公文处理制度).doc

公文处理工作制度

为进一步强化行政管理，使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和收发文质量。根据公文处理规范要求，结合本单位实际，特制订本下制度。
一、来问处理：
1、签收、登记。医院所有外来文件（包括电子公文交换平台文件）统一由行政办公室签收、登记，加盖收文印章，编发流水号，填附文件批阅单，送院长阅批，急件立即送院长阅批。
2、 分办、传阅。由院长批阅意见后，行政办再送相关领导或科室阅批承办落实。文件办理流转过程中原则上当日（不得超过三日）文件当日阅办并送回行政办，需长期使用或备存文件的自行将文件复印留用，原文需交回行政办存档备查。文件阅办完毕后，阅文人应在“文件阅办单”上签署姓名、日期和意见，传递文件按照先阅办、后阅知、先主办后协办的顺序进行。
3、 催办、查办。来文承办过程中由分管领导负责催办、查办工作，直至办结。办理结果由各科室负责人向分管领导报告反馈，分管领导向主要领导报告反馈。
4、 立卷、归档。行政办将完整的来文原文文件及领导批示按要求整理归档。
5、 其他要求。会议、通知、需上报的报表等时限性较强的文件，行政办要随到随办，并跟踪督办。紧急公文应速办，不得耽误。文件事项需及时办理但送阅的主要领导外出的，由行政办电话汇报内容，根据主要领导口授送相关领导阅处，避免文件积压，造成工作失误。
二、发文办理。
1、拟发文件。由行政职能科室按照要求拟定初稿。
2、审核文件。文件初稿拟定后由科室负责人初审，然后交分管领导审核。分管领导审核后，所有文件由由院长统一签发。
3、复核。经签发的文稿由拟稿科室负责人和行政办负责人复核及校对，校对人须在发文稿纸上签字。复核重点为：按领导审核修改意见进行修改，附件材料是否齐全、格式是否规范、行文是否合理、发文字号、文件标题、发文日期、主题词、主送、抄送单位是否准确等。
4、行政办负责编文号、登记、归档、分发。
5、各类信息（含宣传稿件）按以上程序审核后由行政办统一发送并登记。
三、文档管理：
1、 所有来件一旦批阅完毕和所有发件审签发送完毕后即进入文档管理，由行政办文档管理员分类管理。来件按省、市、县、本院发文和信息（各类信息）等5种分类管理。
2、 每年12月底进行按类装卷归档，每卷卷面上标明文件类别，装订日期，归档装订人三要素，卷内已附有文件目录。
装订完毕按年度分柜保管，便于查阅。保管期内按档案局有关规定进行管理，任何人不能擅自处理销毁。
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