物业公司文件和资料控制程序(五).doc

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物业公司文件和资料控制程序（五）
物业公司文件和资料控制程序（五）提要：本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件

物业公司文件和资料控制程序（五）
1．0目的
对质量体系文件和编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。
2．0适用范围
适用于公司质量体系文件和相关的外来文件（如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等）的控制。
3．0职责
3．1质管部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。
3．2质管部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。
3．3各部门负责人（ISo9000负责人）负责或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。
4．0工作程序
4．1文件和资料的分类
本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。
A本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和支持性文件，其层次结构如下图：
文件内容：
按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系；
描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动；
详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。
B质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。
4．2质量体系文件的控制
4．2．1编制与审批
A质量手册和程序文件由质管部负责编写，相关部门负责人对初稿进行讨论后由管理者代表负责最终审核，总经理负责批准；
B工作规程由各部门负责人组织编写并审核，管理者代表或其指定人员负责批准。
4．2．2标识与编码
A受控的质量手册、程序文件和工作规程每页加盖蓝色"受控文件"专用印章，但正本（原稿）上不需盖单；非受控的质量体系文件每页均加盖蓝色"非受控文件"专用印章；
B没有"受控文件"标识或为非蓝色受控印章的质量体系文件在公司内禁止使用；
c文件的编码方法见《文件编码规定》。
4．2．3复制
受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理员填写《受控文件复印申请表》，经质管部核准，管理者代表批准后，同质管部负责执行；工作规程的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门经理批准，由部门文件管理员负责执行。
4．2．4发放与保管
4．2．4．1受控文件的发放与保管
A质量手册
--质管部将质量手册发放于相关部门负责人，做好发放记录
--质量手册正本存放在质管部
B程序文件
--由质管部按照《文件发放范围清单》发放到有关的场所和人员，并做好发放记录；
--程序文件正本存放在质管部，各部门持有的程序文件由文件管理员或批准的使用人负责保管，同时保证使用的程序文件必须是有效版本；
c工作规程
--由各部门文件管理员按《文件发放范围清单》进行发放，并建立发放记录；
--工作规程正本由发放部门文件管理员保存，各部门及各管理处持有的工作规程由文件管理员或批准的使用人负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本；
D文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定
--质量手册的分发号按《质量手册发放控制员》中控制序号，对应每一个使用部门/人员，该分发号固定不变；
--其他受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。
4．2．4．2非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做好发放登记。
4．2．5更改
A各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改建议表》报原文件编制部门/人员或所在部门负责；
B修改建议被采纳实施时，原文件编制部门的文件管理须将《文件修改建议表》复印一份交质管部备案；
c文件的更改由原文件编制部门或人员负责执行，必要地应附有更改说明；
D更改后的文件按本程序4．2条款执行；
4．3外来文件的控制
4．3．1评审与批准
对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。
4．3．2标识
各部门文件管理员在批准后的《外来文件清单》上加盖蓝色受控文件专用印章。
4．3．3发放与保管
各部门的文件管
物业公司文件和资料控制程序（五）提要：本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件

理员负责外来文件的发放和保管，必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。
4．3．4外来文件如需复印，须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，由所在部门文件管员负责复印和登记。
4．3．5更改
各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧看到文件替代，则收回旧版文件；若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。
4．4公开文件的控制
4．4．1每份公开文件（如用户须知、收费标准、服务项目清单通知等）上均应注明版本号和生效日期，版本号用英文大写字母（A，B，c…）表示。
4．4．2有固定张贴、发放地点或人中的公开文件，由文件管理员负责做好发放登记。
4．4．3公开文件的内容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。文件管理员负责对有固定张贴、发放地点的公开文件进行更换，同时管理处必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时传达给用户及有关人员。
4．5质量记录的控制
见《质量记录的控制程序》
4．6质量记录表格的控制
4．6．1质管部保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。
4．6．2文件管理员负责填写《质量记录表格清单》，其中"审核人"、"批准人"即为相应文件的审批人，"日期"即为相应文件的生效日期或更改生效日期。
4．6．3质量记录表格有更改时，文件管理员须随之更改《质量记录表格清单》，经审、批人签名确认后，从生效之日起使用新表格，并要求文件管理员将更改后的表格与清单复印一份交质管部备案。
4．7对用电脑保存的文件，如质量体系文件、停车场收费系统、财务管理系统等，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由有使用权的人员进行操作。
5．0相关文件
5．1《质量手册》
5．2《受控文件清单》
5．3《文件发放登记表》
5．4《受控文件复印申请表》
5．5《文件修改建议表》
5．6《外来文件清单》
5．7《文件编码规定》
5．8《质量文件编写导则》
5．9《质量记录的控制程序》

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