材料采购管理制度.doc

.材料采购管理制度为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、；入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成；工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清；证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定；本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部；本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用；生产经营所用的主材及辅为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、采购入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成本，提高工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清晰，并保证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定本制度。本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部。本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用单位）生产经营所用的主材及辅材。一、材料物资的计划管理1项目部成立之日起15天内由项目经理、项目总工（或项目施工员）根据图纸会审结果，提出项目材料总量计划将本项目所需材料的名称、规格、型号、数量、预计进场时间等填到计划表中，要求对各种材料的计划用量严格按照施工图计算，误差率不得超过10%。计划表填制完成后，由项目经理、分管领导签字确认后，报工程部、计划部、物资部备案，并由上述部门监督材料计划的执行情况。如遇到图纸不全或设计变更等其他情况，应随图纸的逐步到位每月填报项目材料总量计划变更单，送报上述部门。2一般材料由使用单位根据施工进度，在实际使用15天前，填报材料采购计划表，经使用单位负责人签字确认后报请分管领导、计划部、工程部、物资部及物资部分管领导审批，完成签批后交由物资部组织询价、调研确定供应商，并签订采购合同。3大宗材料指除 钢材、水泥、地材外单批采购额度超过30万元须提前25天填报材料料采购计划表，完成签批后由物资部向招标委员会提请招标，并根据中标通知书确定供应商，签订采购合同。4、需加工制作的材料物资要事前充分考虑加工周期，使用单位提前填报材料采购计划表，预留加工期限。通过招标或询价程序确定供应商后，由使用单位技术人员对供应商进行技术性交底，并留存书面材料。5零星材料指单批采购金额在1万元以内的常规材料，该类材料由使用单位填写零星材料采购计划表，经使用单位负责人签字确认后由材料员请示物资部领导批准后实施采购。6超出总量计划的材料物资，由使用单位填报计划外材料采购申请表并说明超计划原因，由使用单位负责人、及其分管领导签字确认报计划部、工程部、物资部及物资部分管领导批准并实施采购，计划外材料额度超过10万元需经总经理批准。7抢修、抗灾物资等应急材料，由使用单位填报应急材料采购计划，并经使用单位负责人及物资部分管领导签字后，直接交物资供应部实施采购。8材料物资采购计划的责任方为使用单位，因计划不准确导致出现材料物资供应不及时、加工类材料出现误差无法使用或供应不及时等影响整个工期的，由使用单位承担责任。9、使用单位负责对材料采购计划的签批进行跟进，并在3天内完成签批，否则采购时限顺延。二、材料物资询价、定价程序1物资部负责在3日内完成询价工作或5日内完成调研工作；询价后需填写询价单(附三家报价,联系电话、厂家名称、地址)并由部门负责人签字确认，报分管领导批准后进行材料的合同签订及采购工作。对零星材料物资的询价由材料员根据询价单报使用单位负责人签字确认后进行采购。2对超过30万元的大宗材料物资的采购，由物资采购部报招投标委员会组织采取公开招标（或邀请招标）的方式，确定供应商，经分管经理、总经理或董事局主席（或授权人）批准，方可签订合同，进行采购。招投标过程按照招投标管理办法的规定执行。三、签订合同的权限1零星材料物资的采购原则上可以不签订合同，但须询价 并备案登记，同时报物资部备案。21万元以上至30万元以下材料物资采购合同由物资部负责人签订后，报工程部、计划部及物资部分管领导的会签。此项工作要求在3日内完成，否则采购期限顺延。230万元以上的材料物资的采购，原则上必须通过招投标程序确定供应商，由物资采购部门负责人根据招投标结果，由物资部根据中标通知书签订采购合同，并报物资部分管领导、集团总经理会签。此项工作要求在3日内完成。否则采购期限顺延。3、对于30万元以上因流标等其他原因询价采购的物资合同，由物资部负责人签订后报计划、工程部负责人、物资部分管领导、集团总经理会签，并报董事局主席（或授权人）批准。此项工作要求在4日内完成。否则采购期限顺延。四、材料物资的付款程序1零星材料物资由使用单位根据所拨付的计划资金办理付款手续。2其他材料物资由物资部根据计划资金及合同约定的付款时限进行付款，付款时必须提供与合同签订单位、材料名称相符的合规发票。3办理付款的签字手续按财务收支审核审批规定执行，使用单位私自采购物资，财务中心一律不予报销。五、材料物资的记账、对账管理（一）材料物资的记账及对账管理涉及的岗位及其主要职责1物资部设材料会计岗位，主要职责为：（1）根据合同、询价单对所有采购材料登记明细帐；（2）办理与供应商对帐、付款等签字手续；（3）与财务中心的对账工作；（4）对使用单位出入库及调拔手续进行监督管理；（5）按月出具当月资金计划使用情况汇总表；（6）按月出具各类材料、各供应商付款情况汇总表；（7）按季度汇总上报各项目部材料使用情况汇总表（含付款额度及付款比例）并报工程、计划及部门负责人及分管领导。2.材料员主要职责：（1）负责材料的询价、采购工作；并对购进材料进行登记，按月汇总上报材料会计；（2）通知保管员对材料进行验收并共同在材料验收入库单上签字；（3）负责与物资部材料会计进行对账；3.财务中心会计主要职责：（1）负责按项目核算材料成本（；）（2）负责与物资材料会计按季度对账（；）（3）负责与物资材料会计核对供应商往来（。）（二）材料物资的记账、对账规定1.物资部材料会计每季对各使用单位材料物资使用情况进行汇总，并经部门领导审核签字后，报财务、计划、工程、审计等部门，必要时报相关领导。2.材料物资对账时间：材料会计与财务中心主管会计每季度核对一次，并于每季度终了15日内核对完毕。对账完毕后要求双方签字确认，如出现差异及时查明原因，发现重大差异要及时向各自的部门负责人报告。六、材料物资的出入、库、验收管理各使用单位应设专、兼职保管员，并对材料进场后的验收、精选范本