车展活动人员管理.ppt

外展活动人员管理基础培训通用基础技能培训系列课程2013年12月人员管理概述人员管理划分2人员管理划分人员管理概述人员管理概述 在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，我们往往以事件为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”；勿庸置疑，这种管理方式具有很强的目的性和针对性，所以在活动的筹备期间具有很强的实用性；人员管理概述 为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。但活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动管理者来说是一个极大的挑战。人员管理概述 根据参与活动者的不同身份把现场的管理任务分为若干方面，每一参与角色群体的相关事务为一方面的管理任务，再分别安排专人来负责每一方面的相关事务；最后由项目负责人统一管理各个负责人，协调和控制整个现场工作。目录人员管理概述人员管理划分人员管理划分运营方客户方媒体方观众方运营方团队踩点人员线路人员AV专员礼仪人员主持人演艺人员试驾员摄影摄像人员安保、保洁人员物料专员搭拆建人员踩点人员管理10踩点人员岗位职责活动前期进行踩点工作规划，资料准备、撰写工作手册、活动执行手册及相关费用申请等活动中期把控踩点计划重要时间节点，及时反馈进度及遇到的困难，避免踩点缓慢及停滞活动后期根据踩点反馈，协助项目组与客户落实活动场地11踩点人员管理重点事项1.尺寸、人流量、电源、地面承重、档期、如何卸货、行车线路等；2.场地交通引导图用文字详细标注主要行车路线以及场地所在位置；3.记录场地的全称，具体的行政通讯地址，联系人及方式；4.场地环境平面图：标出场地各区域位置，模拟主要物料的摆放位置（注意，物料朝向必须是正向主人流）；5.场地照片：场地主要入口不同角度各2张，进入场地主通道的照片2张，场地全景照片4张（东南西北面），能看清所用场地的布置（远景），场地全景俯视1张；必须要了解清楚的场地信息踩点人员管理重点事项1.提交场地租赁合同时，检查场地合同内条款，对不平等条款进行交涉，并及时给总部反馈；2.关于场地活动审批的批文，这个要在合同里清楚要求由场地方提供，以保证活动正常进行；3.争取利益最大化，如尽量早地签好场地合同及拿到发票，尽量晚地支付场地费；4.场地审批最好让场地方负责，并把费用算到场地费里；注意事项踩点工作踩点报告踩点工作踩点报告踩点工作踩点报告线路人员管理线路人员岗位职责活动前期线路工作规划、撰写线路执行手册、活动执行手册费用申请、审批文件准备、客户职责分工沟通会、人员招聘、场地跟进、活动彩排等活动中期监控分析物料及车辆运营数据，协助活动现场运营活动后期撤场管控、活动总结、物料状况及数据统计；18线路人员管理重点事项1.严格按计划执行，把控问题发生率及运营成本控制，如车辆运营数据监控、车况及物料状况监控；2.提前制定好物料及车辆维护计划；3.严格按照车辆管理流程执行车辆检查：出车前、中途停息、收车后等；注意事项线路工作车辆运营管控线路工作搭建管控线路工作搭建管控物料专员管理物料专员岗位职责活动前期项目SOW准备、物料制作跟进、活动执行手册撰写；协同搭建工及AV专员，对物料和设备进行检收、预搭建、调试；进行彩排，监控物料情况，跟进整改工作；活动中期协助活动搭建及撰写搭建报告，试乘试驾车辆管理等；对物料专员及AV专员的工作进行统筹管理和实时支援，如监控物料和设备的使用、用量、运行状态等；活动后期协助撤场、物料损耗统计、撰写撤场报告24物料专员管理重点事项1.必须能熟悉了解整套物料及AV设备的结构特性、用料、材质、制作工艺、使用规范、搭拆建方式、工作环境等；2.做好搭拆建装车前后的所有清点工作；3.做好物料控制，主要为使用监督、库存控制、使用调动；4.平时要加强物料状况的监控，特别是复合结构的物料，预防内结构变异（特别是淋雨或碰化学物质后的检查）；注意事项项目工作执行手册项目工作执行手册项目工作SOW项目工作SOW项目工作活动报告A V 专员管理A V 专员岗位职责活动前期撰写AV流程、活动执行手册协同搭建工及物料专员，对AV设备进行检收、调试；现场彩排，确保所有人熟悉AV流程，重点对AV流程及应急案进行二次确认；活动中期把控AV流程，按照执行手册及应急预案操作；活动后期协助撤场及设备状况登记，处理报损等；32A V 专员管理重点事项1.设备调试后应及时检查各种线材是否已用地毯胶粘好；2.设备调试好后先要进行一遍设备空彩；3.必须进行两次以上的全过程彩排；4.重点环节是有必要开小灶彩排；5.选好视频播放软件，防止视频播放完出现软件Logo；注意事项A VRundown礼仪人员管理礼仪人员岗位职责活动前期按活动需求招聘筛选，进行活动背景、流程、品牌与产品主要知识点培训活动中期协助销售工作，现场推销或宣传，介绍商品的基本特点，完成各种宣传任务，以及客户的证件领取、签到、指引、礼品发放等会务服务活动后期协助撤场及物料损耗报备36礼仪人员管理重点事项1.工作期间不得在会场内外吸烟，不得带领非工作人员进入活动现场；2.活动之前不得饮酒、不得食用带有刺激性气味食物（葱、蒜、姜等）；3.在行走期间应注意礼服长度及脚下地面情况以防绊倒；4.如实告知身体状况（如低血压、低血糖、贫血等），根据实际情况安排适当工作量；5.不得私自带走活动相关礼品、物品、宣传资料等；6.不得擅自离岗，如遇特殊情况需告知相关负责人；个人行为要点礼仪人员管理重点事项1.年龄：建议22岁左右，年龄偏小经验不足，年龄不可偏大2.经验：具有符合本次活动类型经验或者行业活动经验的礼仪3.身高：建议1.70米左右，并且统一身高4.身材：匀称5.面容：清秀6.皮肤：白皙、不可太黑，视实际服饰要求，裸露部分不能有纹身7.头发：长发，不染发8.口齿：普通话标准或多语种要求招聘参考礼仪人员管理重点事项1.根据客户或者实际活动调性选择合理的服饰；2.礼仪服饰以红色最为常规，也有蓝色、白色、淡粉色等其他颜色，红色几乎适用于各类庆典、典礼等活动，蓝色突出科技感，白色、淡粉色可用于高端酒会或者高规格的庆典活动；3.亦可以根据客户的喜好或者实际活动类型要求进行合理选择，例如客户LOGO色；服饰参考1.站姿：双腿并拢，脚尖分呈V字型，右手搭在左手上放于腹前，视线水平微高，表现自信的表情；2.指引：食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向；3.标准用语：除敬语的正确使用，要注意当前活动的正确信息，如活动主题、口号等；姿势及标准用语主持人管理主持人岗位职责活动前期根据活动内容与风格进行基本形象的招聘筛选，活动背景及流程培训；活动中期主导活动流程，调动现场气氛，讲解活动亮点，宣传现场活动优惠政策等；活动后期协助撤场及物料损耗报备41主持人管理重点事项1.注意沟通活动重点细节，如嘉宾构成；2.确认并注意串词内的非中文（外语）部分、品牌及产品信息、优惠政策，嘉宾介绍顺序、单位、职位、姓名多音字等；3.开场前一小时与客户一同进行包括整体流程、舞台环节、串词等重要部分的确认；4.根据活动流程安排提醒主持人根据主持词控制现场时间；5.提醒主持人按照串词手卡的顺序进行主持，并在备份一份串词手卡在台下，防止主持人不小心将串词搞错顺序；6.提前告知主持手持麦的开关位置，防止主持人不小心将手持麦给关掉，却不知道开关的位置；7.上台嘉宾临时有变动因立即告知主持人，并确认嘉宾名字、职务的准确性；注意事项主持人管理重点事项1.能熟悉活动内的所有环节，要求其将开场与互动部分串联起来，以检测其临场表达能力与两组不同内容的话术转接能力；2.在主持人模拟讲述互动内容时，可打断，询问其在互动中可能会碰到的各类问题（如：人少的情况，音响出问题的情况等等），让主持人来解决，以检测其控场能力；3.除因应区域需求能讲方言外，普通话必须标准；招聘要点1.男主持：以时尚西装作为首选；给人以时尚、年轻、活力感；2.女主持：以短晚装主要选择范围。颜色以橙色、银色、白色三种颜色为主；服装要点演艺人员管理演艺人员岗位职责活动前期进行活动背景及流程培训，根据rundown的每个节点的要求演出人员进行走场、彩排、活动开始后的备场、演出、下场等；活动中期根据rundown，把控各环节的催场、演出用时、进离场秩序，注意重点事项，防止突发情况出现等；活动后期协助服饰、道具回收，损耗登记等；45演艺人员管理重点事项1.如有重要演员，提前为其单独准备化妆间供换装和休息；2.演出人员化妆间应与主持人化妆间有一段距离；3.提前询问演出人员演出时是否需要提供哪些器材设施；4.提前要求演出团队检查演出时自己所用的器材；5.提醒演出人员或团队控制吃饭时间；6.提前制定紧急预案，如彩排中演出人员受伤等采取什么样的措施进行补救；7.提前两个环节提醒演出人员进行备场；8.如客户需要和演员合影需提前告知演出人员待演出完活动结束后到现场与客户合影；注意事项演艺人员管理招聘参考试驾员管理试驾员岗位职责活动前期根据活动内容与风格进行招募；进行相关培训，如活动背景、品牌信息、车型USP、核心技术等；赛道设置协助；活动中期试驾项目讲解，结合试驾项目给客户讲解车型卖点、核心技术等；试驾安全培训，试驾区流程管控，试驾中的整体管控；活动后期协助车况汇报及报损等统计；49试驾员管理重点事项1.核查试乘试驾客户必须拥有C级以上驾照两年；2.试驾员需对试驾客户及车辆做好发车前的各项准备及检查；3.善于发现客户的关心点，试驾员可演示配备的动态特性；4.让客户关注车辆的优势细节；5.让顾客暂时拥有、进而想要拥有车辆的展示能力，满足客户的心理需求；注意事项试驾员管理招聘参考摄影摄像人员管理摄影摄像人员岗位职责活动前期根据活动类型风格，参考他们先前案例进行招聘筛选；进行活动背景培训及摄影摄像要求brief；进行彩排，模拟嘉宾走位；活动中期把控重要节点的摄影摄像，避免断节；随时注意突发情况，如器材故障；活动后期设备统计，照片、视频的后期制作；53摄影摄像人员管理重点事项1.谨记索取母带；2.做好空场拍摄；3.活动中的照片及影像资料是向客户证明活动举办成功的重要记录，也是以后推广宣传时所用到的题材，务必让摄影摄像师将影像资料拍摄清楚，拍全所要拍的；4.拍摄客户或嘉宾等要有远景、半身、特写5.彩排过程中要多拍照片以供弥补为活动中未达到要求的照片；注意事项摄影摄像人员管理招聘参考推荐使用长期合作的摄影摄像师。如摄影摄像师为首次合作，要求提供以往成功案例及作品，来了解其摄影摄像水平，是否能满足此次活动的需求,一般观察摄影像水平应注意一下几点：影像中人物的拍摄角度；人物表情抓拍；活动亮点抓拍；保证画面清晰、颜色饱满；招聘参考搭拆建人员管理搭拆建人员岗位职责活动前期协同项目组进行物料检收及预搭拆建，与项目组沟通确认实际搭拆建方案活动中期物料及设备的搭建安装，搭建物质量监控及维护，物料装卸及现场清理，把控搭建时间，现场工作秩序管理及统筹活动后期撤场，物料损耗统计报备；57搭拆建人员管理重点事项1.工人们素质参差，营造良好和有效的沟通渠道，是让团队尽早进入状态，便于管理的重要工作；2.可多采用非正式交流，在有限时间内尽量了解对方；3.所谓“做人不做事，做事不做人”，管理要恩威并施，赏罚分明；4.有问题先跟搭建工头沟通，让他先跟工人们协商；注意事项安保、保洁人员管理安保、保洁人员岗位职责活动前期根据活动类型进行招聘筛选；进行活动背景及岗位职责培训；进行彩排，模拟突发事件的处理；活动中期安保人员：负责维持现场人员秩序，处理突发事件；保洁人员：负责保持现场卫生清洁；活动后期协助进行人员离场及撤场工作；60安保、保洁人员管理重点事项1.根据实际活动情况，适当调整安保方案，如应急疏散通道调整、应急用品的摆放等；2.设立职责小组，如综合指挥、突发应急、医疗救护等；3.手机及对讲机必须能保证整场活动能联系畅通；4.及时发现现场的“事故”苗头，如投诉情况，应带到后台处理，严防出现“闹场”、“闹展”；注意事项VIP及嘉宾管理VIP及嘉宾管理活动前期熟悉活动到场VIP及嘉宾相关信息；根据流程提前制作VIP及嘉宾时间安排表；核对VIP室内所需要的物料清单；活动中期对布置好的VIP区进行拍摄；他们进入VIP区相互交流的照片影像；培训礼仪嘉宾进入VIP及室的注意事项；活动后期协助进行人员离场及撤场工作；VIP及嘉宾管理重点事项1.提前确认到场VIP及嘉宾的人数、姓名、职务、照片；2.提前与客户沟通VIP及嘉宾到场时间；3.礼仪提前30分钟准备进场接待；4.要求礼仪何时提醒VIP及嘉宾进入主会场；5.根据活动流程安排制作VIP时间表将每个时间点为所需要做的工作详细写清楚;6.确认VIP室内所需要物料及数量;注意事项媒体人员管理媒体人员管理活动前期对媒体清单及媒体包进行二次确认；对媒体进行必要的brief和沟通；提前进行车马费等费用申请；活动中期做到签到、发证的有序清晰；入场后做到on-site support；活动后期提醒记者，确定发稿时间，以便及时查看或购买样报；电视台的会滞后一天到若干天，需反复提醒告知播放时间；媒体人员管理重点事项1.把控议价等沟通时间，预留好内部的流程时间；2.提前一天或两天提醒活动时间，以免对方遗忘，尤其当活动是在周末举行时；3.注意跟踪并协调采访，尤其是主要媒体的跟踪；4.如通稿有更新等，要及时通知媒体；注意事项观众人员管理观众人员管理活动前期根据前期的踩点，预估活动期间重要时间节点的人流量，并据此做出与活动流程相应的对应措施；活动中期统筹好各岗位人员，严格管理好各自的岗位秩序，并按照执行手册操作，遇到处理不了的，及时找到上级；活动后期管控好离场秩序，视情况拉出警戒线；观众人员管理重点事项1.根据人流量预估，针对重点环节，需单独制定3套以上的应急机制；2.把现场模块化，利用“区域联防”进行工作人员调配；3.灵活处理“现场投诉”，第一时间安抚，同时把投诉者请到后台等地方沟通，避免破坏现场秩序及引起我方客户关注；4.视实际需求，在各显眼处展示现场分流示意图；注意事项结 语 一个成功的企业，离不开科学的预测、正确的决策、严格的管理和有效的监督。办任何事，有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调各方，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。结语 现代管理学之父德鲁克认为：使命决定远景，远景决定结构，在不同的企业组织里管理会有一些差异，但管理要解决的问题有90%是共同的。组织的目的是使平凡的人做出不平凡的事，而管理者的自我发展，才是组织发展的关键所在。确定目标不是主要的问题，如何实现目标和坚持执行计划才是决定性的问题。团队管理不仅是把方案和方法传递给团队里的每一个人，还要明确团队及各岗位的职责，严格执行工作标准，加以严格的监控，更需要的是使得团队的每个人都能做好自我管理。结语谢谢！封底页面范例