事业单位档案管理中电子档案管理方法探讨.pdf

TECHNOLOGY AND INFORMATION管理与信息化172 科学与信息化2023年9月上事业单位档案管理中电子档案管理方法探讨董晓静天津海河传媒中心 天津 300813摘 要 档案管理是事业单位内部管理的重中之重，在互联网背景下，事业单位在档案管理信息化建设上已经取得了初步成果，电子档案的数量和质量都有所提升，纸质档案也在有序完成向电子档案的转化。相比于传统的纸质档案管理，电子档案管理更加讲究技术化、专业化与高效化，但就事业单位电子档案管理的实际情况来看，还存在一定的问题和不足，不利于实现电子档案资源的进一步开发和应用。基于此，本文就电子档案管理相关内容展开论述，以供参考。关键词 事业单位；电子档案管理；方法研究Discussion on Electronic Archive Management Methods in Archive Management of Public Service InstitutionsDong Xiao-jingTianjin Haihe Media Center,Tianjin 300813,ChinaAbstract Archive management is the top priority of the internal management of public service institutions.In the context of the Internet,public service institutions have achieved preliminary results in the construction of archive management informatization,the quantity and quality of electronic archives have been increased,and the transformation from paper archives to electronic archives is also completing in an orderly manner.Compared with the traditional paper archive management,electronic archive management pays more attention to technology,specialization and efficiency.However,in the actual situation of electronic archive management of public service institutions,there are still certain problems and shortcomings,which are not conducive to further development and application of electronic archive resources.Based on this condition,this paper discusses the relevant content of electronic archive management,for reference.Key words public service institutions;electronic archive management;method research引言在全面深化改革的大背景下，事业单位越来越重视事内部管理工作的信息化建设，电子档案已经逐渐取代纸质档案，成为事业单位档案管理的主要载体，相应的传统的纸质档案管理模式和方法也在逐步向电子档案管理模式及方法转变，形成相应的电子档案管理工作体系1。档案管理中电子档案的应用，极大地提升了档案管理的效率，但与此同时也面临着标准化建设、安全管理以及人才队伍建设等方面的问题，需要不断加以探索和实践，切实提升电子档案管理质量。1 事业单位电子档案管理的优势1.1 增强档案管理与应用的便利性、高效性与传统的纸质档案相比，事业单位在电子档案的管理和应用上要更具便利性和高效性。电子档案最大的特点就在于能够实现档案内容和载体之间的分离，传统的纸质档案主要是将文字、表格、图片等内容呈现在纸张上，必须要有固定的纸质载体，即使是在进行档案资料的调取和查阅，也还是进行纸质资料的查阅。但电子档案通过计算机录入、转化2，在生成的过程中进行了数字化的加工与处理，无论是文件、图片、影音资料，都以数字化的形式存储在计算机磁盘、移动硬盘、光盘或者是数据库、云存储设备上。对档案的保存和管理主要是进行内容的保存，而不是载体的保存，电子档案中的内容可以在任何能够存储、读取以及显示相关文档资料的载体上呈现。这就使得在进行档案收发、存档、查阅、复制以及信息传递时更加具有便利性和高效性。1.2 节约事业单位档案管理的成本事业单位电子档案管理相比于纸质档案管理，其另一大优势还体现在能够极大的节约档案管理的成本。电子档案与纸质档案相比，更易于管理和存放。如果是单纯的纸质档案管理，那么随着纸质档案资料的增加，事业单位需要扩建档案室，增设档案柜，并且由于纸质档案在存放过程中还容易受到天气的影响，有可能会受潮霉变，因此还要配置专门的防尘除潮、除科学与信息化23年9月上内文0907.indd 1722023/9/8 17:34:09 TECHNOLOGY AND INFORMATION管理与信息化科学与信息化2023年9月上 173虫等的设备3。另外出于对纸质档案原件的保护，在进行一些有关档案资料调取和查阅时还要进行复印，这些都会增加事业单位在档案管理上的支出。而电子档案本质上是对信息数据进行管理，也就不存在上述成本支出，随着事业单位电子文档和电子档案信息资料的增多，可以直接借助于云计算技术进行云空间的拓展。同时还能够利用大数据技术生成检索目录，方便使用者进行快速的档案信息检索和查询，不仅节约了档案管理的成本，还极大的提升档案信息资源的利用率。2 事业单位电子档案管理中的常见问题分析2.1 管理制度不健全电子档案管理是基于电子文件及数字化信息资料开展的一项管理工作，因此其管理制度要与传统的纸质档案管理区分开来，但就实际情况而言，部分事业单位在进行电子档案管理时所沿用的管理制度主要是针对纸质档案管理的，相应的电子档案管理制度体系建设不健全不完善4。具体表现在以下几个方面：一是缺乏标准化规范化的电子文件归档管理制度，使得档案管理部门在进行电子文件、影音视频资料等的收集和整理时存在格式不统一、上传路径杂乱等的问题，这样就很容易造成不兼容的情况，在打开相应的文档资料时容易发生损坏，进而影响电子档案管理质量。二是缺乏相应的备份管理制度。为保证电子档案的安全性一般会进行备份处理，但是在针对电子档案进行备份的过程中，不像原始的电子档案文件资料管理那样精细，存在不分类、不编排等的情况，只是一股脑的进行集中备份，这样在后续查找和利用起来具有一定的难度。三是缺乏电子档案管理的责任制度。没有明确电子档案管理人员的工作责任及工作标准，使得在进行电子档案收集、整理、保存以及利用等的过程中存在一定的盲目性和随意性，进而影响电子档案管理的质量和效率。最后就是缺乏必要的检查制度。也就是针对电子档案没有安排定期的检查，致使一部分电子档案在长期保存或者是系统升级的过程中发生损毁或者是转码异常而没有被发现，影响后续的利用。2.2 安全问题突出虽然依托于互联网和信息技术实现了档案管理方式方法的转型和升级，电子档案管理模式的应用在档案收集、整理、保存及查阅上都有了很大的进步，但是我们不可忽视开放化的互联网环境所带来的信息安全问题。就比如比较常见的黑客问题，如果事业单位的档案管理信息平台遭受非法黑客的攻击，致使电子档案信息资料丢失、泄露，将有可能造成非常严重的后果。再比如病毒问题，如果事业单位的档案管理信息系统缺乏必要的病毒防护，没有及时进行系统维护和升级，一旦在联网操作时感染计算机病毒，很有可能会导致整个系统的崩溃和瘫痪，致使档案信息资料丢失。2.3 人才建设不到位事业单位档案管理人员的专业能力和综合素质会对档案管理工作的质量和效率造成最直接的影响。随着档案管理信息化建设的深入推进，对档案管理人员提出了更高的要求，要做好电子档案管理工作，档案管理人员必须要能够熟练掌握和操作相应管理系统及平台，具备较高的信息素养。但就实际情况来看，一些基层事业单位，其本身的人才岗位结构就不够科学，再加上缺乏对档案管理工作重要性的认识，在电子档案管理中存在兼职情况，并且也缺少对档案管理人员的培训，计算机应用能力不足，信息素养不高，缺乏信息资源开发和主动服务意识，进而降低电子档案管理的整体质量。3 事业单位电子档案管理优化策略及方法探究3.1 健全和完善电子档案管理制度体系随着信息时代的到来，电子档案管理必将会成为事业单位档案管理的主要模式，要切实提升电子档案管理水平，必须要从源头入手，加快健全和完善电子档案管理的制度体系。首先，事业单位要在根据国家出台的电子文件归档与电子档案管理办法制定相应的电子档案管理标准和规范，建立流程明确、标准细化的电子档案归档管理制度。该项制度的要点主要包括一是统一电子文件的收发格式和上传路径，根据电子文档的来源、内容以及保密要求做好分类和整理等的相关工作。二是要明确归档方式，对于容量较大的电子文件要采取离线归档的方式，这样及时在文件归档过程中受到网络异常影响也不会导致文档资料的完整性缺失。另外在进行电子档案归档时，如果有对应的纸质档案，要遵循一并归档的原则，并且建立准确可靠的标识关系。三是明确归档类型，针对事业单位中的一些人事档案、固定资产项目档案等进行定期集中归档，而针对事业单位日常运行中产生办公档案、政策档案等要进行实时归档。其次要建立和完善电子档案备份管理制度。针对电子档案的备份资料，要与原始档案管理的分类、整理以及保存标准相一致，建立专门的备份档案数据库，做好分类和编排等的相关工作，以确保备份资料的完整性、可利用性。再次是要建立健全电子档案管理的岗位责任制度。根据电子档案管理的要求和各项标准明确电子档案管理岗位及有关人员的工作内容、工作科学与信息化23年9月上内文0907.indd 1732023/9/8 17:34:09 TECHNOLOGY AND INFORMATION管理与信息化174 科学与信息化2023年9月上责任、工作标准，并配套制定岗位及人员监督与考核机制，确保电子档案管理各项工作落实到位。最后是要建立和完善电子档案的定期检查制度。事业单位要根据档案管理的实际情况，制定电子档案检查计划，主要是针对电子档案的完整性、备份情况、系统兼容性等进行检查，一旦发现有电子档案损毁或者是转码失败等的情况，要及时进行资料补充和备份查找，确保电子档案管理的质量和效率。3.2 全面落实电子档案的安全管理工作事业单位在进行电子档案管理的过程中，要重点开展和落实电子档案的安全管理工作，安全管理的方法和策略具体从以下三个方面入手：一是要强化对电子档案安全管理的认识。要求事业单位要持续加强对电子档案安全管理与应用的宣传，提升电子档案管理人员的安全责任意识，并且要联合技术部门定期进行网络安全维护，强化电子档案管理的安全系统建设，提升系统安全防护等级，以此来有效应对黑客及病毒攻击。二是要从内部入手健全和完善电子档案安全管理的制度。主要包括安全访问制度和安全应用制度。首先安全访问制度，要求事业单位根据电子档案的内容进、密级进行准确的分类和等级划分，对于有严格保密要求的电子档案在系统中要设立访问权限和登录操作权限，在进行电子档案查阅、调取等操作时，必须要在访问授权批准的情况下进行，以免重要内容的丢失。其次安全应用制度，事业单位要加快推进电子档案系统、办公系统以及电子政务系统之间的互通，避免由于系统不兼容导致的在进行电子文件或档案资料传输中发生损坏的情况，减少内部操作引发的安全问题，确保电子档案管理和使用安全。3.3 加大资金与技术投入强化管理保障事业单位在进行电子档案管理的过程中，要实现电子档案管理方式方法的优化和改进，有赖于技术设备的升级，这就要求事业单位要持续加大资金和技术投入，强化基础设施配置，给予电子档案管理必要的物质保障。要知道，电子档案管理对于软硬件设施的要求是比较严苛的，事业单位必须秉持着高标准、高质量推进档案信息化建设的原则，来进行软硬件设施的选择与购置。事业单位要设立专项资金，专门用于电子档案管理软硬件配置，在硬件上要选择与有品牌保障的计算机厂商进行合作，在软件上要选择配置功能完善、稳定性强的系统和应用软件，避免使用盗版软件，保障电子档案管理系统的平稳运行和安全使用。另外，事业单位还要优化电子档案管理的环境，虽然电子档案不像纸质档案需要进行防尘除潮，但是在电子档案管理室，同样要配置空调以及散热器等的设备，在优化工作环境的同时，又能够延长计算机的硬件设备的使用寿命。3.4 重视电子档案管理人才队伍建设事业单位在进行电子档案管理的过程中，要更加重视电子档案管理人才队伍的建设。首先要求事业单位要根据电子档案管理的实际需求优化岗位人才结构，确保做到专岗专人，避免出现兼职情况。并且基于档案管理的信息化需要，要更多的招聘和引进年轻人才，吸纳新鲜血液，年轻人才具备较高的信息素养和互联网思维，能够为后续电子档案管理模式及方法进一步的优化创新奠定重要基础。其次是要求事业单位在进行电子档案管理人才队伍建设的过程中，要加大教育培训力度，一方面要做好思想政治教育和职业道德教育，切实提升电子档案管理人员的综合素质，使其在工作岗位上保持更加严谨认真负责的态度。另一方面要进行技术培训，使其能够熟练掌握和应用先进的管理技术、管理平台。最后，要求事业单位要进一步强化电子档案管理人员的资源管理、开发与应用意识，将信息资源价值理念灌输给电子档案管理人员，使时间能够积极主动的进行档案信息资源的开发和应用。比如进行关键词检索目录的编制，方便使用者进行资料查找。再比如对于不涉密的档案信息资料，如事业单位公开的工作规划和可公开查询的文件等，可以按照年份、内容加以整理，形成发展规划一览表，并标注好相应的工作进度，帮助事业单位记录工作轨迹，为后续的发展决策和有关工作的开展提供必要的信息支撑。4 结束语综上，在新的发展时期，电子档案管理的便利性越发凸显，但所面临的问题也越来越多，这就需要从多个角度入手，构建系统高效、标准规范的电子档案管理体系，切实提升电子档案管理质量。参考文献1 刘红.基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理研究J.兰台内外,2022(29):40-42.2 顾伟.区块链在电子档案管理中的关键技术问题研究J.山西档案,2022(2):92-97,77.3 刘燕.区块链技术在电子档案管理中的适用性和应用展望J.文化创新比较研究,2022,6(18):113-116.4 雷婷.电子档案管理系统建设实践与成果以某军工中小企业档案室为例J.黑龙江档案,2022(2):74-76.科学与信息化23年9月上内文0907.indd 1742023/9/8 17:34:09