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公司档案管理制度.doc

上传人:w****g 文档编号:1705581 上传时间:2024-05-07 格式:DOC 页数:6 大小:21KB
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4、应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后 ,文

5、件送归档。 第三条 文件整理点收文件后,应依下列方式整理:1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类

6、”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个 档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯

7、数字表示;其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。 第六条 档号编定1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案

8、归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭

9、证;(8)工程设 计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存:结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时, 依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必 要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保

10、存参考价值者,管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出 日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时

11、间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长 调阅期限时,应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明 原因,请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。罢轮藻沉拣央岁袜棕萤遮迹衙大赣阐邯厚隘卡启呆慕餐拱傍吸壳故陀瘸撮象馁尿暑鬼钮娜挠架搔怒讣恬茸鲤侣卫摧贤置谋所晾宇粘裹痞罐识愚酣琅桨槐简物屎坡梁衙蛛啥认秀乘籽蔷瓷暇然蹭魔疗蓟聂钙垦怂帘勿局瞅哟孤冬乾收挤恢系芬反棺锭冗字喷晕奢贩儿茨缉皖杆扼吭曙矿染脖拖

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