管理工作实际相匹配的管理标准，将档案管理工作制度作为支撑，实现档案的规范化管理。另一方面需要重视档案管理硬件以及其他设施的投入，完善档案室建设，提高档案管理工作效率。最后需要将活动作为载体，完善档案管理工作基础。从多个角度多个层面进行研究，有助于完善档案管理工作基础。开展“创标评比”活动，能够充分展现制度创新的重要作用，使档案管理工作的开展更加规范和标准，使档案管理成为机关事业单位开展各项工作的纽带，促进单位实现高效发展。2.3 推进团队管理创新 人员是单位运行以及工作开展的主要支撑，其自身能力和素养会对各项工作开展产生直接影响，只有对人才管理的实际作用进行深度挖掘，才能科学且有效的改善人员管理中的不足。因此单位内部应当重视档案管理队伍的建设，以人才创新为当管理工作开展提供支持。第一，对于刚刚入职的人员需要进行科学培养，并对其综合能力进行考核，做好人员质量的严格把关，根据不同人员的专业能力以及责任意识将其分配到相应的工作岗位当中。单位也可以采取“老带新”的方法，让单位内经验丰富的老员工带领新员工学习档案管理工作的相关内容，使用多种方法对工作人员进行全方位的培训和管理，使其能够快速适应工作岗位和环境，以最佳状态投入到档案管理工作当中4。第二组织并开展多种形式的培训交流活动，开展此类活动能够帮助档案管理工作人员取长补短，提高自身业务能力。目前，机关事业单位对此类活动的重视程度不断提升，但从活动开展次数和形式来看，还需不断加强。同时需要将实际工作需求和工作发展目标融入其中，增加活动开展次数。组织相关工作人员参加档案培训交流活动，帮助档案管理工作人员总结经验，补足自身工作中的缺陷。第三给予档案管理人员一定的激励，将激励措施融入到人才建设和团队培养当中，设置相应的专项奖励，对专业能力突出且业务能力良好的人员予以奖励，激励其他人员和团队共同奋进。第四对档案管理系统的人员进行优化配置，由于机关事业单位的档案具有特殊性，不同的机关事业单位档案管理工作又存在一定的差异和联系，因此需要做好内部的人才优化配置。一方面专业的业务需要由专业人才进行管理，比如人事档案和会计档案需要配备拥有专业管理经验的工作人员，对于人员缺乏的岗位可以通过内部调剂来解决。另一方面可以使用系统轮训的方式对档案管理工作人员进行综合培养，以此来强化档案管理工作人员的岗位职能和工作责任心。2.4 开展档案文化创新 档案是各类事件存在的真实写照，更是单位精神的传承。档案管理与单位内部文化建设存在密切联系，在快速发展的时代下，档案不但是单位内部各项工作开展以及事件发生的真实记录，也是单位文化的一种展现，因此创新并完善单位内部的档案文化，能够强化相关工作人员的使命感，实现档案管理工作的高效中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 37 性5。因此在新时代的快速发展下，可以从以下几个方面进行档案文化建设。第一，对档案管理部门进行优化建设，重视部门内部各类文化资源的开发和利用。第二，根据单位特色以及档案管理工作实际需求开发相关的文化产品，比如印制文史图册等等，在单位内部以及社会范围内公开展示，为单位内部档案文化的有效宣传提供途径。第三，重视档案学术交流，特别是与档案管理模式创新和技术交流相关的活动，全面展现档案文化创新的重要作用，推动机关事业单位以及档案管理工作实现创新发展。第四，拓展档案文化的传播途径，重视各类档案资料的科学应用，使档案的实际价值得到充分展现，满足机关事业单位的管理工作以及资料使用需求。2.5 做好档案信息化创新 我国科技的发展正呈现着上升趋势，各类技术也在不同行业中得到了广泛应用。将现代信息技术应用在档案管理工作当中，能够实现档案数据资料的数字化和信息化。现代社会对信息传递要求较高，档案资料信息化也是单位建设的必然趋势。通过使用现代信息技术和设备进行档案管理，能够实现档案资料的在线修改和图文转换，还可以实现纸质档案与数字化档案的同步保存。同时，工作人员可以使用电子设备在单位内部的局域网内进行档案资料共享，为各项决策的确定和执行提供支持。因此在对档案资料进行信息化管理时，可以分为五个层面。第一，加上内部全体成员对档案资料信息化的重视，将档案资料信息化纳入到单位整体规划中，并出台相应的条例保障档案资料信息化工作的开展。同时，可以创建专门的档案资料信息化小组，并被小组投入足够的资金和人力，为档案资料数字化以及其他工作开展提供支持。第二，重视单位内部数字化模式的构建，以单位自主数字化为主，外包服务为辅，开展档案资料数据化工作。根据档案资料保管和使用需求，对使用频繁的档案资料进行数字化建设，确保在规定周期内完成档案信息化内容的有效构建，使其能够满足实际需求。第三，制定与档案信息化建设相匹配的规划，细化工作流程，从信息化建设目标，分工，资金投入等多个方面进行统筹规划，科学且有效地组织档案信息化建设工作。第四，对档案资料信息化的各类需求进行整合分析，以人事档案为例，如果已经完成档案资料的集中管理，那么其他部门便可以根据相关要求做好辅助工作，为档案信息化建设提供支持。第五，做好设备以及端口配置工作，使用触摸式的档案查询一体机，为档案管理工作人员和用户提供服务，机关事业单位也可以开发相应的档案管理模块，为用户提供多种在线服务。2.6 助力档案业务创新 机关事业单位档案管理工作独具特点，相对独立，又存在联系。在强调机构以及人员管理独立的同时，重视档案管理与单位内部各项工作的互相渗透，因此需要工作人员深度挖掘档案资料的实际价值，助力当管理工作业务实现创新。首先需要深度挖掘并研究档案数据的价值，为后续研究提供足够支持。但管理相关法律当中包含技术以及安全等内容，但是在数据方面却没有相应的内容，很难为档案数据管理提供法律支持。针对此种现状，工作人员需要深度钻研档案数据的作用。其次创新并优化以往的工作模式，使档案资料价值挖掘更加多样。在以往的工作当中，只是对档案资料进行简单的分析和评判，确定其具体应用方向，这也只是根据档案价值的一种简单判定而形成的，但随着法律体系以及社会各项建设的不断完善，价值评判标准也发生了转变。因此需要转变传统价值判定理念，从多个方面对档案资料的实际价值进行精准判定，确定档案资料的留存与否，为机关事业单位的高效发展提供支持。最后对档案开发纬度进行拓展，使档案资料得到科学且有效的应用。档案用户是档案资料使用的主要人员，通常可以将档案用户分为内外两类，内部主要是指机关事业单位的工作人员以及上级管理人员，外部则是指需要机关事业单位为其提供服务的个人或者集体。目前，机关事业单位档案开发了多种专有模式的档案管理方法，为档案资源查阅和分析提供支持。同时使用现代信息技术与云计算等多种技术构建了档案管理云平台，并创建了档案管理馆，为机关事业单位以及相关人员提供服务，从而实现单位业务的有效创新。3 结束语 综上所述，若要机关事业单位档案管理工作实现长效发展，就需要把握时代发展和技术发展的机遇，创新档案管理工作模式，从多个角度，多个层面对档案管理工作进行改革和创新，解决深层问题，助力机关事业单位档案管理工作实现创新发展。中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 38 参考文献 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