会务管理制度(2015).docx

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内
会务管理制度
为规范公司的会务管理程序，提高会议效率特制定本制度。
2 适用范围
适用于集团各系统、部门、子公司所组织召开的各类正式会议。
3 文件换版说明
本制度对编号：Q/SKX/GL5.1-2-2014-0《会务管理度》进行了修订，该制度实施之日起，原制度废止。
4 工作标准
4.1 会务的组织
各部门如组织召开会议，需由组织方通过OA通知、微信或电话等方式提前三天告知与会人员参加，通知中需明确会议内容、时间、地点及需准备的材料等相关信息。
会议的签到、会议记录、会议秩序的维持及会务服务由会议组织方负责。
会议的组织方有权依据本制度，对出现的制度中规定的违规现象进行通报或考核。
如有必要，会议的组织方需根据会议记录，于会议结束后五个工作日内出具会议纪要，并在相关范围内公布。
4.2 会场纪律
与会人员需按照公司规定着装（具体标准执行各公司现场管理制度或着装规定或会议通知要求）。
参会人员需提前10分钟到达会场并按照会议签到表的栏目要求履行签到手续，未签到者视为缺席，迟到者由会议组织方在会议签到表中标注。
因事不能参会者需提前两日向会议组织方递交书面请假条或电话沟通（具体根据会议通知执行），说明事由，经组织方批准后方为有效，否则视为缺席。事后请假无效。
会议期间，所有人员需将手机调整至静音或关机状态。
与会人员需按照会议议程安排开展活动，发言必须讲普通话，不允许称呼职称和亲属关系。
对于搅乱会场秩序，不按照组织方要求议程开展活动的参会者，组织方有权对其提出通报考核（必要时直至要求离开会场）。
会议未结束，未经会议组织方允许不得随意退席，中途无故退席者视为未出席会议。
4.3 其它会务要求
与会人员需按照会议的要求，对会议内容严格保密，任何人不得违背会议要求，在允许范围外随意泄露会议内容，否则，按照事实严重程度追究相关人员责任。
如会议要求将会议内容在一定范围内传达，则与会人员有责任将会议精神在本人负责范围内传达到位，按会议决议开展工作，以确保会议决议的有效贯彻。
管理人员每月参加会议（包括公司生产经营例会）的时间累计不得超过五天，防止出现疲于开会，延误工作等现象。
会议组织方（或由会议指定的部门）有权就会议安排的事项进行后期追踪，并要求相关方严格按照会议纪要开展工作。
各系统、部门第一负责人每年需列席两次其它系统、部门例会，以加强对相关部门的了解，便于工作开展和沟通。
5 考核标准
5.1 对会务组织方的考核标准
组织方会议通知不明确或未按要求进行通知，对会议组织方的负责人负激励100元/次；
会议纪要晚发，每延迟一天对负责出具纪要的部门负责人负激励100元；会议纪要发送不到位，每漏发一人对该部门负责人负激励100元；
纪要失真，没有准确传达会议精神，视情节对该部门负责人负激励300——500元。
5.2 对参会人员的考核标准
参会人员未履行请假手续，无故缺席，每次对责任人负激励200元/次；参会人员迟到早退，对责任人负激励100元/次。
称呼职称或亲属关系，对责任人和被称呼人员分别负激励25元/次；
会议期间未按照会议要求调整手机状态，每出现一次负激励责任人100元/次；
搅乱会场秩序，不按照会议组织方流程、要求参与会议者，每出现一次负激励责任人200元/次。
未遵守会议要求的保密原则，泄露会议内容，视情节对责任人负激励300——1000元；
未遵守会议要求的宣贯原则，未在本人负责的传达范围内传达会议精神，每出现一次负激励200-400元，并负责后期会议精神的传达。
如出现其他违规现象，依据情节严重程度，负激励100-500元。
5.3 其它考核标准
各系统、部门第一负责人年内未达到两次参与其它部门例会的要求，负激励500元。
会议追踪结果中某部门或个人未按照会议纪要开展工作，按《追踪督办管理制度》执行。

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