OA申请统一规范及小公司财务制度.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有-1、 时效性：以下情况不予借款（以后周次相同）：1、每周三晚上下班前，未提交借款单的。2、员工每周周二下班前未提交OA销款。3、员工每周周二下班前未提交支出凭单（含上周被退回需修改的支出凭单）。（非北京员工以快递递出时间为准）。因以上原因公司未支付借款费用的，员工自行垫付出差费用，回公司后报销。2、 关于OA申款的要求：OA标题填写要求：借销单：年度项目名称周次（选填）借销城市姓名报销单：年度项目名称周次（选填）报销费用名称城市姓名 （严格统一，严格统一）3、OA申款备注：关于住宿：正常出差2天住宿，如果是房价高于200，请备注说明，例如：酒店是210，那么申款的住宿餐费就是310. 两人同行的就是一人205。周日没车回不去的，周日晚上的住宿费用实报实销。另外报销周一离开时的餐费。如果有3-4天住宿，请在备注说明，一定要很清楚，如由于需要重新招聘、培训等提前到达当地。关于自己搭建：人工和运费都备注清楚：如宁波室内场，自己搭建人工300，运费300.独立搭建一人补助150,2个人自己搭建的城市一人100.4、OA交通费:1、因为有规定需住宿在距卖场最近的指定酒店，所以当地交通费减少为每单程10元，两天共40元。凡酒店在场地一公里内不允许打车。2、如果没自己的库房需要去供应商仓库的交通费请备注多少钱。交通费总额就是40+去供应商的仓库的交通费。从第二周开始，乘飞机的没有带机器机场往返都需要坐机场大巴到机场，不允许打车。打车票不予报销。OA无住宿餐费：根据周五到达时间进行餐费报销，周一离开根据票面开车信息报销。项目执行中特殊事项的说明一因各种不可抗力导致项目未按期执行时项目补助的发放标准：1未搭建未执行的，项目补助全部不予发放。2周五已搭建但周六周日未执行的,当天无补助费用。3.周六周日补助以实际工作时间计，工作半天50元，工作1天100元，根据实际情况报销。4.出差住宿费根据实际住宿情况进行销款。活动提前结束或取消，按回程时间进行住宿销款。二进场搭建时发生的特殊费用支出1 各种名目的进场费，非卖场对公收取的费用：公司不予报销。特殊情况向公司场地负责人反映，请场地方沟通解决，解决不了的报备项目负责人和总经理并抄送财务。2. 延时搭建费: 公司不予报销。搭建前要与搭建方协调好，在规定时间内搭建完毕。3 晚搭建费: 特殊情况需要晚搭建的，不论是哪方原因引起，无晚搭建补助。4. 各种电费，工本费等等：都要有发票。没有发票的需提前报备。经批准后按相关要求进行借款清理或报销。5. 场地变动：因特殊情况需要临时变换场地的（如室内变室外或室外变室内），费用变动由公司场地总负责人统一协调处理。 6 不允许与卖场个人发生费用往来。三.场地租赁时特殊费用支出：特殊场地需自行申报城管手续的，相关费用需在项目执行前提前报备。经批准后按相关要求进行借款或报销，并在备注中注明。城管收取的报批费用必须有正式的手续和收费凭证，否则公司不予报销。需要场地负责人给到邮件确认。通过以下方式可以查询自己是否延迟提交了。查看方式：一。登陆OA二。点击“借销款查询”-“秋季佳能月”。（如果文件无法打开，请及时联系网络管理员进行调试或安装插件） 三。点击“全屏模式”查看四。看到全部文件内容项目借款、销款细则说明一销款期限：u 差旅费：出差返回后或当次出差任务结束后三个工作日内销款或报销。u 搭建制作费：原则是先开票后付款。一次性付款的，要求先提供相应发票再付款。因情况特殊需先付款而发票后到的，付款后五个工作日内回票销款。需分期付款的，付中期款时需提供首款和中期款发票，付尾款时需提供尾款发票。u 场地费：付款后五个工作日内回票销款。u 大批物料采购：付款后五个工作日内销款。u 其它费用：付款后五个工作日内销款。二 销款及报销注意事项：（一）发票扫描（拍照）及上传：销款或报销前，所有发票必须先拍照或扫描，然后再进行发票粘贴，发票电子版压缩文件以附件形式上传OA。未在OA上传电子版发票的，费用不予报销。(压缩文件名称：项目名称（及周次）姓名扫描日期)（二）发票真假查验： 发票金额较大时，一定先验证发票真假，以免延误报销时间！1.电话查询：拔打 当地区号 + 12366 查询2.网络查询：根据发票正面套印的*税务局监制椭圆形红色印章，上当地国税或地税网站查询 如下图所示发票，请上北京地税网上查询（三）项目执行费（含出差项目执行费和当地项目执行费）1.支出凭单：统一填写“项目执行费”后附对应金额发票。2.执行费发票要求：发生差旅住宿的，必须附指定酒店的住宿发票和住宿水单。执行期间餐费标准为50元/天（报销时单张发票金额不超过100元）。执行费总额与住宿费和标准餐费的差额用其它发票补足，如：住宿费、交通费、快递费、图书、资料、文具、办公用品或电脑耗材（单张发票金额不超过500元）。与公司经营直接相关的设计费、租赁费、搭建费、制作费、服务费、打印费、印刷费、展览展示、宣传费等为最佳，且不受金额限制。3以上发票时间要求：开票日期为当次项目执行期间内近两个月且发票不得跨年。4.不是任何发票、任何时间的发票都可以使用。补足的发票需要与公司经营相关、发票时间要合理、费用的发生与当次项目执行符合。常见不相关或不合理的发票如下，请以此类推，不再逐一例举：（1）采购类发票上自带物品明细的，物品与公司经营无关。例如发票上有“酱油、盐、醋”明细；（2）个人商业保险、服装鞋帽、金银首饰、电影票、旅游费用、化妆品、娱乐健身、家庭水电费等类型的发票，与公司经营无关；（3）医药费、食品、日用品、劳保用品、培训费，超过100元餐费（超出员工出差期间餐费标准，属业务招待费性质），不得报销；（4）员工手机费不予报销。员工手机费补贴必须随工资一同发放。（5）单一类型发票不合理。 例如全部是一辆出租车发票不符合合理性要求。5.未能提供以上要求发票的，差额部分不予在当次借款中报销，差额部分财务按月汇总后随当月工资一起发放，合并计算个人所得税。举例：张三出差执行三天，借项目执行费3*300=900元。销款时，住宿费发票3*150=450元，餐费发票3*50=150元，需补票900-450-150=300元。财务审核后发现，有150元补票发票不合要求，借款清算时员工需先归还150元借款，150元项目执行费待当月汇总后，随工资一并发放。举例：李四出差执行三天，借项目执行费3*300=900元。销款时，有住宿费发票3*120=360元，餐费3*50=150元，且未能找到900-360-150=390元合格发票，390元自动随工资一起发放。借款清算时，员工需先归还390元借款，390元项目执行费待当月汇总后，随工资一并发放。6.说明：项目执行费与实际住宿费和日标准餐费的差额部分，是公司给员工的补助，根据国家相关税收规定应该直接计入员工工资中，合并计算个人所得税。如果员工能在规定时间内按以上要求提供相应差额发票，差额部分以报销形式随时支付。如果员工不愿意找发票或找不到足够的发票补充差额的，财务当月汇总后随工资一并发放。（四）非项目执行费，因情况特殊未能取得正规发票需要补票时：补票原则：原则上要求用同类型发票进行补票，实在找不到同类型时，最好用快递、交通类、办公用品等类发票。用什么内容发票补，支出凭单上写相应内容的费用，相关实际信息在OA中注明（餐费发票不可以）。举例：促销员进场时的出入证费用，场地方不予开发票。销款时用交通费发票进行补票时，支出凭单上写“交通费”。OA上提交场地费并在OA备注中写明“促销员进场时的出入证费用，无票，用交通费发票补票”。粘贴顺序：支出凭单-发票-收据等。（五）人工费问题： 如人工搭建费，搬运费，看夜费等给个人的费用。销款资料：支出凭单（填写人工费）、签收单（模板见财务明细表单）及签收人有效期内身份证复印件（双面），三者缺一不可，无须再补票。注意事项：每个签收人在一个月内劳务费的领取总金额不得超过800元，超过800元时需提供多个身份证和签字。（因为超过800元需要交纳个人所得税）粘贴顺序：支出凭单-签收单-身份证复印件。（六）运输费：仅指租用私人车辆。租用正规租车公司的需提供正规发票.销款资料：支出凭单（填写运输费）、签收单（模板见财务明细表单）及签收人有效期内身份证复印件（双面），三者缺一不可，须再补不少于运输费金额的油票。粘贴顺序：支出凭单-油票-签收单-身份证复印件（七）备用金费用支出凭单的填写：支出凭单按照“费用支出类别”填写，不能写备用金。举例：张三用备用金分别买了笔、插线板、火车票。销款时:买了笔、插线板的两张发票，合并填写一张支出凭单“物品采购”。买火车票的费用，支出凭单填写“火车票”。（七）交通费需要填写上下车时间并打印明细表。 （八）费用计算要正确！三需多周次执行的项目，差旅费（含随差旅费一同借款的其它费用）借款销款时间要求：（一）借款时限：员工每周周三晚上下班前提交OA借款。（二）付款时限：财务部根据汇总借款单周四支付借款。（三）销款时限：员工每周周二下班前提交OA销款和支出凭单（含上周被退回需修改的支出凭单）。（非北京员工以快递递出时间为准）。（四）审核时限：财务部一周内审核完毕当周销款（含上周被退回需修改的支出凭单）。（五）费用清算：财务部每周周五以邮件形式汇总通知销款结果，下周二下班前公司与员工结清邮件通知的借款。（六）注意事项：1未按时提交借款的员工，该周次借款不予补付并通报质量管理部。2未按时提交OA销款、未按时送达支出凭单的以及未按时还款的员工，当周执行借款不予支付，并通报质量管理部。3财务部在费用审核过程中遇不合格支出凭单随时退回，快递费收件人自理。被退回需修改的支出凭单可随下周销款一同寄回。若下周无销款或有其它原因需单独快递的，费用自理。4员工每周借款的销款审核期限为两周。若上周被退回单据修改后仍不合格或部分借款因发票问题不能及时销款的，该项费用暂不予报销。员工应先清理借款，待票据齐全或修改无误后走报销流程（报销期限为一个月）。简而言之：u 周三下班前提交OA借款，周二下班前提交上周销款（OA和支出凭单），周二下班前结清上周五邮件通知还款，否则当周借款不予支付并接受公司相关负责人质询。u 每周次项目借款清算截止时，因各种情况未能销款的，该笔费用当次不予报销。u 被退回修改的支出凭单，往返快递费自理。四借款销款提醒：财务部每月1日和15日以邮件形式向全体员工发送借款清单与员工对帐。未按规定时间清理借款的，按相关规定进行处罚。六特别提示：u 未按时借款销款和报销的，每次最低扣款30元。u 超过费用实际发生日期二个月后的费用单据，公司不予报销。u 报销不能跨年度。u 未按时报销，超过一个月未销款将全额扣罚绩效工资。u 上一次借款未完成办理销款将不能办理下一次或下一个项目申款。七说明：计入工资的执行费操作流程：1. 财务审核票据，在OA流程中提出审核意见。2. 销款人及时修改错误支出凭单（将支出凭单改为实际报销金额）。3. 借款清理后（公司及员工双方全部付完款），财务部将对应OA单据加签给人事。4. 每月月底，财务按月汇总需要计入工资的项目执行费，连同相关附件发给人事，抄给财务部全体及总经理。 5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804