建筑行业文件控制规定.doc

文件控制规定
WD／CX 1——04A
1、 目的
对质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的文件进行控制，确保对质量、环境、职业健康安全管理体系运行起重要作用的各个场所使用文件的有效版本。
2、 适用范围
公司、项目部及与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的场所。
3、 术语和定义
引用GB／T19001—2000idtIS09001：2000《质量管理体系 基础和术语》、GB／T24001—1996 idt IS014001：1996《环境管理体系 规范及使用指南》和GB／T28001—2001
《职业健康安全管理体系 规范》及《整合型管理体系管理手册》中相关术语及定义。
4、 职责
4.1办公室主控本程序，并负责制定和组织实施，管理公司颁发的管理类文件，组织、编制受控文件总清单。
4.2总经理负责质量、环境、职业健康安全管理体系方针和目标，整合型管理体系管理手册的批准与发布。
4.3管理者代表组织质量、环境、职业健康安全管理体系方针和目标方案的制定，负责组织管理手册、程序文件的编写，负责管理手册的审核、程序文件的批准发布。
4.4公司质量技术处负责质量技术文件的控制和管理，编制技术文件清单。
4.5公司其它责任部门和项目部设专职或兼职文件管理人员负责本部门文件的控制和管理。
5、 工作程序
5.1文件的分类
①质量、环境、职业健康安全管理体系方针目标；
②整合型管理体系管理手册；
③管理体系程序文件； 、
④公司管理标准、公司技术标准；
⑤其它文件，包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录样表等；
⑥外来文件。
5.1.1技术性作业文件包括：图纸标准规范、工艺文件、作业指导书、施工组织设计、施工措施、方案及顾客提供的图样资料等。
5.1.2管理性作业文件包括：与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的行政文 件、质量计划、环境与职业健康安全管理方案、工程合同、设备管理资料、质量记录等。
5.1.3外来文件包括：法律法规、国家、行业管理与技术标准，上级下发的与管理体系有关的文件、顾客提供的文件等。
5.2文件的状态
文件分为受控和非受控文件。受控文件需在文件上加盖“受控文件”印章，并注明分发号。过期和失效文件加盖“作废”印章。
5.3文件的编号
①公司管理体系方针目标的编号按公文编号的形式编号，发文编号为单位代号、年份、序号；
②管理手册：质量手册编号为：WD／SC一** 如：WD／SC一04A
WD一代表第家口市旺达建筑安装工程有限责任公司 SC一代表手册 04一发布年份A一手册版本
⑧程序文件：程序文件的编号为：WD／CX*一** 如：WD／CX l一04A
WD一代表第家口市旺达建筑安装工程有限责任公司 “一代表程序文件 l一程序文件序号
04一发布年份 A一程序文件版本
④支持性文件：支持性文件编号为：WD／ZHCH-XX-,-**
WD一代表第家口市旺达建筑安装工程有限责任公司 ZHCH一代表支持性文件 XX代表编制部门名称
拼音字母缩写如 ZHJ代表质量技术处 *一文件序号 ¨———代表发布年份 如
WD／ZHCH—ZHJ—01—04代表质量技术处04年编制的0l号支持性文件。
5.4文件的编写、审核与批准
5.4.1体系文件的编写与审批
质量、环境、职业健康安全管理体系的管理方针和目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由办公室负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准发布。
a)整合型管理体系管理手册，在管理者代表的领导下由办公室组织相关部门编写，
管理者代表对手册进行审核，总经理确认后批准发布。
b)程序文件由办公室组织有关人员组成编写小组进行编写，由管理者代表批准。
5.4.2技术性文件的编制与审批
a)公司内部文件由主管职能部门起草行文，总工程师审批；
b)上级下达的技术规定、文件需要转发的由主管部门起草行文，总工程师签发；
c)二类工程的施工组织设计(或施工方案)由质量技术处批准，一类工程由总工程师批准。
5.4.3管理性文件的编制与审批
管理性文件由职能部门负责编制，报主管领导审批。
5.6.4各部门每半年编制一次部门管理性、技术性有效文件清单，分别报办公室和质量技术处。质量技术处汇总后，每年编制一次公司技术性有效文件清单，报办公室。办公室汇总所有管理性和技术性有效文件后，编制公司有效文件总清单，一般每年发布一次。
5.5文件的发放
5.5.1经批准的文件， 由文件的归口管理部门按发放范围和分发号发放，文件领取人在“文件发放及领用记录表”上签字。受控文件填分发号：非受控文件的发放，不作标识。
5.5.2文件破损需要更换时，更换部门或人员应将原破损文件交回原发放单位，发放单位按照文件的发放手续补发新文件。新文件的分发号仍沿用原件分发号。
5.5.3文件丢失需补发时，丢失单位或人员应向原发放单位说明原因，发放单位按文件的发放手续重新办理发放手续补发新文件。补发的新文件编制新的分发号。在原文件发放记录中注明原文件丢失作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
5.6文件的更改与更新
5.6.1质量、环境、职业健康安全管理方针和目标需要更改时，由总经理组织召开管理评审会议讨论决定更新内容。并重新批准与发布，办公室对其进行换版更新。
5.6.2质量、环境、职业健康安全管理手册的更改。由单位或人员填写“文件修改申请表”，注明更改内容、更改原因。由办公室收集整理，组织有关人员评审后。经管理者代表审核，总经理批准后发放到原文件持有单位或人员。各文件管理人员在原件上进行更改。
5.6.3其他文件的更改，任何单位或人员可对现行体系文件提出更改意见，由文件归口管理部门调查、评审后，有必要更改时，由文件归口管理部门填写“文件修改申请表”，经主管领导批准后发放到原文件持有单位，更改内容在原件更改。
5.7文件的换版与作废
5.7.l质量、环境、职业健康安全管理体系方针和目标、手册和程序遇到下列情况由总经理决定换版。
a)国家及上级政策、标准、法规发生重大变化时，方针和目标、手册和程序文件的规定已不适应；
b)体系运行中发生较大问题；
c)公司组织机构、各部门职责发生重大变化。
5.7.2其它管理文件、技术文件经多次更改后，由各归口管理部门决定是否换版。
5.8文件的作废
作废的文件由发放部门收回并销毁，需保留的资料加盖“作废”印章，与有效文件分别存放。
5.9文件的管理
5.9.1对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，必须使用相应文件的有效版本。
5.9.2公司各部门和项目部要建立“受控文件清单”。
5.9.3受控文件未经允许，不得提供给公司以外的人使用。如必要时，可经管理者代表批准后，方可提供给公司以外人员使用。
5.9.4手册和程序文件不得随意复制和随意涂改。需要使用文件的人员应到文件发放部门办理领用手续，公司内不得使用复制文件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。
5.9.5需临时借阅文件的人员，经管理者代表批准后，方可借阅。
5.10外来文件的控制
办公室负责外来文件的接收登记。在收到外来文件后，填写“收文处理专用纸”，并按文件来源渠道进行编号，并报请主管领导批阅，按批示办理。
6、 相关文件
《记录控制程序》
7、 质量、环境与职业健康安全记录
7.1文件发放及领用登记表
7.2文件修改申请表
7.3收文处理专用纸
7.4受控文件清单

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