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企业费用报销流程
2010年12月11日 星期五 09:40 A.M.
一、报销流程
整理原始凭证
（如发票、车票）
         ↓
填写报销单
（院自制）
→
报销单有：
差旅费报销单、领款单、借款单等
         ↓
审批签字
实物：分管院领导、部门负责人、经办人、验收人三人签字、构成固定资产的要经固定资产管理部门登记、签字。
图书资料：分管院领导、部门负责人、资料员、经办人三人签字
差旅：分管院领导、部门负责人、经办人两人签字
其他：分管院领导、部门负责人、经办人两人签字
         ↓
财务处长审核
         ↓
分管财务院长审批
         ↓
出纳报销
二、办理报销手续
任何经费的报销必须由两人以上签字即经办人、审批人（由分管院长审批）等，涉及到实物（如办公用品、材料、元器件、配件、低值易耗品、耐用品、资料、设备等）需三人签字，即经办人、验收人和审批人。经办人、验收人需签在发票后面，若发票较多，审批人可只在报销单（汇总）上签字。图书资料费由图书馆负责人验收登记。符合固定资产条件的实物报销时需填制一式三联的固定资产卡片，一联交保管人，一联交固定资产管理部门，一联交财务处。支出应严格控制，新增的临时工工资要经院长会议研究决定。
三、原始凭证（如发票）的有关要求
1、《会计法》规定：对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。
2、《会计法》规定：原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当加盖出具单位印章；原始凭证金额错误的，应由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
3、发票应当具有税务监制章，出票单位公章，发票上的内容要真实、完整、填写清楚。例如开票日期、购物名称、单价、数量等，购货单位及个人栏内，除出差住宿发票填写个人姓名外，其余报销发票均应写“台州科技职业学院”。购物名称不要笼统填写（“礼品”、“办公品”、“食品”、“文具”、“日用品”等字样）；购物品较多，发票无法一一写明，可附电脑小票或购物清单，清单应加盖出票单位公章。
4、发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正；更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致；金额有差错，不得更改，必须重新开具发票。
四、差旅费报销规定
1、出差要经批准。出差要事先填写出差单，出差回来后凭出差单报销差旅费。若遇特殊情况，来不及办理出差手续，事后及时补办。凡省内因公出差三天以内由处室负责人同意后报分管院长审批即可，处室负责人出差由分管院长审批，院级领导由院长审批。三天以上的除了办理上述手续后尚需院长审批；凡到省外因公出差经分管院长同意后由院长审批。任何人员因公出国需由党委会研究同意。
2、出差人员的差旅费严格按照规定报销，住宿费按出差的实际住宿天数计算报销。台州市三区内出差，院级领导有特殊情况可乘坐出租车，其他教职工一般情况乘坐公共汽车，确因工作需要，非得乘坐出租车的，要事先征求分管院长同意后方可乘坐。台州市三区内一般不报销住宿费，如确需住宿的，限报60元/夜。若未留宿的人员，其往返车费按实报销。
乘坐车、船、飞机和住宿的等级标准
类别
项目
等级及标准
职务
火车
轮船
飞机
其他交通工具
住宿费限额标准
一类
正副厅级以及相当职务人员（正高级职称）
按实报销
按实报销
经济舱位
按实报销
按实报销
二类
现任正副处级人员及相当职务人员（副高级职称）
按实报销
二等舱位
经济舱位
按实报销
200元以内
三类
其余人员
除软卧外按实报销
三等舱位
经济舱位
按实报销
省外150元，省内120元
说明：
⑴表列其他交通工具不包括出租汽车。
⑵出差人员乘飞机要从严控制，出差路途较远或任务紧急的，经院长批准后，方可乘坐飞机。
⑶出差人员住宿费在规定的限额内凭据报销。实际住宿费超过规定限额标准的部分，个人自负30%。
3、杂费（包括市内交通费及通讯费等）开支标准
⑴工作人员到省外出差，杂费开支在15元/人.天的限额内凭据报销；省内出差在10元/人.天的限额内凭据报销。另根据实际情况，因公出差可报销出差所在地车站到出差目的地往返出租车费一次。对出差人员经批准乘坐飞机的，其乘坐往返机场的民航专线客车费用，可以凭据按实报销。
⑵工作人员离开工作单位所在地到基层单位实（见）习，到外地挂职锻炼或支援工作以及参加省内、省外会议期间和各种培训、学习班期间不实行杂费报销办法。
4、出差人员的伙食补助费
⑴工作人员出差的伙食补助费，以住宿费票据为凭，按自然天数计算，补助标准为省外25元/人.天，省内为15元/人.天。出差或外出开会人员如当天回来的，可凭车、船等有效证明报销当天的伙食补助费；若使用校车的，校领导可由驾驶员凭由他签字后的报销单一起报销，其他人员一律凭派车单报销出差的伙食补助费。
⑵两人或两人以上一起出差的，报销伙食补助费时应合在一起。
⑶工作人员离开工作单位所在地到基层单位实（见）习，到外地挂职锻炼或支援工作的，工作期间的伙食补助费为省外15元/人.天，省内为8元/人.天，休息天不算。
⑷在三区内出差、实（见）习或工作锻炼，不报伙食补助费、杂费等。
⑸在途连续乘火车超过12小时的，可凭车票每满12小时，加发25元伙食补助费。
⑹夜间火车硬座补贴：从晚上8：00起，连续乘车12小时以上，新空调特快硬座补票价30%，直快硬座补票价50%，普快硬座补票价60%。
⑺夜间乘轮船最低一级（统舱）超过6小时以上每夜补贴15元。
⑻参加本系统和其他有关部门举办的短期（3个月以内）培训学习班，在培训学习期间伙食补助费省外为15元/人.天，省内为10元/人.天，培训时间在3个月（不含3个月）以上的伙食补助费按本款上述标准减半发给。
⑼具有会议性质或伙食非自理的培训班不发给伙食补助费。会议无伙食补贴证明，方予补贴相应的伙食补助费。
⑽不脱产人员参加市级部门组织的活动，其活动期间由组织单位按30元/人.天补发误工补助，伙食补贴、往返车船费按照工作人员办理，已享受会议补助者不再发给伙食补贴。参加各部门举办的与生产经营管理和分配有直接关系的各种专业性、技术性训练班，不再发给误工补助、伙食费、车船费等各种补贴。
5．汽车驾驶员出车补助
⑴汽车驾驶员应会同一起出差人员报销差旅费及补助，出差补助标准与一般工作人员相同。
⑵汽车驾驶员的车公里补贴为0.04元/公里，按月结算发放。驾驶员安全奖为0.04元/公里，每半年考核合格后发放。
五、职工探亲往返路费报销规定
1、未婚职工探望父母一年报销一次，全额报销。
2、已婚职工探望父母路费四年报销一次，探望配偶一年报销一次，可报销超过基本工资（职务工资、津贴之和）的30%以上部分。
3、探亲路费乘火车（包括直快、特快）的，不分职级，一律报硬座费；年满五十周岁以上并连续乘48小时以上的，可报硬卧费；乘轮船的报四等舱位费；乘长途汽车的凭据按实报销。但出租车费、机动车辆订票费、退费不予报销。
4、职工探亲不予报销飞机费；因故乘坐飞机的，可按直线车、船票报销。
5、职工探亲往返途中，限于交通条件必须中途转车、转船并在中转地点住宿的，每中转一次，可凭据报销一天的住宿费（不超过120元），夫妻两人的人均60元。
六、车辆费用报销规定
1、车辆的特需修理和大项修理（金额在1000元以上）除出差途中特殊情况外，由驾驶员根据车辆要求先列出修理项目，填写车辆修理审批单，经办公室主任审核后，报院长同意，方可前往修理。车辆配件和其他用品购置（价值在1000元以下）由驾驶员事先提出申请，办公室主任同意后派人与驾驶员一同购买。
2、车辆油费、修理费等分车开具发票，由驾驶员签字，办公室主任审批后按正常报销程序办理。过路、桥、洞费用根据出车次数按实报销。
3、车辆各项费用，由财务处分车登记行驶里程油耗、修理费、出车补贴费等。
七、接待费报销规定
1、对于学校工作需要发生的来客接待，本着节约原则，事先报经分管院长同意。
2、接待费报销时须注明来客单位和事由。
3、对于在校内食堂安排客餐的，要事先填制《客餐审批单》，经院长或分管院长同意后方可安排。

财务报销制度及报销流程
2010-01-18 10:26
第一部分 总则
　　第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
　　第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
　　第三条 本制度适用公司全体员工。
　　第二部分 借支管理规定及借支流程
　　第四条 借款管理规定
　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
　　(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
　　(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
　　(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
　　第一条 借款流程
　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
　　第三部分 日常费用报销制度及流程
　　第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
　　第三条 费用报销的一般规定
　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。
　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
　　(三) 按规定的审批程序报批。
　　(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
　　第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
　　第五条 差旅费报销制度及流程。
　　（一） 费用标准:
　　职 务　　　　 交通工具 　　住宿标准 　　伙食标准　　 外埠市内交通费用
　　一般员工 　　　火车硬卧　　 120元/天　　 30元/天　　　　 30元/天
　　部门负责人 　　火车硬卧 　　150元/天　　 40元/天 　　　　40元/天
　　总经理助理 　　　飞机　　　 200元/天 　　50元/天 　　　　50元/天
　　总经理及以上 　　飞机　　　 实报实销 　　实报实销 　　　实报实销
　　（二）费用标准的补充说明：
　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
　　2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
　　3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
　　4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。
　　5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
　　（三） 报销流程
　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
　　4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
　　第六条 电话费报销制度及流程
　　(一) 费用标准
　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
　　2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
　　(二)报销流程
　　1、 公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。
　　2、 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
　　3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
　　4、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。
　　5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
　　第十一条 交通费报销制度及流程
　　(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
　　(二) 报销流程
　　1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。
　　3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
　　第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
　　（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
　　（二）报销流程
　　1．购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
　　2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
　　3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
　　第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
　　（一）费用标准
　　1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
　　2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
　　3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
　　4.其他费用：根据实际需要据实支付。
　　( 二)报销流程：
　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
　　第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
　　第十五条 工薪福利支付流程
　　(一) 工资支付流程：（1）每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资；（6）每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
　　（二）临时工资支付流程同工资支付流程。
　　（三）社会保险及住房公积金支付流程：（1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
　　（四）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
　　第五部分 专项支出财务报销制度及流程
　　第十六条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
　　第十七条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
　　(一) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
　　(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
　　(三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　第十八条 其他专项支出报销制度及流程
　　(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
　　(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
　　(三) 财务报销流程
　　1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
　　2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
　　3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　第六部分 报销时间的具体规定
　　第十九条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
　　1．财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
　　2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
　　第七部分 附则
　　第二十条 本制度解释权归公司财务部。
　　第二十一条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。

如何填写费用报销单
1：特别说明(适应Randisoft差率申请和费用报销所有Web页面)
Randisoft差旅申请及费用报销系统中，每一个Web页面最上面都有一些“提示信息”和一个“帮助”按钮，报销者(差旅申请者)如果想获取页面“域”详细说明信息，可以点击页面上的“帮助”按钮。(如下图所示)

点击“帮助”按钮，可以获取关于该页面“域”操作一些详细说明。针对上面页面的详细操作说明,(如下图所示)

2：填写“费用报销”由三步组成：基本信息、费用、摘要
2.1：“费用报销”基本信息页面
在基本信息页面包括：费用报销的标题、报销者的名称、现金预支金额、是否有指定的差旅申请等信息。填写完点击“下一步”。(如下图所示)

2.2：“费用报销”添加报销费用项页面
在“费用”页面点击“创建报销项”按钮来创建出差实际发生的各种费用项：机票、旅馆、餐费、出租车费、通话费等等。填写完点击“下一步”(如下图所示)

Randisoft费用报销系统提供了企业日常报销所需的报销项。
如果企业有特殊的报销项，则在Randisoft费用报销系统中增添新报销项非常容易，并且可以特殊定制。(如下图所示)

点击“创建报销项”按钮进入费用报销页面来创建实际差旅发生的报销项。
说明： 不同报销项对应报销页面需要填写的报销项信息是不一样的。以：飞机票、旅馆(住宿)做对比：
“飞机票”报销项页面：(如下图所示)

“旅馆住宿”报销项页面：(如下图所示)

说明：如果报销项不属于默认的“成本中心(项目)”，选择费用报销项对应的“成本中心(项目)”：(如下图所示)

2.3：“差旅申请”摘要页面
“摘要”页面可以查看前面两步(基本信息、费用)填写的费用报销信息，如果发现前两步有填写错误的信息，可以在此修改。确认填写的费用报销信息无误后，点击“提交”就成功的完成一次费用报销。
“摘要”页面具体包含下面四个选项卡：摘要、审批流、历史、违规,下面具体说明这四个选项卡各自包含的内容。
2.3.1：“摘要”选项卡
“摘要”选项卡主要是列出前面两步填写费用报销基本信息

2.3.2：“审批流”选项卡
“审批流”选项卡主要是列出本次费用报销的审批流

2.3.3：“历史”选项卡
“历史”选项卡主要是列出报销者对费用报销的操作记录和审批者对费用报销的审批操作记录。

2.3.4：“违规费用”选项卡
“违规费用”选项卡主要是列出违反企业报销政策的费用项，这些提示和警告都是系统给出的智能提示。

3：总结
从上面的给出的费用报销的图解可以看到，在Randisoft报销系统平台中填写费用报销是相当简单，报销者根据“向导”的提示，通过简单的三步操作就可以完成费用报销单据填写。
向上
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