活动项目执行流程图.doc

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活动策划执行流程
项目接洽
项目接洽流程
策划方案
项目策划流程
项目筹备
项目执行
执行总结
人员分组
物料准备
现场台本
活动策划
宣传策划
预算
物料申请、审核流程
现场照片
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活动策划执行流程
项目接洽
项目接洽流程
策划方案
项目策划流程
项目筹备
项目执行
执行总结
人员分组
物料准备
现场台本
活动策划
宣传策划
预算
物料申请、审核流程
现场照片
媒体剪报
客户评价
执行人员评估
执行管控流程
开拓、整合资源
规范、专业执行
构建、完善模式

接洽流程

参与人员
准备工作
洽谈重点
初步接触
联络人
★公司宣传册及相关资料
★本公司自有优势资源、活动经验；
★ 了解项目规模、场地及其可操作性；
★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件；
★ 了解对方的想法和建议；
细节洽谈
（多次）
联络人、活动策划、执行统筹
★自有资源、案例介绍PPT文档
★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算）
★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见；
★ 获知项目的着重点及难点；
★ 客户的倾向性。
项目汇报
联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人
★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算)
★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；
★策划文案打印、装订成册；
★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。
★ 项目汇报；
★ 合同条款认定。

策划流程

参与部门
讨论重点
会后工作
初次策划会议

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人
★ 项目背景、需求；
★ 是否值得继续跟进；
★ 活动概念和形式。
★ 撰写初步策划案；
★ 报策划总监与分管副总。
谈判后
协调会议
联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人
★ 客户意见；
★ 策划案大体框架；
★ 形式和内容设计；
★ 项目基本成本；
★ 宣传炒作重点；
★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）
★ 方案由设计师进行精包装；

细节谈判后
协调会议
联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监
★ 客户意见；
★ 内容、执行细节确定；
★ 现场效果图；
★ 宣传方案确定；
★ 物料方案
★ 预算方案（成本/报价）。
★ 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；
★ 拟定合作协议；
★ 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等）
★ 确定执行工作组。
合同签订后
协调会议
执行工作组成员
★ 项目分解及完成时间图表（甘特图）；
★ 安排各项工作。
★ 项目正式立项
★ 落实各项资源、外包
★ 执行管控

管控流程
管控环节
具体内容
时间管控
时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。
供应管控
要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。
人力管控
活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。
风险管控
风险管理覆盖了活动管理的所有领域，比如活动的安全风险，预算超支等风险等等。

标准管控工具：甘特图表
任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。
时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。
优先顺序：设定任务的优先顺序。
节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。
分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。

总结流程
财务结算：
l 尾款催收
l 演员劳务结算
l 制作尾款结算
l 项目费用结算
资料收集、归档
l 合同
l 方案策划、执行台本
l 宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集
l 现场照片、录像
l 物料设计稿、照片
工作总结：
l 对内、对外等总结报告
l 参与人员评估与奖惩
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活动策划执行流程
项目接洽
项目接洽流程
策划方案
项目策划流程
项目筹备
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人员分组
物料准备
现场台本
活动策划
宣传策划
预算
物料申请、审核流程
现场照片
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