质量信息管理办法.doc

质量信息管理办法
1 目的
规定质量信息的报告过程，为实施质量改进提供输入，确保质量信息得到有效监控与关闭。
2 范围
本办法适用于XX集团制造性公司内外部质量信息的管理。
3术语和定义
3.1质量信息
反映与产品质量相关的基本数据、原始记录、统计分析数据以及产品使用过程中的各种质量资料。分为一、二、三类质量信息。
3.1.1一类质量信息
指需要快速解决或给与特别关注的重要质量信息。包括：
a) 产品零公里（指产品出厂到装配完整机交付直接用户之前）出现的重大问题，包括批量或退货，以及引起主机厂抱怨，可能被主机厂考核的质量信息；
b) 市场上出现的突发质量问题（12个月内第一次发生的新故障模式）；
c) 市场上6个月内重复出现的关、重质量特性不合格；
d) 因质量问题被主机厂停供、考核或质量通报报告；
e) 主机厂、技术中心下达的质量整改要求和实施报告；
f) 新产品或老产品性能试验结果报告（合格与否），以及试验过程中出现的异常情况报告；
g) 生产过程产生或发现的批量不合格且拟放行的精加工自制件、总成装配件、精加工或已装配的外购件。
h) 采购件关重质量特性不合格；
i) 申请放行的非关重特性但主机厂有特殊要求的不合格；
j) 内、外部实物质量抽查结果报告；
k) 其他质量方面的严重不合格报告。
3.1.2二类质量信息
指除一类质量信息外的非关重特性不合格信息。
3.1.3三类质量信息
指对一二类质量信息进行统计、分析后，输出的各类报表、报告及相应措施计划等。包括：
a) 生产过程中自制件出现的不合格品统计分析及措施计划报告；
b) 外购件入厂检验及装配过程出现的不合格品统计分析及措施计划报告；
c) 各主机厂月度三包费（含自行服务）及三包费分解到具体产品的某个故障模式的分析报告以及整改措施计划；
d) 各主机厂业务员每月对现场服务的质量问题统计分析报告；
e) 其他质量报告、质量计划等。
3.2质量信息闭环
质量信息在处理、整改后经验证达到预期目标（对质量信息的处理、整改效果没有具体的量化目标时，质量信息闭环的标识是措施计划完成，在有具体的量化目标时，质量信息闭环的标识是预期目标达成）。
3.3质量跟踪监控
对质量问题的整个处理、闭环过程进行信息收集、督办、考核、报告的过程，即在质量问题发生后，对责任部门是否及时采取遏制措施、组织原因分析与责任确定、下达质量整改计划，以及对质量整改计划、质量改进计划是否按计划得到实施、实施结果是否达到预期目标等全过程进行的持续监督和控制。
4 管理职能
4.1集团质控部
a) 作为集团质量信息中心，组织建立质量信息管理体系，接收一、二、三类质量信息并予以监控管理；
b) 对一类质量信息，实施如下控制：
1） 全面调度和跟踪监控整改计划制定、实施、验证过程，督察工作进度，直到问题闭环；
2） 必要时协助解决，或牵头处理；
3） 收集各阶段过程实施性材料，实施备案管理；
4） 对一类质量信息中拟放行的YY产品及其零部件不合格实施全过程跟踪监控，有权否决有关部门作出的放行结论。
c) 对二类质量信息，接受子公司定期统计、分析、处理报告，抽查处理过程；
d) 组织编制、提报与利用三类质量信息，为管理决策提供依据；
e) 组织建立技术专家小组，协助各子公司开展质量改进提升活动；
f) 对信息提报的准确性、及时性，问题分析的主动性和有效性以及整改措施计划的执行情况进行评价奖惩；对信息闭环的及时性、完整性进行评价奖惩。
4.2 子公司质保部门（简称质保部）
a） 作为子公司质量信息中心，负责本公司质量信息归口管理；
b） 负责组织本公司内、外部质量信息的收集、储存、汇总、分析、处理和反馈；
c） 负责信息受理部门发出的分析与整改措施建议的最终确认，下达处理意见，并组织整改，信息关闭后报质控部备案；
d） 在质控部对一类质量信息作出处理意见时，按质控部处理意见办理；
e） 全权处理二类质量信息处理；
f） 负责对质量信息管理过程的监控、考核；
g） 负责售后市场“三包”信息的处理、分析、改进，并形成月度分析报告；
h） 负责质量信息分析中所需检测数据的提供并保证及时正确，包括失效件理化分析。
4.3集团职能部门、子公司及其职能部门、车间
a）作为信息源发起人（发现与产品质量有关问题时，发布质量信息的部门），对发出信息的真实性负责；负责职责范围内的质量信息的收集、统计分析与反馈；负责发出信息的处理全过程的跟踪落实、效果评价与报告；发出信息应保证满足：
——对信息描述要简明明了，信息内容应包含：产品名称、图号、不合格现象描述（发生时间、地点、客户、现象）、不合格数量、涉及数量（客户生产线、客户 库存、办事处库存）、批次、生产日期、采取措施等；
——及时发布信息，一类质量信息发布时间不能超过一个工作日； 二类、三类质量信息按规定的时间报集团公司质控部；
----发布信息的范围要覆盖相应管理部门。
b）作为信息受理部门，受理信息源发出的质量信息，根据本部门的工作职责对质量信息原因及责任进行分析、报告，实施相应的质量纠正措施。
5管理流程与要求
注：没有特别说明的，集团内部质量信息反馈、处理、验证过程一概采用电子文档通过集团OA形式。
5.1一类质量信息的管理
5.1.1一类质量信息
一类质量信息范围与表单见表1。

表1：一类质量信息范围与表单
类别
信息内容
信息源
表 单
不合格质量信息
市场反馈与考核
a)  产品零公里（指产品出厂到装配完整机交付直接用户之前）出现的重大问题，包括批量或退货，以及引起主机厂抱怨，可能被主机厂考核的质量信息。
销售公司
《售后质量信息反馈单》；
零部件公司/自行确定
b)市场上出现的突发质量问题（12个月内第一次发生的新故障模式）。
c)市场上6个月内重复出现的关、重质量特性不合格。
d)  因质量问题被主机厂（非集团内部公司）停供、考核或质量通报；
工作信息单附原报告
质量监控
e)  生产过程产生的精加工自制件、总成装配件、完成精加工的外购件批量不合格（3件及以上）
车间、质保部
《内部质量信息反馈单》
f)  生产过程发现但非生产过程责任的精加工自制件、总成装配件、精加工或已装配的外购件批量不合格（3件及以上）
g)  进货检验发现的采购件关重质量特性不合格
质保部
h)  非关重特性但主机厂有特殊要求的不合格
销司、质保
i)  内、外部实物质量抽查、过程、产品审核不合格
质保部、质控部
监督、审核报告
主机厂与集团领导下达的质量计划
j)主机厂下达的质量问题整改计划
接受单位
工作信息单附原报告
k) 集团领导质量整改要求
职能部门、公司
各类通知、质量计划、会议纪要
性能试验
l)  新产品或老产品性能试验报告
技术中心
性能试验报告
5.1.2不合格质量信息的管理
5.1.2.1质量信息发出
信息源发起人根据信息内容确定并主送给信息受理部门，抄送子公司质量部门（后简称质保部）、集团质控部及其他相关部门。反馈表单见表1。其中，信息受理部门为信息源发起人判断应承担相应整改责任的部门。
5.1.2.2质量信息受理
信息受理部门在8小时内作出原因分析和相应的措施计划，通过《质量信息受理单》反馈给质保部、质控部和信息源及其他相关部门。
5.1.2.3质量整改计划下达
质保部对各部门分析与措施的回馈作综合分析，组织确定主要原因，于信息发出2日内形成并下达《质量问题分析表》、《质量措施计划表》，两表需抄送信息源发起人、质控部。
5.1.2.4计划实施过程反馈
责任部门在实施措施计划过程中，在每一项目计划的计划节点和实际完成之日，总结措施计划实施情况，通过《工作信息单》形式形成质量措施实施报告，报告中需标明相关实施性材料清单，同时附相关材料向质保部、质控部提报。
5.1.2.5计划实施验证
包括：
a)质保部对整改项目书面确认责任措施计划完成或效果达到预期目标的，实施现场验证，确认闭环后，形成《计划实施验证报告》报信息源发起人。
b) 信息源对《计划实施验证报告》内容确认，无异议的，报质保部、质控部及信息初始主送的所有人员；有异议的标明后返质保部处理，并同时返质控部。
c)对实施效果需进行多次持续跟踪的，必须按照计划中规定的次数持续跟踪验证合格才能认定信息闭环。
e)实施效果验证不合格时，质保部按本程序要求重新组织下达改进措施计划，直至信息得到有效关闭。
5.1.2.5其他要求
a)信息传递紧急情况时可使用电话传递，但随后必须填补书面报告并通过OA传递。
b)对特殊重大质量信息，质控部、质保部必须第一时间作出反应，亲自组织或责令并跟踪相关部门解决处理。
c)质保部、质控部分别建立子公司、集团公司《质量计划监控记录表》和《零公里故障闭环处理档案》，动态记录反映对信息处理整改过程各个状态，实施督办、纠偏与考核，并对总体项目完成情况予以统计、报告。
d)质控部在跟进过程中，对认为特别重要、复杂的项目亲自牵头处理，组织原因分析和措施计划下达与验证，其他相关要求同5.1.2.3、5.1.2.5。
5.1.3主机厂与集团领导下达的质量计划的处理
5.1.3.1主机厂下达的，由质保部负责将计划格式转换成《质量措施计划表》后重新下达。主机厂有格式、反馈要求的，同时执行主机厂要求。
5.1.3.2集团总裁、副总裁下达的，由质控部负责将计划格式转换成《质量措施计划表》后重新下达，按计划节点向总裁、副总裁回复。
5.1.3.3其他按5.1.2相关流程处理。
5.1.4性能试验报告的处理
性能试验报告中发现不合格时，由技术中心组织参照5.1.2要求处理。
5.2 二类质量信息管理
5.2.1质保部组织对二类质量信息的处理，按月统计、分析，向公司高层、质控部报告；
5.2.2对技术部门没有出具处理作业指导的不合格项目，用《内部质量信息反馈单》反馈解决；已出具处理作业指导的纳入检验台账即可。
5.2.3质控部只做抽查监控，不介入该类质量信息处理和备案过程。
5.2.4其他如信息传递、处理程序同5.1。
5.3 三类质量信息管理
5.3.1三类质量信息、表单与提报要求
见表2.
表2：三类质量信息与表单
序号
信息名称
信息提交者
信息形式
信息提交时机
信息接收者
报告
表格
图表
随机
月
季
年
1
众力装配返工返修日报表
装配

√

日

众力高层、质保部/质控
2
众力装配车间退货统计表
质保

√

√

√
众力高层/质控部/采购
3
质量信息处理单（二类）

各公司质保

√　

√　

子司高层/质控部
4
质量总结分析报告
√

√

5
质量计划监控记录表（子公司）

√

√

6
采购物资质量月报表

√

√

7
过程不合格产品月报表

√

√

8
售后损失责任分析表

√

√

9
零公里故障闭环处理档案

√

√

10
内、外质量审核、不符合报告
√

√

11
进货检验台账
各公司质保

√

√

质保部
12
过程检验台账

√

√

13
产品入库检验台账

√　

√　

14
售后服务与三包信息
销售

√

√

子司与集团高层、质控部
15
售后三包信息月度分析报告

√

√

16
主机厂YY上线记录汇总表

√

√

质保部、销售
17
故障频次及索赔金额汇总表
质保

√

√

子公司高层/质控部

18
产品售后情况汇总表
质保部

√

√

19
工艺纪律检查报告
技术工艺部
√

√

子公司质保、生产、高层/集团职能部门
20
供应商产品上线月份汇总表
采购部

√

√
质保部门
21
质量总结分析报告
质控部

√

√
√
√
总裁/职能部门
22
质量计划监控记录表（集团）
√

√

子司总经理　
副总裁
23
零公里故障闭环处理台账

√

√

24
其他
按相关规定（表中的三类质量信息或随工作开展随机增加）

5.3.2三类质量信息的利用
信息接受者应对三类质量信息中体现的实物质量趋势、指标波动、质量改进与管理质量予以关注，综合分析、提炼其中系统性问题，纳入质量改进工作计划，控制程序同5.1。
5.4提交管理评审
公司高层应将一类质量信息及各部门反馈的质量信息处理汇总情况纳入管理评审，执行《管理评审办法》。
6考核
对各级信息收集、提报部门提报质量信息的真实性、及时性、完整性与处理有效性存在问题及由于信息传递违犯本规定造成事态扩大者，按《员工奖惩管理规定》考核。
7相关文件
7.1《管理评审办法》
7.2《员工奖惩管理规定》

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