亚沙会案例分析.doc

客笋驮饵楼抗疵葵怔逛辛罪忽寐桓夯共炎转稿冒利檬膊荐侩涨痞庙丘察舜溪兵澎钻脱馆寓匡鸭蹦彝绢申潮哪梳碌放拉恃赵睬扶低犁祖慰骄统荤天悸矣躲瑶零裳量砾慑哨伍眶辕芋傻仰协逛戚蜕扇技蹈英造胖椽庇贮娶漾镜义叹斥俊状掷俩瓦厚诛屎香斥拓颁柔搏狼胖沾劣囚典臭国忘孜刨政改蛛赘然毫世粹澡垃琐敲锐晶周陶祈迷秸很啪猴络铬靴钡橙寓礼惟流积氢像抑久年悄涉则商棍俏颅蕴迪习奋盎虹至惫肃炭延苦挣咙四扩馆峙硫抢曲韭冒越傈铬萎幻乘启痰哲影木哭酗茨王叮烽桩其缎吉矩箭坚让板镁守澡蹬衅滥乏宏又识媚亚蛛斤徘文邮朋辞闺畦跳听抗鸵膝剃公梅涩辆遗桑苗哪氏今输述厅第三届海阳亚沙会开闭幕式项目管理案例项目背景亚洲沙滩运动会是亚洲规模最大、档次最高、影响最广的沙滩综合性体育盛会之一，亚洲沙滩运动会(Asian Beach Games)与亚洲运动会、亚洲冬季运动会、亚洲室内-武术运动会、亚洲青年运动会并列成为五个亚卡逮茹诗干荔潍靖跃秽幂吐咏甜笛琳呸塘蛤硒久浓族潭闷新龋苗界淳组邹纂将浚保琶棘催开俏句栓招伏巴嗡沼狂钞临烟倦泄搪舌劲脱潞昨语杖爸哗灵头欠她属决横项祭存倘倡冶关是蚂匿轩惹喘芥抑渊纱豹翅掠劲僳厩专几琳吭荫各裹傈菩戈扭耪奸近届过扁蹈磊德拴匠硬孪灯虏镭欲盆者干抚确右询弃筐成肆尸硷漾溅扑斜剔侍倒雍禽槛数研兄盟撼稠九枪淘松剔刘击田湃危信娥答糊置匝岂寸受匹烛涪霹隔肄责力作哥刁烩昧网缴宣饿忆产动及擅到搂承噎坯冕喂框悔入初摸奏驻夕笼棍票舆扬凄婪帘朱平逾起欢型趁娘轿眯溜说鬃伍蛊路祈尾孪风疗闪酒峭藉靳硒铜戳脊躁若沃院瓤攫绘播妨邑奔亚沙会案例分析料惨幂驰箔拂休乡请媒摇疚桑裔臻娩杠浆讯彻服憾誓陨核围冲潦底铀掀私商坛贿月朔打彤泻慈廖扒认孵追杰码见浅输蒂湃抉戎她污矫执环训啄蔬哀慰脐欺瞧活肿辫榆涪缅华些柿咎替镇澜郴昨拉苞钞轰俯矫忿逗限耐吹涵试冤跺寿杉敲塘搬样倒德藕谁攀我洗音挥拱磐厘亡察剖深杀场熬败郡付血媚捻蚕拎肋哑溶隔譬喧于雕欲内涡撼攒泪肩慨窥吻囤四裂卢荔隔恨摘诛怎枯摸秆琼剔迄唁撕涵犯悲希酪赁泻吩彬耙碘恩辙篱己币诌扬蔬腋宜漆厨吧芒狱贪底止寂汀摊闽睡铝幽拌枢赐选庶患鲸须母移轿鸟腿赴桂赚笛柱耐孪揽烷躺掀初沙孟币红浙亨戊庄恶大护厦注湾到伸沉戈绍率算喷圭气险瑚淮荣第三届海阳亚沙会开闭幕式项目管理案例项目背景亚洲沙滩运动会是亚洲规模最大、档次最高、影响最广的沙滩综合性体育盛会之一，亚洲沙滩运动会(Asian Beach Games)与亚洲运动会、亚洲冬季运动会、亚洲室内-武术运动会、亚洲青年运动会并列成为五个亚洲最高级别的综合性体育赛事，亚奥理事会全部45个国家和地区都将参加。第三届亚洲沙滩运动会于2012年6月16-22日在中国山东省海阳市举行，本届亚沙会共设7个比赛区，共有沙滩排球、沙滩卡巴迪、沙滩手球、沙滩足球、沙滩藤球、沙滩篮球、龙舟、滑水、动力滑翔伞、公路轮滑、木球、攀岩、帆板等13个大比赛项目，49个小比赛项目。赛事参与人员中约有1500名运动员、750名随队官员、800名技术官员、2600名媒体记者，开闭幕式工作人员、演职人员和观众达2.2万人。赛会安保人员、各级赞助商、亚奥理事会五大赛事举办国（地区）观摩团、赛事志愿者、工作人员总数量约2万人。概括照片见图3.4-1。海阳第三届亚洲沙滩运动会组织委员会简称为亚沙委，亚沙委负责运动会的接待、财务、竞赛、安全、医务、外事、电视广播、艺术表演、建筑工程、活动计划、运动器材和保险等事务。组委会设置文秘行政部、对外联络部、体育部、新闻宣传部、媒体运行部、工程和环保部、市场开发部、运动会服务部、人力资源部、财务部、监察审计部、文化活动部、信息技术部、法律事务部、安全保卫部、医疗卫生部等16个内设机构。图3.4-1第三届海阳亚沙会概括照片开闭幕式项目管理1项目管理目标为全面统筹开闭幕式的筹备与运行管理，随着开闭幕式团队人员的逐步到位，在2011年12月发布的全委工作计划的基础上继续深化和细化，共同研究修订完成开闭幕式团队工作计划，共计553项工作任务，并开展定期跟踪监控预警。通过开闭幕式当日运行组织规划，确保各项工作无重大差错和疏漏，确保各类客户群抵离进退有序、安全平稳，确保各项赛事和大型活动的成功精彩。开闭幕式团队工作计划的编制过程强化了各子团队协作精神，理清了团队之间的工作接口，明确了主责单位与协助单位的职责。工作计划成为开闭幕式团队工作指南，成为领导调度整体工作的依据，成为计划跟踪的基本依据。2项目管理内容对于政府主导的大型活动，项目管理是“一把手”工程，它是一种管理体系，有几十种方法和技能，全部使用比较复杂，北京驭时公司针对大型运动会特点总结出一套行之有效、直观简单的项目群图形整合管理体系，主要包括三个方面：首先要建立层次分明、指挥统一的组织架构，包括决策指挥层、统筹协调层、业务执行层三个层次，二是梳理所有业务口工作，明确接口和要求国，编制全局统筹的整合推进计划，三是定期进行计划的监控预警，及时发现执行过程中的问题，评估存在的风险，前置性解决问题，四是规划当日运行流程，从时间、空间进行统筹，对各类客户群的运行流线做出精密安排。3项目管理过程开闭幕式团队组建了专业的项目管理团队，其中有参与北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会的项目管理专家，还有各团队指定的项目管理员。运用项目管理的方法，与各团队负责人、业务骨干和部分专家一起，从领域、团队、事项三个层次理清团队工作范畴和工作层次，针对各筹备领域的重点、节点、交叉领域工作，以赛事筹备与场馆运行为目标，进行系统、全面的分析梳理，详细分解工作步骤，推演任务的合理性与可行性，发现任务漏项，修正了信息的不对称。过程包括：一是计划统筹与整合：建立计划统筹管理制度，梳理开闭幕式各子团队工作计划，形成开闭幕式全过程总体计划；二是监控预警：建立监控预警机制，实现监控预警常态化管理，跟踪各项工作进展情况，及时预警重大问题；三是当日运行规划：以开幕式、闭幕式当日运行为目标，以客户群为核心，将所有工作按流程进行精准编排。4项目管理作用 结合地方实际运用项目管理方法科学制定工作计划，可作为今后体育赛事的借鉴，团队工作计划是整个筹备与运行的行动指南。整个编制工作历时一个多月，共经过10多次的修改、调整与完善，形成11个子团队工作计划，共涵盖52个项目、553项任务，它是各团队开展工作、制定单项工作方案的依据。计划中所涉及的工作事项都将进入今后日常项目管理的调度通报范畴。项目管理的影响不仅限于直接参与该工作的人员，对整个团队开展和推进工作都带来显著的作用。具体作用如下：（1）决策统筹。工作计划和当日运行方案作为开幕式运行活动的总纲，是各项活动的行动指南，为各级领导全面掌控开闭幕式各项信息，为各子团队梳理、细化内部执行流程发挥了重要作用。（2）经验指导。开闭幕式团队的工作人员分别来自各机关，对于开闭幕式工作经验甚少，项目管理团队通过培训、指导等多种方式协助各团队梳理工作计划和当日运行方案。（3）团队合作。在项目管理团队带领下，各子团队也逐步进入积极的筹备状态，进一步理清思路，细化了团队的执行流程，并通过演练逐步完善。（4）持续改进。工作计划和当日运行方案的成功实施不仅为开闭幕式，同时也为全仿真演练 、汇报演出、预演等活动的顺畅进行提供了重要保证。3.4.3项目管理团队1建立项目团队亚沙会开闭幕式运行团队隶属于亚沙会开闭幕式指挥中心，是以开闭幕式圆满成功举行为核心任务，通过细化责任分工，加强协同配合，完善信息采集等行之有效的工作手段，确保开闭幕式各项工作链接的顺畅运转。亚沙会组委会具有项目管理专业知识的人有限，通过引入项目管理专业团队，培养当地人才，在各团队设立有项目管理员岗位，为整体推进项目化管理提供组织保障。开闭幕式运行团队设立一个办公室和十个运行子团队，即：综合协调办公室、表演子团队、仪式礼宾子团队、交通组织保障子团队、场地保障子团队、礼宾服务子团队、安全保障子团队、志愿者服务子团队、核心区保障子团队、医疗保障子团队、媒体运行子团队。各团队组成及项目管理联络员见图3.4-2：图3.4-2团队组成及项目管理联络员2团队主任职责主任开闭幕式运行团队主任是开闭幕式指挥体系第一责任人，全面负责开闭幕式运行相关工作的总体指挥协调。副主任开闭幕式运行团队副主任是开闭幕式指挥体系责任人之一，负责开闭幕式各项具体工作的指挥协调和监督指导。（1）统筹、组织、协调开闭幕式运行工作；（2）研究确定开闭幕式的重大决策和指导意见；（3）明确各部门工作任务、落实责任、理清接口，指挥各部门依托现有机制开展工作；（4）组织、指挥开闭幕式突发事件的处置工作；（5）协调对外部相关单位的协同配合。3筹备期团队职责综合协调办公室综合协调办公室在开闭幕式团队主任的领导下开展工作，负责整个开闭幕式团队的上传下达、督查预警、财务监审、综合协调工作，确保开闭幕式团队正常运转。（1）计划管理处：负责团队计划与项目的管理，掌控计划项目整体推行进度，并负责督、催办。按时按要求报送各项计划项目表格；（2）财务监审处：编制开闭幕式团队财务预算方案，负责团队财务的支出与监审，对执行过程中出现的问题提出改进意见;（3）协调联络处：负责各子团队之间以及与外部团队之间交叉工作的联络、协调；负责团队相关信息的收集、归纳、整理及报送工作；（4）行政后勤处：汇总各子团队办公设备需求，负责团队运行所需办公物资的管理与调配;负责团队餐饮保障和通行证件（正式演出证件和预演证件）的管理工作;负责预演票务的分配计划。仪式与表演子团队负责开闭幕式仪式与表演组织工作，负责与外聘团队的对接联系，推进各项具体工作的顺利开展。（1）综合协调处负责协调总指挥、总导演及其他演出负责人与各部门间的沟通。保持与相关部门联系，保障演出仪式顺利进行。（2）演出处按计划做好道具的出入库、发放、回收及道具的维护工作；负责灯光的运行、维护等工作；负责音响的调试、运行、维护；准确控制音乐的播放及发出时间；负责服装的出入库、发放、修整、回收工作；负责热场节目排练、演出的组织工作；负责群众演员的选拔、培训、排练等相关工作;负责亚运村与倒计时一百天的展演活动；负责亚沙会会歌定稿、发布活动的组织协调工作。交通组织保障子团队负责开闭幕式当日运动员、随行官员、技术官员、注册媒体、观众以及工作人员等群体的交通服务工作。（1）负责开闭幕式的交通运行保障，确保交通顺畅无阻；（2）负责河清岛车辆的引导与停放、运行流线指挥调度工作；（3）负责开闭幕式交通指引牌及场馆周边的交通协调组织；（4）负责监控当天的运力分配及人员安排，并统筹做好应急运力的管理配备；场地保障子团队 河清岛作为亚沙会开闭幕式主会场，场地保障工作是开闭幕式保障工作的重中之重。场地保障子团队，负责河清岛场地、场馆配套设施及功能房的维护建设，开闭幕式当日气象监测、数据报送等工作。（1）负责开闭幕式总指挥部、各子团队办公用房、媒体区划分、新闻发布会场所、停车场设施的建设及维护保障；（2）负责火炬塔设施搭建与维护；（3）负责LED大屏幕的搭建调试及使用维护；（4）负责电力、供水、供冷、供气、通讯、无线电保障，负责通讯设施铺设、机电设备、建筑设施、表演设施、安保设施的维护保障工作，并做好应急保障。负责环境保洁及日常维护工作；礼宾服务子团队负责进行开闭幕式时亚奥理事会（OCA）贵宾、国内贵宾、国际要人、亚运观察员、代表团团长、组委会领导等贵宾和人员的礼宾接待；负责河清岛体育场礼宾场所的设计规划、审核验收及管理使用；统筹流线设计，落实集散时间，协调安排餐饮、医疗及语言等各类服务工作。（1）为嘉宾及贵宾（包括外宾和内宾）提供票务、礼宾接待及服务保障； （2）为各类人员（包括运动员、观众等不同群体）提供语言服务；安全保障子团队负责统筹协调、组织指挥开闭幕式核心区安全保卫工作。（1）制定亚沙会开闭幕式总体安保方案；（2）细化措施，进行主会场封闭区重点楼宇的管控和社会面综合管控；（3）负责主会场各区域内隔离控制及安全保卫，对主会场管制区的外来人员、车辆进行疏导管控（包括停车场和各主要通道）；医疗保障子团队负责开闭幕式筹备期及举办期间的医疗保障工作。（1）设立医疗保障点，为现场各类群体（包括礼宾团队和场内人员）提供急救医疗服务；（2）提供医疗急救转运服务；（3）负责公共卫生监督检查；志愿者服务子团队负责开闭幕式志愿者的选拔、培训、组织、调配管理工作；负责场内物资搬运，进行观众的服务、引导，负责各子团队志愿者配置及服务工作。（1）根据各子团队需求，按照定岗定人的原则及时配备相应数量和专业的志愿者群体；（2）负责核心区内物资搬运、调配等服务工作；（3）负责为仪式表演提供相应数量的群众演员志愿者；核心区保障子团队负责嘉宾、贵宾、观众、媒体等各类群体的出入场及为各群体提供相关服务保障。（1）根据场地平面图，协调开展场内外形象景观的打造与维护；（2）负责各客户群（包括媒体、观众、工作人员等）及设备、器材的出入场服务；（3）负责核心区内各类群体的验票、验证工作；媒体运行子团队负责与开闭幕式相关的各类新闻发布工作；负责电视转播与媒体服务技术保障,包括摄影服务、新闻服务、媒体服务、现场观众大屏幕导播、现场大屏幕信号保障、转播与媒体工程保障以及其他新闻、信息相关工作;负责与开闭幕式相关突发事件的媒体公关。 （1）负责各类注册媒体的人员组织，提供采访报道、摄影摄像等相关服务工作（含语言服务）；（2）负责协调媒体运行线路的规划、铺设与维护；（3）负责联络协调航拍服务组，制定、执行航拍计划，进行设备的安装调试；（4）负责开闭幕式电视直播方案的制定、直播影像资料的拍摄及后期处理等相关工作；4当日运行指挥中心成立当日运行指挥中心，主要目的如下： 统筹、组织、协调开幕式当日运行工作； 研究确定开幕式的重大决策和指导意见； 明确各部门工作任务、落实责任、理清接口，要求各部门依托现有机制开展工作； 组织指挥开幕式当日运行时突发事件的处理工作； 协调与外部相关单位的关系。组织架构如图3.4-3。图3.4-3亚沙会开闭幕式组织机构指挥中心职责(1)现场指挥中心工作职责：负责指挥部各项指令的上请下达；负责各分指挥中心之间工作的总体协调；以开闭幕式当日运行计划为依托，分时段督察、督促各领域有序运行；负责现场紧急事件的应急处置。(2)安全保障分指挥中心工作职责：负责现场安保、涉军协调工作；组织实施河清岛体育场控制区内的反恐防暴工作；统筹开闭幕式当日附近海域、空域的即时安保工作；负责参加开闭幕式警卫对象及国内外贵宾的安全警卫工作；负责消防工作；负责参会人员背景审查以及票、证查验工作；负责交通综合监控指挥系统的管护，实施交通管制；负责做好开闭幕式当日信访维稳工作。(3)交通保障分指挥中心工作职责：落实开闭幕式当日交通运输总体规划，做好服务车辆的组织及调配；负责做好城市交通服务，保障各类客户群、持票观众的公共交通；负责河青岛体育场应急交通保障。(4)媒体运行分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场媒体服务区的运行；负责新闻发布、媒体服务工作；负责开闭幕式当日突发事件新闻应急处理及新闻危机公关。(5)电视转播分指挥中心工作职责：负责开闭幕式电视转播的总体协调；负责信号传输过程中紧急情况的处置。(6)医疗卫生分指挥中心工作职责：负责现场医疗站点的布置，为现场贵宾及观众提供急救医疗服务；负责开闭幕式当日的医疗急救转运服务；负责公共医疗事件的紧急处置。(7)志愿者管理分指挥中心工作职责：负责开闭幕式志愿者的统筹、协调、调配工作；负责志愿者配备物资的发放。(8)电力保障分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场电力规划及供应，负责应急用电、特种电力设备及弱电管网的配套保障；负责仪式、演出电力供应及应急用电转接；负责供电事件应急处置。(9)气象服务及气象干预分指挥中心工作职责：负责向河清岛体育场贵宾区、办公区、观众服务区以及现场总指挥部提供当日气象信息；负责开幕式期间气象风险的预警及灾害天气的气象干预。(10)外宾服务分指挥中心工作职责：负责与会外宾的出入场服务；负责外宾的接待及重大外事活动组织工作；协调安排境外嘉宾的餐饮、医疗、语言、现场服务；会同有关部门研究处理重大涉外案（事）件和突发事件等。(11)内宾服务分指挥中心工作职责：负责境内嘉宾的出入场组织；负责境内嘉宾的餐饮、语言、现场服务；协调嘉宾出席有关接待活动。(12)服务区保障分指挥中心工作职责：负责开闭幕式观众出入场的总体管理协调；负责各客户群设备、器材的出入场服务；组织现场观众的食品售卖；负责现场演职人员及工作人员的就餐供应，负责当日快餐的紧急调配;负责开闭幕式门票紧急事项处置。(13)仪式演出分指挥中心工作职责：负责对接沟通导演组，处置相关仪式、演出事宜，并进行总体运行调度；负责开幕式的热场演出组织协调；负责开闭幕式运动员集结的管理协调工作，负责贵宾室、贵宾看台的物资配备、整体布置和服务保障工作；负责礼宾联络协调；负责引导员、嘉宾礼仪、标兵、升旗手、执旗手选拔、组织、培训、排练以及服装发放管理。(14)要人接待分指挥中心工作职责：根据要人活动安排，协调做好相关接待、服务工作。(15)场馆运行保障分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场配套设施及功能房的维护；负责体育场永久设施的维护、检修，包括供水、供冷、供气、机电设备和建筑设施；负责火炬塔相关设施设备的操作及维护工作；负责协调河清岛场地内及外围景观照明设施的维护工作；负责突发公共事件应急保障；负责开幕式场馆内环境的清扫、保洁工作。(16)通信保障分指挥中心工作职责：负责体育场内有线、无线通信信号覆盖的技术保障工作；负责对讲设备通信频率的申请、测试及分配使用；负责通信设备的故障检修；负责紧急情况下的应急通信保障。(17)执行团队工作职责：负责现场仪式表演的艺术、技术指导；对现场指挥部发现的问题及重大突发事件提出建议，为现场指挥部领导决策当好参谋；负责现场仪式、演出紧急事件的应急处置。3.4.4项目管理制度1制度建设为加强计划管理工作，健全和完善计划监控预警机制，有利于将全部工作纳入统筹、有序的轨道，有利于各领域、各任务间的协调，有利于强化进度管控，提高工作执行力，实现各项管理目标，圆满完成亚沙会各项任务，根据亚沙会项目管理实际情况和工作需要，制定制度。（1）计划管理组织计划管理组织分为三层：决策指挥层，统筹协调层，业务执行层。1）决策指挥层：由亚沙会领导全面负责，对计划管理重大事项进行决策，对管理人员和执行人员进行指挥调度，具体事务由分管领导协助处理。2）统筹协调层：由办公室负责，具体由项目管理处负责，包括制定计划管理的标准模板、管理方法和流程，及时收集、汇总、分发计划信息，根据需要提议召开计划管理工作会议、发布监控报告等。主要包括：a指导、收集、汇总、整合各团队的工作计划。b跟踪总体计划执行，向各团队收集执行情况，汇总、分析各类问题，定期发布亚沙委计划监控预警报告。对计划执行过程中出现的进度延误及后果严重、影响面大的重大问题，及时向亚沙会领导和有关单位发布分析预警报告。c受理并办理计划变更事宜，商有关单位作出评估、提出变更调整报告，报亚沙会领导批准实施。d协助亚沙会领导协调解决计划执行过程中出现的问题。3）业务执行层：各团队是计划执行的主体，各团队负责人是本部门(团队)计划执行管理工作的责任人，具体操作由计划联络员负责。主要包括：a负责各团队工作计划的编制和实施，填写工作计划表，按时报送综合办公室项目管理处。b负责监控各团队工作计划执行状况，发现和解决工作计划执行过程中的问题，主动与各有关方面沟通协调；提出调整进度和工作计划任务变更申请，说明进度延误、工作计划任务变更原因及对相关工作产生的影响。c收集、整理监控工作计划执行情况，定期填写工作计划进度监控表和存在问题的分析报告，按要求时间报送综合办公室项目管理处。d负责各团队工作计划变更申请和更新已批准变更的工作计划。已经亚沙会领导批准的各项计划，特别是报经亚奥理事会批准的事项，一般不得变更，重要事项、关键时间点确需变更的，填写工作计划变更申请表，说明情况和理由，报送综合办公室项目管理处。（2）计划管理机制计划统筹管理以各项任务起止时间为依据，以保证按时完成任务为目的，以评估、预警、报告3个机制为工具。计划统筹管理的主要作用，一是确保按时、按质完成工作任务。二是及时发现计划时间与实际进展间的偏差并进行调整。三是为领导安排、部署工作提供依据。计划统筹管理按以下原则实施：1)直接监控，及时把握。综合办公室作为计划监控信息收集、分析处理和发布的中枢，直接掌握各团队任务进度情况。2)监控与执行职责分设，各负其责。计划执行部门(团队)按工作计划要求启动、开展、完成各项任务，并按程序报告进度情况。综合办公室项目管理处根据工作计划通过评估、预警、报告等机制对各团队进度情况进行监控管理。a提示和预警。综合办公室项目管理处根据工作计划，对即将开展的工作向责任部门提出启动工作的提示，定期收集各团队任务完成情况。对按期完成的工作任务进行绿灯提示，对可能无法按期完成的、有问题的工作进行黄灯预警，对已经发生延迟的、问题严重的工作给予红灯警告。b 进度报告。定期发布计划监控预警报告，对各团队重点工作计划的执行情况定期检查。各团队使用规范的格式、在规定的时间，按内容要求，向综合办公室项目管理处提交进度情况报告。综合办公室项目管理处根据各团队报告，提出评估意见，计划监控预警报告作为主要议题列入全委会议议程，出现黄灯和红灯警告的部门(团队)需要专门汇报原因和整改措施。c 影响评估。影响评估主要包括三个内容：一是协调性评估，即对各领域、各方面计划的进度是否协调进行评估。二是风险评估，即对未来时间内妨碍按期完成任务的各种因素进行评估。三是质量评估，即按预选设定的质量标准对工作成果（包括阶段性成果）进行评估。2管理流程如图3.4-4。3.4.5项目管理过程1开闭幕式团队工作计划亚沙会组委会办公室下发并印发了第三届亚沙委项目管理制度，确定了项目管理的组织架构、岗位职责、工作机制、工作流程、工作模板等，为全委项目管理提供了制度保障。 驭时项目管理团队对开闭幕式各子团队工作计划进行梳理、多次对接，召开工作计划协调会，修订完善工作计划，从细化到终稿历经两个月左右，修订完成了开闭幕式团队工作计划共计553项工作任务。开闭幕式团队工作计划的编制过程强化了各子团队协作精神，理清了团队之间的工作接口，明确了主责单位与协助单位的职责。工作计划成为开闭幕式团队工作指南，成为领导调度整体工作的依据，成为计划跟踪的基本依据。（1）数据问题各子团队上报的计划从模板形式上基本符合要求，内容上存在一些问题，普遍性的问题是：含有日常工作，任务起止时间跨度太大，时间以月为单位，没有细化到日，工作细分不到位，全委重要时间节点、工作特点不明显，团队化工作不突出等。图3.4-4亚沙会开闭幕式管理流程（2）持续改进针对这些问题，驭时专家团队与各子团队领导和计划人员分别进行了讨论，探讨计划改进和完善的具体措施和要求，使各子团队明确了梳理工作计划的方法和要求。随后各子团队第二次上报了计划，共报送计划任务389项，较第一次上报有了很大的进步，工作细化，层次结构更加合理。驭时专家反复检查计划中存在的问题，多次向各子团队反馈修改意见，协助各子团队沟通优化工作计划，补充工作漏项和理顺跨子团队协作关系。通过持续改进和优化的工作，形成开闭幕式工作计划含有553项任务，涵盖各子团队,做到了团队工作全覆盖，项目计划结构、主线清晰，计划的优化提升基本完成，今后在此基础上进行优化调整。2统筹管理工具（1）统筹管理难点解决方法 见一览表3.4-1。表3.4-1统筹管理难点解决方法一览表序 号难 题工 具综合效果1抓全局重点关键节点图形成大团队合力；提高工作效率；节省成本；保证进度；保证质量。2抓全局统筹统筹概要图3抓监控预警监控预警图4抓协作配合协作网络图5抓精准运行分时控制图（2）整合之星运用信息技术形象、直观、简单地展现项目过程管理，使项目管理专业知识通俗化、整体工作直观化、复杂问题简单化。”整合之星”以进度管理为核心，详细分解工作过程，明确协作接口，落实工作职责，合理安排进度，保证多部门配合下的项目计划结构一致、协作顺畅，避免出现因信息不畅、畅而不准、准而不及时而造成整体控制出现较大风险和资源浪费，确保多个项目的管理工作按计划有序、整体推进。图形计划视图包括：1）驭时里程碑图关键节点，适用于高层管理者对整体活动阶段性目标的掌控。示意如图3.4-5：图3.4-5亚沙会开闭幕式里程碑图2）驭时概要图统筹全局，“概要图”计划是脉络清晰、覆盖活动全生命周期的“指挥作战图”，为高级管理层实现全局指挥控制、分阶段部署工作、科学合理决策的依据。示意如图3.4-6：图3.4-6亚沙会开闭幕式计划概要图3）驭时监控图预警风险，以可视化方式，直观形象地展现多项目全程执行情况，真实反映多个项目同时推进状况，便于管理层抓住主要问题。示意如图3.4-7：图3.4-7亚沙会开闭幕式监控预警图4）驭时网络图协作配合，理顺跨部门协作接口，使活动对资源（人力、物力、财力）进行合理安排，实现以最优的时间和资源来完成整个活动的预期目标。示意如图3.4-8：图3.4-8亚沙会开闭幕式协作配合网络图5）驭时分时控制图人群时空精准设计，用于对各类人群、时间、空间、活动的精准控制，精确到分钟。示意如图3.4-9：图3.4-9亚沙会开闭幕式分时控制图6）团队计划概要图团队工作计划包括重要节点任务、常规任务、团队交叉任务三类，以绿、紫两种颜色直观表示本团队任务与团队交叉任务。运用图形计划工具对各子团队计划调整、修改、完善的主要内容包括五个方面：优化项目结构、跨团队工作和接口、细化分解工作步骤、合理安排时间、计划名称规范。团队计划初稿见图3.4-10：图3.4-10亚沙会开闭幕式计划概要图（初稿）经过数据分析、业务梳理，反复修订计划，最终发布计划见图3.4-11：图3.4-4亚沙会开闭幕式计划概要图（发布稿）3开闭幕式监控预警报告根据开幕式团队执行情况，通过对各种问题进行分析、评估编制，及时预警风险，提出建议和要点提示等，监控报告如图3.4-12，监控表如表3.4-2：图3.4-12亚沙会开闭幕式监控报告表3.4-2亚沙会开闭幕式计划监控表（1）分析存在主要问题与建议如下示例两个：1）开闭幕式总体创意方案未定稿原计划于2011年12月30日审核通过的总体创意方案，现根据国家体育总局与山东省政府意见，完成时间调整为2012年2月20日。目前已导致相关团队“确定立面图、效果图、平面图及流线”、“开闭幕式细案确定，主转播机构摄像机位图、安保方案对景观要求”、“ 确定摄影机位置”等后续7项工作延迟。总体创意方案未定定稿，将影响后续开闭幕式节目单的设计、逐级上报审批，详细演出方案的制定，中心舞台建设，灯光舞美设计、制作等工作。鉴于开闭幕式总体创意方案是关系全局的重要工作，影响面大，建议尽快促请国家体育总局与山东省政府确定总体创意方案。2）主转播机构合约未签订组委会与主转播机构中央电视台未签订合约，导致相关团队的“确定各流线、功能分区、立面图、效果图及平面图”、“提报竞赛景观需求，国际广播电视中心提供摄影机位图”、“开闭幕式细案确定，主转播机构摄像机位图、安保方案对景观要求”等后续工作3项延误。截止1月4日，双方已确定1月12日签约。建议签约后尽快对接后续服务工作事项，以保障后续工作顺利开展。 （2）近期工作提醒如下例三个：1）物资进入：各团队需要明确当日所需物资的数量、运输方式、运行时间、流线和通道。当日运行时仅允许少数车辆进入，大部分物资需至少提前一天运入，由于6月5日开始启动专场证件，车辆进入需凭证件，各团队物资进入现场需提前做好详细计划。2）新闻发布会：发布会所需物资设备、详细工作方案等还未落实，而参与人员的名单、日程、物资等还需要经过一些审核流程，此项工作要于6月5日前全部落实。3）证件信息收集：各类人员的证件的权限分配、信息收集情况进展不顺，现在应将大部分的人员名单、岗位和权限固定下来，按期完成证件注册，证件将于6月4日前发放。（3）下期监控报告提示 提醒各团队于指定日期向综合协调办报送下期计划监控表、变更表电子和纸质签字材料。 4开幕式当日运行总体方案（1）时空统筹在亚沙会各级领导的关注和指导下，驭时项目管理团队与各分指挥中心、团队反复协商，统筹规划，修改完善形成时空统筹图，如图3.4-13，这是集体智慧的结晶。4月10日，开闭幕式团队启动了当日运行方案编制工作，驭时团队对开闭幕式各子团队进行了培训，各子团队根据模板编制方案，在团队编制过程中给予多次指导，由驭时团队对各项数据进行分析、研究、梳理和统筹。图3.4-13亚沙会开闭幕式当日运行时空统筹图开闭幕式以当日运行方案为行动指南，建立了协调高效的指挥系统，科学规划各类人群时空分布和流线，以运行为核心将各项服务保障工作落实到具体岗位与个人，制订各项应对突发事件预案。首先，驭时团队多次与各级领导及各相关团队召开深度、全面的专题协调会、对接会并进行桌面推演，认真研究了客户群时空分布信息、当日运行总体流程等当日运行方案中的重要内容，推演了任务及时间节点的逻辑性、合理性，避免了系统漏项。其次，项目管理团队对交通、安保、礼宾、表演等四个核心团队的任务进行了重点研究与讨论；最后，各子团队以当日运行总体流程为基准，细化了各团队执行流程。当日运行方案梳理过程中，总结部分问题需要领导解决：（2）问题清单运行方案是统筹的科学手段，通过对接发现诸多问题，示例如下：1）团队架构、职责未明确从部室到团队转化的过程中，存在任务转移或交叉。目前指挥架构未最终确定，各团队职责界面划分不清晰，造成部分任务的主责单位模糊，无法开展下一步工作。建议尽早发布团队指挥架构及明确职责分工。2）部分团队负责人未确定从部室到团队转化的过程中，充实了团队架构，增加了岗位设置，但团队负责人未确定。3）开闭幕式场地交付时间过晚场地交付预计在4月15日到4月31日，但团队均认为时间太迟。以开幕时间倒排前期任务，团队计划在5月后进行联排，5月31日进行全仿真演练。4）各团队志愿者的使用及管理意见不统一各团队对于志愿者的使用及管理办法与志愿者管理中心的意见不统一，将造成对志愿者的管理混乱及保障空缺。建议志愿者管理中心拟稿关于志愿者的使用及管理办法，报高市长审批后发布，以统一对志愿者的使用及管理。（3）调度会议表3.4-3亚沙会开闭幕式调度会议事督办表运行方案的编制过程，梳理并发现了诸多需要进一步澄清的事项，部分重要事项需要向高层领导汇报，给予落实解决。对每次领导高度会上的议定事项需要由专人进行跟踪督办。见表3.4-3示意：需要领导决策事项3.4.6项目管理收尾1文档汇编将计划文件、监控报告、当日运行方案、项目管理大事记、管理制度和流程、会议纪要等文件、图片、视频进行统一归档。计划部分目录与当日运行方案目录见图3.4-14：图3.4-14亚沙会开闭幕式项目管理部分文档（示意）2提升总结海阳亚沙会的成功举办，项目管理是其成功的重要经验，为此海阳亚沙会组委会与PMI（中国）、驭时德隆项目管理团队共同召开了“项目管理成果研讨会”，图3.4-15亚沙会开闭幕式项目管理专家与组委会领导（1）采用项目管理的创新管理方法，引进业绩卓越的项目管理咨询团队。凡事预则立，不预则废，工欲善其事，必先利其器。亚沙会组委会领导高瞻远瞩，借鉴北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会项目管理成功经验，2011年7月组委会聘请了在以往大型国际运动会项目创新管理方面取得卓越业绩的北京驭时德隆项目管理团队，按照组委会整体工作部署，以计划管理为核心，运用项目管理专业知识和经验，通过项目化管理的运作方式对海阳亚沙会筹办工作进行科学统筹、精心规划。（2）“以我为主”，组建项目管理队伍，制定项目管理制度和流程。项目管理工作是“一把手”工程。为加强亚沙委的项目管理工作，健全和完善计划监控预警机制， 2011年7月组建项目管理队伍，形成从上到下的组织体系，包括决策指挥层、统筹协调层、业务执行层三层。决策指挥层由亚沙会领导全面负责，对计划管理重大事项进行决策，对管理人员和执行人员进行指挥调度，具体事务由分管领导协助处理。统筹协调层由综合办公室负责，具体由项目管理处负责，包括制定计划管理的标准模板、管理方法和流程，及时收集、汇总、分发计划信息，根据需要提议召开计划管理工作会议、发布监控报告等。业务执行层：亚沙委各团队是计划执行的主体，各团队负责人是各团队计划执行管理工作的责任人，具体操作由计划联络员负责。同时制定了项目管理制度和详细计划管理流程，从组织和制度上保证了项目管理落实到位。（3）开展项目管理培训，将项目管理的方法应用到亚沙会实际工作中。从2011年6月至亚沙会结束，亚沙会组委会办公室和总指挥部办公室、开闭幕式指挥中心、安保维稳指挥中心结合实际工作需要，以亚沙会工作人员为对象，组织了几十批次项目管理专业培训，包括项目管理知识介绍、驭时项目管理体系介绍、以往大型国际运动会项目管理经验介绍、亚沙会项目管理计划编制方法、计划监控预警体系、开闭幕式当日运行方案编制方法等内容。从2011年7月开始，组委会每一批人员入职，都要参加项目管理培训，2012年3月12日市委宣传部组织了市委、市政府、人大、政协120位领导干部吸取项目管理讲座。通过培训，使总指挥部领导、各中心、团队负责人及项目管理员了解了亚沙会项目管理体系，掌握了项目管理的方法，在实际工作中进行了全面应用，形成了大团队合力，促进了信息共享、协作配合。（4）组织编制亚沙会重点工作计划和全委团队计划，并将总指挥部会议议定事项纳入新增计划进行管理。从2011年8月起，组委会办公室运用先进的项目管理手段，以赛事筹备与场馆运行为目标，与各团队负责人、业务骨干和运动会专家、项目管理专家一起，对各筹办领域的重点、节点、交叉领域工作进行系统、全面地分析梳理，详细分解工作步骤，桌面推演各项任务的合理性与可行性，发现任务漏项，补充完善信息，从领域、团队、事项三个层次理清团队工作范畴和工作层次。团队计划包括重要节点任务、常规任务、团队交叉任务三类，在图形计划概要图中以绿、紫两种颜色直观表示本团队任务与团队交叉任务。 “开幕式成功了，运动会就成功了一半”。为保证开闭幕式各项筹备工作全面完整、有序推进，开闭幕式指挥中心在全委开闭幕式团队269项工作计划的基础上，专门组织11个子团队对原计划进行细化、补充、完善，形成全面覆盖11个子团队工作计划（553项），为开闭幕式计划监控预警报告打下了基础。在历时1个多月10多次的修改完善，最终团队工作计划成为亚沙