出差管理办法整理参考版.doc

出 差 管 理 办 法

第一条    为加强出差费用的管理，特制定本规定。
第二条    本办法中的出差适用于深圳以外的其他地区，本市外出不列入本办法管理。
第三条    员工出差依下列程序办理：
（一）    出差前应填写“出差申请单”（见附件一），两人以上出差同一地点或同一任务的，由全部出差人员集中填写一份“出差申请单”，出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实出差情况；
（二）    出差人凭核准的“出差申请单”向财务部暂支相当数额的差旅费，返回后一周内到财务部填写“费用报销单”报销，并结清暂支款。未于一周内报销者，财务部应于当月工资中先予扣回；
（三）    “出差申请单”交由行政部保管，派遣人负责跟进出差进度并检查其工作情况；
（四）    出差回来三天内，员工必须填写《员工出差报告》（见附件二），汇报出差情况。不按规定提交的，费用自行承担。
第四条    出差的审核决定权限：
（一）    出差期限在三日内的由部门经理核准，三日以上的由总经理核准，部门主管级以上人员
出差的一律由总经理核准；
（二）    需“元旦”、“五一”、“十一”和“春节”等国家公假日出差的，一律经总经理核准；
（三）    出差人需乘坐飞机出差的，一律由总经理核准。
第五条    出差不得报支加班费。
第六条    出差途中因病、遇意外灾害或工作实际需要要求延时的，须电话请示派遣人，由派遣人报总经理批准方可延时，不得因私事或借故延长出差时间，否则不予报销差旅费并依情节轻重论处。
第七条    为便于出差期间公司对出差人工作任务的安排和检查，出差人须每天向主管经理E-mail或电话汇报当天工作。
第八条    出差人在保证与公司联络畅通时，须采取有效手段降低通讯费用。
第九条    差旅费分为长途交通费、住宿费、膳食补助，其标准分别如下规定：

（一）    长途交通费标准：
职务
部门经理以下
副总经理以上
汽车
长途/豪华大巴
火车
硬卧
软卧
轮船
二等舱
飞机
经济舱

（二）    住宿费标准：
一般员工
部门主管
部门正/副经理
总经理/副总经理
元/天
元/天
元/天
元/天
注：出差上海的，住宿费用在以上标准的基础上可上调50元。
（三）    膳食补助标准：（元/天）
一般员工
部门主管
部门正/副经理
总经理/副总经理
元/天
元/天
元/天
元/天
（四）    两人出差前往同一地点的，原则上不得单独开房。双人房住宿标准为200元/天。
（五）    出差乘车时间为八小时以内的，按规定乘坐硬座；
（六）    出差乘车途中超过1天（含1天）的，膳食补助为30元/天。
第十一条 出差费用的报销：
（一）    长途交通费按标准凭发票实报实销；
（二）    住宿费用按标准凭发票报销，超标自付，节余部分的70%作为补助；
（三）    膳食补助按标准领取；
（四）    报销的士费（只限异地出差，本地外出原则上不予报销的士费）：
1、  须在票面背面注明日期、起始地点、客户名称、的士费单价（元/公里）、公里数，否则不予报销；
2、  凡票面金额高于实际金额的，须在票据背面注明实际报销金额，未按实际金额报销的，一经查明，该票据不予报销，并做辞退处理；
3、  外地出差拜访一家客户的士费用最高限额30元，拜访2家客户限额40元，每增加一家客户费用增加10元，超额自己支付。
（五）    通讯费凭通话清单实报实销；
（六）    出差费用一律不得申请特批。
第十二条 其他情况处理：
（一）    在同一地点出差之申请时间超过10天（不含10天）的，住宿费标准降低为原标准的90%，并自出差之日起，给予每日20元作为补贴；
（二）    出差期间，由客户提供住宿的，无住宿节余补助；经出差派遣人同意不住宿旅馆的，住宿节余按住宿标准的50%给予补助。
（三）    出差人员需携带公司产品、样品或其他物品的，需在出差申请中详细列明，并在出差途中妥善保管，不得损坏或丢失，发生损坏的，由责任人承担维修费；发生失去的，须由责任人提供报案证明，并由责任人赔偿其价值的50%，特殊情况需以书面报告形式上报行政部，公司另行处理；
（四）    根据实际需要需外出接待客户用餐的，须事先填写《业务招待费用申请表》（见附三）经总经理批准后，同时交财务部备案，才能办理费用报销（出差在外或临时接待须电话请示批准，事后及时补办手续），未经事先办理申请和财务备案手续，发生的接待费用一律不予报销。
（五）    特殊情况费用超标较多的，提出情况说明并附有效单据，由出差派遣人核实情况，经总经理批准方可酌情报销。
第十三条 本规定自发布之日起执行，凡与本规定相抵触的，以本规定为准。

出差申请单

出差人

部门

申请日期

出差地点

出差事由

出差时间
年 月 日 时至 年 月 日 时 共 天
出差乘坐交通工具

出差预支费用

出差情况简要：

部门经理/派遣人： 总经理： 行政部备案：

附件二：

员工出差报告

部门

出差人姓名

出差时间

出差原因

情

况

汇

报

部门主管意见

总经理
签名

备
注

附件三：

业务招待费用申请单
申请时间： 年 月 日
申请部门

申请人

客户名称

人数

费用申请原因

接待方式
□ 赠送礼品 □ 用餐 □ 其他
接待时间

费用预算

详细说明

部门经理（主管）审批

总经理审批

注：1、使用本申请单时，应对接待方式进行详细说明（例：选择赠送礼品方式应对礼品名称，购买途径等做出说明）；
2、本申请至少应于接待日前三天提交，以备财务部做好准备工作；
3、本申请单若为出差所用，必须连出差申请一同递交。

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