BW-ZB-004(会议管理制度).doc

郑州博伟置业有限公司 文件编号：BW—ZD—004
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会议管理制度
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1.目的
为规范会议管理，提高会议效率，降低会议成本，保证会议质量，特制定本制度。 
2.适用范围
适用于公司各类会议的管理。
3.会议类别
公司会议分工作例会、专题会两大类。从参会人员范围又分为公司级会议、跨部门会议、部门级会议。
3.1工作例会
工作例会是公司在相对固定的时间,由相对确定的人员参与,按既定内容与程序组织召开的会议。分为公司月工作例会、部门月工作例会、高管周工作例会、公司周工作例会。
3.1.1公司月工作例会
3.1.1.1会议时间：原则上每月5日前（遇节假日顺延），时长约2个小时。
3.1.1.2会议主持：。
3.1.1.3参会人员：公司经营班子、各部门经理（负责人）、员工代表、其它特邀人员。综合办文员列席记录。
3.1.1.4主要内容：
上月工作总结汇报与当月工作安排（上月工作总结侧重于未完成工作总结、原因分析及解决措施，当月工作安排侧重于核心工作）。
通报公司重要决定，发布公司动态。
3.1.1.5会议议程：
一、指挥部、开发部、工程设计、营销、财务、办公室依序总结上月工作，汇报本月计划。
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二、通报上月考评结果，公司领导强调本月公司核心工作与要求，明确公司下一阶段工作重点与方向。
3.1.2部门月工作例会
3.1.2.1会议时间：公司月工作例会召开后1个工作日内，时长半个小时。
3.1.2.2会议主持：各部门经理或负责人。
3.1.2.3参会人员：部门全体人员，必要时可邀请公司领导及业务关联人员参与。
3.1.2.4主要内容：
传达公司月例会精神，分解部门月目标计划，安排部门当月全面工作，使部门员工了解公司发展动态，明确近期工作方向。
3.1.3高管周工作例会
3.1.3.1会议时间：每周五下午，时长半个小时。
3.1.3.2会议主持：
3.1.3.3参会人员：公司高层管理人员,办公室文秘列席记录。
3.1.3.4主要内容：总结上周工作，分析与解决工作中存在的问题，明确下周工作方向与重点。
3.1.4公司周工作例会
3.1.4.1会议时间：每周一上午8：30开始，时长1个半小时。
3.1.4.2会议主持：
3.1.4.3参会人员：公司经营班子、各部门经理（负责人）、员工代表、其它临时特邀人员。办文秘列席记录。
3.1.4.4主要内容：
上周工作总结与本周工作安排（上周工作总结侧重于未完成工作总结、原因分析及解决措施，本周工作安排侧重于核心工作）。
3.1.4.5会议议程：参照月例会。
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3.2专题会
专题会是指就某专项工作召开的会议，如公司项目定位、设计或营销方案评审、招投标等；或就某个议题，互动交流、学习分享的会议，如恳谈会、交流会、总结会、辩论会等。
3.2.1.1由发起人员和相关领导沟通，确定会议时间、会议主持、参会人员、会议内容、会议议程，指定部门或专人负责会议准备、会议记录等会务工作。
3.2.1.2 如需使用公司会议室等公共区域或设施设备的，须提前通知办公室。
3.2.1.3专题会会议纪要或决议等相关文件应根据公司及会议要求报送公司领导与相关部门。
4.会议管理
4.1时间管理
4.1.1公司常规性会议一律纳入例会范畴，各类例会原则上在规定的时间内召开。
4.1.2如出现会议时间冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体的原则，具体时间调整由各会议主持人商定。
4.1.3预备会议因故取消、提前或延期，会议主持人或组织部门应提前通知参会人员及综合办。
4.1.4会议主持人负责会议召开时长的控制，原则上延长时间不得超出20分钟。
4.2会议通知
4.2.1公司级会议由办公室负责通知，通知形式可为书面、电话、短信或口头。
4.2.2其它会议由主持人或其指定部门（人员）负责通知，通知形式同上。
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4.3会议准备
4.3.1各类会议召开前（具体时间由主持人要求），会议组织部门或人员须向主持人汇报会议准备情况。
4.3.2如准备不充分，主持人有权取消或延期该次会议。
4.4会议记录
4.4.1各类会议记录人员由主持人确定，并视会议内容决定是否形成纪要。如需形成纪要，会议记录人应在2个工作日内或主持人要求的时间完成，并报主持人审定或相关人员审批（或会签）。
4.4.2公司月工作例会、高管周工作例会等公司全局性会议纪要由综合办拟发，其它专业性会议纪要，由主持人指定相关业务部门拟发。
4. 5会议场所与设施设备准备
4.5.1综合办负责公司会议室的协调安排和协助布置，负责会议用设施设备的准备与调试。
4.5.2会议组织部门或人员原则上应于会议召开前2-4小时，将经会议主持人确认的会议室及设施设备使用要求通知综合办。综合办根据小会服从大会、局部服从整体的原则予以安排。
4.6会议纪律
4.6.1与会人员应严格遵守会议时间，按时参会（提前5分钟到场）,会议期间不得擅自离开。如因特殊情况不能参加会议的，须提前向会议主持人请假；如因特殊情况须离开会场的，应征得会议主持人的同意。
4.6.2与会人员在会议开始前应将通讯设备置于消音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话；若要接打电话，须征得主持人同意。在会议过程中，不得在会场内随意走动、私自交谈。
4.7会议决议执行与落实
4.7.1各类会议结束前，主持人应明确会议决议与共识。
4.7.2会议决议以纪要或工作计划、工作任务单等形式，经会议主持人或相关领导审批后下达至执行部门，并报办公室备案。
4.7.3公司月工作例会决议纳入各责任主体当月计划，经总经理办公会审批后下达，办公室备案。
4.7.4高管周工作例会、公司周工作例会决议，由办公室拟订《工作任务单》，经总经理办公会审批后下达，办公室备案。
4.7.5 各类专题会决议，根据主持人要求，由相关责任主体填写《工作任务单》，经会议主持人、总经理审批后下达，办公室备案。
4.7.6工作任务执行部门（人员）的直接上级及办公室负责执行情况的跟进、落实、考核与反馈。
4.7.7对会议未决事宜，会议主持人应提出后续处理办法。
4.8会议主持人负责会议过程控制，并对会议质量与效果负责。
5.罚则
5.1对未按时参加会议且未提前请假，或会议期间擅自离开者，对其处以20元的罚款。由主持人、总经理签发罚款单，由财务部从受罚人当月工资中扣除。
5.2对通知不准确、不及时或准备不充分影响会议召开或会议效果者，或因会议控制不力，严重偏离会议主题，未达到会议预期效果者，对相关责任人处以20-100元罚款。
5.3对违反本制度其它规定者，处以20-500元罚款。
5.4以上处罚可视情况轻重，对相关责任人并处行政处分。
6.附则：本制度由办公室负责解释，自发行之日起实施。
7.附件：《工作任务单》 《罚款通知单》

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年 月 日

工作任务单

任务执行部门/人：
时间：
工作任务：（工作内容、完成时限、考核标准、所需资源支持与配合等事宜）
以上工作任务源于（如×月×日×会议等）：
主送：
抄送：
本申请单一式 份办公室存档一份
审核：
审批（签发）：
落实情况：
备注：本任务单经审批后纳入任务执行部门/执行人月度考核。

罚款通知单
受罚人：
职务/岗位：
罚款额度：
罚款形式： 从其 月份工资中扣除
罚款事由：
签发人：
备 注：

罚款通知单
受罚人：
职务/所属部门：
罚款额度：
罚款形式：从其 月份工资中扣除
罚款事由：
签发人：
备 注：

罚款通知单
受罚人：

职务/所属部门：
罚款额度：
罚款形式：从其 月份工资中扣除
罚款事由：
签发人：
备 注：

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804