农村信用合作联社会计档案管理办法模版.docx

xx农村信用合作联社会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范xx农村信用合作联社（以下简称“市联社”）会计档案管理工作，维护会计档案的安全完整，根据浙江省农村信用社会计档案管理办法和浙江省农村合作金融机构综合业务系统操作规程（试行），结合市联社实际，特制定本办法。第二条 市联社会计档案（以下简称“会计档案”）是市联社历年各项业务和财务活动的记录，是会计检查和事后查考的重要依据，是金融档案的重要组成部分。第三条 市联社在各种会计业务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等会计核算材料，均属会计档案。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复、会计检查资料等文件材料，在文书档案未规范管理前，列入会计档案管理。第四条 市联社应严格执行有关会计档案法规和办法，建立健全内部会计档案管理制度，做到会计档案的妥善保管，存放有序，方便查阅，切实防止会计档案毁损、散失、泄密。加强对会计档案的科学管理，逐步实现会计档案管理的现代化。第二章 会计档案的保管第五条 市联社的会计档案由联社档案部门保管，下辖信用社的会计档案由信用社档案部门保管，待条件成熟时，由联社档案管理部门集中管理。同时接受上级单位和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。联社和下辖信用社应设置专用会计档案保管库（室），指定专人负责管理。第六条 凡入库保管的会计档案，应装订成册，符合规格，按保管期限分类登记，建立“会计档案保管销毁登记簿”进行管理。第七条 会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求，其保管期限与归档方法与纸质会计档案相同。第八条 会计档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件。磁介质档案保管还应具备防磁条件。双备份的会计档案应异地存放。第九条 应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。对永久保管非纸质会计档案应实行双备份。第三章 会计档案的整理立卷和保管期限第十条 会计档案的整理立卷（一）形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计档案装订要规范、牢固、整齐，装订时不得压字和掉页。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表移交给本部门会计档案管理人员，由会计档案管理人员按档案部门的要求对会计凭证、账簿、报表分别进行立卷编号。（二）会计档案立卷方法。立卷方法采用年度形态保管期限排列，即先将同一年度形成的会计档案按形态分类（报表、账簿、凭证、其他），再将同类中按保管期限排列组卷（先永久后定期）。案卷号采用代号法，报表的代号为“1”，账簿的代号为“2”，凭证的代号为“3”，其他会计资料的代号为“4”。（三）会计报表、账簿等按不同的保管期限分开组卷。一般以2 -3公分厚组卷为宜，切忌太厚或太薄。每卷的页号应编在每页正面的右上角，并填制卷内目录和备考表，分别装订在案卷前面和后面，然后装订成册以便查阅。订案卷时，要去掉档案中的金属物，对破损文件要裱糊。（四）会计凭证以形成机构或归集机构按日或定期装订，每册一般以2 -3公分厚为宜，有条件的可实行真空塑封包装，定期装订（塑封包装）期最长不得超过五天。会计凭证封面上的单位名称、起讫日期、各类传票张数等各个项目要填写清楚。凭证应按册加封，封签上写明凭证形成的年份、月份。凭证的册号按月编流水号，凭证号为本册张数，卷号按年编流水号，在封签正反处加盖装订人印章（实行真空塑封包装的，塑封人员应在封面上签章）。（五）卷内目录的填写。报表的卷内目录应写明各类报表的具体名称，明细账的卷内目录应按每户填制。（六）案卷标题的拟写。拟写案卷标题，必须具备作者（信用社名称）、时间、案卷档案内容三要素。档案内容填写应简明扼要。（七）保管清册的填写：案卷号、案卷名称、起止日期，卷内张数、保管期限。账簿、凭证、其他会计资料分别以代号加顺序号组成为案卷号，一年编一个流水号。（八）除会计凭证外，其他会计档案都应填写备考表。逐项填写有关卷内档案材料的情况说明，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考表装订在卷尾。（九）会计档案案卷外型应坚持整齐、美观、适用的原则，按xx档案馆的要求确定。（十）会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补。（十一）经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员分别按报表、账簿、凭证、其他类登记“会计档案保管销毁登记簿”。（十二）存储数据的光盘档案包装盒上应贴有标签，标签上应填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境、操作系统名称和应用软件的版本。第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计档案形成部门保管一年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。但应于次年四月底之前向本单位或管辖单位档案管理部门移交统一保管。未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。信用社辖属网点的会计档案形成后应在次年抄列清单（册）送管辖社集中保管，使用时向管辖社调阅。会计档案交接双方部门负责人和经手人均应在移交清单上签字或盖章。出纳人员（含柜员制网点办理现金收付的柜员）不得兼管会计档案。第十二条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管3年、5年和15年。会计档案保管期限从会计档案所属年度终了后的次年1月1日起算，市联社及所辖机构可根据本单位库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。计算机综合业务系统有关会计核算系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。（一）永久保管的会计档案1、年终决算报表（含附表及说明）；2、资本金、股金分户账；3、客户挂失申请书、登记簿及补发凭单收据；4、会计档案保管登记簿及销毁清册；5、存、贷款开销户登记簿；6、机构变动交接清册；7、有权机关查询、冻结及扣划书；8、账销案存记录；9、房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；10、会计主管移交清册；11、系统上线、结转时的数据移植资料；12、印章重要空白凭证销毁清册；13、人民币银行结算账户开户资料、与客户间各类会计业务相关的协议14、需要永久保管的其他会计档案和有关资料。（二）保管15年的会计档案1、会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；2、综合核算和明细核算的各种账、簿、卡；3、农村合作金融机构的月（季、半年）报表及汇总全辖农村合作金融机构的月（季、半年）报表；4、重要单证和重要印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；5、会计人员及会计档案移交清册；6、需要保管15年的其他会计档案和有关资料。7、已销户的人民币银行结算账户资料；（三）保管5年的会计档案1、日计表；2、分支机构上报的财务会计报告；3、社内往来、同业往来、联行往来的对账及查询、查复书；4、密押、代号使用和保管登记簿；5、对账回单；6、已处置固定资产卡片；7、计息科目余额表；8、辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（含附表及说明）；9、信用站的交账清单（册）；10、查询查复书及其登记簿；11、需要保管5年的其他会计档案和有关资料。（四）保管3年的会计档案1、计算机应用系统运行日志；2、流水账；3、不定期报表；4、需要保管3年的其他会计档案和有关资料。第四章 会计档案的调阅第十三条 会计档案一律不准外借，以防止丢失和泄密。第十四条 内部人员调阅会计档案的操作流程（一）集中联社档案管理部门管理的，由要求调阅会计档案部门出具书面申请，并经联社档案管理部门负责人或其授权人批准；信用社管理的，应经管理单位会计主管批准，交会计档案管理人员。（二）会计档案管理人员收到会计档案调阅的书面申请，应审查是否经有权人员审批。（三）经审查无误后，根据调阅要求，登记“会计档案调（查）阅登记簿”。（四）档案管理人员应协同申请人员查阅。查阅时，不得涂改、圈划、拆散原卷册，也不得擅自传抄、复制。（五）调阅结束，调阅人员应及时归还档案管理人员。（六）会计档案管理人员在“会计档案调（查）阅登记簿”记录查阅情况，并将调阅的书面申请专夹保管。第十五条 外部人员调阅会计档案的操作流程（一）法律、法规授权的部门查阅会计档案时，必须持县以上主管部门正式公函。集中档案管理部门管理的，应经档案管理部门负责人或其授权的其他人员批准；非集中管理的，应经管理单位会计部门负责人或其授权的其他人员批准，通知档案管理人员。（二）档案管理人员收到有权部门的正式公函，应确认是否经前述（一）规定的负责人或其授权的其他人员批准。（三）经审查无误后，专人陪同查阅。查阅人对处理案件需取证时，可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封和借出。其他比照前述内部人员调阅的流程办理。第十六条 对缩微会计档案的查阅。各营业网点要与缩微部门建立有权人批准查询调阅制度。各营业网点要在缩微部门预留会计主管人员签字样本或有关查询密码。第十七条 营业网点只能按规定受理本机构开户客户、检查部门、司法部门查询或调阅本机构账户情况的请求，不得受理查询其他机构有关会计事项。内部和外部查阅会计档案均应建立记录，登记“会计档案调阅登记簿”，并按规定做好详细记录。查阅会计档案的申请书及公函，应由经办人员和会计主管共同签章，编号后归档保管，以备查考。第五章 会计档案的移交和销毁第十八条 会计档案的移交（一）会计档案保管人员因退休、岗位调动等原因调离的，应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的一方，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由信用社负责人或联社会计部门负责监交。（二）会计档案采取移交当地档案馆保管的，会计档案中除定期保管的会计档案不作移交外，对于永久保管的会计档案，是否移交档案馆保管，应根据档案馆的规定，由联社与档案馆协商确定。永久保管的会计档案，需交档案馆保管的，在编制时应保存正本和副本各一份。在信用社保管期满后，按规定造具清册一式二份连同案卷目录逐项清点核对交档案馆保管，副本和经档案馆签章的一份清册由会计部门永久保存。对只有一份正本的会计档案，如有需要，移交前应复制副本存查。第十九条 会计档案的销毁已满保管期需要销毁的会计档案，由市联社负责销毁。销毁前市联社组织专人进行鉴定,市联社（分管）主任或会计主管人员严格审查。对符合销毁条件的,以联社或信用社为单位，由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册,经市联社（分管）主任在会计档案销毁清册上签署意见后,方可销毁,并将销毁情况报省农信联社杭州办事处主管部门备案。销毁时应由市联社会计部门、审计部门、档案管理部门、保卫部门共同派人现场监销，并注意保密和安全，严防散失和发生流弊。销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章确认并将一份报省农信联社杭州办事处主管部门备案。销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。第二十条 机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管，或移交档案馆代管。机构合并，会计档案应由合并后的机构保管。机构关闭、撤销或破产清算，会计档案由其上级管理机构或有关档案馆保管或代管。法律、法规另有规定的，从其规定。第六章 附 则第二十一条 本办法市联社负责解释、修订。第二十二条 本办法自印发之日起施行。