采购组织架构图.ppt

采购组织结构采购组织结构1.1.1.1.采购管理组织设置的原则采购管理组织设置的原则采购管理组织设置的原则采购管理组织设置的原则l采购管理部门应该依据以下原则进行设置：采购管理部门应该依据以下原则进行设置：采购管理部门应该依据以下原则进行设置：采购管理部门应该依据以下原则进行设置：部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业的管理水平相适应部门设置应同企业的管理水平相适应部门设置应同企业的管理水平相适应部门设置应同企业的管理水平相适应第一节第一节 概述概述l l如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好接向总经理汇报工作较好接向总经理汇报工作较好接向总经理汇报工作较好l l一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作汇报工作汇报工作汇报工作l l对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式设置模式设置模式设置模式例如例如：总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理仓储仓储生管管制生管管制采购采购制造制造品管品管隶隶 属属 于于 生生 产产 部部2.2.采购组织在企业组织结构中的地位采购组织在企业组织结构中的地位总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理人人事事采采购购财财务务计计算算机机中中心心生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 行行 政政 部部其他部门其他部门副总经理副总经理总经理总经理资材部资材部副总经理副总经理生产部生产部副总经理副总经理采采购购跟跟催催文文书书处处理理储运储运生生产产计计划划生产管制生产管制生生产产日日报报物物料料管管制制仓仓储储运运输输收收发发料料储运储运隶隶 属属 于于 资资 材材 部部总经理总经理人事人事副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理财务财务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理采购采购副总经理副总经理生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 高高 级级 管管 理理 层层第二节第二节 采购组织的类型采购组织的类型1.1.分散型组织分散型组织l各预算单位自行开展采购活动的一种采购实各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。施形式。分散的采购组织结构分散的采购组织结构公司总部公司总部公司总部公司总部职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门职能部门子公司子公司子公司子公司A A A A采购、生产、采购、生产、采购、生产、采购、生产、市场市场市场市场/销售销售销售销售子公司子公司子公司子公司B B B B采购、生产、采购、生产、采购、生产、采购、生产、市场市场市场市场/销售销售销售销售子公司子公司子公司子公司C C C C采购、生产、采购、生产、采购、生产、采购、生产、市场市场市场市场/销售销售销售销售优点优点缺点缺点自主性、灵活性、多样性自主性、灵活性、多样性 可在本地采购，受当地欢迎可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争有利于部门间竞争 造成供应商分散和混乱造成供应商分散和混乱 技术人员短缺，成本上升技术人员短缺，成本上升 重复采购，分支间缺乏沟通重复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制缺乏财务控制过量的地方采购过量的地方采购分散型采购组织的特点分散型采购组织的特点适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司2.2.集中型采购组织集中型采购组织l由一个部门统一组织本系统的采购活动的采由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。购实施模式。集中的采购组织结构集中的采购组织结构公司总部公司总部公司总部公司总部采购总部采购总部采购总部采购总部职能部门职能部门职能部门职能部门子公司子公司子公司子公司AA生产、市场生产、市场生产、市场生产、市场/销售销售销售销售子公司子公司子公司子公司BB生产、市场生产、市场生产、市场生产、市场/销售销售销售销售子公司子公司子公司子公司C C生产、市场生产、市场生产、市场生产、市场/销售销售销售销售l优缺点比较：优缺点比较：优点优点缺点缺点规模效应规模效应标标准准化化，节节省省人人员员和和工工作作量量，有有利利于于采购战略的实施采购战略的实施有利于财务管理有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利用利于更好的全面库存管理和材料利用避避免免因因为为供供应应短短缺缺而而引引起起集集团团部部门门间间的竞争。的竞争。上下级之间的抱怨上下级之间的抱怨对系统的反抗对系统的反抗过高的管理费用过高的管理费用对市场的反应较慢对市场的反应较慢 适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司3.3.集中集中/分散的采购组织结构（混合型）分散的采购组织结构（混合型）l在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。经营单位也有自己的采购部门。经营单位也有自己的采购部门。经营单位也有自己的采购部门。l公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。公司总部公司总部公司总部公司总部采购总部采购总部采购总部采购总部职能部门职能部门职能部门职能部门子公司子公司子公司子公司AA子公司子公司子公司子公司BB子公司子公司子公司子公司C C采购生产营销采购生产营销采购生产营销这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。集中的有效结合。集中和分散需考虑的标准：集中和分散需考虑的标准：l采购需求的通用性采购需求的通用性l地理位置地理位置l供应市场结构供应市场结构l所需的专门技术所需的专门技术l价格波动价格波动l客户需求客户需求4.4.跨部门采购职能小组结构跨部门采购职能小组结构l采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向CPOCPOCPOCPO汇汇汇汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。l这种组织体现了采购的灵活性。这种组织体现了采购的灵活性。这种组织体现了采购的灵活性。这种组织体现了采购的灵活性。CEOCEO部门部门部门部门1 1 1 1部门部门部门部门2 2 2 2部门部门部门部门3 3 3 3部门部门部门部门4 4 4 4首席采购总监（首席采购总监（首席采购总监（首席采购总监（CPOCPO）采购经理采购经理采购经理采购经理1 1 1 1采购经理采购经理采购经理采购经理2 2 2 2采购经理采购经理采购经理采购经理3 3 3 3采购经理采购经理采购经理采购经理4 4 4 4各部门对甲类商品的采购需求各部门对甲类商品的采购需求各部门对甲类商品的采购需求各部门对甲类商品的采购需求各部门对已类商品的采购需求各部门对已类商品的采购需求各部门对已类商品的采购需求各部门对已类商品的采购需求各部门对某类商品的采购需求各部门对某类商品的采购需求各部门对某类商品的采购需求各部门对某类商品的采购需求5.5.采购外包和采购外包和“虚拟组织虚拟组织”a.a.外包外包l本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；动性的组织则可以获得这种竞争优势；l现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；l现有的组织和程序不能使采购战略高效。现有的组织和程序不能使采购战略高效。b.虚拟采购组织虚拟采购组织l一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性。提高企业经营层面上的集中度和灵活性。l中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。培训和发展。采购部门结构图采购部门结构图采购调研部门流程管理部门采购部一采购部二采购部三采购经理采购主管库存主管库存计划库房主管第三节第三节 采购组织内部的设计采购组织内部的设计采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购部采购部经理经理采购课采购课课长课长稽催课稽催课课长课长管理课管理课课长课长研究课研究课课长课长原料组原料组组长组长燃料组燃料组组长组长设备组设备组组长组长办公用品办公用品组长组长维修组维修组组长组长铅铅采购员采购员铅铅采购员采购员化学品化学品采购员采购员电器电器采购员采购员机械机械采购员采购员某金属制造公司组织表某金属制造公司组织表主要会按以下的角度来设计采购部门：1.按采购地区设计采购总部国际采购国内采购东北地区华东地区华南地区欧洲地区 美洲地区 亚洲地区2.按物品类别设计 采购总部采购一部 采购二部 采购三部办公用品电子零件采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表某电子公司采购部组织表THANK YOUSUCCESS2024/5/8 周三26可编辑3.按采购功能设计采购总部开发来源议价招 标 比价议 标 决标签 约 稽 催履 约 供应处供应处内内购购课课外外购购课课接接辖辖课课资资讯讯课课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表某国防科技单位采购组织表4.4.混合式编组混合式编组实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。采购处内购课原料课外购课主要原料助剂染料某人造纤维制造公司采购组织表某人造纤维制造公司采购组织表采购作业方式之优劣比较采购作业方式之优劣比较按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式1.1.一贯作业的组织方式一贯作业的组织方式优点：优点：l一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。l符合规模经济的原则。符合规模经济的原则。l和供应商的关系良好。和供应商的关系良好。l由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。质的管理效能。缺点：缺点：l一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。且无法专精。l采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。握生杀大权，难免滋生弊端。l采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。件，致采购完成效率偏低。2.2.分段式作业的组织方式分段式作业的组织方式优点优点：l每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。错误的机会，并提高办事效率。l一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，除非全体人员一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。沆瀣一气，否则勾串不易。l采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质的品质。缺点缺点：l采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。时效。l各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。联系上的困难。l采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。完整之决定权。第四节、采购组织的职责第四节、采购组织的职责 l对外而言：对外而言：选择选择/管理供应商，和供应商保持良好的关系；管理供应商，和供应商保持良好的关系；l对内而言：对内而言：控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。满足公司生产和市场的需要。供应商选择与评价协调各分采购部门的采购工作与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采购计划报上级批准制定采购制度和设计合理的采购流程控制采购风险完成采购人员的培训和组织的调整共同商品的订货和结算处理1.1.采购总部的职责采购总部的职责2.2.下级采购部门的职责下级采购部门的职责执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活动；对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商，并且和供应商进行谈判；核对请购单所购物料的技术规范和技术标准；市场信息的收集，价格变化的调查分析。采购相关人员的职责1.采购经理（1）拟订采购部门工作方针与目标；（2）负责主要原料或物料之采购；（3）编制年度采购计划与预算；（4）签核订购单与合约；（5）采购制度之建立与改善；（6）撰写部门周报或月报；（7）主持采购人员教育训练；（8）建立与供应商的良好关系；（9）督导采购部门全盘业务及人员考核；（10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。2.采购科长（1）分派采购人员及助理的日常工作；（2）负责次要原料或物料之采购；（3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（4）采购进度之追踪；（5）审核一般物料采购案；（6）市场调查；（7）供应商之考核。3.采购员（1）经办一般性物料采购；（2）查访厂商；（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（4）确认交货日期等；（5）一般索赔案件之处理；（6）处理退货；（7）收集价格情报及替代品资料。l一位从事家电配件销售的朋友颇有感触地说，现在的采购人员花样翻新，供应商无所适从。据他介绍，P公司的采购员A是一位“高手”，为此，此采购员常常受到公司的表彰。A的“高招”是：一方面采取多家同时供应的方式，挑起供应商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供应商的配件价格，以获取公司的高额奖金和表彰。供应商由于回扣不断增高而价格又不断降低的压力，无法对配件生产进行“精耕细作”，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评采购人员，在一定程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。l思考：企业的采购人员应该具备什么样的素质？企业如何评估采购人员，又如何杜绝采购过程中的“回扣”问题？能力方面价值分析能力预测能力表达能力专业知识品质方面临财不苟得敬业精神虚心与耐心采购人员应具备的能力和品质附：采购人员应掌握的知识附：采购人员应掌握的知识l知识产权法律概念知识产权法律概念l采购谈判采购谈判l竟标与评价竟标与评价l客户关系管理客户关系管理l有效采购技术有效采购技术l供应商的差异管理供应商的差异管理l法律常识法律常识l采购的财务基础采购的财务基础l国际贸易及风险分析国际贸易及风险分析l合同模式及管理合同模式及管理l异国文化背景差异异国文化背景差异l多文化背景团队的协同多文化背景团队的协同l采购及筛选策略的培训采购及筛选策略的培训l战略供应商关系管理战略供应商关系管理l采购流程电子化管理采购流程电子化管理l采购合同电子化采购合同电子化l供应商资料的电子化管理供应商资料的电子化管理 思考题：思考题：在特定条件下如何选择恰当的结构在特定条件下如何选择恰当的结构 l单一产品单一产品/多厂址生产多厂址生产l多种产品多种产品/多厂址生产，产品之间相互关联多厂址生产，产品之间相互关联l多种产品多种产品/多厂址生产，产品之间没有联系多厂址生产，产品之间没有联系遇到以上情况时，该如何选择采购组织？遇到以上情况时，该如何选择采购组织？五、采购授权五、采购授权为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。授与采购部门下列四种决策权。l 供应商之选择；供应商之选择；l 交易价格及条件之决定；交易价格及条件之决定；l 采购规范之确认；采购规范之确认；l 与潜在供应商之接触联系。与潜在供应商之接触联系。l?付款类或采购计划类付款类或采购计划类某卫浴器材公司采购职务权限表授权金额大小，通常取决于：授权金额大小，通常取决于：l企业规模愈大，授权金额愈高；企业规模愈大，授权金额愈高；l对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；l经营者心态愈开放，授权金额愈高；经营者心态愈开放，授权金额愈高；l企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。思考习题思考习题 l采购组织常见的类型有哪些？并分别说出他们的特采购组织常见的类型有哪些？并分别说出他们的特点。是否有一种采购组织适合所有的企业？点。是否有一种采购组织适合所有的企业？l假如让你设计一个企业的采购组织，你会从哪几个假如让你设计一个企业的采购组织，你会从哪几个方面考虑。方面考虑。l企业的采购组织具有那些职责？企业的采购组织具有那些职责？l假如你是一个企业的采购人员，你觉得你应该具备假如你是一个企业的采购人员，你觉得你应该具备那些基本素质才能更好的适合你的工作那些基本素质才能更好的适合你的工作THANK YOUSUCCESS2024/5/8 周三51可编辑