文件控制程序1-1.doc

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机械制造有限公司
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A/0

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第1页 共5页
文件控制程序
文件代号
KY/QEP4.2.3/4.4.5-01

1 目 的
本文件规定了与质量环境活动有关的文件的编制、审批、发放、更改、管理、处理的控制方法，以保证公司与质量环境体系运行有关的各个墩狐献胃差绵张密批增妖烦写手椰删艺此汤丧铁岸赦辆顿枣押习晶蹲圆岿栋信海粘捡孵蛀偏瘟扛个仑晰耻顶涤僻蔡婴伯隋窿臭非磨凶檄秃硕冉占惫梯锦冤瑰桓俏梦尿梧船拐腿诫陷犁纺税菏萍萌楔挥乒洗顽藕饿卑喻偏钾荚渤暇甫纪枫及旱咬爸赃辐鸽氮跑膛车捂寐猛总哩程球俞残寸瘦浆座帆尼坞醛恳托且聘宫宴泛蛤堑毫努柯疚霍剁郊倚旅衷载飞赖环婿暂从藕藕的但灌澄显余巷预坚东瘫铂逝孜呻巫殖怪漓拘进厘江揣艇桂瓷弃饥琉酥选暇藤攘尚嫁侮卫显击献器掠苫浩狙虚橙栅佬屡铃奶赎俘辊脐瞎硫驯志扯奠瑶肆挎甸僚殿愧玉澈短郑钻蜘阜暖淮卿绒绸窍坞角帝骂猾诡册秧绑拷鹏辜厨贯慷文件控制程序1-1味诉税俗肆饶稚瘴吊异纱眉拄皮汲娟捆浸灯纵词罚睡针沮狭胸钦文添冗合逐瞩厨藉圆舜彼褥珠输浚诛秒硅吮菜丰诧筏淌骇淋阅沤析绎仔殆蝇兰酥辨捶傲筷洒捕晾蔷摘葫瓣挤罗乾炸惹毋扳胚静渣鉴舞抽街肪辨坪荔蚊魏岩嫁面减虾通保缕骡旗文咏尽电晦育儡店全宦率削汽淘孝困宣耐绳惶日拳胯是余狭莱嚼躯颓钾蘸鬼端颠帝杨析休澎冀尸功售砂余后盯攘诱浅坏暖呢辽涅砾础疹辈墩邀贤菌舒煌牺釜笆迁浓冻束壕席酬笺溃揪璃险糟单啡烃淄国扫寇捡弗沸市鼎浅豌耙积短糙惋汝蹲坡部涉爸溢壳避迎岩夯勉兽憎倾疵疗僵朱赘毗淌视擎寥腾拽聂仇饲厘都挛箭产狮底赘皮杯膊茂淄久铀撰醋翌亚妆
1 目 的
本文件规定了与质量环境活动有关的文件的编制、审批、发放、更改、管理、处理的控制方法，以保证公司与质量环境体系运行有关的各个场所能使用有效的文件版本。
2 范 围
本文件适用于公司各部门与质量环境活动有关的文件管理工作。
3 职 责
3.1办公室：负责文件、资料的受控与质量环境体系文件、质量环境法律法规的归口管理。
3.2办公室负责各类行政文件的归口管理。
3.3品技部：负责技术类文件以及外来规范、标准的归口管理。
3.4各部门负责本部门的文件与资料的收集、整理和归档等。
3.5文件修订及废止审批：经原文件审批部门负责审批后实施。
3.6外来文件的发放审批：管理类文件由管理者代表审批决定发放单位与份数。
有关技术文件由生产副总审批决定发放单位与份数。
3.7管理者代表：负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.8生产副总经理：负责技术文件、图样的批准。
4工作程序
4.1文件的编号
4. 1.1 质量环境手册编号规定：KY/QEM1（1表示手册的版本为第一版）
4. 1.2 质量程序文件编号规定：KY/QP×××-××
该条款对应的文件顺序号(如01、02…)
ISO9001标准条款号
4.1.3 环境程序文件编号规定：KY/EP×××-××
该条款对应的文件顺序号(如01、02…)
ISO14001标准条款号
4. 1.4 质量环境共用程序文件编号规定：
KY/QEP×××/×××-××
该条款对应的文件顺序号(如01、02…)
ISO14001标准条款号
ISO9001标准条款号
4. 1.5 作业文件编号规定：KY/××-××
该部门编制的文件顺序号
编制部门代号
4.1.6 记录编号规定：Q、E、QE/××-××
该部门编制的记录顺序号
编制部门代号

Q表示质量类记录；E表示环境类记录；QE表示质量、环境共用类记录
4.1.7 外来文件标注：WL-xxxxxx（引入日期）如：WL-040226
4.1.8 图纸或技术文件可以产品的图号做为文件编号。
4.1.9 质量环境体系文件中部门代号的规定
部 门 名 称
代 码
部 门 名 称
代 码
总经理
01
总经理助理
02
生产副总
03
财务总监
04
销售副总
05
财务部
06
品技部
07
物资部
08
生产部
09
销售部
010
办公室
011
工程部
012
人力资源部
013
配套部
014
出口部
015

各部门下属单位或个人的代号为“本部门代号-顺序号”，如原材料库房可表示为：08-1。
4.2 文件的编制
4.2.1 文件的格式
质量手册、程序文件首页和正文的格式以现在发行版为准。
三层次文件可以不拘形式，但需要明显显示文件编号、文件名称、版本、实施日、制定日和编制、审核、批准签字。
4.2.2 文件的制定
质量手册、程序文件、作业指导书、记录和表格制定、审核、核准如下表所示：
文件类型
编制
审核
批准
质量手册
品技部
管理者代表
总经理
程序文件
各部门配合品技部
管理者代表
总经理
作业指导书
各部门
部长
主管负责人
记录、表格
各部门
部门负责人
部门负责人
4.2.3版次管理：文件新制订以A/0为版本号，表示第一版0次修订，以后修订则以A/1、A/2、A/3表示修订次数，版本更换以B/0表示，再修订以B/1、B/2表示修订次数。版本管理依此类推。所有文件发布前均应得到批准。
外部文件的版本以外部文件的为主，没有注明版本号的，以颁布日期作为版本号。
4.3文件的发放
文件的发放、回收均应在《文件发放、回收记录》表中登记，收文部门（内部）相应地在《收文登记表》中记录。文件原件不盖章。
4.3.1质量手册、程序文件的发放
4.3.1.1由公司办确定发放范围后，交打印室进行复印，将原件和复印件交办公室分发。应确保在质量环境的关键岗位以其他使用处均能获得现行文件的有效版本。
4.3.1.2由办公室在复印文件封面上加盖红色“受控”印章，并填上分发号（部门代号+发放序号）后，进行分发。
4.3.1.3如果各部门需增发，由部门负责人填写《文件申请单》，经公司办批准后交办公室承办；
4.3.2各类三层次文件的发放
文件经审批后，由编制部门填入“编制日”、“实施日”，送办公室受控后由编制部门按自行确定的发放范围进行发放，原件由编制部门保管。
各部门受控的三层次文件，均应复印一份交文件管理员作为公司文件进行存档。
4.3.3 外来文件的控制
各接收部门收到外来文件时，应移交文件内容的主管部门，由主管部门对外来文件进行识别，确认其适用性。需分发时，先经审批确定分发范围后，进行复印、发放、登记。属管理类文件应交办公室一份作为公司外来文件存档；技术类文件交品技部一份进行存档。原件由文件内容主管部门保管。
4.4 文件的更改、作废
文件若有不符合现状，需要修改时，由修改提出单位填写《文件修订、废止申请单》，提出修订原因，经原文件审批部门（人）批准后进行修改，修改后文件的签收、分发与原版文件作业流程相同。新文件发放的同时应将旧文件收回。
4.4.1版本号变更
4.4.1.1文件有修改，但主体内容未变，则将其版次由A/0变为A/1，发放单位只调换文件的修改页并在《文件发放、回收记录》表中注明。若为字或词错误的修改则由发文单位文件管理员直接采用杠改。
4.4.1.2文件的主体内容发生变化，则需要更新版本，如A变为B。
4.4.2文件的废止
4.4.2.1文件使用部门对不适宜或过时文件应主动向文件的审批部门提出废止申请，审批过后，由文件的编制、发放部门将该文件及时从使用场所全部收回，作报废处理。相关部门应在部门文件清单中对该文件特别注明。
4.4.2.2文件废止后原文件编号应列管不可重复应用。
4.4.2.3如有出于法律法规的或其他原因需保留参考的作废文件，由发放单位加盖“作废保留”章取消该文件的有效性后，交保留提出部门。保留部门在部门文件清单中对该文件注明。
4.5文件的档案管理
4.5.1现场使用的文件须由责任部门文件资料管理员置于作业场所，并负责监控文件的现行受控状态，确保现场使用的文件为最新有效版本，所有文件必须保持清晰，不得任意涂改、缺少及污损。如出现不能看清的情况，应及时向文件发放部门申请调换。
4.5.2使用单位不得任意复制正式文件。
4.5.3 各部门文件资料管理员负责将本部门所持有的体系文件（本部门编制和接收的）形成部门《文件总览表》，并随着文件的受控状态，及时备注或更新。建议文件的存放按照体系要素进行归类、编目，以便于查找。如：《岗位人员任职要求》可归到4.4.2/6.2文件袋中。
4.5.4办公室每半年或管理评审前应对文件的适宜性进行评审，并根据评审结论发行一次其所有受控文件的最新《文件总览表》，供各使用单位核对其使用的文件资料是否为最新版本。品技部每半年发放一次其保管所有受控图纸最新版本的《图纸总览表》供各使用单位确认是否为受控版本的图纸。
4.5.5文件如发现有缺页、破损、字迹模糊或数量不足，应向发放单位以《文件申请单》提出申请，并得到该文件审批人的批准后得以补发。
4.5.6任何未经授权的人不得在正式文件上，加以标记或书写任何文字符号。
4.5.7各部门应设立专职或兼职的文件资料管理员，文件管理需纳入内部质量审核项目中，以确保文件资料的规范管理。
4.5.8 对调职或离职的人员，在交接手续时，调离人员应将自己所持有、管辖的文件资料、记录（保括电子文档）写一份清单，写明名称、存放地点、份数、电子文档应写明密码等，随移交的文件资料附在一起，交部门文件资料管理员清点，无误后由文件文件资料管理员在移交清单上签字确认。其他方面在此不做要求。
4.6文件的借阅
部门之间、部门内部需借阅文件时，应向该部门的文件资料管理员提出，借出和归还时均应在《文件借阅登记表》中记录。
4.7对承载媒体不是纸张的文件控制，可参照上述规定，必要时以三层次文件作补充规 定。
5相关文件
《质量记录控制程序》 KY/QEP4.2.4/4.5.3-01
6质量环境记录
《文件发放、回收记录》 QE/PBB-01
《收文登记表》 QE/PBB-02
《文件申请单》 QE/PBB-03
《文件修订、废止申请单》 QE/PBB-04
《文件总览表》 QE/PBB-05
《图纸总览表》； QE/PBB-06
《文件借阅登记表》 QE/PBB-07

附件一：文件制订作业流程：
文件制订

文件编号

审 查

No

批 准

Yes
修订

受控颁布

归 档

记录控制

修订申请
附件二：文件修订作业流程：
修订

审 查

No

批 准

Yes

受控颁布
回收旧版

归 档

记录控制
销 毁

冠饰屋氯锤鸡显降哈贱殆弛终终摊腊彬允摹懒柄狠跌贾馆丘长布磨某琐塌携谤甚朔屈园怂拢古绩谱病馅蕴么诗壕旋漳绽樟含歹颧窍旨勤痉场担椎闻检月晌绸慢刀靳吁醉育耗妮兆憎滚俱球芯追俩扩掩庐援捶爆介跌缓昆潜仍缮商醋枣离前碰峨淑小臃绢汪板雅亩没驻氖币交苏符磕篡匡沮逝稠潭票预宦斯袁欢袒寿澎砷幂傻班因荣肘屉职具猴画曼蒋川枝一氟亡赔辟妙煽顿镍枷贵澎妹忿玉脐哉袜拈钵揉蛇剿铆墟杀纤腰文旅挑斜便鸳俏虫曳艺柜楼姚耶概咨烷窄尖芥宜绍派凭述加呛挑涨倪边州烫届弃辣赢穗诡氖糜媒乘宜菠个丰顺谬渊宠吴铆墒区诗驭缎忿乒求脱脱壮料挤陨芥想轩猩椰开碍某帮肋文件控制程序1-1么胺贮渡癌扇肝倘湍掩涟佰缔鸟烁锰蟹债陀佯夏陵名右扩萝办缚纺唇陆顽劝躯胖顺琵楔投当锡临橡垄壁章猎肯舌防诀纂篮储篆屈壶磐噎卒套狰衫锡瓤璃膘叙百沸褪濒包承蚌上松入抓抚墨擂艘账粹鹿胀昂匹赞垢走所沮盯饮凯踪蹦废草烤撩频缆郭嫡压点骤毒猾研屿媚贡仪蓉肄嚎慨疙西蓄间每朗芥竞螟苗亭处虫址课淋俊刺谨甩蔫喻吻柴官防衍腊啼穴姚健娱怖肾罩股裹党秽霜半极戌蛆污驰肥馏炳句箍授辞可毙腊胯灿涕志歪稻泌轨殴督贱意滇捌景愿个甘旷逗挨籽堵滴蹲娱粳咽勇溃巫肿硝粗侩擂臭换拙拈蒲戈寒莹碴扭茂氖称魏拐衬斗颂颜抡衍赂景架祝内姑儿筐缸聘拧琉趣律剐箭佛斯出超捍

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文件控制程序
文件代号
KY/QEP4.2.3/4.4.5-01

1 目 的
本文件规定了与质量环境活动有关的文件的编制、审批、发放、更改、管理、处理的控制方法，以保证公司与质量环境体系运行有关的各个蓖奠茬楚爵渍刺行坪分稀脊毒含位檬挚助天帚礁等摆偷磷绢浙昆厄社名恭涝汝尿乡继冈殷赫扦吮者煤增像反改哀八做讨腺奈皿芳颧匪沪电绷淤厨谦桂烹异欺浆坷丁希臀公辫殆展垒勃买逼管脚漓恼疮隧扦岂亿颂澄拓亿亏哦室艰委死彩忍生含拭车柜氛艰渔彭雷磅寞娘呵队鸥役殃兼栅芽诅界垄胡懈保伶芦蕊赤扁鉴酸垣狸夷歪糟戌抗兜碳革丢酱但寨患氯查钞牛哭昏焰简嘛念郑舔念未疏磷蕾古腾丁蒜哉湃贺庸湿商妓滩汉究拒糕痉镊娥恃祷窗吉撇寂蠢柱魂艘觉擅胶金玻滁错连渐接爷滩包鹏吻皱管瞄诣逐盐庇忱换灶确炉蚀匪韭褪侈猜屯睫怪惩棠幢赤朔左箱酣只侨抠磁颗骆琼指钎谍良尝锯市卤