OA系统管理制度(试行).docx

OA系统管理制度（试行）为加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，确保OA系统安全、畅通运行，特制定本制度。第一章 总则第一条 OA系统内容包括协同办公、表单应用、公文管理、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、会议等功能板块。旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公文管理流程，提高办公效率。第二条 OA系统以事件为中心，从发文、办理、行文至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。第三条 OA系统设置阅读权限，未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。第四条 本办法适用于经批准使用OA系统的集团各公司及各使用人。第二章 系统管理第五条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时变更初始密码，新设置密码不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由使用人全权负责。第六条 使用部门及人员在工作时间内应保持上午9：00-10：00，中午13：00-14：00和下午16：00-17：00三个时间段定时登录OA系统进行办公，保证及时动态接收、处置和办理文件。第七条 各公司负责人为本公司OA系统管理的第一责任人，办公室为本公司OA系统管理的执行部门。第八条 各公司办公室文员负责对日常公文流转的发布和归档。配合本公司高管人员使用OA系统进行业务批办。第三章 OA系统运转流程及规定第九条 集团公司发布的发文应及时转为各公司的收文，通过OA系统进行流转，并存储电子版。第十条 各公司所有收文必须按文件的的文头、文号等相关格式在OA系统上登记并由收文公司办公室进行批办。第十一条 批办的文件依批示意见经公司领导审阅后，按照流程规定逐级阅示、办理。第十二条 结束办理流程的公文必须及时由各公司办公室做好系统归档管理，并打印领导批示后由办公室文档管理员进行打印、分发、存档。第十三条 通知、公告由拟稿部门经审批通过后统一交由办公室在OA系统上发布。第十四条 协同管理一、除正式公文以外的工作安排、交流、资料传递、信息报送等均可通过协同方式进行传输。二、对于设定了期限的重要协同工作，接收单位应于期限内给予响应，如未按要求及时收文，所造成的后果由接收单位自行负责。第十五条 公告通知模块发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA 系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布。 第十六条 信息发布专栏模块发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。第十七条 通知模块发布与 OA 系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。第十八条 各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。各单位负责人对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。第四章 用户权限第十九条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。第二十条 用户主要权限如下一、普通员工1、在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导。2、可使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作。3、可监控、查询自己参与公文的办理情况。4、可进行电子公文的校对。5、接收需要本人待阅的文件，查询本人已阅公文的情况。6、对自己所需的公文申请借阅。7、公共信息查询。二、部门管理员1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、本部门发文、制定协同审批流程。3、收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，或是其他部门转发的文件。三、部门经理1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送部门总监会签、审批。3、收文处理过程中，接收领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理。四、部门总监1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、在公司发文中，接收本部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送公司领导审阅。3、收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。五、公司领导1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、公司发文中，负责对公司发文的审批签发。3、收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。六、办公室文员/秘书1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、负责呈送公司领导签批文件的督办。3、接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室主任。4、根据公司领导批示传送相关部门或人员办理。5、负责将办毕公文即时归档。6、负责公司收文办理的跟踪管理工作。7、在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员。8、可查询、统计、监控公司收、发文的办理情况。第五章 效能督查第二十一条 流程办理应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示办理情况。第二十二条 效能督查分为对审批流程的办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以收、发文及竣工的时限为准。为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应每天及时登录到OA系统接收各类文件。使用人员如因出差或请假者，应指定任务授权代理人或是异地登陆进行办公。 第六章 保密与安全第二十三条 管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，并在公司相关规章制度及可公开的文章知识发布后及时上传到知识文档模块中，系统自动生成不可下载、不可复制、不可打印的效果供公司所有使用查阅，使用人员不得将文档信息涉密。第二十四条 从外网登录OA系统的计算机应安装杀毒软件，不得通过网络寻呼发送感染病毒的文件，以防病毒入侵。第二十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在OA系统中的任何模块(如“网络硬盘”)。第二十六条 使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人帐号和密码，嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息。第七章 系统维护第二十七条 系统管理员根据办公室的意见负责OA系统的维护和管理，对系统实行统一部署，权限分配和分级管理。并定期做好数据库服务器的数据备份与安全工作，检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。第二十八条 服务器出现故障，导致系统无法正常运行等其他无法正常使用的情况，应及时通知使用部门及人员并尽快查明原因、排除故障，恢复正常。如因系统升级维护等相关原因需停用的情况，系统管理员应提前半天发布通知（特殊情况例外）。第二十九条 系统管理员负责每月对OA系统数据进行本机备份，每半年对OA系统完整数据进行一次异地备份。第三十条 文档管理员应定期整理知识管理栏中的文档资料，及时删除过期无效文档；使用人员应及时删除在OA系统上生成的失效或错发信息。第八章 考核第三十一条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事的工作事项、登录、信息阅读、处理周期、处理件数、延误情况等进行记录，并将使用情况纳入季度或年度考核范围。第三十二条 惩处一、对长期未登录使用OA系统、不按统一要求进行规范使用，网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行惩处。二、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，将按照事务的后果对当事人及其部门负责人进行相应惩处。三、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。第九章 附则第三十三条 本办法自下发之日起执行。第三十四条 本制度由集团总裁办公室负责解释与修订。附件：OA系统操作手册 7