海信物流作业手册.doc

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海信物流作业手册
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具 体 操 作 流 程一、基地库的调拨流程： 1.基地库的生产入库： 1.1实物入库：基地库实物管理由所在CDC的物流公司负责管理，产品公司生产的产品全部入营销公司各基地库，黄岛、平度基地的产品入库要在货物入库时由产品公司与物流公司先进行实物交接，实物交接后由物流公司管理，没接到合格批之前作为暂存品挂待检标示牌，接到合格批和入库单后作为正式入库产品，其他基地产品下线后未离开厂区的产品由产品公司管理，与物流公司的实物交接从装车开始，厂区内的已入库数量设定为1000台，超出定量由物流公司短驳倒库存放。 1.2系统入库：入库数据由产品公司将生产入库单录入ORACLE系统的基地库；管理基地的CDC物流公司为管理基地库在其系统中建立基地库，将生产入库信息录入系统中的基地库。（由于基地库不互动物流公司也可不建立基地库，将基地库数据系统外管理。） 2.基地库的出库 2.1各基地库到CDC的分拨计划由海信下发指令，书面通知物流公司分拨计划，并提供发往RDC的建议值。（使用海信的调拨单，全部用汇总调拨单。） 3.基地库的反向调拨入库 4.1从基地库入CDC后，若其它CDC区域分公司有要货需求，海信物流调度作反向调拨计划，该物流公司依据计划或有效单据从该CDC做调拨出库入基地库，互动海信CDC库存减少、基地库存增加（只做帐务调拨，实物不动）。调回基地后货物出库参照2条的流程执行。 二、CDC/RDC流程介绍： 1. 由基地库到各CDC的库存，可以不立即提货，物流公司根据各地补货需求，确定提货日期，已调拨到CDC未提货地库存，属于基地库待提库存，实物管理由当地CDC的物流公司负责。 2. 调拨计划下达时物流公司在物流信息系统中作入库在途，货物到达CDC时做接收入库，（在途减少、CDC增加，海信系统 CDC已增加不再互动），若货物直发RDC，在系统中入CDC后，再作调拨到RDC，此时互动海信系统CDC减少、RDC增加。 3. 若货物直发商家，在系统中入CDC后，从CDC作配送单，直发商家此时互动海信系统CDC出库。 4. 物流公司根据RDC所辐射的商家，分析RDC安全库存和周期库存，参考RDC的出库量，对RDC及时补货，以满足商家定单的数量需求和时间需求。 5. 分公司/办事处查看第三方物流信息系统的周边RDC和相应CDC的库存，按照订单批量给商家作定单，物流公司在规定时间内将货物送达，以送货回执作为结算凭证。 三、订单的处理流程 1.1商家订单的处理流程（电视、冰箱空调分别下） 1.1.1各办事处的营销员应根据每个商家的销售情况，协助商家提前提报要货计划，营销员将要货计划报办事处，办事处物资会计审核商家的资金状况后，登陆第三方物流信息系统查看相应RDC（CDC）的可用库存（实物数-待提数或可用量），根据系统中的产品编码和数量，在Oracle系统中下订单，订单必须经过办事处经理确认后方可登记。 1.1.2 订单登记后在系统中自动传至分公司业务部待审批，分公司业务部应提前做好产品规划，经业务部经理的授权，由业务部产品调度在系统中进行审批，如有临时非常规品，产品调度必须知会业务部经理并经业务部经理同意后方可进行订单审批。 1.1.3订单经分公司业务部产品调度审核后，传至财务部审核，经分公司财务经理授权，可由财务主管在系统中进行订单审批，对于特殊的价格政策，财务主管必须知会财务经理并经财务部经理同意后方可进行订单审批。 3.1.4从订单登记起到订单被分公司财务审核通过，分公司总的订单处理时间要求在30分钟内，因此分公司业务部与财务部必须及时进行订单审批，订单必须在经过分公司营销部与财务部审核后才有可能到达第三方物流信息系统。办事处物资会计有责任跟踪自己所做订单在系统中的具体进程状态，特别是对于在RDC中商家自提的订单，在订单下达30分钟后需要确认该订单是否已从海信系统传给第三方物流信息系统，如发现异常应及时反馈分公司业务部产品调度处，经业务主管确认后反馈总部物流部，总部物流部将在10分钟内给予解决方案。 1.1.5在海信Oracle系统中商家订单经分公司业务部与财务部审核后，如果是常规产品将直接通过接口转入第三方物流信息系统，如果是非常规产品则需经业务部业务主管审批后方可转入第三方物流信息系统。 1.1.6第三方物流信息系统经双方系统接口接收订单，物流信息系统自动分单并默认出货RDC，如果是分公司对出货RDC有特殊要求，需提前通知物流中心（或在订单上注明），物流中心人工指派出货RDC，订单在第三方物流系统通过分单状态后，对应的出货RDC出现待提库存，RDC发货后在系统中确认出库，接口互动Oracle系统作出如下变化：相应的RDC库存从实物库存转入在途库存（RDC实物库存减少，在途库存增加）。此步骤由系统自动完成，但总部可通过Oracle系统查询到相关的变化过程。（由于RDC在系统中属于总部组织，分公司组织下看不到RDC即时的变化，因此办事处人员做订单时必须参照第三方物流信息系统中的库存信息。） 1.1.7 RDC仓库收到发货指令后，打印单据、仓库扫描出库、安排车辆配送，货物到达后由商家指定人员在回执单上签收，分公司必须要求商家规范填写回执单，写明收货数量和收货时间，收货人签字并加盖收货章。 1.1.8商家自提订单由分公司在Oracle中下订单（发运方式选择“商家自提”）后给商家开具自提单，自提单统一使用“中转库产成品出库单”，一式4联，分公司留2联、交的三方物流公司2联，自提单中注明订单号、编码等，要由经办人签字并加盖分公司（业务专用）章，有效期为2天，RDC通过接口接收到系统信息打印配送单，凭配送单给商家发货，商家提货后在配送单上签收确认，RDC将自提单与配送单附在一起与其他回执单一起转交物流中心。 1.1.9分公司提机器做样品展示，在Oracle中设置分公司的借机部门，作为一个客户，分公司作仅提订单，月末总部下订单给分公司开发票。 1.2连锁超市及分公司订单的处理流程 1.2.1根据客户需求，包括在总部直接开发票结算的连锁超市（总部组织中录有此部分客户资料，可直接在总部组织内下达订单）、以分公司的户头直送商家由总部营销管理部业务主管负责在Oracle中下订单。 1.2.2在总部直接开发票结算的大客户订单登记后在系统中自动传至产品调度待审批，产品调度根据营销部经理签字批准的销售文件审批，通过后系统中自动传至财务部主管待审批，财务主管审核其价格及资金情况，审批通过后系统自动第三方物流信息系统。 1.2.3 分公司订单由总部业务部业务主管在Oracle中下订单，客户名称为分公司名称，订单登记后在同样经过两重审批，进入第三方物流信息系统。 1.2.4 RDC通过物流信息系统接到指令，从RDC直接发货到商家，由总部给商家开发票。如属以分公司的户头直送商家的订单（需双方事前沟通），RDC单证操作员手工改写到货地址，从RDC直接发货到商家，由分公司办事处相关人员在回执单上签收，商家给分公司开收据，由总部给分公司开发票。（此种方式仅限于及少数大客户，原则上不采用。第三方物流未接管的分公司，不允许由CDC直发客户。）
1.3手工开单流程 1.3.1物流中心所有指令、单据的下达和传递应通过信息系统来实现，若因网络问题、系统接口不畅或特殊销售需求等情况影响出库业务，分公司、RDC的所有手工开单操作，必须事先得到物流部（物流中心）的批准。（明确批准人） 1.3.2分公司或办事处相关人员填写《手工开单申请/通知表》并经分公司业务部经理签字盖章，传真给物流中心客户服务部（物流部），客服部（物流部）负责人审核后在«手工开单申请/通知表»上签批确认，传真给相关RDC，并在10分钟内处理完毕。 1.3.3分公司应在Oracle系统中先做订单，填写《手工开单申请/通知表》经物流（部）同意后填写手工出库单并注明订单号、产品编码，系统正常后立即补开正式单据。(附件1：手工开单程序及申请表) 1.4 订单修改流程 1.4.1 在订单的录制、执行过程中，常常会因为各种问题导致该订单无法完成，分公司订单两级审批已通过，进入第三方物流系统后，若因订单内容做错或配送后收货数量与订单数量不符、或因系统问题导致部分订单行无法发放、挑库、关闭时，需要修改订单，分公司向总部物流部提报订单修改、取消申请。（明确批准人及责任人） 1.4.2产生问题订单后，分公司业务主管需填写订单修改、取消申请表，主要内容（订单号、修改或取消的订单行内容、原因及替代订单号等）必须填写准确详细；分公司业务部经理签字认可后，将订单修改、取消申请表传真或邮件回总部物流部。 1.4.3物流中心确认后，双方系统在中同步修改或取消（第三方物流系统为作废）；物流部将订单修改、取消申请表留存备案。 附件2：改单申请表 1.5分公司或赛维给客户换机的订单流程 1.5.1分公司给客户同型号换机 1.5.1.1从分公司自管库提货给客户换机 1.5.1.1.1商家提机时，由办事处物资会计录入商家仅提货订单，如果商家自提，发运方式选择“自管库自提”，如果需要第三方物流配送发运方式选择“自管库配送”，因为货物不在RDC，因此此种订单不会通过接口传向第三方物流的信息系统，分公司必须电话通知第三方物流，具体操作见“自管库配送流程”。 1.5.1.1.2此订单同样需要经过分公司调度和财务两重审批，审批通过后由分公司手工开具提货单给商家提货 1.5.1.1.3商家提货后，分公司依据仓库发货回执联或仓库日报，进行订单发放、挑库、发运，关闭订单。此订单区别于带款提货订单的地方在订单关闭后在财务方面不会产生发票。 1.5.1.1.4商家退机器时，由办事处物资会计录入商家仅退货订单，如果商家送回，发运方式选择“自管库自提”，如果需要第三方物流运回，发运方式选择“自管库配送”，分公司必须提前通知RDC并填写退货单，由第三方物流配送返程车辆到商家提货运回入分公司三包库。 1.5.1.1.5仅退货订单只需要分公司产品调度审批，审批通过后由分公司财务部做退货接收，入相应的分公司仓库。 1.5.1.2分公司从RDC库中提机给客户同型号换机 1.5.1.2.1商家提机时，由办事处物资会计录入商家仅提货订单，如果商家自提，发运方式选择“商家自提”，如果需要第三方物流配送发运方式选择“中海配送”。 1.5.1.2.2此种订单经过分公司两重审批后，会通过接口传给第三方物流信息系统，处理流程同从RDC发货的带款提货订单的流程。 1.5.1.2.3商家退机流程同3.5.1.1.4和3.5.1.1.5 1.5.2分公司给商家不同型号换机 1.5.2.1商家提机时，其流程同商家正常的要货流程 1.5.2.2商家退机时，其流程同商家正常的退货流程 1.5.3赛维给商家换机 此流程中将赛维看成海信的一个商家，具体流程同分公司给商家换机流程 1.6委托代销 委托代销的情况下，分公司需在Oracle系统中设置一个商家铺借虚拟库。 1.6.1在商家要货时，由总部业务主管在系统中录入以分公司为客户名的订单，但收货地址选择该商家收货地（若系统中没有该客户资料，需在配送单上手工改写），订单同样需经两重审批后进入第三方物流信息系统。 1.6.2第三方物流接单进行出库确认后，通过接口互动到Oracle系统中相应的仓库库存由实物库存转为在途库存。 1.6.3第三方物流公司将货物送到商家后，由分公司办事处相关人员在回执单上签收，商家给分公司开收据。 1.6.4第三物流公司方凭回执单在系统中录入回执，通过接口互动到Oracle系统中相应的仓库库存由在途库存转为发票库待开票库存，总部业务主管凭回执做分公司订单的发放、挑库、关闭，从发票库出库，给分公司开具发票。 1.6.5分公司凭回执单在系统中做采购入库入该商家的铺借虚拟库，按商家销量录入订单，审批后，由分公司财务部进行订单发放、挑库、关闭，从商家铺借虚拟库出库，给商家开具发票。 1.6.6KA订单的处理流程（物流信息系统）KA订单的特点是送货时必须持有商家订单原件或复印件。 A. KA订单的处理流程在ERP中的处理过程与正常订单的处理流程相同。区别在于分公司订单下达2小时后，通过物流信息系统查询订单的出货地，然后向出货地RDC或CDC传真商家订单。 B. 另外KA订单在信息系统中享有优先处理资格，在人工操作中也会被优先处理，因此KA订单将会有较短的处理时间。
四、回执单传递与分公司结算流程 1．配送回执由司机带回交货物发出的RDC，RDC收到商家签收的回执单登录第三方物流系统录入回执，完成后通过接口关联到Oracle系统作出如下变化：回执单对应订单的数量从上一步骤中的在途库存转入该商家对应的分公司的发票库存（在途库存减少，分公司发票库存增加）。此步骤由系统自动完成，但可通过Oracle系统查询到相关的变化过程。该部分发票库存累计应等于分公司到总部开票数，因此发票库存月末应为零。 2．第三方物流配送后将商家签收的回执单（系统打印单，而非手工单）在录入 系统后24小时内交分公司财务部，财务部物资会计必须及时将回执单进行审核，根据回执单在系统中做采购入库，入第三方物流配送虚拟库，并且在入库参考中需填写该回执单单号及相应的订单号，以备日后对账。 3．财务部物资会计对应回执单上相应的订单做订单发放、挑库、发运，关闭订单，财务主管为商家开具发票。第三方物流配送虚拟库在月末应为零。 4．分公司到总部的开票数应等于分公司给商家的开票汇总数，此部分数据可从Oracle系统中导出一定时期内的所有采购入库明细（含回执单号与相关商家订单号），与回执单核对无误后，汇总报总部开票。 5．分公司到总部开旬票时，财务部物资会计需先从物流系统中导出这一旬的“回执单统计表”，并从ORACLE中导出这一旬的采购入库明细，核对无误后，每月4日、14日、22日、24日、26日每天8：30前，26日19：00前，将商家开票汇总数及商家提货明细汇总，做开票计划单以电子版（盖章）的形式报给总部业务部业务主管处。 开票计划单格式：
销售计划单
分公司名称： 时间：
型号
台数
类型
单价
定单号
不含税单价
不含税金额
含税金额
扣率
日期
备注
发票号

合计

6．业务部业务主管从ORACLE系统中导出该分公司发票库的业务明细，与分公司所报开票计划单数量核对无误后以分公司为单位统一向总部下汇总订单（发运方式选择“自管库自提”），计划财务部审核价格，业务部在ORACLE系统该分公司发票库中挑库，计划财务部打印发票，总部对分公司结算流程结束。 7．分公司财务部物资会计审核回执单时，如发现商家实收数量与订单数量不一致必须及时以《订单修改申请表》的形式反馈物流部，经物流部修改订单，审核订单与回执单一致后，在系统中做采购入库并根据回执单上的订单号给商家开具发票。 8．因回执单返回中海RDC和分公司需要有一定的周期，在送货返回后才能将回执带回，因此月末不能够及时完整的进行开票结算，为不影响业务结算时间，在此明确：每月26日18：00以前，第三方物流信息系统接收到的当月订单已做出库确认但未收到回执的，由第三方物流所在RDC给海信分公司出据担保证明： 26日的出库数量视同商家收货，由第三方物流在26日晚上18：00前完成回执录入，通过接口进入发票库，分公司核对并报总部开票。因已开票的订单不能修改，对此部分订单出现的货差由第三方物流及时进行补货。 五、系统库存帐、实物帐的核对流程 1 海信与第三方物流账务分别依托于Oracle和第三方物流信息两套系统，双方系统通过接口相互对接。 2按照系统操作步骤，货物在第三方物流信息系统分别以四种状态存在：库存结存数、配送在途数、入库在途数、回执完成数；在海信Oracle系统分别以四种状态存在：库存实物数、在途数、发票库商收数，ORACLE系统中的在途数与第三方物流系统中的配送在途数和入库在途数相对应，双方系统内的状态分别对应，对每一个CDC/RDC，双方均需要对每种状态货物的账目进行全面核对。 3海信、第三方物流公司双方每周对账，每周二和每月27日早晨7：00导数据对账，总部业务部、物流中心客户服务部，分别指定人员导出各自系统中同一时点的库存数据，并与分管人员进行核对，发现不符及时查找原因并及时调整。 4每月末26日晚上6点结账时，CDC/RDC要将所有业务处理完毕，RDC将截止到26日晚6点的当月入出库信息全部录入中海物流系统，中海物流系统与海信ORACLE系统互动。 5每月末26日晚上6点结账后，RDC不能在系统中再做出库确认和回执确认，需等业务部业务主管将发票库中的旬开票订单全部关闭后再恢复处理。业务主管须在每月28日前将旬开票订单关闭。 6. 每月26日为盘点日，CDC/RDC实物库存应和系统库存对应一致，分公司财务部物资会计、CDC海信业务代表在结账日到仓库实物盘点，盘点表由CDC/RDC填报，经分公司财务物资会计、CDC海信业务代表签字确认实物相符，27 日早9：00前报物流中心，物流中心与系统数据一起报业务部。
岗位职责及考核标准 1岗位名称及岗位职责 1.1岗位名称：办事处物资会计 岗位职责：负责审核商家的资金状况；商家订单的录入、登记及订单状态的跟踪。 1.2岗位名称：办事处经理 岗位职责：负责商家订单的审核，负责驻地RDC的运行质量监控，协调运行中第三方物流公司与商家接口出现的各种问题。 1.3岗位名称：分公司业务部产品调度 岗位职责：经分公司营销部经理授权进行商家订单的业务审批；提报RDC的备货计划；订单通过接口的传递及反馈情况；提报手工开单、修改订单的申请表；负责分公司价目表的维护。 1.4岗位名称：分公司财务部财务主管 岗位职责：经分公司财务部经理授权进行商家订单的财务审批，审核订单价格及相关的财务政策；将关闭的订单导入财务模块，给商家开具发票；负责Oracle系统中客户资料的维护并及时提报给物流中心客；负责库存会计期间、应收会计期间及总帐会计期间的打开与关闭。 1.5岗位名称：分公司财务部物资会计主管 岗位职责：①依据回执单在Oracle系统中做虚拟入库、出库操作，关闭订单；②负责将Oracle系统中采购入库明细与第三方物流系统中的回执单报表的核对；③负责订单明细与采购入库明细的核对，列出订单未完成（回执未收回）的明细，提报总部营销部业务主管；④分公司旬开票计划的汇总、核对、确认，开票计划单的提报；⑤分公司仓库间调拨、内部借机、三包出入库、复检出入库的操作及三包库、复检线的对账；⑥手工单的填写；⑦在月末盘点日到仓库实物盘点，并签字确认RDC盘点表的数据帐实相符。 1.6岗位名称：分公司业务部经理 岗位职责：负责分公司产品规划，非常规产品分布的审核；负责监控RDC仓库的仓储质量及配送、装卸质量；负责协调RDC提报的货损机的维修处理；协调运行中第三方物流公司与商家接口出现的各种问题。 1.7岗位名称：分公司财务部经理 岗位职责：负责财务价格政策的审核确定；分公司财务部向总部提报的各种报表的审核确认。 1.8岗位名称：总部业务部业务主管 岗位职责：负责大客户、分公司订单的录入、登记、关闭；分公司旬开票计划单的复核（与分公司发票待开库存的核对）、旬开票订单的录入、登记；对两套系统互动形成的对应RDC不同状态（实物数、在途数、货损数）的库存、分公司发票库存变化的跟踪、监控；分公司旬开票订单的关闭（对应减少分公司发票待开数）；对应分公司的RDC的日盘、周盘及日常管理。 1.9岗位名称：总部财务部财务主管 岗位职责：分公司旬开票订单的财务审批；分公司、大客户订单的财务审批；将关闭的订单导入财务模块，为分公司开具发票。负责总部应收会计期间、总帐会计期间的打开与关闭及监督分公司财务会计期间打开与关闭及时性。 1.10岗位名称：总部物流部外库调度 岗位职责：CDC、RDC及中转库的月末库存盘点及对账；内部借机的帐务处理；与第三方物流系统的相对应的库位调整；库存会计期间的打开/关闭及监督分公司库存会计期间打开与关闭及时性。 1.11岗位名称：总部物流部物资主管 岗位职责：总部三包出入库、复检出入库的帐务处理及三包库、复检线的对账； 1.12岗位名称：总部物流中心客户服务主管 岗位职责：订单在审核通过后的修改与取消；接受客户投诉、订单查询、问题订单的处理；与第三方物流之间的信息传递与反馈。 1.13岗位名称：CDC海信业务代表 岗位职责：负责监控CDC的仓储质量及配送、装卸质量及工作规范性；负责协调运行中CDC与生产基地的工作衔接，负责传递生产入库单并及时录入Oracle系统，负责Oracle系统帐与第三方物流系统帐的对帐：每天在第三方物流系统帐务处理结束后导出数据核对系统账目，确保双方系统帐一致；在月末盘点日到仓库实物盘点，并签字确认CDC盘点表的数据帐实相符。 2 订单考核 2.1因订单录入错误造成订单取消、修改，影响业务的及时性与准确性，每发现一次考核责任人当月业绩-5分。 2.2 因订单审核未发现问题而使订单通过，造成订单取消、修改，影响业务的及时性与准确性，每发现一次考核责任人当月业绩-5分。 2.3 因没有及时跟踪订单状态，造成异常情况延误发货，每发现一次考核责任人当月业绩-5分。 2.4 对客户资料的更新信息没有及时提报造成订单延误，每发现一次考核责任人当月业绩-5分。 2.5因没有及时录入回执（采购入库），造成与第三方物流系统中的回执单报表数据不一致，影响及时给商家开发票，旬开票计划提报有误，每发现一次考核责任人当月业绩-5分。 2.6 CDC/RDC仓库的仓储质量及配送、装卸质量没有及时监控，发现违反管理条例的情况，每次考核质量监控负责人当月业绩-10分。 2.7 因没有核对分公司开票计划单与发票库商收明细造成旬开票数据有误，对两套系统接口的异常状况没有及时发现，CDC/RDC库存系统帐、实物帐不符，每次考核责任人当月业绩-5分。 2.8 货损机没有及时维修处理，货损库位月末没有清零，考核责任人当月业绩-10分。 2.9在次月5号之前未将系统中上月库存会计期和应收财务会计期关闭的，每次考核责任人当月业绩-5分。 2.10 因工作失误造成严重损失的考核相关责任人及部门负责人当月全部业绩。
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