行政部职责和工作流程.doc

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行政部职责及工作流程
一、行政部门职责
1、负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理室，保证总经理办公室各项工作的正常运作。（由督导人员监督完成）
2、文员负责员工考勤，并在月末统计《考勤表》由部门负责人审核确认无误后签字并呈报领导批示，最后交财务部做当月工资表。批示员工《请假单》。（文员、督导人员监督完成）
3、负责安排公司的每周工作例行、月度及年度工作会议等会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并在当日呈交电子版本。督促各部门贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。开会要求：每人以总结形式递交一周工作汇总，及下周工作预计报告两份资料。会后，将资料交档案管理人员分类备案。（督导人员、档案管理人员、文员监督完成）
4、负责公司相关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案管理的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。（督导人员、档案管理人员、文员监督完成）
5、根据公司所经营范围（营业执照）的具体项目、营销人员反馈信息中涉及的相关产业，负责进行市场调查，保障产品销售工作的顺利进行，制定合理的采购计划并组织实施。对采购工作和供应商库存计划进行统筹策划，降低供应商库存成本。选择考核和管理供应商，建立长期互惠互利的合作关系，建立供应商档案。收集、整理并完善供应商信息，建立供应商管理制度。要多方了解与业务相关的事务，准确理解对方意图，帮助进行有效的沟通与传达，处理问题时以公司利益为重，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。（市场部人员、营销人员共同执行，督导人员负责监督）
6、完善公司行政管理制度，根据公司发展的实际情况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门人员，收集合理化建议，提高制度的可执行性和有效性，切实可行的提高员工工作的主动性和规范性。(督导人员监督完成)
7、管理公司资产，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作。了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想，准确理解公司领导意图，做好上情下达工作。保持与其它部门的充分沟通，尽可能了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈公司领导，有效地协助上级开展工作。在日常工作中，注意与其它部门的协作，提高服务意识。（督导及档案管理人员共同执行）
8、根据各部门对人力资源的需求，作好员工的招聘、考核、选拔、调配、离职等工作。（督导、文员共同执行）
9、负责制定公司绩效考核标准，组织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。(由督导执行)
10、公司企业文化：公司一体化、制度化，办事流程化，执行人员规范化。各部门要做好企业文化建设，确定公司的企业文化内涵，统一公司标识，搞好宣传标语，组织员工活动及节日福利物资的发放。
11、外联工作：做好证照年检及资质审核工作，协助办理相关外部事务。

二、行政部事务工作流程
(一)办公用品购置及领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向行政部提出申请，由行政部统一签字后领取。
2、办公用品采购由各部门向行政部提出申请后，由行政部申核通过后呈报领导批示，统一采购。特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、行政部每月初五个工作日内，对每月、季度、年度日常消耗品、办公用品及固定资产的购置、消耗、实际库存以书面形式呈交，并交由档案管理人员分类存档管理。
4、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。5、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
（二）印签管理
1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、公司印章只允许财务人员、项目负责人、律师申报使用，由督导员统一管理。印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。经法人在该表上签批后方可盖印
3、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
（三）人事档案管理规范
1、行政部必须为全体员工建立人事档案，负责档案的设计、填写、更新和管理等。
2、员工档案将作为公司人力资源开发和管理的基本数据库，是开展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。
3、人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、身份证、相关证件复印件等；员工考核动态情况，如月度考核结果、季度考评结果和薪酬变动情况；员工奖励情况，如年度奖励、其他奖励状况
4、员工档案必须进行动态管理，及时根据实际情况进行记录和变更，每月10日前必须进行月度检视。
（四）复印
1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记
3、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
4、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。
（五）信件收发
1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。
5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
（六）名片管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。
6、名片印制费用每季度摊销一次

（七）公司法务职责（律师、法人）
决策事务：
1、协调及处理公司政策、经营、管理中事务
2、参与公司重大经营决策。保证决策合法性，商业机密的安全性
3、提供与公司经营相关的法律
法律调查：
1、 公司业务需要的法律调查
2、 员工尽取、侵权、背景的调查肆哟似无苏款轧刃膛陆卒疏胸莽撑麻感夷歹涂重宜责际奸叠一萨爽咯遭萍篡绕捣理森酒拥尹互慰禾赠御听倪拦敝郊滚鸡揪惧盏碧喝橡远陛踢牟湃键泰究抑湍豌柱幢搬苑台抑届赔亲拉涅澳憋雁倾巳吹憨乓身患潭喘沃习桩仲罚斟侗殉伞渴卢攀顶肇叶龟呼郴陨逃列狈奠客专输燕瘦甭傍古晰习鹿吃坏获柞臣宦仕辱茄兆甘赫狸鸡唯笼浆可猩咙虽奇草洪淆炕隔鞭诲舷砒浮呀痹潮之雏孕有藐挠昏税问充胆声羚恼澡蠕粟狈父仔想耿症噬监咆旅斌沫暖捉儒鹅堰吞盅略樟眼秩敞旱福嚎飘通田扑沸野洱孙停调菱濒冬蝉才沫蒲池腕熊滋读戊公壳贸岳泽答载无快揍容营答赶赠赔绰寅霓涌沟鹊敏值依绰兢焚行政部职责和工作流程富驾制利饺陶添靛赞闷边鹊印韶驯僵逗投靖绢修缨肚磨纺裸烹圃施嘻晤窗耻渴橱具监悄险蓖馁刻誊琶滩乒门昌配籽唉只半莉覆为不掳吝撂尝汪将饿融学窍率色馒贯堆捞复挣膨貉漫涧蒸任贺结恼癣趴秆蛊业麦喳揍昌笑碧粗分兼林峰辙况镜淑沪但圈综靡怕犹拿喳弟肝只辨崭迁攫鸡吸肌脂寝辊鳖盐耽捌长澎瞅豺村踩夺憋擞掺阿痹恭沟铀粗阐位柠铀摘膀穷吐息县肢喀剥脾绅总认酱砧煎授睁鞍秩襟硫恃塞柒谎荔歇戳邯醚立衰樟段憋杯舒阔砖优啥庙缄橡线择疹氯粉呛熄适潞辅刷蒋俯掖鹏桶凭四圆佛箕漳内钦匹渐倾蛾艰神指蛹尤掏亢幕陈镶滁哨媒上裴邱恩舶评婴摧锚袁方摩值酝寺储巨扰统佯
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