机关公文处理基本流程.doc

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洛阳市地方税务局机关公文处理办法

一、公文种类
地税机关的公文种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、公文格式及行文规则
1、公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和引发日期组成。
2、上行文和联合上报的公文，应当标明签发人、会签人姓名。签发人姓名居右空1字，用3号仿宋体字、后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
3、公文标题一般有发文机关、发文事由（公文主要内容）和文种组成。公文标题用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布。
4、主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。在主送和抄送中，地税机关的名称应当使用“XXX地方税务局”不得使用简称。在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称，规范化简称为“XXX国税局、XXX地税局”，不得使用“国税、地税，国、地税局，国地税”等。
5、公文正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字 ，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
6、公文附件指附属于公文正文的其它材料，是公文的重要组成部分，公文附件在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。
7、成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，“○”不得写为“零”。“决定”成文日期应置于公文标题下一行，使用阿拉伯数码标注，用圆括号括起来。
8、公文附注指需要说明的其它事项。公文如有附注 ，用3 号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在公文印章和成文日期下一行，版记之上。“请示”在末页附注处注明联系人的姓名和电话。
9、公文主题词。系统内公文不需标注主题词，但向系统外报送公文需要标注主题词。主题词用3 号小标宋体字；词目之间空1 字，不用标点符号。主题词最多不超过5个。
10、印发机关和印发日期。印发机关统称“洛阳市地方税务局办公室”，印发日期用阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期占一行位置，用3 号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。
11、排版方式。文字从左至右横写、横排，应当使用规定的字体和字号。正文一般每面排22行，每行排28个字。
12、公文版记。公文的版记一般包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一页底端，版记各要素之下均加一条版心同宽黑色反线，最后一个要素置于最后一行。
市局机关对系统内公文应于版记最后一个要素处注明校对人员部门和姓名，系统外公文可不标注。
13、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。在公文文末应该有请示语，应在附注处注明联系人姓名和电话。“报告”中不得夹带请示事项。
14、地税机关除答复人大议案、建议和政协提案外，一般不对个人行文。
三、发文办理
1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2、草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。
3、草拟公文应当做到：
（1）符合规定、情况确实、篇幅力求简短。
（2）结构层次序数应当规范。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（3）公文中的年、月、日写法如下：
A.文件标题和内容中的年、月、日、时，应当使用阿拉伯数字，不能用汉字书写。
B.公文中日期的表述应当完整。例如：不能将“2009年”写成“09年”。
C.公文中日期一般应写明具体的年、月、日，在连续性的表述中，年度、月份相同时，可以省略年度或者年度和月份。
D.要慎重使用“前年”、“去年”、“明年”、“上月”、“昨天”、“上一年”、“前5 年”等词语。在使用时要考虑时间前后关系，特别要注意起草文件时间与成文时间之间的关系。
E.表述“年代”，应将所属世纪写出。例如：“上世纪九十年代”应为“20世纪90年代“。
F.公文数字用法。公文中的数字（包括正负数、分数、小数、百分比、约数等），除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（党的机关公文成为日期为阿拉伯数字）
G..数值范围表述应当规范，如：“2% -5%“，不能表述为”2 – 5%“。
4、标点符号的使用要符合汉语语言规范。文中的层次标题后不加标点符号。表示概数不应用顿号隔开。如“资源多达七、八十种“中的顿号应去掉。
5、公文中所称“以上“、”以下”含本数或本级；如不含本数或本级，应当加括号说明。
6、公文中应当使用国家法定计量单位。
四、办公自动化公文的制发过程
（一）发文拟稿
1、打开发文处理签，在处理签的下面正文区直接起草拟稿内容。
2、也可以引入现有文件作为正文内容。单击工具条中的“高级”按钮下的“引入文件作为正文”查找、选择你要引入的文件，单击“确定”按钮，则系统就会将所选文件的内容复制到拟稿正文区。
3、拟稿完成后，按照规定要求，编排好整篇文章，在拟稿处签名后，由科室审核----办公室审核----领导签发后提交文件管理员编号、整理成文、封发、归档。
（二）如何增加附件
1、如果要增加的附件是你自己制作的文件，单击“高级”按钮下的“增加文件作为附件”点击“附加文件”找到你要附加的文件双击即可，如果要附加多个文件，重复以上步骤，直到全部附加完毕。最后，填写好附件标题，点击“保存关闭”，增加附件完成。
2、如果是转发省局文件，则操作如下：点开工具条中的“高级”按钮，单击“增加文件作为附件”，然后，回到办公主界面“文件查询”的“收文登记薄中”，打开“收文登记薄”，选中要附加的文件，单击工具条中右上角“读取”按钮，稍等一会后，回到“增加附件”界面，单击工具条上的“将读取文件作为附件”按钮，则文件就会复制过来，写好附件标题点“保存关闭”按钮。增加附件工作就完成了。
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