电子文件归档与管理【可编辑的PPT文档】.ppt

电子文件归档与电子档案管理西安市档案局 王卫森前言 随着计算机的应用和办公自动化、网络化的发展，对电子文件进行归档，对电子档案进行管理，必然成为档案工作的主要内容和档案工作人员的重要职责。为了进行电子文件归档与管理工作，国家档案局从2002年起，相继发布了国家标准电子文件归档与管理规范和国家档案行业标准公务电子邮件归档与管理规则、文书类电子文件元数据方案、版式电子文件长期保存格式需求、基于XML的电子文件封装规范，以及电子公文归档管理暂行办法、电子档案移交与接收办法，为电子文件的归档与电子档案的管理提供了标准与依据。2009年12月8日中办、国办印发了电子文件管理暂行办法，对电子文件的全程管理做出了规定，标志着我国对电子文件的管理进入了统一的全过程的规范化管理阶段。办法规定了相关部门职责。由中央办公厅牵头，国办等其他八部门为成员单位的国家电子文件管理部际联席会议，负责组织协调全国电子文件管理工作。电子文件管理相关部门各负其责。其中，各单位档案部门负责归档电子文件管理，各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用。办法还对电子文件的形成与办理、归档与移交、保管与利用做出了规定。是当前与今后电子文件管理工作的基本依据。2012年6月29日，西安市委办公厅下发了中共西安市委办公厅西安市人民政府办公厅关于印发的通知（市办字201228号），2013年8月12日，西安市档案局下发了西安市档案局关于印发的通知（市档发201350号），它们是我市电子文件归档与电子档案管理工作的具体依据。该依据力图从操作层面给档案工作者以指导，推进我市电子文件归档与电子档案管理工作。一、电子文件及其相关概念（一）电子文件：机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。（二）电子档案：经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。（三）元数据：描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。（四）逻辑归档：在计算机网上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（五）物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（六）迁移：将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。（七）真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与其形成时的原始状况一致。（八）完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损（九）有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（十）档案信息代码：是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。二、电子文件的收集及登记（一）及时收集：将办理完毕的电子文件及时存于“年度”文件夹下。（二）定期收集：定期将办理完毕的电子文件及时存于“年度”文件夹下。（三）收集内容：1、与纸质文件对应的电子版本（XML、板式文件格式）2、重要文件（条例等法规规章）的历次修改稿 3、电子文件办理单 4、纸质文件及其办理单的扫描件 5、公文传输系统发文、收文登记单 6、室藏档案的扫描件（JPEG、PDF）7、其他电子文件（四）收集要求 1、凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。2、电子文件应收集齐全。电子文件的元数据也一起收集。办公自动化系统中产生的电子发文审签单、收文办理单，重要发文的历次修改稿本，也一起收集；收集时，分别作为一份电子文件。没有使用办公自动化系统的，其纸质审签单应该扫描成电子文件收集。纸质来文及其办理单扫描成电子文件收集。3、电子文件应采用通用格式。非通用格式应转化为通用格式，不能转化的，应连同其产生（阅读）软件一起收集。4、填写电子文件登记表。（五）电子文件的登记要求1、将每一份电子文件在电子文件登记表中登记2、电子文件登记表与电子文件载体一起保存3、电子文件稿本代码：M：草稿性电子文件；U：非正式电子文件；F：正式电子文件。4、电子文件类别代码：T：文本文件；I：图像文件；G：图形文件；V：影像文件；A：声音文件；O：超媒体链接文件；P：程序文件；D：数据文件。三、电子文件的移交与接收（一）各单位电子文件形成机构负责电子文件的收集与移交；档案室负责电子文件的接收与归档。（二）定期将登记好的电子文件向本单位档案室移交。（三）移交前、接收时交接双方均应进行有关检查，填写电子文件移交接收检验登记表，双方各执一份。（四）移交方式以物理移交为主。（五）电子文件应妥善保存。四、电子文件的归档（一）鉴定：将所有收集和接交的电子文件进行真实性、完整性、有效性鉴定，按照国家关于文件材料的保密和归档规定确定密级、归档范围，划定保管期限。（二）检验：按检验内容检验后，填写电子档案移交接收登记表有关内容。（三）整理归档：电子文件以“件”为单位归档。1、将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件电子档案的文件夹内。2、该档号文件夹的名称为：“档案信息代码-全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号”。例1：“WS-J005-2010-C-办公室-001”或者 “J005-2010-C-办公室-001”（文书档案）3、电子档案数据组织结构4、以光盘为单位填写电子档案登记表；以光盘为单位著录机读目录，结果记入电子档案机读目录表。5、编写光盘说明文件“说明文件.TXT”:一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信息，包括：光盘参数（如光盘容量、光盘规格等），光盘编号，光盘保管单位，光盘制作单位，光盘一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等），其他各种有助于说明本光盘的信息。6、一次性刻录光盘。光盘选档案级可录光盘，或者染料层为酞菁的光盘（金黄色和金绿色光盘，俗称金盘和白金盘）。CD-R:24-40倍速、DVD-R:8-12倍速刻录。7、标识光盘：打印，或用软性光盘笔书写。光盘编号：“全宗号-档案信息代码-光盘序号”。光盘序号仅在同一全宗内编号，与档案信息代码无关。套号：A、B、C。光盘规格：CD-R、DVD-R。制作（复制）单位：制作（复制）时间：8位阿拉伯数字。8、标识光盘盒：封面、背面、盒脊。（内容见讲稿）（1）光盘背面：光盘档案的核心信息。包括光盘编号、光盘套号、光盘规格、光盘制作或复制单位、光盘制作或复制日期。用软性光盘标签笔填写。（2）光盘盒封面：填写光盘载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。（3）光盘盒背面：填写光盘北京信息。包括：文件格式、光盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、备注。（4）光盘盒脊：填写光盘编号。（5）标注规则：A、光盘编号：“全宗号-档案信息代码-光盘序号”。光盘序号为同一全宗内光盘排列的顺序号，用5位阿拉伯数字表示，具有唯一性。B、光盘版号：表示光盘复制次数。用3位数表示。001为原版，002以上表示复制版本。C、名称：光盘内所记录的立档单位全称。D、内容摘要：标明全总、年度、件数（以卷为单位的档案表明全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相关内容。E、保存年限：对光盘划定的存留年限。分为5、10、20年。F、制作（复制）日期：用8位阿拉伯数字表示。9、装盒保存。一盘一盒装。将光盘装入光盘盒中。打印电子档案登记表与该光盘一起归档保存。原电子文件存储载体在完成电子文件归档后，至少保留1年时间。五、电子档案的保管（一）光盘单个装盘竖立存放于防磁柜中。（二）环境要求。温度：17至20摄氏度；相对湿度：35%至45%。（三）光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。（四）定期将检验结果填入电子档案管理登记表（五）当软硬件环境发生变化时，应进行数据迁移。六、电子档案的利用与销毁（一）A套不得外借；B套提供利用。（二）不得擅自复制光盘内容。（三）利用时遵守保密规定。（四）秘密数据及光盘载体数据物理销毁。其它的可以逻辑删除。七、电子档案的移交（一）保存满1年，形成满5年内向档案馆移交。（二）移交一套光盘和一套磁性载体，载体上均有标签。（三）办理交接手续。填写电子档案移交接收登记表，交接双方各执一份。八、数码照片归档与组织（一）数码照片档案内容包括：照片、EXIF信息和照片说明（时间、地点、人物、事项等）（二）数码照片档案名：ZP-全宗号-保管期限-年度-组号-张号.JPG（三）数码照片档案的组织：将已命名的数码照片档案及其说明文存放于下列路径中：盘符（如E:）保管期限年度组号-组名1、同一组照片的照片说明存放于一个文本文件中。2、同一年度的所有照片组说明存放于一个文本文件中。照片组说明文存放在年度文件夹下。（四）著录机读目录（EXCEL）著录项目如下：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组名、题名、文字说明、存储文件名、文件类别、开放状态。（五）组盘、刻盘方法，保存利用要求均同文书档案 1、光盘名：全宗号-ZP-光盘序号 2、电子档案登记表要打印成纸质的，同光盘一起保存。九、音频、视频电子文件的归档与组织 其档案内容、命名方法、组织存储、保管利用等与数码照片档案相同。只是文件格式、著录项目、光盘名有区别。（一）机读目录（EXCEL）著录项目如下：全宗号、保管期限、年度、部门、音频（视频）组号、件号、参见号、录音（摄像者）、时间、时长、组名、题名、文字说明、存储文件名、文件类别、开放状态。（二）存储光盘名 1、音频档案光盘名：全宗号-LY-光盘序号 2、视频档案光盘名：全宗号-LX-光盘序号为推进全市档案信息化而奋斗 电子文件的归档与电子档案管理是档案信息化的基础性、核心性工作，是一项创新性工作，需要全体档案工作者不辞辛劳，勇攀高峰。向档案工作者致敬。谢谢。