合同管理及交底制度.doc

合同管理及交底制度

1. 目的
加强本公司监理合同的管理，确保监理合同处于有效控制状态，及时进行合同交底，以便全面履行合同。

2. 适用范围
适用于本公司监理合同的管理。

3. 职责
合同签定由总经理负责。
合同盖章由行政办控制。
合同的有关手续的办理及日常管理、合同的交底的职责由综合经营部履行。

4. 工作程序
4.1 监理合同的签订
4.1．1 合同签订的原则
a) 必须遵守国家的法律、法规，维护公司的合法权益，有利于公司树立良好信誉。
b) 遵守平等互利、友好协商的原则，严肃、认真考虑合同的各项条款。
c) 签订监理合同，必须采用书面形式，由公司的法定代表人或者法定代表人授权的经办人签字或盖章，并盖双方单位公章或经政府有关部门核发的合同专用章。
d) 合同的条款必须完整，某些特定的条款应作为主要条款写在合同内，一般情况下应使用工商局印制的标准合同文本。
e) 合同签定前必须进行合同评审。（见<合同评审程序>）
f) 签定合同时必须注明签定日期及生效时间，生效时间一般在合同签定日期后3天内。
4.1．2 监理合同应签订一式六份，盖骑缝章。签订后其中两份交建设单位，一份用于合同备案留工商局，一份用于监理报建留建设局，两份由综合经营部保存及管理。
4.1．3 对已签订生效的监理合同，由综合经营部负责及时办理鉴证备案手续及办理监理报建手续。
4.2 合同的履行
4.2．1 对公司已签订的监理合同，由综合经营部及时将监理合同复印件送交经理室、工程部、项目监理部、财务室各一份，由有关部门或人员按公司规定正确、全面地履行合同，确保为业主提供满意的监理服务，确保监理合同顺利履行。用于工作的合同复印件必须加盖公章并注明原件所在处。
4.2．2综合经营部应对监理合同的执行情况进行监督检查，发现问题，及时采取纠正措施。
4.2．3 项目监理部根据监理合同条款，将工程进度情况反馈给工程部，工程部将情况转送财务室，由财务室负责人通知项目监理部按公司〈工程监理费申请书〉向业主收取监理费，项目监理部收到的监理费应及时交公司财务。遇甲方有违约的经济行为时，项目监理部及时向综合经营部人员报告。
4.3 合同纠纷的处理
在合同的履行过程中，由于各方面的原因出现纠纷时，公司主管经营的副经理或综合经营部负责人及时组织有关人员进行调查、分析，确定产生纠纷的原因、调解问题的办法，并出面进行合同纠纷的协调、调解工作，必要时由公司通过法律诉讼解决。
4.4 合同的日常管理
4.4．1 对已签订的合同，综合经营部应对合同进行编码，并建立监理合同台帐。
4.4．2 合同原件要妥善保管，一般不拿出。需要使用合同的部门，由综合经营部复印后写明“原件在综合经营部”并盖综合经营部章。
4.4．3 项目监理工作完成后，工程部应将有关信息传递给综合经营部，
由综合经营部核查合同履行的结果，对合同规定的权利和义务已履行完毕的工程，综合经营部及时进行归档保存管理。
4.5 合同的变更、解除
4.5．1 合同签订后，如发现有错漏需变更条款，必须向对方提出，经双方协商同意才能修改，或作出补充协议，不能单方作出处理。
4.5．2 变更、解除监理合同时，必须符合合同约定和法律规定，并应按本制度办理有关手续。
4.5．3 经备案的监理合同，发生变更后，须报工商局重新备案登记。
4.5．4 监理合同的变更、解除，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等）。
4.5．5 变更、解除监理合同的协议在未达成或未批准、未生效这前，原合同仍然有效，双方应当继续履行，但特殊情况经双方一致同意达成协议的除外。
4.6 合同的交底
4.6．1 监理合同签订后，综合经营部应及时对项目监理部进行合同交底，包括提交一份有效合同（复印件再盖章），对合同主要条款、履行合同时应注意的问题进行交底等，并介绍与顾客方相关人员认识，相互告知联系方式。合同交底须填写<合同交底记录>。
4.6．2 合同履行过程产生的变更或补充协议，综合经营部应及时传递到有关部门，并做好记录。
5.支持性文件
<合同评审程序>
6.相关记录
<监理合同台帐>
<合同交底记录>
<投标台帐>
7.衍生文件
〈监理合同〉 .