银行合同管理办法模版.docx

xx银行合同管理办法第一章 总 则第一条 为规范合同管理，维护x银行合法权益，防范经营管理中的相关风险，保障各项业务健康发展，制定本办法。第二条 本办法所称合同是指x银行各级行与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。与合同相关且含有权利义务内容的申请书、承诺书、函件、通知、公告、证明、授权书等法律性文本纳入本办法管理。第三条 合同管理是指按照内部控制与风险管理的要求，对合同文本的制订、修订、废止、印制、启用，合同的调查、谈判、选用、填制、起草、审查、签订、履行、补充、变更、解除、登记、归档、培训、检查和考核等行为进行管理的活动。第四条 各级行承担法律管理职能的部门（下称法律部门）牵头辖内合同管理工作，负责依据本办法规定的职责权限建立健全合同管理体系和流程，管理制式合同文本，进行合同法律审查，组织合同培训、检查，提供合同相关法律支持。业务部门（包括主管部门和经办部门）依照本办法规定承担合同印制、调查、谈判、选用、填制、起草、签订、履行、补充、变更、解除、档案管理、尽职监督等相关职责。第五条 合同管理应当遵循以下原则：(一) 依法合规；(二) 维护x银行合法权益；(三) 有效管控风险，促进业务发展；(四) 牵头管理与分工协作相结合。第六条 合同管理应当按照本办法和x银行相关规章制度规定的权限和程序进行，不得越权或逆程序操作。合同管理和使用涉及电子系统的，应当按照相关系统的管理规则处理。第七条 合同涉及国家秘密和x银行保密信息的，以及法律法规规定或合同约定x银行承担保密义务的，应当严格履行保密义务。第二章 合同文本的管理第八条 各级行使用的合同文本分为制式合同文本和非制式合同文本。制式合同是指总行或一级分行依据本办法针对某项业务制订的，在全辖或辖内特定区域普遍使用的合同文本。有制式合同文本的，应当优先选用。非制式合同是指各级行使用的制式合同文本之外的其他合同文本。第九条 总行制式合同文本分为对公存贷类、担保类、国际业务类、银行卡电子服务类、个人存贷类、三农类、综合业务类、综合管理类等八个类别，按“ABC（制订或修订年份）序列号”方式排序。总行可以根据需要调整制式合同文本的分类和排序方法。一级分行应当参照总行方法对本行制式合同文本进行分类和排序。第十条 制式合同文本由业务主管部门起草，法律部门进行法律审查。业务主管部门送审的材料应当包括合同文本初稿、对应规章制度及真实、完整的背景材料，需要制订使用指引的，一并提交使用指引初稿。产品或业务需要制订或修订制式合同文本的，业务主管部门应当在起草规章制度的同时起草制式合同文本。法律部门可以根据经营管理需要或依据法律法规、规章制度的变化直接起草制式合同文本，业务主管部门应当予以配合。第十一条 合同内容应当符合以下要求：（一）符合法律法规的规定；（二）维护x银行的合法权益；（三）符合相关规章制度的规定；（四）与相关电子系统运行规则衔接一致；（五）内容完整，权利义务明确，条理清晰，表述准确。第十二条 合同的商务性条款的妥当性、合同与规章制度的衔接一致性由业务部门负责。合同与电子系统运行规则的衔接一致性由业务部门征求电子系统管理部门意见后共同负责。第十三条 制式合同文本由法律部门提交主管行长审批印发。业务需要时，经法律部门同意并审查，制式合同文本可由业务主管部门按照规章制度的印发程序一并印发。附带合同的规章制度印发时，应当在发文中明确制式合同文本的管理和使用要求。 第十四条 因格式调整、文字勘误、个别条款增删修改等原因，需要完善已印发的制式合同文本的，可由制订行法律部门以部发文件或其他书面形式予以通知。第十五条 一级分行及辖属机构应当于总行制式合同文本印发后三十个工作日内完成使用论证、转发和启用。总行对启用时间有特殊要求的，依照其要求。特殊情况下，报总行同意后，可以适当延长时限。 第十六条 规章制度规定或业务主管部门要求使用印制制式合同文本的，依照其规定或要求。未作规定和要求，或者印制文本未分发到位的，可打印使用制式合同文本。经办人员应当确保所打印合同的版本和内容准确、完整。第十七条 一级分行应当结合自身情况明确业务主管部门、运营管理部门、采购管理部门及其他有关部门的制式合同文本印制职责，及时、有效地开展制式合同文本印制需求统计、印制采购、样本校验、成品分发等工作。法律部门负责及时、准确地传递制式合同文本的版本、内容和管理信息。二级分行及以下机构印制制式合同文本的权限由一级分行确定。第十八条 制式合同文本有下列情形之一的，制订行应当及时予以修订或废止：（一）政策、法律法规发生变化，影响制式合同文本内容；（二）制式合同文本的内容与业务发展或经营管理需要不相适应；（三）其他需要修订或废止制式合同文本的情形。 业务主管部门应当适时清理与本部门职责相关的制式合同文本，并向法律部门提交修订或废止的需求。法律部门可以在征求业务主管部门意见后直接修订、废止相关制式合同文本。第十九条 一级分行可以根据自身情况修改总行制式合同文本，并作为本行制式合同文本管理。一级分行以下机构需要制订制式合同文本或修改总行、一级分行制式合同文本并在辖内普遍使用的，应当逐级报一级分行（法律部门）审批。一级分行同意制订或修改的，应当将相关合同文本作为一级分行制式合同文本管理。第二十条 一级分行制订或修订本行制式合同文本的，应当在印发时抄送总行或在印发后十五个工作日内以公文形式向总行备案。一级分行的制式合同文本不符合本办法第十一条规定或出现本办法第十八条规定的情形时，总行可以责令修订或废止。 第二十一条 不具备制式合同文本制订条件但有参考价值的合同，可以由总行和一级分行法律部门或业务主管部门作为非制式合同范本发布。非制式合同范本供分支机构参考使用，签订前应当进行法律审查。业务主管部门发布的非制式合同范本应当报送法律部门进行法律审查，并在发布文件中明确非制式合同范本的管理和使用要求。第二十二条 法律法规或有权机关要求进行合同备案、审查、公示或履行其他管理程序的，当事行应当及时办理。有权机关要求修改制式合同文本条款的，当事行应当及时向制订行（法律部门）报告。第二十三条 制式合同文本需翻译成外文后普遍使用的，由业务主管部门提出需求，制订行的法律部门组织翻译。非制式合同文本需翻译成外文，或具体业务中需将制式合同文本翻译成外文的，由业务经办部门组织翻译。合同文本需翻译成少数民族文字的，由民族自治地方的一级分行组织翻译。第三章 合同的谈判和拟订第二十四条 合同应当采用书面形式，即时结清的小额购买除外。合同订立前，业务经办部门应当充分了解合同相对人的主体资格、权限、信用状况等相关情况，调查相对人是否具备履约能力。第二十五条 业务经办部门应当在权限范围内进行合同磋商谈判。对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，可以组织技术、财会、法律等专业人员参与磋商谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。磋商谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。第二十六条 选用制式合同文本的，业务经办部门应将合同与经营管理实际情况充分有效衔接。选用的制式合同文本内容与实际情况不能充分衔接的，应当修改制式合同文本条款、增补约定或签订补充协议。第二十七条 没有制式合同文本，或者有制式合同文本但不选用的，业务经办部门应当依据本办法第十一条的规定，根据磋商谈判结果，按照平等、自愿、公平、诚实信用原则起草非制式合同。参考外部范本或行内非制式合同范本起草非制式合同的，应当结合实际情况进行修改、完善。使用合同相对人提供的合同的，应当审核其是否符合本办法第十一条的规定。第二十八条 业务经办部门应当按照以下要求填制和起草合同:(一) 使用中文标准文字，涉外合同需要使用其他文字的，原则上约定以中文为准；（二）合同编号清晰、规范，由电子系统生成编号的，应当与系统编号一致； (三) 打印或使用钢笔、签字笔(蓝黑或碳素墨水)书写，合同中不需填写的空格,用斜线划去或加盖空白章； (四) 字迹端正清晰，如有内容变动，应当由各方签章认可，不得单方涂改； (五) 当事人的名称应当与身份证件、营业执照或事业法人登记证书等主体资格证明文件相一致，并与合同落款签章一致； (六) 逻辑严谨周密，表述准确、无歧义； (七) 内容排列有序，无序号错乱、援引错误或内容冲突；（八）主从合同，合同与附件、清单等文件之间有效衔接； (九) 采用电报、电传、电子数据交换和电子邮件等形式的，应当符合法律法规、国际惯例和x银行的相关规定。第四章 合同的审查和签订第二十九条 合同内容涉及相关部门管理职能的，业务经办部门应当送交相关部门征求意见。相关部门提出意见的，应当准确记录，慎重处理；必要时应当对合同条款作出修改。第三十条 下列合同或情形应当进行法律审查：（一）针对具体业务，修改制式合同文本条款或在制式合同文本中增补内容，涉及当事人权利义务的。但二级分行(直属支行)及以上机构的正式文件明确规定可以修改或增补的合同条款和内容除外；（二）非制式合同；（三）补充协议；（四）合同的变更或解除。需审查的合同为外文合同的，业务经办部门的送审材料中应当附带合同的中文译本。报上级行审批的业务所附合同文本属于法律审查范围的，应当附有本行法律部门的法律审查意见。第三十一条 针对同类事项和同类当事人重复使用同一合同文本时，同时满足以下条件的，经法律部门同意，可不再进行法律审查，但规章制度另有规定的除外：（一）合同文本已按规定作过法律审查且审查意见被全部采纳；（二）合同文本和相关业务适用的法律法规未发生变化；（三）订立和履行合同的情势未发生不利变化；（四）业务内容相同，合同内容无实质变化。第三十二条 合同法律审查由合同签订行（法律部门）负责，规章制度另有规定的，依照其规定。一级分行可以综合辖属机构的经营管理状况和法律人员配备情况等因素确定和调整辖属机构的合同法律审查权限和范围。必要时，有权审查行可以按照x银行相关规章制度的规定外聘律师进行法律审查。 第三十三条 合同签订前，业务经办部门应当确保合同符合以下规范性要求：（一）合同文本选用正确； （二）应在合同中落实的审批文件规定的限制性条件或要求已准确、完备地转化为合同内容；（三）制式合同文本的修改或补充条款合规；（四）符合本办法第二十八条的规定；（五）主从合同及清单、凭证等附件齐全且相互衔接；（六）一式多份合同的形式和内容一致；（七）按规定应当进行法律审查的合同已经过审查；（八）相关规章制度中规定的其他规范性要求。第三十四条 合同签订前，业务经办部门应当按照规章制度履行相应的审批程序，办理委托授权手续。无审批依据不得对外签订合同，也不得以法律审查意见代替审批依据，不得越权签约或逆程序操作。 第三十五条 合同相对人在合同上的签名和盖章应当符合以下要求:(一)相对人为单位的，应当当面加盖单位公章，同时由其法定代表人、负责人或授权代理人当面签名。信用优良的单位在特殊情况下不能当面盖章和签名的，应确保其盖章和签名的真实性并经业务经办部门负责人批准。必要时，可以采用公证方式确认盖章和签名的真实性。（二）单位要求使用其他专用印章代替单位公章的，应当预留专用印章印鉴、出具用章说明并加盖单位公章，该专用印章应当含有与其营业执照、事业法人登记证书等主体资格证明文件相一致的单位名称。单位的法定代表人、负责人或授权代理人要求使用个人名章代替签字的，应当预留个人名章印鉴，由本人签名并加盖单位公章确认。 (三)相对人为自然人的，应当当面签名，不得使用个人名章代替签名。无法签名的，可以当面摁手印，手印须清晰可辨，并与合同中的自然人身份信息对应。签名或摁手印不能当面进行的，可以采用公证方式。(四) 合同多页的，应当由各方当事人加盖骑缝章或进行骑缝签字（或摁手印）。单位的骑缝章应当与落款签章一致。骑缝章、骑缝签字（或手印）可位于合同右侧展开处并覆盖各页页边。合同相对人不予配合的，当事行可在各方当事人持有的合同上仅加盖本方骑缝章。第三十六条 各级行应当按照以下要求管理和使用合同印章： (一)签订合同所用的印章应当是本行行政印章或总行和一级分行规章制度规定可以签订合同的印章；（二）严格按照相关规章制度的规定启用、使用和保管签订合同的印章，不得超越职权和规定范围使用印章；（三）不得错用、串用或借用印章，不得使用未生效或已经废止的印章，不得预先在空白纸张或合同上盖章；（四）印章保管部门和人员应当记录合同用章的使用情况（营业网点柜面业务除外），印章遗失或被盗的，应当及时妥善处理。第三十七条 合同无审批依据，或未经有权人签字同意，或应经法律审查而未作审查的，印章管理部门和人员应当拒绝予以盖章。 第三十八条 业务经办人员应当尊重合同相对人的签约意愿和合法权益，认真解答对方对制式合同文本内容提出的问题，做好提示和解释说明，避免对方对合同内容产生误解。第三十九条 签订合同时，业务经办人员应当核对对方签约人员的身份、资格和权限，核对授权委托书内容的完备性，核实对方所提供文件的真实性，依据本办法规定核对合同相对人签章的完备性和真实性。第五章 合同的履行及补充、变更、解除第四十条 各级行应当遵循诚实信用原则履行合同，积极行使权利，全面履行约定义务和通知、协助、保密等义务，及时督促合同相对人履行合同，纠正对方违约行为，追究相关法律责任。本章规定的合同的履行、补充、变更、解除和报告，由当事行的业务经办部门负责办理或发起，法律部门提供相关法律支持。 第四十一条 各级行和各部门应当结合自身情况和业务特点对合同履行实施有效监控，强化合同履行情况和效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。 法律部门可以根据需要组织相关部门开展合同履行情况评估，对合同履行总体情况和重大合同履行情况进行分析和评价。 第四十二条 合同履行中发现或发生以下情形，可能或已经损害x银行权益的，应当按照相关规章制度的规定及时报告，并妥善处理： （一）合同存在重大误解、显失公平、对方欺诈或条款有误等情形； （二）合同内容受到政策、法律法规、市场变化等因素影响； （三）合同相对人未履行合同或履行不当； （四）x银行不能充分履行合同，且与合同相对人未能协商一致；（五）合同发生纠纷。第四十三条 合同生效后，与合同相对人就合同的部分内容没有约定或者约定不明确的，应当依据相关法律法规及时与对方协议补充。 第四十四条 变更或解除合同应当按照x银行相关规章制度规定的权限和程序办理。法律法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。第四十五条 合同内容的变更可以采取以下方式：（一）签订补充协议，作为原合同的组成部分；（二）在原合同中更改部分内容，并经各方当事人及相关权利义务人在更改处签章确认；（三）另行签订合同；（四）其他书面方式。第四十六条 依据法律法规或合同约定单方解除合同的，应当按照法律规定或合同约定的方式通知合同相对人。与合同相对人协商解除合同的，应当与合同相对人签订解除合同的协议。 解除合同的，应当按照法律法规和合同约定及时采取相应权益保护措施，要求合同相对人承担相应责任，妥善处理后续事宜。第四十七条 财会部门应当根据合同条款审核后办理结算。未按合同条款履约的，或应当签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向相关负责人报告。 第四十八条 各级行应当加强合同纠纷管理。在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据相关法律法规，在规定时效期间内与合同相对人协商或采取相应权益保护措施，并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商解决的，应当签订书面协议，明确各方权利义务和责任。合同纠纷经协商无法解决的，或协商方式不利于维护x银行权益的，应当依据法律法规的规定和合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。纠纷处理过程中，未经授权批准，经办人员不得作出实质性答复或承诺。第六章 合同档案管理第四十九条 合同档案是经营管理档案的重要组成部分。x银行相关规章制度对合同档案管理有规定的，依照其规定；没有规定的，依照本办法规定。第五十条 业务经办部门应当加强本部门合同登记管理，详细登记合同订立、履行、变更、解除等情况，对经办合同进行统计、分类和归档。法律部门可以根据需要要求相关部门报送合同登记和统计数据。 第五十一条 合同履行完毕前，合同档案由业务经办部门保管；履行完毕后，应当及时移交本级行的档案管理部门。 第五十二条 合同采用纸质原件的方式归档保存。对以电子签章、签名方式签订的合同，应当采用符合电子证据要求的方式归档保存。第五十三条 法律法规和x银行相关规章制度没有规定合同保管期限的，合同应当自履行完毕之日起保管十年；但合同存在争议的，应当自争议解决完毕之日起保管十年。x银行相关规章制度对合同保管期限规定不一致的，按较长的保管期限执行。第七章 合同的培训、检查与考核第五十四条 一级分行每年度至少开展一次合同培训，法律部门负责组织，相关部门予以配合。第五十五条 一级分行每年度至少开展一次合同管理工作检查，法律部门负责组织，相关部门予以配合。检查可以采用抽查方式。第五十六条 业务部门应当在尽职监督工作中有效融合合同检查内容，强化本业务条线的合同管理和使用效果监控。第五十七条 检查中发现合同管理和使用存在违法违规情况的，检查人员应当如实记录、反映和报告，提出整改意见。依据法律法规和合同约定可以整改的，应当及时整改。第五十八条 各级行应当强化合同管理考核与责任追究，对合同管理和使用中的违法违规行为，严格追究相关机构或人员的责任。第八章 附 则第五十九条 本办法所称“法律法规”包括法律及法律解释、行政法规、司法解释、地方性法规、自治条例和单行条例、行政规章和规范性文件。涉及涉外业务的，还包括我国缔结或参加的国际条约以及当事人选择适用的国际惯例、境外法律。第六十条 违反本办法规定的，按照x银行相关规章制度的规定处理。 第六十一条 本办法适用于x银行境内各级行，境外分支机构可以参照本办法执行。第六十二条 合同管理过程中涉及的业务问题由相关业务部门负责提供咨询和解释，涉及的法律问题由法律部门负责提供咨询和解释。第六十三条 本办法由总行负责解释、修订。