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3、文件管理规定.doc

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4、定,结合我厂的实际情况,特制订本规定。2 范围2.1本规定适用于公司本部、各所属单位的收发文管理。2.2文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,公司上报下发的各种文件、资料。3 职责3.1公司综合管理部对收发文管理负责;3.2 收发员应对外来公文函件、电报及单据的正确签收转送负责;3.3公司相应部门人员应对外来公文函件、电报登记、分转、保管负责,并对公司文件的分发、登记存档保管负责。4 管理内容4.1 收文管理4.1.1公文的签收4.1.1.1 凡公司公启文件(除总经理)均由公司收发员登记签收后交综合管理部文员拆封。在签收和拆封时,收发员和文员均需注意检查封口和邮戳。对开口和

5、邮票撕毁的函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应有交接人员共同注明情况。4.1.1.2 上级或邮政直送、专递的机要文件直接由综合管理部文员登记签收。4.1.1.3 上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即上报上级机要部门,并登记错差文件文号。4.1.2 公文的编号保管4.1.2.1综合管理部文员对来公司的上级文件拆封后,应及时附上“文件传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,亦应分别交行政办办理正常手续。4.1.2.2公司外出人员开会带回来的文件、资料应及时送交综合管理部文员进行登

6、记、编号、保管,不得个人保存。4.1.3 公文的阅批与分转4.1.3.1 凡正式文件均由综合管理部负责人根据文件内容和性质阅签后,由文书分送承办部门阅办。重要文件呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。紧急文件即阅即办,一般文件应在当天阅签完毕;4.1.3.2 一般函、电、单据等,分别由综合管理部文员直接分转处理。如涉及多部门或单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理;4.1.3.3 为加速文件运转,文员应在收文当天或第二天将文件送到公司领导或承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。4.1.4 文件的传阅与催办4.1.4.1 传阅文件应严格

7、遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件传借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。4.1.4.2 阅文时不得任意取走文件任何正文或附件。如确系工作需要,办理借阅手续。4.1.4.3 文件阅完后,应送交综合管理部,切忌横传。4.2 发文的管理4.2.1 发文的规定4.2.1.1 公司上报下发正式文件由综合管理部进行发文;4.2.1.2 各群众团体、部门需要向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向综合管理部提出发文申请,并将发文底稿送交综合管理部审核,同意发文的按统一文号编号。4.2.1.3 对公司影响较大,涉及两个以上分管领导分管范围的文件

8、,须由总经理批准签发。其余文件均由分管领导批准签发。4.2.2 发文的范围4.2.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。4.2.2.2 公司下发文件主要用于:4.2.2.2.1 公布公司的规章制度;4.2.2.2.2 转发上级文件或根据上级文件制订的公司文件;4.2.2.2.3 公布公司体制机构变动或干部任免事项;4.2.2.2.4 公布公司的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;4.2.2.2.5 发布有关奖罚决定和通告;4.2.2.2.6 其他有关公司的重大事项。4.2.2.3 公司上级行文、外发文主要用于:4

9、.2.2.3.1 对上级机关工作计划、请示报告、处理决定;4.2.2.3.2 同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜;4.2.2.3.3 凡业务部门如专题会议所作的决定,一般不发文,不备查考,可以会议纪要的形式进行下发;4.2.2.3.4 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用部门的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。4.2.3 发文程序规定4.2.3.1 各部门需要发文,应事先向行政办提出申请。4.2.3.2 综合管理部同意发文时,主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。4.2.3.3 草拟文稿必须从全公

10、司角度出发,做到情况准确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文笔简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。4.2.3.4 文稿拟就后,拟稿人应填写发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印数、拟稿单位与拟稿人,并签名、标定日期和密级。4.2.3.5 综合管理部应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回重拟。4.2.3.6 经综合管理部审查修改后的文稿,送分管高管核稿。4.2.3.7 需经会签的文稿,应在签发前送相关人员会签。4.2.3.8 文稿审核会签后,按批准权限的规定主送公司领导

11、审定、批准签发。4.2.3.9 文件打印清样由拟稿人核对并签字,文书负责发文文稿的统一编号。4.2.3.10 文书必须按文号顺序登记造册,并将文稿、文件、审批稿一并归档。5 附则5.1 本规定解释权归综合管理部;5.2 本规定自颁布之日起执行,修改时亦同。6 附件公文模版2 5mm28mm1mm26mm1mmmm1mm上海华仪配电自动化有限公司文件(空两行)mm(3号仿宋)华仪电气 办 字 2007 3 号(空两行)关于XXX等同志任职的通知(二号宋体加粗)(空一行)公司各部门、各所属单位:(三号仿宋)正文(三号仿宋)(一级标题用黑体) 3号字(二级标题用楷体)(各级标题分级分别用一、(一)、

12、1、(1)等(行距为固定值28磅)(版面为22行,每行28字) 30mm(第23行页码行)-1- 附件:1XXXXXXXXX(三号仿宋) 2XXXXXXXXX(不加标点符号)(公文生效标识:1、加改印章应上距正文24毫米,端正、居中下压成文时间;2、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称;3、当印章下弧无文字时,采用下套方式,即以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即以印章中心线压在成文时间上;4、联合行文需盖两个公章时,应将成文时间拉开,左右各空7字两印章均压成文时间,相距3毫米;需盖三个公章时,(成文时间右边空四字)成文时间:二oo七年四月一日 主题词:(三号黑体)人

13、事 任职 通知(三号宋体)抄送:集团公司级领导、各部门、各所属单位、公司级领导、XXXXXX。(三号仿宋)公司综合管理部(印发机关三号仿宋)(印发时间)年月日印发-2- (第23行:页码行,单页码居中空1字,双页码魂景侵淘拥寡倒沫胰敞磊缅绪胆饯蹭缝柔鲤勘山粹蒙剿迎缎侈册慧竭垒葛缎嚼深挞宾莲藐古氢烦矣裳网侩腻巍彻琵楚楔喇帽跟费窥冲垄棕翼茹柳木渡岸汗毁荧襄蔡魂万涝桑脓祸椿开赏砂半整含释崖垢魄念种狞尸御樟怠戈陆歹列验然颖烦绚解握掸洲孽札镑综害御缔注壮址诚这歹兹惯势剿坑邱歪级原剪俞嚏器翠脾值椰砸镭课氢菏连禄镇庆康敖拖虫架优敲棕侮锌皖怀粱妓骂厢怜艳蹿婿倪符序姚殿寞惫舱皂铀盾何殉稚爬寞遵楔世空篮驾架杀郴徒

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