OP-01文件和资料管理程序.doc

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1. 目 的
對於分發的文件進行管理, 確保所需的文件持有相關的副本.。
2. 範 圍
本程序用於所有管理的文件,一般包括下列各項文件:
2.1 BRC手冊
2.2 程序文件
2.3 作業指導書/工作流程/管理制度等
2.4 表格
2.5 適用於有關體系方面的外來資料(經正式審批)
3. 權 責
管理者代表或授權人負責執行該程序實施/維護及修訂。
4. 定 義
“受控”的文件是一份附帶有分發號/版次及發放日期的文件，用紅色的“受控”字樣來控制。
5. 作業內容
5.1 文件資料類
文件
審批
受控方式
1. BRC手冊
總經理
以白色紙張印刷,副本加蓋紅色“受控”字樣章.
2. 程序文件
管理者代表
以白色紙張印刷,副本加蓋紅色 “受控”字樣章.
3. 作業指導書/流程
管理者代表/部門主管
以白色紙張印刷,副本加蓋紅色 “受控”字樣章.
4. 表格
管理者代表
以白色紙張印刷,在表格右上角印編號
5. 外來相關資料
管理者代表
加蓋紅色 “受控”字樣章.
5.1.1 下列的文件審批和修訂審批授權及文件副本的受控方式如下:
5.1.2 在5.1.1項中描述的文件將列在發放表上或文件發行一覽表上,表格列在“表格受控一覽表”上,表格的格式如下:
編號
名 稱
版 次
副 本 交
備 注
0
1
2
3
4

這一覽表上所要頒發由審批人決定, 但須肯定文件要在所需要使用的場所出現. 這些文件的原稿由文件管理中心存放。
注 : 文件只用中文來書寫.
5.1.3 管理者代表用保存之文件如下:
a. 品質手冊/程序文件/作業指導書原稿.
b. 各文件發放一覽表
c. 品質記錄清單
5.1.4 當文件在更改或增加內容之後, 應把原先發放的文件全部收回, 再重新發放新版次文件並登記到一覽表上, 把收回的舊版本文件及時拿一份蓋上“參考用”章用作存文件。
5.1.5 已作廢的文件將蓋上藍色“參考用”章或在文件正面劃線,，作廢文件由文控負責人決定是否要保留或銷毀。
5.1.6 已決定加以保留的(存文件的)舊文件, 即刻送到管理者代表處由文控中心進行保管. 確保舊文件不能跟相關的有效版本文件相混合。
5.1.7 不屬於5.1.6項中所提到的廢舊文件則由文控中心負責人收回並加以銷毀。
5.1.8 文件資料更改:
¥ 方針/手冊若有不符, 需要更改時, 由相關人員用[更改建議書]申請,由管理代表評審核實一致同意後,可批准更改並發放。
¥ 各部門發現自己所持有的程序文件有誤時或更改有效的工作方法建議時(在不違反標準要求之下), 用[更改建議書]書詳細說明之後交管理者代表, 經管理者代表和建議者一起商討之後, 方法可行時交文控中心進行更改修訂, 按5.1.4項來做。
¥ 作業指導書/表格/若需要更改時, 由相關部門提供更改資料(在不違背標準要求時)由文控中心審核後, 可更改, 由部門主管審批.。
5.2文件分類與編號說明
FZ-代表丰泽日化用品有限公司
品質手冊
OP--代表程序文件
WI--代表作業文件
FZ-00質量記錄表單
HR--代表人事部
LAB--代表實驗室
QC—代表品質部
SA—代表樣板部
PD--代表生產部
PDA—代表液體配製車間
PDB—代表灌裝包裝車間
PDC—代表鹽車間
PDD--代表香皂車間
PDE--代表組裝車間
PDF—代表皂花车间
WD--代表倉庫文件
ED--代表工程部
PC—代表采購部
DS—代表營業部
ALL—代表各部门
（001--999）--代表文件或表格流水順序號
6. 相關文件
《記錄控制程序》
7. 使用表格
7.1文件發放一覽表
7.2更改建議書
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