公司票据、印鉴管理制度模版.doc

公司票据、印鉴管理制度第一章 总则第一条 为了进一步规范我公司票据管理及使用工作，根据国家有关票据管理的要求结合我公司实际，制定本办法。本办法适用于*公司及*公司所属各单位。第二条 本办法所指的票据是指我公司向各级行政机关、银行系统领购的结算凭证和本单位自行根据结算需要购买和印制的结算凭证。包括税务发票、收款收据、用于银行结算的票据、领料单、借款单等。财务票据是公司财务收支的法定凭证，是会计核算的原始凭证，是财政、审计、税务、监察等部门进行检查监督的重要依据。第三条 公司各级财务部门为本公司票据管理的主管部门，负责执行票据管理办法，以及票据的购领发放、结报核销和监督稽查等管理工作。第二章收据管理第四条 公司收款收据由*公司财务部统一购买，由财务部专人负责管理，各部门如因业务需要使用收款收据时，经财务部部长审批可以从财务部领取，财务部建立收款收据领用登记簿，由财务部副部长负责作好领购、保管、回收、缴销记录。第五条 收款收据领用采取交旧领新的办法管理，即各部门相关人员在领用空白收据后，必须及时将已使用完毕的收据交回财务部，否则不能再领用。第六条 *公司及下属分、子公司财务应统一办理业务人员需要领用的收据,并建立登记簿作好领用记录，负责及时催交。各片区收据的领用、使用应建立台账，登记清楚，做到责任明确。第七条 票据启用前，应先清点，如有少联、缺份、错号等问题，应原样整本退回。第三章 发票管理第八条 公司各种发票由财务部税务会计负责，按税务局有关规定到税务局购买发票。 第九条 税务会计负责保管发票领用登记簿，保证每次领购发票的记录准确无误。第十条 税务会计依据填制完整并经领导签字的开具发票申请单开具发票，开具发票申请单一式三份，申请人一份、开票人一份、销售会计一份，并将已开出的发票登记台帐。第十一条 财务部税务会计应建立发票领用登记簿，负责作好发票领用记录，并要求发票领取人在登记簿上签字。各部门在领取发票后，要妥善保管，及时交与对方单位，如果由于保管不善，造成发票遗失，由此造成的费用由相关责任部门人员承担。第十二条 票据启用前，应先清点，如有少联、缺份、错号等问题，应原样整本退回。第十三条 销售公司及其他相关业务部门在对外签订销售合同时，必须在合同中加入发票开具时间规定的条款，即对产品销售合同，若为公路运输，则要求在合同中规定发票开具时间为产品发运日后15日内；若为铁路运输，则要求在合同中规定发票开具时间为产品发运日后30日内，产品发运日以主体发运日期为准。对其他物资销售合同，要求在合同中规定发票开具时间为物资发运当月。对客户已经支付的货款提前索要发票等特殊情况，则需要经过总经理或常务副总经理审批。对销售公司及其它相关业务部门在要求财务部门开具发票时，必须提交有关合同中关于开具发票时间条款的复印件、经业务部门和财务部门领导签字的开具增值税专用发票申请单（或开具增值税普通发票申请单或开具服务业发票申请单）。要求开具增值税专用发票的，须同时提交对方单位经过当年年检的增值税一般纳税人资格证书复印件；要求开具服务业发票的，须同时提供合同原件及复印件各一份。财务部将按各部门的开票申请开具发票。第十四条 如开票的企业名称与合同中的企业名称不相符，申请人需持有对方企业盖章的变更函件的证明，由所在部门负责人审核、财务部负责人审批后，方可开具发票。 第十五条 各种发票填制时，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便审查。第十六条 若需更换发票购方单位及内容，必须提供对方单位的变更公函，及经部门主管负责人及财务部门负责人签字审批的换开发票申请单后方可更换。第十七条 换开发票时，须将对应正数发票已领用的所有联次收齐、交回。交回日期未超过开票当月且未经过购方单位认证的发票可做作废处理；发票交回时已超过开票当月、或虽未超过当月但购方单位已将发票认证的情况，须提供由购方主管税务机关开具的开具红字专用发票通知单（以下简称通知单），财务部凭通知单开具红字发票，冲回原票、换开新票。第十八条 财务部负责人对本单位发票的使用情况进行不定期检查，各单位须遵守财经纪律，如实反映情况，接受监督和检查，不得隐瞒实情和弄虚作假。第十九条 对于收到的外部单位的各种发票，财务部门需及时督促相关部门尽快办理有关审批报销手续，及时传递到财务部门做发票认证和帐务处理。第二十条 对于收到的增值税发票、海关发票和运费发票的认证必须在自票据开出之日180天内完成，对不符合财务要求的发票，相关财务人员有权将发票退回给供应商，并要求供应商重新开具。第四章 其他票据管理第二十一条 银行结算有关票据由财务部出纳负责，按有关规定登记、领购、填制、保管、回收。必须建立银行支票领用登记簿，对填写错误的银行支票，必须加盖“作废”戳记，并将作废支票号码粘贴在支票领用登记簿中。第二十二条 公司产成品入库单，分别由制造部和项目执行部负责，入库单应该连续编号由项目执行部统一印制并登记、填制、保管。产成品出库单必须进行编号，由项目执行部统一印制，并负责登记、填制、保管。第二十三条 使用票据的部门，需指定一名专管员办理票据的领用、保管、交回、检查等有关手续，并建立相应的票据台帐，登记清楚，做到责任明确；专管员工作变动时，要对票据进行盘点和移交。第二十四条 票据启用前，应先清点，如有少联、缺份、错号等问题，应原样整本退回。第五章 票据管理第二十五条 填列票据按规定的时限、顺序逐栏复写，交款单位或个人、开票日期、收款内容或项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、收款人等内容必须完整、真实，全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章（发票专用章和财务专用章），不得用行政印章替代财务印章。第二十六条 票据书写必须工整，不得涂改、挖补、撕毁。第二十七条 任何单位和个人不得转借、转让、代开票据，不得拆本使用票据，不得擅自扩大票据使用范围，不得真票假开、弄虚作假。第二十八条 票据使用完毕，存根联应整本保存，交由财务部门按程序核销，票据封面详细填列票据起止号码、作废、空白、填用张数、票据的开具、回收和销毁时间。第二十九条 各单位财务部门对本单位票据的使用情况要进行不定期检查，各单位须遵守财经纪律，如实反映情况，接受监督和检查，不得隐瞒实情和弄虚作假。否则，将追究有关负责人和经办人的责任。第三十条 对于收到的外部单位的各种票据，财务部门需及时督促相关部门尽快办理有关审批报销手续，及时传递到财务部门做发票认证和帐务处理。第三十一条 各部门业务人员对按规定能够开具增值税专用发票的各项支出，一律要求开具增值税专用发票，否则财务部门有权不予报销，凡取得增值税专用发票的必须妥善保管，不得污损，要注意保护好增值税专用发票的密码区。第三十二条 采购部、设备管理部等各相关部门采购人员，在接到增值税专用发票、海关代征增值税专用缴款书、铁路运输发票和公路、内河货物运输业统一发票后，国内发票要求从开票之日起40日内办理完相关审批报销手续并到财务部报销，进口产品发票要求从实际缴纳海关税之日起40日内办理完相关审批报销手续并到财务部报销。超过规定期限未到财务报销的对当事人和部门领导的处罚规定为：超期110天（包括10天）每笔罚款5元；超期1020天（包括20天）每笔罚款20元；超期20-30天（包括30天）每笔罚款50元；超期30-40天（包括40天）每笔罚款150元；超期40天以上每笔罚款400元。上述抵税发票在交接过程中必须由交票人登记发票台帐，并由接收发票人在台帐上签字确认。第三十三条 所报销的发票内容必须按要求填写齐全，主要包括日期、购货单位名称、货物名称、单价、数量及大小写金额，发票按大类开具的必须附有发票清单，发票清单的累计金额必须与发票金额一致，发票的大、小写金额必须一致，否则不予报销。第三十四条 相关部门采购人员购货后应及时向供应商索要增值税专用发票，供应商是外地的要求必须用特快专递邮寄，采购人员要及时签收。由于各种原因造成增值税专用发票过期不能抵扣税款（无法抗拒的原因除外），给公司造成损失的，相关责任人要承担赔偿责任，具体赔偿额度如下：税款损失在2000元以下的，责任人全额赔偿；税款损失在2000元以上10000元以下的，责任人赔偿税款的50%，部门领导赔偿15%，不足部分从部门工资总额中扣除；税款损失在10000元以上的，责任人赔偿税款的50%，最高赔偿10000元，部门负责人赔偿15%，最高赔偿2000元，不足部分从部门工资总额中扣除，如赔偿额较大时，逐月从工资中扣除，每月扣个人1000元，部门扣10000元。第三十五条 开具收据区分是否为销售收款，如果是销售收款，销售人员与财务部核对收款情况，并开具收据，并经销售部门负责人审批，在将收据交给客户时，应有客户的签收确认证明，销售部门应每月编制收据退回、领用明细表上交财务部；如为零星收款项目要求开具收据，出纳员应核对收款情况，盖财务章。财务部门负责人对收据的购买、使用和结存及完整性进行不定期的突击检查。第六章 财务印鉴和发票专用印鉴管理第三十六条 财务印鉴和发票专用印鉴使用范围财务印鉴仅限于财务部门办理支票、汇票等银行收付款业务、开具收款收据、办理物资放行出门证、对外财务证明函件、债权债务凭证时使用。发票专用印鉴仅限于销售开具的普通发票、增值税发票、销售提货单使用，所有对外财务证明、公函、债权债务凭证、协议、收款收据一律不准使用发票专用印鉴。第三十七条 财务印鉴和发票专用印鉴管理规定（一）财务印鉴必须由经授权的财务主管会计和出纳分别保管，其中出纳负责保管使用财务专用章，名印鉴需由财务主管会计负责保管。建立印鉴保管交接记录，相关人员根据保管交接情况及时进行登记。（二）办理非正常业务需要使用财务印鉴或发票专用印鉴时，必须经公司领导和财务部主任审批后方可使用，并且建立财务印鉴和发票专用印鉴使用登记簿，反映印鉴使用申请人、内容、份数、时间、批准领导等，以明确使用过程及责任。（三）财务印鉴和发票专用印鉴专管人员发生变动，由财务部主任负责办理印鉴移交监交手续，并出具移交监交过程书面记录。（四）财务印鉴和发票专用印鉴专管人员必须严格保管印鉴，印鉴不使用时必须妥善保管，不得在办公场所随意乱放，以防盗用或丢失。财务负责人对印鉴的日常保管、使用和交接情况进行监督检查。第三十八条 违章使用印鉴处罚规定（一）财务印鉴和发票专用印鉴专管人员如在印鉴使用规定之外使用印鉴，一经发现责任人立即下岗，由此产生的不良后果由责任人承担。（二）不按规定在登记簿上登记使用过程或登记的内容责任不明确，按发生次数每次处罚责任人200元。（三）不按使用、保管规定，造成印鉴被盗用、丢失等后果，责任人处以下岗处理，并承担由此造成的经济损失。第七章 罚 则第三十九条 下列行为属于违反票据管理规定的行为：（一）未经批准，擅自印制、使用票据；（二）未按规定使用票据，串用票据；（三）擅自转让、转借、代开、买卖、销毁、涂改票据；（四）因管理不善丢失、被盗、毁损票据；（五）因滞留发票而造成发票过期而又无法更换的；（六）其他违反本管理办法的行为。第四十条 对违反以上规定的，给予该票据领用单位负责人和有关经办人批评教育并暂停该单位领用票据资格；若因票据丢失、被盗及发票过期等给公司造成经济损失的，将追究该票据领用单位负责人和有关人员的经济责任，并停止该部门领用票据资格。 第八章 附 则第四十一条 本办法由*公司财务部负责解释和修订。第四十二条 本办法自公布之日起施行。附件：1、收据领用使用簿2、片区收入使用簿3、发票领用台账附件1收据领用使用簿日期数量起始号终止号领用人缴销日期附件1片区收入使用簿使用日期收据编号缴款单位金额收款原因收款人附件1发票领用台账领用日期购买单位起始号终止号发票张数发票金额领取人