银行-养老金账户管理业务档案管理办法模版.doc

第三十一章 养老金账户管理业务档案管理办法第一节 总 则第一条 为了加强*银行养老金账户管理业务档案管理工作的科学管理,完整保存业务档案,维护我行、业务合作方、委托人以及受益人的合法权益,便于业务档案的归集、整理和查阅,依据有关企业年金试行办法、企业年金基金管理办法及*银行档案管理暂行规定资料文件的关于规定,拟定本办法。第二条 养老金账户管理业务是指由*银行从事的企业年金基金账户管理、职工或员工福利计划及其他养老金的账户管理业务。第三条 账户管理业务档案是指在养老金账户管理有关业务的计划登记和建账、账户变更、支付费用、投资运营、和待遇支付等过程中形成的重要业务文档和资料文件资料，包括账户管理运营过程中与合作方签署的业务邮箱协议、账户管理原始凭证、业务凭单、账户管理报表和报告等，但不包括账户管理业务运营之前所签署的养老金账户管理协议、补充协议或业务流程备忘录等业务协议。业务协议的归档和保管要求在养老金业务协议管理办法中另有规定。第四条 账户管理业务邮箱协议是指与养老金业务合作方商定各方业务往来中使用的专用业务邮箱的协议；原始凭证为企业客户、业务合作方等向我行提交的计划信息、企业信息、个人信息、估值表、业务指令等纸质和电子资料文件;业务凭单为账户管理业务运营与管理过程中造成或产生的业务表单；账户管理报表为账户管理信息系统中输出的业务报表和管理报表；账户管理报告为依照监管部门要求编制的业务运营与管理情形报告。上述账户管理业务档案在追溯账户管理业务操作的准确性和规范性、为账户管理的后督和稽核工作提供依据等方面具备十分重要且不可替代的作用，必须妥善保管，禁止伪造。第五条 *银行养老金管理中心和经授权开办养老金账户管理运营工作的分支机构（以下简称“账户运营分支机构”，与总行养老金管理中心一起统称“账户管理运营机构”)均有妥善保管账户管理业务档案的义务。第六条 账户管理业务档案管理工作实行统一管理、分级保管、分级查阅的原则，进行系统化管理。第二节 档案管理机构及其职责第七条 为保障*银行养老金账户管理业务档案管理工作的顺利实施，总行养老金管理中心和账户运营分支机构均应设置档案管理岗,由总行及账户运营分支机构的后督岗人员兼任。养老金管理中心负责人对账户管理业务档案管理工作统一领导。第八条 总行养老金管理中心档案管理职责：(一）了解业务档案管理工作的法规和政策,结合本行的实际情形,研究账户管理业务档案工作;(二)负责拟定和修改账户管理业务档案工作规章制度、管理办法,明确档案管理的归档范围、档案管理的方式等，为全行的养老金账户管理业务档案工作提供统一的标准；(三)负责保管由总行运营的账户管理业务档案以及档案的整理、登记、装订、转移、借阅等管理工作，确保档案资料文件资料的有效性、条理性、完整性和可用性,防范业务档案信息泄露风险;（四）负责不属于归档范围的资料文件材料的及时清理、登记和销毁工作;(五)检查账户运营分支机构的档案整理、登记、装订立卷归档情形；检查业务资料文件资料管理和归档的及时性、准确性、完整性；检查项目运行中档案资料文件资料保存是否完好、妥当;（六）负责账户管理业务档案管理工作的有关指导和培训;（七)负责档案管理工作的对外沟通协调和沟通。第九条 账户运营分支机构的档案管理职责包括:(一)严格遵守*银行拟定的档案管理制度及本办法，认真执行我行对养老金账户管理业务档案管理的有关规定和工作要求；（二)在总行的业务授权范围内，妥善保管由本机构运营的养老金账户管理业务档案。(三）接受总行对账户管理业务档案工作的业务指导和检查；（四)依照行内有关档案管理办法及本办法的要求，做好档案的整理、装订、归档、转移、借阅和销毁等工作,防止档案资料文件的破损或泄露,确保业务档案的条理性、完整性和可用性；(五）主动做好档案管理工作,积极提出档案管理工作的改善建议或意见和建议。第三节 归档方法和程序第十条 总行养老金管理中心和账户运营分支机构各自负责所运营的账户管理业务档案的管理工作,依照本办法中规定的要求和方法，分别归档和保管业务档案。第十一条 账户管理业务档案采用电子化处理,原则上不再保留纸质档案。如需保留纸质档案,应采用按顺序、逐级汇总的归档方式,确保账户管理业务档案的及时、有序归档。详细为：l 在各账户运营分支机构，业务经办人员整理本人当天的业务操作以及相应的业务档案,审核完整无误后提交本机构后督岗；l 各账户运营分支机构的档案管理人员每天将本机构所有业务经办人员的业务档案汇总起来，形成本机构当天的业务档案；l 以账户运营分支机构为单位,归档和装订和所汇总的业务档案。第十二条 所有业务经办人员均有义务及时将业务档案提交给档案管理员存档。第十三条 档案管理员在装订前须检查业务档案是否符合规定,有关凭证、印鉴是否齐全，是否与账户管理系统中的业务操作记录相一致。第十四条 以电子形式存放的业务档案，包括业务辅助子系统、业务邮箱中存放的数据，也应依照分行等信息有序存放。第十五条 各机构的档案管理员按规范、有条理的方式把业务档案装订成册，同时应把业务档案目录装订在内。第十六条 档案管理员将业务档案装订成册后须放入档案库保管。第十七条 总行养老金管理中心定时对各账户管理运营机构的业务档案归档情形进行监督、检查。第四节 档案备份第十八条 电子形式的业务档案必须双重备份，并保证有一份业务档案在异地保存。备份盘与源盘应分开存放。第十九条 数据备份制度(一）总行养老金管理中心负责与信息科技部协商，确定账户管理系统、业务辅助子系统和总行业务邮箱服务器的应用级备份策略和系统级备份策略。（二)账户管理系统、业务辅助子系统和总行业务邮箱服务器的系统和数据库备份策略和备份工作由信息科技部负责设置和执行,总行养老金管理中心和各账户运营分支机构依据有关预先设定的备份策略，手动进行数据备份。(三）总行养老金管理中心和账户运营分支机构负责业务邮箱客户端的数据备份工作，每月对业务邮箱资料文件进行手工备份。(四）总行养老金管理中心对各机构的手工数据备份结果进行定时检查。第五节 档案的保管第二十条 依照有关政策规定，各账户管理运营机构须保存企业年金基金账户管理业务档案至少5年。其他养老金账户管理业务档案,也参照企业年金基金账户管理业务档案的要求,保留15年。第二十一条 纸质业务档案应定时进行装订。账户管理运营机构依据有关自身业务量的大小,可考虑每周或每月装订一次,但至少应在每月终止后5个工作日内把上月业务档案装订起来。第二十二条 以电子形式保存的业务档案须定时备份和保存。业务邮箱的备份频率未能低于每月一次;账户管理系统和业务辅助子系统的数据备份工作由信息科技部履行,其频率不应低于每周一次。第二十三条 业务档案保管载体分为纸质、硬盘、移动硬盘、光盘等。对各种介质的业务档案要定时检查，防止介质损毁而致使档案损失。第二十四条 账户管理运营机构应加强业务档案存放柜架的物理环境保护。业务档案存放柜架及所在库房要牢固，并备有防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠和防虫等设备。第二十五条 凡入库保管的档案，要做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证其真实性和完整性。第二十六条 总行养老金管理中心应定时对账户管理各运营机构的档案保管状况进行全面检查，发现问题要及时解决，以确保档案的完整与安全。第六节 档案的调阅第二十七条 账户管理业务档案一律不准外借,切实防止丢失和泄密。第二十八条 内部调阅业务档案时，需由账户管理运营机构档案管理员填写调阅登记薄、由借阅人签字后方可借阅。人力资源和社会保障部、银行业监督管理委员会等监管部门因工作需要查阅业务记录及档案时，应有监管部门的“现场检查通知书”或账户管理运营机构的上级部门通知。外部机构查阅档案时,应有我行专人负责陪同查阅,不得将档案交给查阅人放任不管。内部和外部人员查阅档案均应建立记录，在调阅档案登记簿上登记。第二十九条 调阅档案必须妥善保护,不得损毁、遗失。第三十条 调阅人要严守秘密，不得泄露档案内容，未经档案管理部门允许不得擅自摘录和复制档案材料。第七节 档案的销毁第三十一条 已正式归档的账户管理业务档案原则上不得销毁。如确需销毁，需经委托人和受托人书面同意，并报监管部门批准。第三十二条 经委托人、受托人和监管部门批准同意后，由账户管理运营机构养老业务部门领导人会同办公室提出销毁建议或意见,编制档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。养老金业务部门领导人在档案销毁清册上签署审批建议或意见。第三十三条 销毁档案时，应当由养老金业务部门和办公室共同派员监销。监销人员在销毁档案前,应当依照档案销毁清册清点核对所要销毁的档案;销毁后,应当在档案销毁清册上签字盖章,并将监销情形报告养老金业务部门领导人。同时，审批人、制表人和监销人均应在销毁清册上签字。第八节 档案的转移第三十四条 当发生下列情形之一,账户管理运营机构应及时做好账户管理业务档案的转移工作：l 账户管理人变更，应委托人或受托人的要求，我行把账户管理业务记录及档案转移至新的账户管理机构;l 我行内部账户运营分支机构发生变化,账户管理业务档案需转移至总行或总行指定的其他分支机构。第三十五条 账户管理业务档案转移时应填写业务记录及档案转移登记簿一式四份，由交接人、接交人、监交人签字确认,并交总行养老金管理中心审核后方可履行档案转移 。第九节 其他管理第三十六条 各分支机构档案管理人员要不断提升档案管理的现代化水平，依据有关工作需要添置复印机、计算机、装订机、网络等必要的办公设备，逐步改善档案管理手段，高质量量、高效率率地为账户管理业务服务。第三十七条 账户管理业务档案是委托人和受益人权益记录的依据,档案管理工作是账户管理运营业务不可或缺的重要部分。各分支机构应配备政治可靠、熟悉银行业务、热爱档案管理事务、具备一定档案专业知识和工作经验的干部从事档案管理工作。第三十八条 各分支机构档案工作人员应保持相对稳定,确因需要调动工作时,应在离职前办好工作交接手续。所有养老金业务从业人员，尤其是档案管理人员，均应签订养老金业务保密协议书。第十节 附则第三十九条 本办法适用于*银行养老金管理中心及各账户运营分支机构。第四十条 如有违反本管理办法中规定的情形，将依照*银行问责管理暂行办法的关于规定追究责任。第四十一条 本办法由*银行养老金管理中心负责拟定和说明。第四十二条 本办法自下发之日起实施。总行养老金管理中心原下发的*银行账户管理业务记录及档案管理办法同时废除。