往来对帐管理制度.doc

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往来对帐管理制度
为了加强公司内部和外部往来帐的管理工作，明晰相互之间的债权债务关系，杜绝因往来清理、对帐不及时、对帐后无确认等原因而导致公司利益受到损失等情况发生，特制定本制度。
一、往来对帐的岗位设置与职责
1、 财务经理职责：
1） 审核“资金申请单”，特别关注大额款项的支付申请。
2） 每月负责检查对帐小组成员每月对帐工作计划，并落实责任人。
3） 针对对帐过程中出现的差异问题，作好与营销部、供应商的协调工作。
4） 随时关注公司往来帐异常情况，并就异常情况采取措施进行解决。
5） 监督往来主管、往来对帐员的日常工作及验收对帐完成质量。
2、 往来主管岗位职责：
1） 监督往来对帐人员履行对帐工作职责，并就公司往来对帐情况进行统筹安排。
2） 审核“资金申请单”，严格按照合同规定与供应商结算。根据公司制定的审批权限，管理公司与各供应商之间的经济业务往来事项。
3） 审核“资金申请单”，检查商品采购账与应收应付账款余额、供应商档案了解供应商情况，对出现有付款风险的供应商应立即通知财务经理，并拒绝签字。
4） 每月编制往来对帐月报表，并检查对账员对账计划的完成情况，每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
5） 每月定期检查与供应商的往来账目，避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司造成的经济损失，防止呆账、坏账的发生。
6） 每月检查对帐通知发出的及时性，对于没有按时来核对往来账的供应商有权提出停止付款的建议，直到往来账核对清楚后，往来主管签字，财务经理审批后方可继续付款，往来账核对不清楚，往来主管又签字付款，由此造成公司损失由往来主管负主要责任。
7） 每月清理一次商品采购账借方余额、应收账款借方。若商品采购出现借方余额，应及时到系统中查找原因，确认是否有验收供应商抬头窜户或验收单价错误，并通知相关人员调整。若应收账款借方帐龄在6个月以上的，要查明原因，并上报财务管理中心。
8） 每月清理一次本月新增供应商、本月停止合作的供应商，对于出现上述情况的供应商需要写明具体情况，并上报财务管理中心。
9） 与供应商财务加强联系，通过多种形式检查对帐工作，所有往来对帐确认书必须要求供应商签字盖章。
10） 加强与公司内部（业务员、返利结算员）的联系，对于挂应收没有书面确认的款项，及时要求补全书面资料。避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司带来的经济损失，防止呆账、坏账的发生。
11） 对多打预付款现象的监控，每月往来主管要定期监控多打预付款现象，基本公式为：初步认定多打款=应付账款借方-商品采购贷方余额*1.17，逐一排除入帐不及时、供应商更换名头等原因，一经发现多打预付款要及时扣回，并对有关责任人员进行处罚。确保公司流动资金的安全与完整。
3、 往来对帐员岗位职责：
1) 每月财务结帐后，排对账计划，并及时通知供应商前来核对应收应付帐（12201及20401科目），并出具“对帐余额调节表”（格式见附件），对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。
2) 每月编制往来对帐月报表，每月与财务经理签订《往来对帐工作责任书》。
3) 每月查询商品采购帐（13101科目）的帐面余额，若是清场结大帐的供应商，业务员应先通知财务部对账，必须核对商品采购帐。
4) 每月对银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具“银行存款余额调节表”，对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。
5) 每月与外地分公司进行内部往来（12001科目）的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因，并通知相关人员调整。
6) 每月与独立核算单位进行内部往来（12002科目）的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因，并通知相关人员调整。
4、返利结算员：
1) 建立健全供应商档案，熟知各供应商的供货政策、结算方式等合同内容，做好各供应商应收账款记录，并监督返利和各项费用的回收，对于未达账项及时向领导反映，并提出合理化建议。
2) 每次结帐前，要求业务员及时将应结帐的供应商清单传递到财务，根据即将结帐的供应商清单，将对应的应扣返利和费用清单传递给业务员。
3) 每月与业务员核对应收返利费用，出具《返利费用确认表》见附表6。与业务员对帐后，仍不能达成一致意见的，要求业务员与供应商业务员预约对帐。我司业务员、供应商业务员、我司返利结算员三方对帐后未能达成一致意见的，暂停结帐直到对帐后达成一致意见。
4) 每次结帐前监督业务在规定的时间将签署完毕的资金申请提交财务审批，逾期提交资金申请影响结算流程正常推进的，返利结算员对逾期资金申请不予接收。
5) 审核资金申请单上应填写的业务内容是否齐全，签署是否完毕，审核应扣款项是否按扣款清单填写，是否有逾期未扣款项。
6) 对于未挂应收即帐扣的款项，要求业务经理及时将应收标准提交财务；对于帐扣后已收大于应收的款项，及时与业务经理沟通，取得书面证据（确认函、协议等）后补挂应收。
7) 对于正常付款一般不允许先帐扣后折让，对业务资金申请中先帐扣后折让的，要求供应商先开折扣折让发票，我司方予结帐；如果有特殊情况允许先帐扣后折让时应登记流水帐，返利结算员与进货结算员共同监控后期发票到位情况，若发票未在规定的时间到位，暂停结帐。
8) 对于允许先帐扣后开退税证明的情况，要求供应商在规定的时间开红字发票，及时与进货结算员和税务管理员协调，监控发票到位情况。
5、返利主管：
1) 与业务经理协调，敦促业务员及时将即将结帐的供应商清单传递到财务；监控返利结算员向业务传递应扣款清单，使财务和业务对应扣款在结帐前达成一致。
2) 对于发票到位严重滞后的供应商，与业务沟通问题产生的原因和解决的办法。
3) 监控预付款发票到位情况，对于发票到位严重滞后的情况，追究问题产生的原因和库存的合理性及预付打款的必要性。
4) 监控清理前期正常打款中先帐扣后折让，发票至今未到的情况，负责与业务协调。
5) 负责协调和监控返利结算员、返利会计、业务干事、发票录入员工作配合情况。
6) 向供应商业务、财务了解合同外应收由供应商财务确认的可能性。可操作的供应商可先试行由供应商财务确认。避免供应商财务日后对帐不确认。
7) 协调开票中供应商要求与公司规定冲突的问题。避免开阴阳发票，给对帐造成困难。做好对供应商的解释工作。对合同签订中存在的问题与业务经理沟通，要求在新合同中改正。
二、内部往来对帐的管理规定
1、对帐的具体要求：
1) 每月与外地分公司进行内部往来（12001科目）的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因，并通知相关人员调整。
2) 每月与独立核算单位进行内部往来（12002科目）的核对，并出具《余额调节表》，对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因，并通知相关人员调整。
3) 每月与大康公司往来帐的核对，核算会计要于月末结帐后定期与大康公司核对有关往来帐并出具《余额调节表》。
4) 内部往来帐的日常对帐工作由核算会计进行对帐，包括与大康公司往来帐的核对，根据对帐双方的增减项目调平后出具余额调节表。对于商品调拨的拨出方、资金划拨的拨出方必须于1周内获取对方的确认回执。每月对账的主动方为：
被动
主动
上海
杭州
宁波
江苏
广州
上海

单月
单月
双月
双月
杭州
双月

双月
单月
单月
宁波
双月
单月

双月
单月
江苏
单月
双月
单月

双月
广州
单月
双月
双月
单月

分公司与大康之间的内部往来单月由大康会计对帐，双月由分公司进行对帐。分公司各门店之间的对账主动方由分公司财务经理确定。分公司每月把内部往来明细帐发邮件到总部财务管理中心。
2、发票管理
（1）对于商品调出方的公司应在调入方办理商品入库时的当天开具销售发票。
发票应严格按照出库单所列货品、数量及时进行开具，一张发票可以汇总开具多张出库单，但一张出库单不能分开几张发票，不便于发票的勾对和往来的核对工作。发票开具方应在当月会计期间内将所有交商品调入方进行帐务处理。
（2）ERP系统与用友财务系统
为保证内部往来单位双方ERP系统与用友财务系统存货金额的一致性，对于出库方金额与入库方金额不一致的情况，应作如下处理：
A、以双方确认的价格作财务帐，以保证双方往来价格的一致。
B、因上海分公司使用英克ERP系统原因造成商品运输单价格与实际价格不一致，由入库方（外地分公司）按照发票抽单齐全后，核对差额，差额计入“商品销售成本-内销”（销售折扣折让除外）
3.报送财务管理中心的相关资料：余额调节表、重要未达帐项说明。
4、 处罚规定
（1） 对于未按期报送相关报表及资料的，对有关责任人员每次罚款50元。
（2） 对于商品调出未按期开具销售发票或不按要求开具相关发票的每次处罚50元。
（3） 发现供应商没有按规定进行对帐的，发现一家罚款50元。
（4） 其它违反规定的行为，每次发现罚款50元。
三、外部往来对帐
1、供应商档案的管理
财务部应建立健全供应商档案资料。供应商档案资料应包括供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销商品等信息。如供应商资料发生变更，公司财务部应及时取得变更依据（工商证明等）并进行更新。
2、合同条款执行的监控（涉及到返利费用的确认、收取等）
返利费用的入账必须有书面依据（合同、协议等），应及时与供应商业务员确认，并要求供应商及时入帐，若有异议，请供应商及时与业务部或返利部协调处理。
3、应收应付科目明细帐核对的具体要求
每月财务结帐后，及时通知供应商前来核对应收应付帐（12201及20401科目），并出具《对帐余额调节表》（格式见附件），对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整：
A、未达增值税发票：应及时查找未入帐增值税发票的去向，及时处理或退票，若是增值税发票中有而进货单中没有的型号数量，要求供应商提供我方的已验收证明，以便我公司业务员及时补订单；若是型号或单价有误，可及时退换票；
B、未开折让部分，要求供应商及时开具。
4、应收返利的核对与确认的具体要求,各种应收返利（含活动返利）应及时向各供应商发返利确认函，并在指定时间内让供应商业务员将对方财务签章确认的确认函带回，如有差异及时沟通、及时解决，从而确保返利收入的真实性、合法性。特别是各种活动返利一定要把对方业务员的口头协议变成书面协议，并得到供应商的确认，使公司的收益以法定的形式固定下来。如果供应商不及时带回确认函，财务有权不付款。
5.应收费用入帐的合理性的具体要求（指公司收取的应收费用入帐的依据）
A、所有应收款项及未挂应收临时收回的款项应由供应商财务确认或由供应商财务授权委托的业务代表签字确认。
B、财务部返利组负责与供应商确认合同、补充协议中规定的各项应收款项；业务部负责与供应商确认各项临时性的、无合同和补充协议的应收款项。
6、商品采购明细帐的核对的具体要求
每月查询商品采购帐（131科目）的帐面余额，若出现借方余额，应及时查找原因，对于所有商品采购借方余额的必须编制原因说明并由财务经理签字归档保存。若是清场结大帐，必须核对商品采购帐。商品采购账贷方余额需要清理，商品采购账余额较大时是因为供应商业务员没有及时把发票传递到XX来。 当月所有的采购入库，仓库单据必须在2天内全部流转到财务，财务部必须2天内在用友系统中进行入帐处理。
7、对帐时间规定
分公司财务部必须加强与供应商常规对帐工作，规定对业务往来较多的供应商每月对帐一次，业务往来较少的每季度对帐一次。各种应收返利及费用必须每月与供应商核对一次，如果供应商业务员不及时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。分公司财务部向供应商发出《对帐确认函》，要求供应商提供往来明细帐及相关对帐资料，合理的做好对帐计划，确定责任人。每次对帐完成后出具《对帐确认函》，并要求供应商加盖单位公章，及时处理对帐工作中出现的问题，分公司无法处理的应及时上报财务管理中心。
8、各分公司每月向总部上报的资料
（1）《往来对帐进度表》
（2）新增供应商档案
（3）供应商异动情况报告
（4）供应商资信报告
（5）帐龄分析报告。
（6）欠款金额（供应商）前十名名单、金额、净利率、欠款原因及付款计划。
（7）合同约定预付款的执行情况表。
（8）合作不愉快、操作不规范的供应商名单（黑名单）
10、相关的处罚规定
1) 没按规定的时间报送相关资料罚款50元。
2) 报表不全的，或内容不真实的罚款50-100元。
3) 每月未按规定对帐的罚款50元，对帐内容不完整不真实的罚款50-200 ，并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行降职、撤职等处分。
4) 有关人员未按有关规定确认应收返利、应收费用就自行挂帐的每次罚款50元，业务人员没有及时把应收返利、费用的书面确认书上交财务部导致公司损失，一切责任由业务人员承担。
5) 未按合同规定挂帐或帐扣的或变通挂帐给公司利益造成损失的，每次罚款50元，严重的要进行行政扣分。
6) 未及时清理商品采购借方余额、以及未及时对预付款进行监控导致多打预付款的，要对往来主管及有关责任人员罚款每次200元，严重的给预行政扣分，建议有部门对其进行降职、撤职等处分。
7) 其它违反规定给公司造成损失的每次罚款50元。
四、银行对帐
1、银行存款对帐
（1）对帐日期
每月5日将公司上月银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具《银行存款余额调节表》。对于存在的未达帐项公司应及时查找原因，并通知相关人员进行入帐或调整。
（2）对帐方法
银行存款余额调节表余额等式：
企业方：银行存款余额+银行已收，企业款收金额—银行已付，企业未付金额。
银行方：对帐单余额+企业已收，银行未收金额—企业已付，银行未付金额。
银行未达帐存在的几种情况：
银行已收，企业未收。公司财务部银行出纳应及时将银行入帐企业户头的相关票据拿回公司进行入帐，如发现其中相关款项来源不明的，应与营销部或银行进行联系，以查明此款项的来源。
企业已收，银行未收。公司财务部应将企业收取的相关票据及时存入银行，并检查。
银行已付，企业未付。对于银行已在企业户头划款支付的款项，银行出纳应及时从银行拿回相关单据核对后进行账务处理。
企业已付，银行未付。对于企业已付款的银行票据，应及时交银行进行款项的划转。
（3）差异调整办法
如系银行方面原因造成未达帐的，应要求银行进行调整，企业根据调整后的余额进行核对。
如系企业方面原因造成未达帐的，应及时查明原因，进行相关帐务处理。
2、银票对帐
对于银票保证金，必须要求银行每月出具银票保证金流水记录，与银票辅助帐、财务帐（其他货币资金）进行核对，有差异的注明原因。建议通过银票辅助帐与财务应付票据进行核对。
3、信用卡对帐
银行出纳要建立信用卡辅助帐簿，月末未收回的在途信用卡金额，必须有明细清单；对于超过一定期限的在途信用卡（一般为3天），必须要与银行取得联系，并确认在途原因。如果信用卡月末在途金额没有明细清单的，给予责任人处罚。如果超过一定期限仍未到帐的信用卡，造成损失由责任人承担。
4、每月需要报送的相关资料
（1） 银行存款余额调节表
（2） 重要未达帐项特别说明（没有的可不报）
5、有关罚款的规定
（1） 未及时编制银行存款余额调节表的，每次罚款50元。
（2） 编制的银行存款余额调节表不准确的或不真实的每次罚款50-100元，严重的要给予行政扣分并追究相关人员的经济责任。
（3） 未建立银票辅助帐并与应付票据进行核对的，每次罚款50元。
（4） 未建立信用卡辅助帐并对信用卡月末在途资金进行必要监控的，每次罚款50元

附表1：XX家电对帐月报表

对帐人
供应商
对帐日期
对帐起止日期
XX公司
供应商应收
调整后余额
13101贷方
备注
应收借方
应付贷方
余额(借方)
含税余额

财务经理： 往来主管：
附表2：XX家电供应商档案模版
档案序号

品牌

营业执照编码

组织机构代码证编码
授权书序号

开户银行帐号

单位名称
电话
法人代表
地址
邮编
E-MAIL
税务登记证编码

董事长姓名
电话
手机
地址
邮编
E-MAIL
授权代理证编码

区域经理姓名
电话
手机
地址
邮编
E-MAIL
公司名称变更记录

财务经理姓名
电话
手机
地址
邮编
E-MAIL

业务员姓名
电话
手机
地址
邮编
E-MAIL

XX家用电器有限公司
对 帐 确 认 函
尊敬的 ：
从 年 月 日至 年 月 日,贵公司在我公司的业务往来反映在以下几方面：
一、 财务往来帐：
1、至截止日期，向贵公司进货总额为： 元；
2、至截止日期，贵公司开给XX的税票为： 元；
3、至截止日期，我公司付贵公司货款为： 元；
4、至截止日期，我公司帐扣返利费用为： 元；
5、至截止日期，我公司有需退回滞销机、坏机为： 元；
综上所述：至截止日期，我公司应付贵公司货款为： 元。
备注：
二、财务返利、费用帐：
1、至截止日期， 我公司应收贵公司返利金额为： 元
我公司已收贵公司返利金额为： 元
2、至截止日期， 我公司应收贵公司场地费金额为： 元
我公司已收贵公司场地费金额为： 元
3、至截止日期， 我公司应收贵公司广告费金额为： 元
我公司已收贵公司广告费金额为： 元
4、至截止日期， 我公司应收贵公司展台费金额为： 元
我公司已收贵公司展台费金额为： 元
综上所述：至截止日期，我公司应收贵公司返利费用为： 元，
我公司已收贵公司返利费用为： 元
我公司未收贵公司返利费用为: 元
财务部对帐结果：至截止日期，我公司应付贵公司货款为： 元
我公司未收贵公司返利费用为: 元
我公司实际应付贵公司货款为： 元
三、 业务部意见：（其它情况说明）
供应商： 上海XX家用电器有限公司
日期： 日期：
附表3：
合同约定预付款执行表
项目
合同约定预付款操作方式
实际打款方式
差异
原因
品类

　合计

财务经理： 结算主管：
附表4： 付款供应商排行榜

项目
欠款金额
经营品类
综合毛利率
欠款原因
付款计划
综合分析
备注
名称

　合计

财务经理： 结算主管：
附表5：
XX家电往来对帐调节表
（截止日期 ： 年 月 日）
甲方：XX家用电器有限公司
乙方：
摘要

金额
摘要

金额
制单人
借方
贷方
制单人
借方
贷方

小计

小计

帐面余额

帐面余额

调正金额

调正金额

调正后金额

调正后金额

贵公司财务人员对以上往来核对无误后，请贵公司财务经理（主管）签字：我保证我公司提供的数据完整、准确、及时，并加盖公章。
财务经理（主管）： 甲方盖章： 乙方盖章：
日期： 日期：
（往来对帐余额调节表编制说明：1、摘要栏需要注明日期、凭证号、具体经济业务内容；2、甲方借方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐；甲方贷方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐。3、乙方借方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐；乙方贷方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐。）

附表6-1：
XX家电连锁费用确认单
供应商名称：

品类
品牌型号
核算期间
广告费
展台费
进场费
场租费
促销费
其他费用
备注

合计

开具发票类型：□统一零售发票 □服务行业发票 □建筑业发票（大康）
付款方式：□账扣 □支票 □商品 □其他___________
付款期限： 年 月 日之前
供应商业务代表：

XX业务员：

XX业务经理：

供应商盖章：

XX盖章：

附表6-2：
永 乐 家 电 连 锁
返 利 确 认 表
核算部门
日期：
年 月 日
核算员：

供应商名称：

　业务部门：
品类
品牌型号
核算期间
核算基数类型
核算基数
返利政策摘要
返利类别
返利额
回收方式
收回日期

合计

例外情况说明：
业务员签字确认：
供应商盖章确认
说明：本表分厂家填写数据，每次核算阶段活动返利启用一张表
本表一式四联，一联返利结算组、一联业务部、两联供应商（一联自留、一联盖章确认后返还返利结算组）
核算期间：本次计算返利适用时间跨度
核算基数类型：分为结款额（台/套数）、销售额（台/套数）、进货额（台/套数）等
核算基数：针对相应核算基数类型的已产生数据
返利类别：分为月度返利、季度返利、年度返利
返利回收方式：分为折扣折让、帐扣、现金（支票电汇划帐等）
返利收回日期：供应商承诺返利支付期限
例外情况说明：对各种返利核算产生影响的情况进行说明，
比如特价机情况、供应商与我公司会计期间不一致等情况进行说明

附表6-3：
永 乐 家 电 连 锁
阶段促销活动返利确认表
核算部门：
日期：
年 月 日
核算员：
业务部门：
供应商名称：
品类
品牌型号
促销活动政策
政策适用期限
涉及商品金额（数量）
应收促销活动返利金额
促销活动返利收回日期
备注

合计

XX业务员签字：
供应商签字：
说明：本表分厂家填写数据，每次核算阶段活动返利启用一张表
本表一式四联，一联返利结算组、一联业务部、两联供应商（一联自留、一联盖章确认后返还返利结算组）
品类：是指商品类别，如彩电、碟机、冰箱、洗衣机、空调、灶具、热水器等
促销活动政策：规定的促销活动返利、补差等政策

政策适用期限：本促销活动的时间期限

涉及商品金额（数量）：参与促销活动的商品金额或者数量

应收促销活动返利金额：应收供应商促销活动返利金额

促销活动返利收回日期：供应商承诺促销活动返利支付期限

本制度自二○○四年二月九日起执行

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