项目二-会议服务.ppt

项目二项目二项目二项目二 会议服务与管理会议服务与管理会议服务与管理会议服务与管理一、学习目标一、学习目标 理解会议的基本概念和会议主题的特征理解会议的基本概念和会议主题的特征掌握会议筹备期间服务的主要内容掌握会议筹备期间服务的主要内容掌握会议接待人员应具备的基本素质和礼仪规范掌握会议接待人员应具备的基本素质和礼仪规范理解会议附设展览会与商业性展览会的不同理解会议附设展览会与商业性展览会的不同掌握会议信息通报的概念和通报方式掌握会议信息通报的概念和通报方式2大家好大家好二、学习重点二、学习重点会议筹备期间服务的主要内容会议筹备期间服务的主要内容会议接待期间接待人员应具备的基本素质和会议接待期间接待人员应具备的基本素质和礼仪规范礼仪规范三、学习难点三、学习难点会议筹备机构的组织架构会议筹备机构的组织架构3大家好大家好1.会议的基本概念会议的基本概念2.确定会议主题的重要意义确定会议主题的重要意义 3.会议主题的特征会议主题的特征5.会议主题的目标会议主题的目标 任务一任务一 会议筹备期间的服务会议筹备期间的服务4.如何确定会议的主题如何确定会议的主题一、会议主一、会议主一、会议主一、会议主题的确定题的确定题的确定题的确定4大家好大家好二、会议筹备机构的组织形式二、会议筹备机构的组织形式（一）会议筹备机构的组织架构（一）会议筹备机构的组织架构5大家好大家好（二）组织机构内部的业务分工（二）组织机构内部的业务分工1 1.组织委员会组织委员会：会议申办活动中的最高组织形式，是会议最重要的领导机构。2 2.学术委员会学术委员会:又称程序委员会，主要由该领域内专家、学者等知名人士组成，主要负责与会议有关的一切专业活动，具体任务是拟定会议的专业主题、主要专业交流内容和编制会议专业日程等。3 3.秘书处秘书处:会议筹备的常设机构，它在组织委员会的领导下开展各项工作，秘书长负责管理秘书处的日常工作。6大家好大家好三、会议筹备期间服务的主要内容三、会议筹备期间服务的主要内容（一）会议策划阶段（一）会议策划阶段 1 1.成立策划工作小组成立策划工作小组 2 2.策划会议工作方案策划会议工作方案（二）会前准备阶段（二）会前准备阶段7大家好大家好四、会议礼品的准备与发放四、会议礼品的准备与发放（一）礼品的选择（一）礼品的选择 1 1.高档型高档型 2 2.特产型特产型 3 3.实用型实用型（二）选择礼品的禁忌（二）选择礼品的禁忌（三）注重包装（三）注重包装（四）礼品的发放（四）礼品的发放8大家好大家好9大家好大家好任务二任务二 会议期间的服务会议期间的服务 一、会议注册服务一、会议注册服务 （一）注册台的搭建（一）注册台的搭建 （二）注册材料的准备（二）注册材料的准备 （三）注册时间安排（三）注册时间安排 （四）注册人员安排（四）注册人员安排 （五）注册服务的主要内容（五）注册服务的主要内容 二、二、对会议嘉宾和特约报告人的服务对会议嘉宾和特约报告人的服务10大家好大家好三、会议接待礼仪三、会议接待礼仪（一）会议接待人员应具备的基本素质（一）会议接待人员应具备的基本素质 1.热忱的服务态度热忱的服务态度 2.要具备良好的服务能力要具备良好的服务能力 3.要有敬业精神要有敬业精神 4.具有正确使用自己服务权力的能力具有正确使用自己服务权力的能力（二）会议接待礼仪的基本规范（二）会议接待礼仪的基本规范（三）做好会议服务的细节（三）做好会议服务的细节11大家好大家好四、会议现场服务四、会议现场服务（一）会议桌的种类（一）会议桌的种类 1.圆桌式圆桌式 2.口字形口字形 3.教室形教室形 4.马蹄形或马蹄形或“U”形形 5.I字形与字形与V字形字形12大家好大家好（二）参加者的位置（二）参加者的位置（三）会议现场布置（三）会议现场布置 1.会场整体布置会场整体布置 2.主席台的布置主席台的布置 3.宾客姓名标签的摆放宾客姓名标签的摆放 4.投影、扩音设备的安装与调试投影、扩音设备的安装与调试 5.会场花饰的布置会场花饰的布置（四）会议现场引导咨询服务（四）会议现场引导咨询服务（五）会议现场秩序维持服务（五）会议现场秩序维持服务13大家好大家好五、会议食宿服务五、会议食宿服务（一）住宿安排（一）住宿安排 1.会议代表的住宿安排会议代表的住宿安排 2.VIP客户的住宿安排客户的住宿安排 3.特殊人士的住宿安排特殊人士的住宿安排 4.要求与会者预付押金要求与会者预付押金 5.与会者住房表的制作与会者住房表的制作14大家好大家好（二）餐饮服务（二）餐饮服务 1.欢迎宴会的安排欢迎宴会的安排 2.欢送宴会的安排欢送宴会的安排 3.“茶歇茶歇”的安排的安排 4.会议午餐的安排会议午餐的安排 5.会议晚餐安排会议晚餐安排15大家好大家好任务三任务三 会议其他服务会议其他服务一、文娱活动中的服务一、文娱活动中的服务（一）文娱活动的时间安排（一）文娱活动的时间安排（二）文娱活动的形式（二）文娱活动的形式（三）文娱活动的注意事项（三）文娱活动的注意事项16大家好大家好二、参观、考察活动服务二、参观、考察活动服务（一）参观考察策划（一）参观考察策划 1.要与会议主题相适应要与会议主题相适应 2.要满足会议代表的兴趣与爱好要满足会议代表的兴趣与爱好 3.要突出地方特色要突出地方特色（二）参观考察的注意事项（二）参观考察的注意事项 1.参观考察，安全第一参观考察，安全第一 2.要做到内外有别要做到内外有别17大家好大家好三、会伴或辅助人员的服务三、会伴或辅助人员的服务四、会议附设展览会服务四、会议附设展览会服务（一）会议附设展览会的作用（一）会议附设展览会的作用 1.对会议主办者的好处对会议主办者的好处 2.对与会者的好处对与会者的好处 3.对参展商的好处对参展商的好处18大家好大家好（二）会议附设展览的可能性（二）会议附设展览的可能性 1.会议所涉及学科的产业化程度会议所涉及学科的产业化程度 2.会议组织者与企业的联系较密切会议组织者与企业的联系较密切 3.会议的权威性较高、影响力较大会议的权威性较高、影响力较大（三）会议附设展览会与商业性展览会的不同（三）会议附设展览会与商业性展览会的不同 1.观众面不同观众面不同 2.组织观众所花功夫不同组织观众所花功夫不同 3.展览主办者收入来源不同展览主办者收入来源不同（四）会议附设展览会注意事项（四）会议附设展览会注意事项 19大家好大家好任务四任务四 会议结束后的服务会议结束后的服务 一、会议迎送与票务服务一、会议迎送与票务服务（一）会议迎送（一）会议迎送 1.官方迎送官方迎送 2.特邀嘉宾迎送特邀嘉宾迎送 3.一般与会者迎送一般与会者迎送（二）票务服务（二）票务服务20大家好大家好二、会议信息通报二、会议信息通报（一）会议信息通报的概念（一）会议信息通报的概念（二）会议信息通报的意义（二）会议信息通报的意义（三）会议信息通报的方式（三）会议信息通报的方式 1.会议工作人员会议工作人员 2.会议简报会议简报 3.新闻发布会新闻发布会 4.宣传印刷品宣传印刷品 5.网站网站 6.论文集论文集21大家好大家好三、致谢、宣传三、致谢、宣传（一）致谢（一）致谢 1.致谢对象致谢对象 2.致谢方式致谢方式 3.邮寄资料邮寄资料（二）宣传（二）宣传22大家好大家好项目小结项目小结 本项目向大家介绍了会议筹备期间服务的主本项目向大家介绍了会议筹备期间服务的主要内容，包括会议主题的确定、会议筹备机构的要内容，包括会议主题的确定、会议筹备机构的组织形式、会议礼品的准备与发放等；会议接待组织形式、会议礼品的准备与发放等；会议接待服务；会议其他服务中的文娱活动服务、会议附服务；会议其他服务中的文娱活动服务、会议附设展览会服务等；会议结束后的迎送、票务服务设展览会服务等；会议结束后的迎送、票务服务和会议信息通报等内容，涵盖知识面比较广，内和会议信息通报等内容，涵盖知识面比较广，内容丰富，其主要目的是让大家对会议从筹备到结容丰富，其主要目的是让大家对会议从筹备到结束到后续服务的服务与管理有一个系统的认识，束到后续服务的服务与管理有一个系统的认识，从而能够更好地为我国乃至全球日益兴起的会议从而能够更好地为我国乃至全球日益兴起的会议服务和会奖旅游服务。服务和会奖旅游服务。23大家好大家好复习思考题复习思考题1.如何理解会议主题的概念和会议主题目标？如何理解会议主题的概念和会议主题目标？2.请简述会议礼品的准备与发放的注意事项。请简述会议礼品的准备与发放的注意事项。3.会议接待期间接待人员应具备的基本素质有哪些？会议接待期间接待人员应具备的基本素质有哪些？4.会议接待期间接待人员应具备哪些礼仪规范？会议接待期间接待人员应具备哪些礼仪规范？5.会议附设展览会与商业性展览会有何不同？会议附设展览会与商业性展览会有何不同？6.会议信息通报的概念和通报方式有哪些？会议信息通报的概念和通报方式有哪些？24大家好大家好结结束束束束