物资出门管理规定.doc

xxxx公司 物资出门管理规定

物资出门管理规定
1. 目的
为加强对出厂物资的管理，规范公司物资出厂手续，维护公司资产安全，保障企业经营活动正常开展，特制订本规定。
2. 适用范围
适用于所有权属于本公司的一切物品及所有权不属于本公司但存放于公司内的一切物品的出门管理，公司员工及外来人员都必须遵守。各种原材料、合同产品、外协件、退货物资、边角废料等均属于本规定的管理范围。
3. 出门物资分类
3.1 按出门性质分为不需返厂的物资出门和需返厂的物资出门2大类。
3.2 根据责任范围将各种出门物资分为A-S共11分类明细及代号详见附件一：《物资分类及出门管理权限对照表》
4. 基本要求
4.1 《出门证》（附件1）是我公司物资出门的唯一凭据。如无信息填写完整的《出门证》，公司范围内任何物资均不得放行出门。
4.2 因特殊原因（如节假日、公休日）无法办理《出门证》但物资急于出厂时，门卫应先电话征询主管意见，获得同意并对出门物资进行检查无误后，方可放行。事后由经办人及时补签出门证，并补交至门卫。
4.3 出门证管理：由公司统一编号印制,一式两联，一联经办人保存、二联门卫保留，每月月初5日内门卫将上月存根转交综合管理部进行存档。
4.4 《出门证》由经办人负责填写，主管负责审批——各类物资出厂经办人及主管详见附件一：《物资分类及出门管理权限对照表》；
4.5 出门证经主管签字后生效，有效期为3个工作日（含当日）；
4.6 供应商送货或运输车辆到我公司厂内提货，而同车装载有非我公司物资时，门卫在车辆入厂前应详细核对车载物资，并予以登记。车辆出厂时，门卫需详细检查，单据手续完备、证物相符后予以放行。
4.7 外单位到我公司施工所自备的设备、器具，入厂时门卫必须对入厂设备进行详细核对，并予以登记，工程完毕后需出门时，门卫应根据出门证及入厂时所作登记对出门物资进行详细核查，单据手续完备、证物相符后予以放行。
4.8 当经办人和主管出现变动时要及时告知综合管理部，并及时下发变更通知。
4.9 已出厂物资返厂时，负责人协同门卫进行核查，无误后在出门证存根上注明返厂时间，并由负责人和门卫双方签字。
4.10 以下情况需由发货人护送货运车辆出厂：
4.10.1 因一次性发货数量较多或积压等原因致使门卫无法识别或数点时；
4.10.2 提货车辆随车带有非我公司物资且无法辨别或数点时；
4.10.3 到我单位送货车辆，但同车装有大量非我公司物资且无法辨别或数点，此类车辆出厂时需由负责人护送。
4.11 由发货人护送出厂时，护送人应在《出门证》护送人处签字，并注明实际返厂时间。
5. 《出门证》填写规范
5.1 应完整填写部门（提货单位）、物品名称、规格型号、单位、数量、出门事由（物品类别）、运输车辆牌号、日期和经办人签字。
5.2 需返回本公司的物资出门时，《出门证》需要写明预计归还时间。
5.3 填写《出门证》时应详细列出货物明细、以便核查或追溯。
5.4 如果一次性出门物资种类较多，可将《发货清单》等作为《出门证》的附件。
5.5 凡有附有附件的《出门证》，出门证序号应与附件序号相一致，确保《出门证》与附件（清单）相对应，以免造成混乱。
6. 物资出厂手续办理流程
6.1 不需返回的物资出厂
经办人（申请）→主管（审批）→门卫（核查，证物相符后备案、放行）。
6.2 需返回的物资出厂
经办人（申请）→主管（批准、备案）→门卫（核查、证物相符后备案、放行并将出门证分类存放）→返厂（清查、核销）。
7. 职责要求
7.1 综合管理部为《出门证》归口管理部门，负责“物资出门证”的印刷，发放，保管等日常管理工作。
7.2 经办人负责填写合乎要求的《出门证》，并留存一联，保存期限不得低于1年。
7.3 主管负责对物品名称、计量单位、数量、物品类别、出门事由等信息的准确性及合宜 性进行审核。不符合准确性及合宜性要求的，一律不予审批。
7.4 门卫应严格进行《出门证》与出门物资的核对工作，严把物资出门关，发现证、物或数量不符、越权开具《出门证》、审批手续不符或《出门证》填写内容不全等现象，一律拒绝出厂，重大情况需及时上报。
7.5 凡出门物资公司门卫应保存一联《出门证》（含附件），并应对出门物资登记成帐，每月月初前5日将上月存根提交综合管理部存档。
7.6 综合管理部负责《出门证》的最终保存管理工作，保存期限不得低于2年，并负责监督健全出门证台帐，。
7.7 综合管理部要定期抽查、核实物资出门管理实施情况，严禁丢失、损坏出门证，确保出门存根、台帐和原始出门证相一致。
8. 考核规定
8.1 发现以下违反出门证管理规定的事项，一经查实，责任部门必须作出书面详细汇报，并将对责任人进行严格处罚：造成经济损失的，将按每人承担经济损失的1/10进扣罚处理；如无经济损失，对每人每次进行50元的失职处分。
8.1.1 超范围开具不属于本部门管辖范围的物资出门证。
8.1.2 无《出门证》或未经主管许可而私自放行出厂的。
8.1.3 对填写内容不齐，审批手续不全，证物不符，给予放行的。
8.2 对弄虚作假、虚填用途谎报出门的，除由责任人全额赔偿外，将按公司有关规定严肃处理。
9. 本规定从下发之日起开始实行。
附件1：物资分类及管理权限对照表
类别
代号
物资名称
经办人
主管
不
需
返
厂
的
物
资
A
合同产品
发货负责人
生产部长
B
来料加工物资
生产厂负责人或发货负责人（需我方送货时）
生产部长
C
产品“三包”服务零配件
发货负责人
生产部长
E
销售废旧物资，如铁屑等
后勤管理中心负责人
后勤管理中心主任
F
采购退货物资
物资采购人员
生产部长
G
顾客暂存物资（如与合同产品同时发货，相关责任人同A）
销售负责人
销售副总
H
归还借用物资（含外单位到我公司施工所自备的设备、器具）
物资使用部门负责人
后勤管理中心主任
需
返
厂
的
物
资
K
外协加工物资
生产厂厂长
生产部长
L
外借（借出）物资
物资所有部门负责人
生产副总
M
需要外委修理、检测、校试的设备
待维修设备部门负责人
生产副总
S
因工程施工需要需携带出厂的工具、器材
施工队伍负责人
总工程师

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2013年2月21日
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