目前企业合同管理存在的问题及解决方案.doc

目前企业合同管理存在的问题及解决方案一、合同管理背景 企业面临快速的发展和日益激烈的市场竞争，随着公司的业务越来越大，合同也越来越多，同时合同管理面临的挑战和监管要求越来越多，特别是国家法规对企业内控和风险管理提出的特殊要求，如国家财政部等五部出台的企业内控应用指引16号中明确了企业在内部控制方面对合同管理业务的明确要求，其中第十五条特别提出了充分利用信息化手段实现合同的全过程封闭的管理。合同作为商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要通过合同形式进行，所以，合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。一、合同管理的具体内容合同关系自始至终是一种法律关系，所以现代企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。合同管理应做好如下几项工作：1、建立健全规章制度,使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。2、加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。3、重大合同审查管理。企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。4、履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以，企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定贷款支付复核程序，实施有效的管理。5、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。合同管理是：企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容；而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。在不增加运营成本及人手的情况下，为了解决以上各种繁杂的合同管理问题，我们相信企业迫切需要一套智能化的合同管理系统软件，适用于各行各业的大中小型企业的合同制定、评审、实施动态控制等方面的具体应用需求。二、目前企业合同管理存在的问题合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心的管理业务，合同是企业对外交易的门户，合同管理的好坏直接影响企业的经营成败，然而长期以来，由于在合同管理中实行手工管理，合同审批流程不明确，信息利用水平不高，造成合同管理过程中业务处理效率低，浪费了大量的人力、物力，各部门之间合同流转时间长而且容易出错。这样的机制已经无法适应时代的发展，成为企业合同管理的瓶颈。1、手工作业，效率地下，而且容易出错2、审批流程不明确，环节混乱，各环节间目标不明确3、大量的纸质文件和数据，不利于合同的查找、更新和维护4、信息管理水平低下，无法有效利用合同数据并挖掘其潜在的信息5、保密性差，容易丢失，照成信息外泄三、国峰合同管理解决方案国峰以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的5大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。1合同管理：合同类型、合同流程2风险管理：财务风险、法律风险、履行风险、责任风险3资金管理：资金收付管理、资金预算管理4客户管理：客户信息、客户评级、相关合同5统计分析：客户统计分析、资金统计分析、合同统计分析，四、功能介绍记录收纳企业所有合同文本及信息合同创建：起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式；合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰；对合同相关支撑、附属信息进行管理和存档客户/供应商：提供对客户或供应商的登记、分级、评价、信用记录、审批等操作；项目：可以设立项目，包括项目的立项、预算、费用、执行过程、数据统计等；业务相关：包括合同的分类、编码、参数，关联合同等；创建与维护管理标准合同、流程模版合同模版：国峰系统提供合同示范文本库，支持多种业务类型（采购、销售、实施、服务、开发等），支持多种合同类型（标准、框架、总分包等）流程模版：提供多种合同的业务流程样板，企业可以直接使用或者参考修改使用提供合同报警机制资金预警：根据合同应收/应付计划、实收/实付情况，开收发票等方面进行数据统计；进度预警：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便领导随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便领导调整进度，安排下一步的工作；合同预警：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策；合同审批流程设置与流转机制流程设置：对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批，支持灵活的流程定义，审批对象自动匹配审批流程，规范审批流程；合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单；信息统计与分析报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。五、价值落实企业风险管理和内部控制要求，实现合同全生命周期的电子化、网络化、专业化管理；规范流程和合同文本，固化管理制度，控制合同订立风险；提高审批效率，降低管理成本；加强履行的监督、监控和到期预警，控制履行风险；快速查询、灵活方便的统计分析和报表，支持决策。提供的服务六、总结国峰合同管理解决方案以先进成熟的计算机网络和通信技术为手段，覆盖整个企业的各部门，实现该企业合同管理智能化，提高办公效率及人员的利用率成为促进企业迅速发展的一支很好的催化剂。国峰软件，致力于卓越的企业费用、合同、资产信息化管理!国峰软件，帮助您管好企业的每一分钱、每一份合同、每一个资产！国峰官网： ：66801334欢迎您咨询、体验、购买、使用！板材订货合同甲方：（需方） 地址： 电话： 乙方：（供方） 地址： 电话： 第一条：甲方向乙方订货总值为人民币 元，其产品名称、规格、质量、单价、总价，等如表所列商品名称规格计量单位数量单价金额合计第二条：验收标准，及提出异议期限：按照确认样品验收，提出异议期限为货物自收到后七天内第三条；结算方式及期限，甲方须向乙方付5000人民币作为定金，剩余货款自付定金之日起第七日付清第四条：交货规定1、交货方式： 2交货地点； 3交货日期： 4交运输费 第五条经济责任（一）乙方责任1产品规格品种质量不符合本合同规定时，甲方同意利用者，按质论价。不能利用的乙方负责保修，包退，包换，由于上述原因致延误交货时间，每逾期一日，乙方应按照逾期交货部分货款总值的1%向甲方偿付，逾期交货的违约金。2产品交货时间不符合同规定时，每延期一天，乙方应偿付甲方延期交货部分货款总值1%的罚金。（二）甲方的责任1甲方中途退货应事先与乙方协商，乙方同意退货的应有甲方偿付乙方退货部分，货款总值5%的罚金。乙方不同意退货的甲方需按合同规定收货，2属甲方自提的货物，如甲方未按规定时期提货，每逾期一天，应偿付乙方延期提货部分货款总额1%的罚金。3甲方未按规定日期付款，每延期一天。应按延期付款总额1%付给乙方延期罚金。4乙方送货或代运的产品，如甲方拒绝接货，甲方应承担造成的损失和运费费用及罚金。5甲乙任何一方如要求全部或部分注销合同，必须提出充分理由，经双方协商，并报请上级主管部门备案，提出注销合同一方，须向对方偿付注销合同部分总额1%的补偿金。6本合同所定的一切条款，甲乙任何一方不得擅自变更修改，如一方单独变更修改本合同，对方有权拒绝生产或收货，并要求单独变更修改合同一方，赔偿一切损失。7甲乙任何一方因确因不可抗拒的原因，不能履行本合同时。应及时向对方通知，不能履行或需延期履行、部分履行合同的理由，在取得对方主管机关证明后，本合同可以不履行或延期履行，并免于承担违约责任。8本合同如在执行中发生纠纷或争议，甲乙双方应协商解决。协商解决不了时，按以下第（ ）项处理：（1）申请仲裁机构仲裁。2向人民法院起诉。9本合同自双方签字之日起生效，到乙方将全部订货送齐，经甲方验收无误，签收后，合同作废。10本合同在执行期间，如有未尽事宜。得由甲乙双方协商，另订附则附于本合同之内，所有负责在法律上均与本合同有同等效力。11本合同共一式三份，由甲乙双方各执一份。12本合同有效期自 年 月 日起至 年 月 日 订立和同人：甲方（需方） 身份证号： 地址： 电话： 开户银行账号：乙方（供方）： 身份证号；地址： 电话： 开户银行账号：子邮件/ QQ: 地址：